采购组织设计管理2精编版

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1、任务二 采购组织架构,重点掌握 集中与分散组织的比较； 采购部门的职责； 对采购人员的要求； 一般掌握 采购组织的设计方法； 采购组织的几种常见类型,2. 采购组织的设计,2.1.1 企业采购管理组织 1.采购管理组织的含义 采购管理组织是指为了完成企业的采购任务，实现保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则，组建的一种采购团队。,一、商品采购部的职能和决策权,（一）商品采购部职能 1、日常采购业务 2、新产品开发与滞销品淘汰 3、市场调查与分析 4、促销计划 （二）商品采购部决策,二、 采购管理组织机构的设计,采购管理组织机构的设计 （一）采购管理组织机构的设计原则 1、目标可行原

2、则 组织目标应具备如下特征：社会性；共同性；清晰性；层次性；参与性。 2高效原则 采购工作要高效开展，必须有一套高效运转的组织机构，在建立采购管理组织时，应合理确定管理的层次及每一层次的人员安排。,采购组织结构的设计,3、统一指挥的原则 统一的原则基本上包括三个方面内容： 目标统一 命令要统一 规章制度要统一,采购组织结构的设计,4、责、权、利相结合的原则 责、权、利相结合，才能充分调动采购队伍的积极性，发挥他们的聪明才智。 5、精简的原则 精兵简政最早是在解放区的政府建设中提出的，在企业采购管理组织设计中同样有效，这个“精”指人员精干；“简”是机构简化，只有人员精干机构才能简化；如果人员素质

3、差而过分强调简化机构，应该开展的工作开展不起来，应该完成的工作完成不了，同样是不可取的。,采购组织结构的设计,三、建立采购组织的步骤 （1、明确采购组织的职能 (2、考虑采购管理组织的任务量 (3、确定采购管理组织机构 (4、设计管理作业流程 (5、设定岗位 (6、为每个岗位配备合适的人员,采购管理组织设立步骤,考虑采购管理职能,考虑采购任务量,确定采购管理组织机构,设计管理作业流程,设定岗位,为各个岗位配备合适的人,采购管理组织的功能,凝聚功能 协调功能 制约功能 激励功能,采购组织结构的设计,采购管理组织的功能 、凝聚功能 明确采购目标及任务；良好的人际关系与群体意识；采购组织中领导的导向

4、作用。 、协调功能 一是组织内部的纵向、横向关系的协调，使之密切协作，和谐一致；二是组织与环境关系的协调，采购组织能够依据采购环境的变化，调整采购策略，以提高对市场环境变化的适应能力和应变能力。,采购组织结构的设计,、制约功能 采购组织是由一定的采购人员构成的，每一成员承担的职能，有相应的权利、义务和责任，通过这种权利、义务、责任组成的结构系统，对组织的每一成员的行为都有制约作用。 、激励功能 采购组织的激励功能是指在一个有效的采购组织中，应该创造一种良好的环境，充分激励每一个采购人员的积极性、创造性和主动性。,213.采购组织结构设计的影响因素,企业规模 经营范围 市场供应状况 供应点的分布

5、情况 市场供求态势,信息传递形式与速度 采购人员素质 企业内部各部门的配合程度 其他因素,2.2 采购组织的类型,2.2.1分散型组织 1.基本概念 各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。 2.优缺点比较 见下页,分散型采购组织,公司总部,职能部门,职能部门,子公司A,子公司C,子公司B,公司总部,职能部门,职能部门,子公司A,公司总部,职能部门,职能部门,子公司B,子公司A,公司总部,职能部门,职能部门,子公司C,子公司B,子公司A,公司总部,职能部门,职能部门,分散采购组织的优缺点,适用条件,小批量采购 采购价值较低 市场资源有保证 距离总部较远（如异地异国供应） 硬性实验物品的采

6、购,2.2.2集中型组织 1.基本概念 由一个部门统一组织本部门、本系统的采购活动的采购实施模式。 2.优缺点： 见下页,集中型采购组织,公司总部,职能部门,采购总部,子公司C,子公司B,子公司A,优缺点比较：,适用条件,大宗和批量物品的采购 价格较高的物品 关键的零部件 保密性强的物品 易出现问题的物品,2.1.3混合型采购组织,公司总部,子公司C,子公司B,职能部门,子公司A,采购总部,采 购,生 产,销 售,采 购,生 产,销 售,采 购,生 产,销 售,公司采购部门通常处理与采购程序和方针相关的问题 公司采购部门定期对下层经营单位的采购工作进行审计 公司采购部门对战略采购品进行详细的供

7、应市场研究，经营单位的采购部门可参考使用,公司采购部门协调、解决部门或经营单位之间的采购工作 公司采购部门不进行战术采购活动，完全由部门或经营单位的采购组织实施 公司采购部门可能对各经营单位采购部门的人力资源进行管理,2.2.4跨职能采购小组,基本概念及特点 采购中的一种比较新颖的组织形式，以IBM为例介绍。,采购组织结构的设计,四、采购管理机构的组织结构形式 （一）直线制的采购组织结构 直线制是由一个上级主管直接管理多个下级的一种组织结构形式，例如，由一个采购经理直接管理多个采购员。 直线制采购组织的优势在于“直接指挥”，可以做到：加强管理控制的力度；实现有效沟通，使管理符合实际；实现个性化

8、管理。这种结构适合于中小型企业的采购管理。,第一节 采购组织结构的设计,（二）直线职能制的采购组织结构 这种组织形式是在直线制的基础上，再加上相应的职能管理部门，帮助采购经理决策，承担管理的职能。职能部门对采购部门没有直接管理权，采购部门接受采购经理的直接管理。,采购组织结构的设计,（三）采购事业部制 事业部制又称分权结构或部门化结构，首创于美国通用汽车公司，由通用汽车公司副总裁斯隆研究设计。事业部一般按“地区”或“产品类别”，对公司赋予的任务负全面责任。采购事业部组织结构适用于采购规模大及多品种、需求复杂、市场多变的企业采购。,采购组织结构的设计,（四）矩阵制采购组织结构 矩阵制是为了完成指

9、定任务（项目）由各个方面的人员组成临时的一个组织机构。当任务完成后，人员各自回原单位工作。这种组织结构突破了一名采购人员只受一个主管领导的管理原则，而是同时接受两个部门的领导。主要适合于生产工序复杂的企业，由于新产品多，需要采购多种物料，优点是采购的目的性强，组织具有柔性化的特点，能够提高企业的采购效率，降低采购成本。缺点是双重领导容易导致职能部门之间意见的不一致，影响业务活动的正常进行。,采购组织结构的设计,五、采购部门的组建 （一）采购部门的建立方式,采购组织结构的设计,1、按物品类别划分 按物品的类别将采购部门划分为不同的采购小组，每一小组承担某一物品采购的计划制定、询价、招标、比价、签

10、订合同、货款结算等一系列采购业务，这种采购部门的建立方式，可使采购人员对其经办的项目非常专业，比较能够发挥“熟能生巧”以及“触类旁通”的效果，也是最常用的采购部门建立方式，适合于采购物品品种繁杂的企业采用。具体形式，如图所示。,采购组织结构的设计,2、按业务过程划分 按照采购业务过程，将采购计划的制定、询价、比价、签订合同、催货、提货、货款结算等工作交给不同人员办理。这种组织形式要求部门内各成员密切配合，适合采购量大、采购物品品种较少、作业过程复杂，交货期长以及采购人员众多的企业采用，具体形式，如图所示。,3、按物品类别设计,采购部,采购一部,采购二部,采购三部,采购一部,采购一部,办公用品,

11、电子零件,4、按采购物料价值或重要性,物品价值不同，负责人也不同,采购组织结构的设计,按采购物品的价值划分 为加强对物品的管理，一般将采购的对象按其价值和品种分为A、B、C三类，A类物品采购次数少、物品价值高，属重要物品，其采购质量如何将直接影响到企业经营的风险和成本，一般应由采购部门主管负责。而将采购次数繁多，但价值不高的B、C类，物品，交给基层采购人员负责。,采购组织结构的设计,按照物品价值建立部门的方式，主要是保障主管对重大的采购项目能够集中精力加以处理，达到降低成本以及确保来源的目的。此外，让主管有更多的时间，对采购部门的人员与工作绩效加以管理。 另外，可以依据产品对企业的重要性，将策

12、略性项目(利润影响度高，供应风险大)的决定权交给高级主管(例如主管采购的行政副总经理)，将瓶颈项目(利润影响程度低，供应风险高)交给基层主管(例如采购科长)，将非紧要项目(利润影响程度低，供应风险低)交给采购人员；具体如图所示。,5、项目不同，负责人也不同,6、按采购功能设计,采购总部,开 发 来 源,议 价 招 标,比 价 议 标,决 标 签 约,稽 催 履 约,7、混合式设计,采购部经理,生鲜品,日用品,电子产品,计划,计划,采购,采购,计划,采购,采购组织结构的设计,混合式组织形式 不同企业有不同的特点，在许多稍微具有规模的企业或机构中，通常会兼有以物品、地区、价值、业务等为基础来建立采

13、购部门的内部组织，可以形成不同的混合式组织形式。如图2一10所示，先以地区划分为外购科及内购科，分设科长掌管。然后再按物品类别，交由不同的采购人员承办。同时，也以价值为基础，另外没立原料科，由副总经理兼任科长来掌管。因主要原料约占整个部门采购金额的70，故由采购经理直接洽商决定，交由原料科人员办理有关交易的手续。,采购组织结构的设计,8、按采购地区划分 企业采购的货源来自不同的地区。按照采购地区的不同，分别设立部门。此种分工方式，主要是基于国内、国外采购的手续及交易对象有显著的差异，因而对于采购人员的工作条件亦有不同的要求。 由于国内、国外采购作业方式的不同，因此分别设立采购部门有利于管理。同

14、时上级主管部门必须就所购买的物品比较国内、国外采购的忧劣，判定采购事务应交给哪个部门承办，才能事半功倍。具体形式如图所示。,2.2.3 采购部门的建立,按采购地区设计,采购总部,国际采购,国内采购,东北地区,华东地区,华南地区,欧洲地区,美洲地区,亚洲地区,补充：采购组织结构的设计,采购部门在企业组织中的地位 （一）采购部门隶属于生产部副总经理,总经理,行政副总经理,生产副总经理,业务副总经理,产品管理,制造,采购,生产管制,仓储,采购组织结构的设计,（二）采购部门隶属于行政部副总经理,总经理,行政副总经理,业务副总经理,生产副总经理,采 购,财务,人事,生产 管制,制造,品管,仓储,第一节

15、采购组织结构的设计,（三）采购部门直接隶属于总经理,第一节 采购组织结构的设计,（四）采购部门隶属于资材部,总经理,资料部副总经理,业务副总经理,生产副总经理,生产副总经理,采购部长,第一节 采购组织结构的设计,（二）采购部门组织方式优劣比较 1、连贯作业的组织形式。 优点 一位采购人员可以综合管理全部采购过程，权责明确，以防出现扯皮现象。 符合规模经济的原则。 采购人员应与供应商建立良好的合作关系，以便于今后开展工作。 由于对供应商有取舍的权利，因此可以增强及时交货及改善品质的管理效能。,第一节 采购组织结构的设计, 缺点 采购人员负责采购全过程的各项作业，工作复杂，无法做到非常专业，影响工

16、作效率。 全部采购过程由一人承担，若没有良好的监督系统，会使采购人员权力过大，在与供应商的合作中，相互选用，损害企业的利益，如一些素质不高的采购人员会为私利收取供应商的贿赂，从供应商那里拿取回扣，采购一些质量差、价格高的物品或过多采购物品，加大库存，给企业带来损失。,第一节 采购组织结构的设计,2分段作业的组织形式。 优点 每位采购人员只负责采购过程中的一部分，分工更细，便于熟能生巧，提高工作效率，减少失误。 一项采购任务由几个人共同完成，起互相监督、互相牵制的作用，使采购工作更合理，使采购的价格、质量等有保证。 采购过程每一阶段均由专业人员负责，可以大大提升采购作业的品质。,第一节 采购组织结构的设计, 缺点 采购过程由不同人员分段处理，收发转接手续较多，