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1、ERP应用人才资质认证,系列教材之,采购管理子系统,系统主画面,日常业务流程,基本信息的设置,系统概述,期初开账,常用报表,1.系统概述,系统特色,系统概述,系统效益,采购流程,与其他系统关联,1.1 系统特色,采购管理子系统有哪些特色呢？,采购部,采购管理子系统中提供了多角度的请购、采购、进货的进度管控报表方便在日常作业中做跟催及管理，达到准时交货的目的。 针对公司内部对供应商的评估及管理，提供供应商ABC分析表等分析报表，将供应商做等级区分，提供给管理者制定采购政策时的参考依据。 对于日常采购项目，系统将详实记录商品报价信息及供应商价格变动过程，作为公司内部审查和核准的依据。 对于采购价格
2、管理，系统提供了价格异常以及交货异常及交货异常的管理报表，用来检核采购是否有异常，供管理者来评估供应商与采购人员的绩效,1.系统概述,系统特色,系统概述,系统效益,采购流程,与其他系统关联,采购,1.2 系统效益,系统效益,采购作业是企业必备的机能，因为大部份的企业都 无法自制产销所需的物料。,系统效益,必须由其它供应商制造后，再交由企业接手制造组装 或是销售贩卖，来创造出 更大的附加价值与利润。,1.系统概述,系统特色,系统概述,系统效益,采购流程,与其他系统关联,1.3 与其他系统的关联,采购系统,存货管理,物料需求计划,应付账款,自动分录,批次需求计划,产品结构,基本信息,进口管理,工单
3、管理,1.系统概述,系统特色,系统概述,系统效益,采购流程,与其他系统关联,1.4 采购流程,库存增加，应付增加。,库存减少，应付减少。,应付账款增加,库存无影响，应付减少。,应付账款减少,财务处理-见【财务模块篇】,修正,系统主画面,录入供应商信息,基础信息设置,录入品号信息（采购）,设置采购单据性质,数量管理,价格管控,3.基础设置,如果在采购条款里，供应商要求下采购单时需先支付一定比率的订金，则需要在这个字段输入订金比率。,3.1 录入供应商信息,同表示一批采购序号，是否可分多次进货。,初次交易日自行输入，最近交易日期则由进货单回写。,ABC等级：按供应商的进货净额来评定供应商的重要性等
4、级，可自行输入，也可通过本系统的“供应商ABC分析表”，由系统评级来更新等级。 交货评级和质量评级：评定供应商的交货时程、质量状况。可自行输入，也可通过本系统的“供应商评级，由系统执行评级更新等级。,已核准：可交易，开窗也可查询。 尚待核准：开窗查询不到，无法交易，会提示尚待核准。 不准交易：开窗查询不到，无法交易，会提示“不准交易”,核准状况的变更,录入供应商信息,基础信息设置,录入品号信息（采购）,设置采购单据性质,数量管理,价格管控,3.基础设置,3.2 录入品号信息（采购）,成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001数码相机-SL系列的主要采购供应商，经过一阵询比议价后，决定是三
5、星公司了。,后续该品号的默认采购供应商,遇到存货即将不足时的补货方法 ，依据品号特性选择,固定/变动前置天数：按采购此产品的前置天数。不管采购一个或多个都需要耗费的时间，称为”固定前置天数“；会随着采购的数量多少而改变的时间，称为”变动前置天数“。 批量：配合变动前置天数使用，例如供应商生产2000个料件，需要耗费1天的时间。,计算出前置天数，作为推算预计采购日的依据。,录入供应商信息,基础信息设置,录入品号信息（采购）,设置采购单据性质,数量管理,价格管控,3.基础设置,3.3 价格管理,作为采购时的参考单价,标准进价：手动输入,最近进价：最近一张进货单审核回写 记账本位币=原币*汇率,记录
6、各供应商的核价数据或是实际进价数据 。由更新核价的单据审核回写或手动输入而来,限制品号的采购进价不得超过上限价格,若要管制，系统会以供应商核价、最近进价或标准进价作为基准和判断的依据，来控管采购单价的范围。,例如：数码相机-SL系列向三星公司 采购的第一取价顺位是4,000。,表示采购单价必须低于或等于4,200元,单价上限率设置为5%,最高采购单价=供应商单价x (1+单价上限比率),=4,000 x (1+0.05)=4,200,若要启用进价控制，不仅需要勾选【录入品号信息】里的“进价控制”，而且也要需勾选【设置采购单据性质】里单据的“进价控制”。,进价4200所以会报错,录入供应商信息,
7、基础信息设置,录入品号信息（采购）,设置采购单据性质,数量管理,价格管控,3.基础设置,3.4 数量管理,当采购料件进货时，可以设定进货数量是否可以超过原始采购的数量。,录入供应商信息,基础信息设置,录入品号信息（采购）,设置采购单据性质,数量管理,价格管控,3.基础设置,3.5 设置采购单据性质,更新核价：表示单据审核时，该单据的单价信息是否要更新”供应商料件价格”，更新后，输入核价单或采购单以及进货单时，单价都可以由供应商料件价格档得来。,系统提供了”计算机自动编号“和”手动编号“两种方式。选好编码方式后，还要搭配”年位数“和”流水号位数“，最后从编码格式可以看出设置后的模板。,针对进货单
8、、退货单是否一定要输入采购单才可办理收料、退料，目的是避免无采单的收料、退料发生。,每一张进货单或退货单审核的同时立即产生一张采购发票，称之为直接开票。,适用随货附发票的进货模式使用，如果企业的账款采月结制，就不适用直接开票的特性,4.日常业务流程管理,采购流程,日常业务流程管理,采购变更流程,请购流程,验退流程,进货退回流程,进货/进货验收流程,4.1请购流程,作业目的： 按公司内部管理需求，在寄发正式采购单给供应商前，先进行内部需求的审查，由授权主管审查此需求的合理性。 再由仓管或相关单位来确认是否已经有库存了，或是有可以取代的库存品，这样一来就可以预防多买，或是造成呆滞等成本浪费的状况发
9、生。,采购部门,请购部门,未核准,核准,单 据 修 改,留底存查,请购来源(由系统自动产生请购单),新增录入,输入各家供应商 的报价价格,决定交易的供应商,否,是,审核,需求日期=单据日期+固定前置天数+(采购单位换算为库存单位后的数量)/批量*变动前置天数.,已抛转过重复生成：如果之前有抛转过请购单，则再次重新抛转时需要勾选此选项，首次抛转不需勾选。,选择预交货日计算方式有三种方式：第一种：按订单预交货日减1，表示按照订单预计交货给客户的日期往前倒推算；第二种：按前置天数推算，表示按照请购时间再加上品号的前置天数往后推算；第三种：按订单预交货日减前置天数推算，表示按照订单预计交货给客户的日期
10、往前到推算。,抛转类别可以选择是请购还是采购，之后选择要生成的采购单或请购单。,4.日常业务流程管理,采购流程,日常业务流程管理,采购变更流程,请购流程,验退流程,进货退回流程,进货/进货验收流程,4.2采购流程,作业目的： 如何协助公司购买到价廉物美的物料，也就是如何降低合理成本、提高及稳定质量、确保交货期限，更重要是提高工作效率，帮助销售与生产的运作顺畅，不发生停工待料。 正式下采购通知给供应商的对外凭证，记录着供应商、商品、数量、单价、预计交货日 。 同时也用来追踪后续商品进货的进度,作业流程： (1) 维护请购信息目的：采购人员针对品号管辖范围已审核的请购信息，进行采购审查动作，并且做
11、采购发单前最后相关信息的审核。 (2) 从请购单生成采购单目的：当采购人员在“维护请购信息”做好最后的采购信息维护后，即可执行此作业，产生正式的采购单。 (3) 录入采购单目的：为正式下采购单给供应商的依据。,采购部门,请购部门,未核准,核准,单 据 修 改,传给供应商,采购审查,无请购流程 零星采购 紧急采购,发现有一张当天上午来自业务-张明达的请购单,维护采购信息,供应商编号：请购单上的参考供应商。如果要分供应商采购，可在这维护不同供应商信息,会默认原请购的数量及单位，可视情况再进行调整。,将锁定码打勾，表示这笔要采购且已经审核过了。锁定后，原请购单不能撤销审核修改。,如果采购人员审查后，
12、因某些因素决议不要购买此品，点击指定结束按钮时。结束码就会更新为 y：指定结束。,如果请购单很多，一部分要采购，一部分尚不要采购，便可以利用锁定码选项筛选请购单。,若置为Y，则当采购数量合计=请购数量时，请购单单身会变为自动结束。,采购码、采购单号：执行“从请购单生成采购单”后，系统将会生成采购单的单号回写到“维护请购信息”中，并且采购码被勾选。,该请购已生成采购单且采购数量=请购数量 则系统自动更新结束码为“自动结束”。,4.日常业务流程管理,采购流程,日常业务流程管理,采购变更流程,请购流程,验退流程,进货退回流程,进货/进货验收流程,4.3采购变更流程,作业目的： 可记录采购单变更的历史
13、信息，以方便信息的查询，并可将变更单打印成书面，转交相关部门，便于协调后续的备料及生产。,采购部门,供应商端,未核准,核准,单 据 修 改,后续追踪,传送给供应商,供应商提出变更,更 新,系统会将原始采购单单头的信息，带进采购变更单单头。,每变更一次，变更版本就会1 。 每一张订单单号最多可变更9999次。 较小版本变更未审核，不得变更较大版本,采购部-蔡佳玲就接获三星公司业务的来电，该业务表示1月10日采购单所订购的数量因生产不及，需延后至1月14日出货。,修改日期为1/14,4.日常业务流程管理,采购流程,日常业务流程管理,采购变更流程,请购流程,验退流程,进货退回流程,进货/进货验收流程
14、,4.4进货/进货验收流程,作业目的： 进货指录入采购进货相关信息。进货验收指阶段式收料时，记录进货验收的动作，可由品管部门来维护检验状态。,供应商端,仓管部门,采购部门,质检部门,免检,待验,更新合格数量,送质检部门,供应商送货,不合格,审核,找到这笔数码相机-SL系列的进货单号,录入验收结果,验收数量为实际入库， 库存增加的数量。 报废数量：记录在 入库之前，检验报废的数量。 破坏数量：记录在验收的时候所做的破坏性试验导致商品受到破坏的数量。,若全数验收通过 ，检验状态会自动 呈现合格。,只要输入验收数量，系统会自行计算 验退数量。 （验退数量=进货数量验收数量-报废数量-破坏数量）,【进
15、货单验收】审核后，对应的【录入进货单】自动审核，库存数量增加，而且同时更新进货单的检验状态、验收数量、计价数量、验收日期。,更新为进货单的累计验收数量,N:未结束 尚未结束，已交数量=采购数量 y：指定结束 表示尚未全数进货，但剩余未进货的部分不会交货了，必须做指定结束的动作 。（可通过【录入采购变更单】或【结束采购单】作业来执行）。,4.日常业务流程管理,采购流程,日常业务流程管理,采购变更流程,请购流程,验退流程,进货退回流程,进货/进货验收流程,4.5验退流程,作业目的： 当进货验收，发生不良品需退回供应商时，等待退回的商品称为验退件 当供应商取回验退不良品时，将退回信息记录在退回验退件
16、里。,供应商端,仓管部门,采购部门,质检部门,待验,送质检部门,供应商送货,不合格,系统自动带出,不合格的商品从来没有允收入库过， 只是从企业的进料检验区退回给供应 商，所以登录数据后，并不会影响 应付账款。同时，对原有的库存 数量也不会造成任何影响。,执行【退回验退件】后，进货单的“验退码”被勾选。,4.日常业务流程管理,采购流程,日常业务流程管理,采购变更流程,请购流程,验退流程,进货退回流程,进货/进货验收流程,4.6进货退回流程,作业目的： 如果原材料或零组件在入库后，才发现料件质量不良，或因特殊原因必须将料件退回给原供应商时，就需按退货流程处理。 由采购人员负责和供应商协调后，通过录入退货单记录退货及折让信息。 产品确定退回，使用退货单记录退回商品信息，之后可能
