建立Access报表

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1、第7章 建立Access报表,一个完整的数据库系统肯定会有打印输出的功能。在传统的数据库系统开发中，数据库的打印功能需要程序员编写复杂的打印程序来实现，打印格式由程序员在设计过程中确定，用户在使用中一般很难修改。在Access中，数据库的打印工作通过报表对象来实现，使用报表对象，用户可以简单、轻松地完成复杂的打印工作。 报表实现了传统媒体与现代媒体在信息传递和共享方面的结合，利用报表可以将数据库中的信息传递给无法使用计算机的读者。,第7章 建立Access报表,7.1 报表的基本知识 7.2 创建报表 7.3 报表的编辑 7.4 高级报表设计 7.5 报表应用实例 7.6 习题,7.1 报表的

2、基本知识,报表是Access数据库中的对象，是真正面向用户的对象，它是以打印格式展示数据的一种有效方式，报表可以将大量数据进行比较和汇总，并最终能生成数据的打印报表。 7.1.1 报表的作用 报表最主要的功能是将表或查询的数据按照设计的方式打印出来。因为用户可以控制报表上每个对象的大小和外观，所以报表能按照所需的方式显示信息以方便查看。报表的主要作用是比较和汇总数据。其中的数据来自表、查询或SQL语句，其他信息存储在报表的设计中。,7.1.2 报表的类型 在Access中，常用的报表包括文字报表、图表报表和标签报表三大类。 1文字报表 文字报表的主要形式是常用的纵栏式和表格式。用户也可以根据需

3、要自行设计。纵栏式报表以纵列方式显示同一记录的多个字段（与窗体类似），可以包括汇总数据和图形，在纵栏式报表中可以用多段显示一条记录，也可以同时显示多条记录。表格式报表以表格形式打印输出数据，可以对数据进行分组汇总，是报表中较常用的类型。 2图表报表 图表报表的优点是可以直观地描述数据。Access系统提供了图表报表的创建向导。 3标签报表 标签可以在一页中建立多个大小、样式一致的卡片，大多用于表示产品价格、个人地址、邮件等简短信息。Access将其归入报表对象中，并提供了创建向导。,7.1.3 报表的视图 报表有三种视图：设计视图、打印预览和版面预览。 （1）设计视图。在“设计视图”中可以自行

4、设计报表，也可以修改报表的布局。 （2）打印预览。在“打印预览”中，可以看到报表的打印外观。使用“打印预览”工具栏按钮可以以不同的缩放比例对报表进行预览。 （3）版面预览。在“版面预览”中，可以预览报表的版式。在该视图中，报表只显示几个记录作为示例。,BACK,7.2 创建报表,Access中，创建报表的方法和创建窗体类似，有利用向导创建报表、在设计视图中创建报表和自动创建报表。一般情况下，都先用“自动创建报表”和“报表向导”创建报表，然后切换到设计视图，对由向导生成的报表进行修改。下面通过具体例子来学习几种创建报表的方法。 7.2.1 用向导创建报表 在数据量较多，布局要求较高的情况下，使用

5、“报表向导”可以非常简单地创建常用的报表，从而节省了在设计视图中繁复枯燥的手工设定工作。,【例7-1】 利用“报表向导”创建“学习课程”报表，效果如图7-1所示。,图7-1 “学习课程”报表预览窗口,（1）打开“学籍管理数据库”，并使数据库窗口成为当前活动窗口，然后单击数据库窗口中的“报表”选项卡。 （2）双击“使用向导创建报表”列表项，或单击“新建”，在如图7-2所示的对话框中选择“报表向导”。,图7-2 “新建报表”对话框,系统弹出如图7-3所示的“报表向导”对话框一。,图7-3 “报表向导”对话框一,（3）通过单击“表/查询”选择表“学习课程表”为数据的来源，在“可用字段”列表框中选择需

6、要的字段，将其加入到“选定的字段”列表框中。单击【下一步】按钮，系统将弹出如图7-4所示的“报表向导”对话框二。,图7-4 “报表向导”对话框二,（4）通过选择不同的字段，如“学时”，然后单击按钮，添加为一个不同的分组级别，系统将弹出如图7-5所示的“报表向导”对话框三。,图7-5 “报表向导”对话框三,（5）当报表有多组分组级别时，利用两个优先级按钮，可以调整各个分组级别直接的优先关系，排在最上面的级别最优先。单击【分组选项】按钮，出现如图7-6所示的“分组间隔”对话框，为组级字段选定分组间隔后，单击【确定】按钮，系统返回“报表向导”对话框三。,图7-6 设定分组间隔,（6）单击【下一步】按

7、钮，系统弹出如图7-7所示的“报表向导”对话框四。,图7-7 “报表向导”对话框四,（7）单击【汇总选项】按钮，出现如图7-8所示的对话框。可以选择需要计算的汇总值，然后单击【确定】按钮，系统返回到“报表向导”对话框四。,图7-8 “汇总选项”对话框,（8）设置排序字段的次序，最多可按四个字段对记录进行排序。如对“出版时间”进行“降升序”排序。单击【下一步】按钮，出现如图7-9所示的“报表向导”对话框五。,图7-9 “报表向导”对话框五,（9）选择报表的布局和方向，单击【下一步】按钮，系统弹出如图7-10所示的“报表向导”对话框六。,图7-10 “报表向导”对话框六,（10）选择报表的样式，单

8、击【下一步】按钮，系统弹出如图7-11所示的“报表向导”对话框七。,图7-11 “报表向导”对话框七,（11）输入标题“学习课程”，如果选择“修改报表设计”，然后单击【完成】按钮，系统进入到如图7-12所示的设计视图，可以调整各个控件的位置。切换到版面视图或预览视图得到如图7-1所示的报表。,图7-12 在设计视图调整控件,7.2.2 用“自动报表”创建报表 自动创建报表可以选择数据来源和纵栏式版面或表格式版面，可以使用来自于数据来源中的所有字段，并自动应用用户最近使用报表的自动格式。这是构造报表最方便快捷的方法。,【例7-2】 用自动创建报表的方法创建“纵栏式学习课程”和“表格式学习课程”，

9、效果如 图7-13和7-14所示。,图7-13 纵栏式报表,首先在“数据库”窗口中选择“报表”对象，在“新建”对话框中选取“自动创建报表：纵栏式”。在“请选择该对象数据的来源表或查询：”下拉列表框中，选择“学习课程表”，然后单击【确定】按钮，系统弹出如图7-13所示的报表视图。注意：此时系统处于打印预览状态。 若在图7-2中选择“自动创建报表：表格式”，则结果如图7-14所示。,图7-14 表格式报表,7.2.3 图表向导 在创建报表时，有时需要用图表的形式直观地描述数据。Access提供了使用“图表向导”创建图表形式的报表。 【例7-3】 利用图表向导创建如图7-15所示的“清华出版教材”图

10、表报表。,图7-15 用“图表向导”创建的报表,（1）在“数据库”窗口中选择“报表”对象，在“新建”对话框中选择“自动创建报表：纵栏式”。在“请选择该对象数据的来源表或查询：”下拉列表框中，选择“清华出版教材”，然后单击【确定】按钮，系统弹出如图7-16所示的“图表向导”对话框一。,图7-16 “图表向导”对话框一,（2）选择图表数据所在的字段（最大只能选择六个字段），单击【下一步】按钮，系统弹出如图7-17所示的“图表向导”对话框二。,图7-17 “图表向导”对话框二,（3）选择图表的类型，单击【下一步】按钮，系统弹出如图7-18所示的“图表向导”对话框三。,图7-18 “图表向导”对话框三

11、,（4）选择图表的布局方式，单击【图表预览】按钮对图表进行预览，如图7-19所示。,图7-19 示例预览,（5）关闭示例预览，通过将字段按钮拖放到示例图表中，调整所需显示的图表坐标。单击【下一步】按钮，系统弹出如图7-20所示的“图表向导”对话框四。 （6）输入标题“清华出版教材”。单击【完成】按钮，系统出现如图7-15所示的报表预览。 如果对向导生成的报表不十分满意，可以在设计视图中对其进行修改。,图7-20 “图表向导”对话框四,7.2.4 标签向导 标签在商务活动中是一件常见的事物，如果要创建标签式样的报表，可以通过标签向导来创建。标签是特殊的Access报表，只要指定标签的数据来源，A

12、ccess就会字段建立出标签。如果标签的格式不符合要求，也可以自行设置标签的样式。 【例7-4】 利用标签向导创建“学生标签”，包括姓名、性别、出生日期、系和专业。效果如图7-21所示。,图7-21 标签预览,（1）在“数据库”窗口中选择“报表”对象，在“新建”对话框中选取“标签向导”。在“请选择该对象数据的来源表或查询：”下拉列表框中，选择“学时信息表”，然后单击【确定】按钮，系统弹出如图7-22所示的“标签向导”对话框一。,图7-22 “标签向导”对话框一,（2）选择标签型号、尺寸和横标签号，也可以自定义。例如，选择标准的Avery J8563型号，单击【下一步】按钮，系统弹出如图7-23

13、所示的“标签向导”对话框二。,图7-23 “标签向导”对话框二,（3）选择标签报表中文本的字体和颜色，如字号为14，颜色为蓝色。单击【下一步】按钮，系统弹出如图7-24所示的“标签向导”对话框三。,图7-24 “标签向导”对话框三,（4）现在选择在标签上显示的字段“姓名”、“性别”、“出生日期”、“系”和“专业”。单击【下一步】按钮，系统弹出如图7-25所示的“标签向导”对话框四。,图7-25 “标签向导”对话框四,（5）选择作为排序的依据字段。单击【下一步】按钮，系统弹出如图7-26所示的“标签向导”对话框五。 （6）输入报表的名称。单击【完成】按钮，系统显示如图7-21所示的报表预览。,图

14、7-26 “标签向导”对话框五,7.2.5 在设计视图中设计报表 利用自动创建报表和报表向导建立的报表，在布局上会有一些缺陷，需要加以修改。这时，需要将报表由“打印预览”切换到“设计视图”中，进行修改或自行设计。 大多数情况下，是先利用各种向导建立简单的报表，然后再利用设计视图对其进行修改。 1在设计视图中修改报表,【例7-5】 利用报表设计视图修改【例7-1】创建的报表“学习课程”，修改效果如图7-27所示。,图7-27 修改后的“学习课程”报表预览,（1）在报表的设计视图中打开【例7-1】所建立的“学习课程”报表，如图7-28所示。,图7-28 报表的设计视图,同窗体一样，报表的设计视图有

15、五个组成部分，称为“节”。它们都是用于控制文档的某些特定的部分，分别是：报表页眉、页面页眉、报表主体、页面页脚和报表页脚。 （2）修改报表的各种控件方法和在窗体中操作是一样。选中需要调整的控件，按Shift键的同时还可以选择多个控件，当鼠标显示为箭头的形状时，可以对控件的大小进行调整；当鼠标显示为手掌的形状时，可以同时对多个所选控件进行操作；当鼠标显示为握着的手时，可以对一个控件进行操作。 （3）打开工具箱，单击“标签”控件，将其放置在报表的右上角，输入文字“第三学期”。 （4）修改后，单击工具栏中的“视图”按钮，切换至“打印预览”状态，进行观察，并可在设计视图和预览状态间反复切换，直至得到较

16、为满意的报表，如图7-27所示。,2自行设计报表 【例7-6】 在设计视图中自行设计如图7-29所示的报表。,图7-29 自行设计的报表,（1）在“数据库”窗口中，双击“在设计视图中创建报表”。系统将弹出空白的报表设计视图，如图7-30所示。 最初的报表分为三个部分，页面页眉上是每页的最开头所要显示的文字或数据；主体是报表的主要内容；页面页脚上是每页最后面所要显示的文字或数据。,图7-30 空白报表设计视图,（2）单击工具栏中的“属性”按钮，在弹出的“报表”属性对话框的“记录源”下拉列表框中，选择记录来源，如图7-31所示。,图7-31 在“报表”属性对话框中选择记录源,（3）在“字段”列表中，选择“清华出版社”、“教材名称”、“学时数”、“作者”、“出版时间”和“单价”等字段，将其拖动到报表的设计视图的主体中，如图7-32所示。 与窗体中控件的使用方法类似，在报表设计视图中可以利用工具箱中的工具进行报表设计，可以添加文本框、标签、图像等。,图7-32 选取字段,（4）在报表“页面页眉”中加入字段标题，并设置字体，如图7-33所示。,图7-33 在“页面