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1、发文稿纸格式本标准目的在于建立和健全我国国家机关文件格式的统一系统，简化和统一文件格式，以便于对文件有效、迅速、准确的生成和处理。 1主题内容与适用范围本标准规定了发文稿纸的标准格式。本标准适用于国家各机关、各社会团体和企事业单位的文件生成、传递和处理过程。注：对少数民族地区的文件，文件格式的编排可参照本标准根据有关规定设计使用。2总体尺寸、页边和图文区2.1稿纸幅画尺寸发文稿纸用纸幅面尺寸当前国内一般采用16开型260mm184mm(长宽)，有条件的机关和涉外部门，可推荐采用国际标准A4型297mm210mm（长宽）（见图1、图2）。2.2页边和图文区尺寸发文稿纸上白边（天头）宽200.5m
2、m发文稿纸下白边（地脚）宽70.5mm发文稿纸左白边（订口）宽200.5mm发文稿纸右白边（翻口）宽150.5mm国内通用16开型纸幅面图文区尺寸为233mm149mm(长宽)。国际标准A4型纸幅面图文区尺寸为270mm175mm（长宽）。3图文区的划分为了确定并便于说明各项目区域的位置，对发文稿纸图文区纵向与横向划分。3.1纵向划分图文区纵向划分为行，每行的基本行距为2.5mm。16开型纸图文区长为233mm，可分为93行，A4型纸图文区长为270mm，可分为108行（见图1、图2）。3.2横向划分图文区横向划分为列，每列距离为2.5mm。16开型图文区宽149mm，可分为60列；A4型纸图
3、文区宽175mm，可分为70列（见图1、图2）。4图文区图文区分为眉首区、说明区、标题区和正文区四部分。各栏目具体尺寸、位置见图3、图4。4.1眉首区此区用于填写发文单位名称、文件密级和缓急时限。4.1.1单位名称：本区预先印上发文单位名称，后缀“发文稿纸”四字；单位名称要用全称或规范化简称。4.1.2密级和缓急时限：此栏用于填写文件的机密程度和文件要求处理的时间限度。机密程度可GB7156-87文献保密等级代码的规定用汉字填写；缓急可按规定用汉字填写。4.2说明区此区用于填写文件制作过程中的各种标识、各栏内容说明。4.2.1签发：由承办单位的负责人签署核准意见及姓名与日期，表示同意该文件发出
4、并生效。4.2.2会签：由两个或两个以上单位联合发文时，由各有关单位负责人签署核准意见及姓名与日期，表示同意该文件发出并生效。如联合发文单位较多，此栏位置不够时，可另附附页。主要承办单位的负责人应在签发栏中签署意见及姓名与日期。4.2.3主送：此栏用于顺序填写主办与答复文件的主送单位的名称。4.2.4抄送：此栏用于顺序填写需要了解文件内容，以便协助办理的抄送单位的名称。4.2.5发文号：此栏用于填写发文单位统一编制的文件字号及文件生效日期。4.2.6核稿：此栏由负责审核报上级签发文稿的人员签署姓名并填写日期。注：如有些单位核稿层次多，或需增列项目则可在拟稿单位栏和印刷栏两行之间增列1-2行标记
5、。4.2.7拟稿单位：此栏用于填写起草文稿的单位或单位内文稿起草部门的名称。4.2.8拟稿：此栏由文稿起草人签署姓名及日期。4.2.9印刷：此栏由文稿印制人员签署姓名及日期。4.2.10印刷：此栏由文稿印制人员签署姓名及日期。4.2.11份数：此栏填写文件的印刷份数。4.2.12附件：此栏用于顺序填写在正式文件之后所附材料的标题及其份数。4.2.13主题词：此栏用于根据文件的中心内容填写文件主题词。4.3标题区此区用于填写文件的标题。文件标题应当准确、简要概括文件的主要内容。4.4正文区此区用于按规定书写文件正文。书写时一律从左向右编排（少数民族文字除外），正文文字每行长度与图文区宽度相等。每段首行应空两个字位置起始书写。书写时，应采用符合档案保管要求的书写材料，字迹要求清晰、整齐。
