《第八章：审计档案.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第八章：审计档案.ppt（37页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第八章 审计档案,第一节 审计档案基本知识 第二节 审计项目档案内文件材料排列规则 第三节 审计项目档案的编目 第四节 审计项目案卷装订归档 第五节 电子文件材料归档,第八章 审计档案,一、审计档案基本知识 1、含义： 内部审计档案：即内部审计文件材料，是指内部审计机构在项目审计或专项审计调查活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁盘、光盘和其他介质形式存在的历史记录。 内部审计档案是单位档案的有机组成部分，也是国家档案的组成部分。,第八章 审计档案,2、内部审计业务档案的内容 财务收支审计档案 财务计划执行情况审计档案 单位预算执行情况审计档案 单位决算审计档案 经济效益审计档案 内部控制
2、评审档案 经济责任审计档案 专项资金审计档案 建设项目预算（概算）审计档案 建设项目决算（结算）审计档案 财经法纪审计档案 审计调查档案 其他审计档案,第八章 审计档案,3、内部审计档案工作的主要内容 A：审计档案实体管理 审计档案实体是指档案物质形态的存在形式，即审计项目案卷，它是组织或国家档案管理机构所藏审计档案的最基本的存在形式。 内部审计档案实体管理工作主要包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和编目等环节与步骤。,第八章 审计档案,a：档案收集 是审计档案工作的首要环节。 审计项目档案收集的文件材料主要包括： 立项性文件材料 证明性文件材料 结论性文件材料 备查性文件材料 在审计活动
3、中，禁止使用圆珠笔、铅笔、红笔书写文件和材料（包括拟稿、领导签署意见书等），以确保档案字迹清楚，具有耐久性。 黑色、蓝黑墨水是国家档案管理办法中允许使用的档案书写墨水。,第八章 审计档案,在审计实践活动中形成的下列文件和材料，应当分类归入审计档案： 审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见、审计建议及移送处理书等审计公文。 审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见、审计小组的书面说明、审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿及相关性资料。 审计工作方案、检查审计书的落实情况、后续审计及审计决定执行情况的报告、领导批示和记录 与审计有关的群众来信和来访记录及群众举报材料
4、 以录音、录相或计算机储存的软件等视听材料 其他按规定应归入审计档案的文件和材料,第八章 审计档案,b：档案整理 将审计活动中收集的应该归档的文件材料，按照一定的规则进行排列和编号 ，使之系统性、条理性、成为有序的状态，并装订成案卷。 审计档案应按审计项目立卷，一个项目可以立一个卷或几个卷，不得将几个项目合并立卷。 跨年度的审计项目，在项目终结的年度立卷 立卷人（谁审计，谁立卷）在档案整理过程中，应根据内部审计准则的规定，检查归档的文件材料有关程序和签批认定手续是否完备，不符合要求的应予以补救。 在制定项目审计计划时，审计组长应指定专人负责审计档案的立卷、归档工作。,第八章 审计档案,c：档案
5、保管 通常内部审计机构应指定专人负责审计档案的保管工作。在制定项目审计计划时，审计组长应指定专人负责审计档案的立卷、归档工作。 同时，审计档案在内审计机构保管一年以后可以移交本单位专门的档案管理人员。如果本单位没有配备专门的档案保管人员，则应仍由内审机构中的相关人员保管。 单位应具备相应的适应档案安全存放的环境。 防热、防潮、防有害气体、防光、防尘、防火防盗,第八章 审计档案,d：档案鉴定 是指对档案价值的鉴定，即鉴别和判断档案的价值，挑选具有价值的档案妥善积存，易除无须保存的档案予以处理。 审计档案保管人员编制销毁清册（编制前要次核实确认，有没有出错？ 主管领导同意销毁（审批） 具体销毁（由
6、主管领导或其制授权人监督销毁）。销毁时，由审计档案保管人员执行，方式（碎纸机、焚烧），要彻底销毁。特别是要防止已同意销毁，而未被销毁、档案外泄而造成不利影响。 销毁完毕后要报告审批人。,第八章 审计档案,e：审计档案的统计 在审计档案管理过程中，必须对档案的收进，移出、销毁和档案的价值与保管期限及档案的开发利用等进行数据统计和分析研究。 统计的目的：摸清家底，便于保管 统计的对象：档案的实体管理、档案信息开发的反馈 f：审计档案的编目 编制查找审计档案的目录，即检索工具。,第八章 审计档案,b：审计档案信息开发和利用 审计档案开发是指对档案中蕴藏的信息进行挖掘，积极为领导决策、为被审计单位加强
7、内部控制及其他利用者服务的过程。通过审计档案的开发，要将静态信息变以动态信息，潜在价值转换为现实价值。 审计档案信息利用：利用者到审计档案管理机构查找档案信息，档案管理机构予以提供的过程。 利用的形式：阅读、复制、证明、咨询。,第八章 审计档案,审计档案利用中的注意事项： 必须经单位主管领导同意 建立档案利用的相关规章制度，并在档案管理地方明确张贴。 不得擅自传抄、复制、不得泄密。 档案原件原则上不得外借，如有特殊情况，必须报本单位主管领导批准。 外借档案不得折散原卷，并要限期归还。 做好相应的利用登记工作。,第八章 审计档案,4、审计档案工作的分工负责制： A：审计项目档案实行审计组负责制
8、制定计划时，指定立卷人，边审计边收集整理资料。 审计结束时，立卷人应及时归类整理，经审计项目负责人，必要时经内审机构负责人复查并经单位档案管理人检验后进行编目、装订。,第八章 审计档案,B：各自的责任 内部审计师：对其收集的文件材料内容的真实性、完整 性负责 立卷人：对卷内文件的完整性、归档的规范负责。 项目负责人：对复查意见及归档的及时性负责。一般不 超过60天，最迟不迟于下年4月底。 内审机构负责人：对审计档案的质量负全面责任。（领 导责任） 档案管理人员：对档案的安全、完整及保密工作负责。,第八章 审计档案,二、审计项目档案内文件材料排列规则 1、 内部审计项目档案的整体性，决定了卷内文
9、件材料的系统性。卷内文件材料排列规则就是文件材料在案卷内排列先后次序的规律。是内部审计师整理审计文件材料的依据。 2、总的原则： 按职能分类 按项目立卷 按单元排列,第八章 审计档案,A、审计案卷内文件材料按四个单元排列 第一单元：结论性文件材料 采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。 上级有关部门或有关领导对该审计项目的批示 向组织内部有下属机构通报或公开审计结果的文件 综合审计报告或审计结果公告 审计报告和审计报告送达回证 被审计单位对审计发现采取措施及其效果或决定不采取措施并表示愿意承担相应责任的反馈意见等文件。 审定审计报告的会计纪要 审计复核意见书 审计报告征求意见书及送达
10、回证 被审计单位对审计报告的反馈意见及审计组对反馈意见的说明,第八章 审计档案,第二单元：证明性文件材料 按审计工作底稿及所附审计证据与项目审计计划（审计方案）所列审计事项对应的顺序排列。 被审计单位承诺书（分项承诺书排列在相关审计取证之前） 审计工作底稿及审计事项有关的取证材料，按项目审计计划所列审计事项的先后次序排列，每一份审计工作底稿后应附有相应的取证材料。 调整项目审计计划后增加的审计工作底稿和取证材料，排列次序与调整项目审计计划所列内容相一致。,第八章 审计档案,第三单元：立项性文件材料 按文件材料形成的时间顺序排列 上级组织审计部门指令性文件或授权审计通知书 公司董事会或最高管理层
11、交办事项的领导批示 人力资源部等有关部门委托审计的文件 被审计单位要求审计的报告 与本项目有关的举报材料或群众来访记录 项目审计计划和审计方案及调整审计方案的材料 审前调查形成的局面材料 审计通知书及送达回证,第八章 审计档案,第四单元：备查性文件材料 按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。 1、最高管理层或上级主管部门根据审计建议出台的与本审计事项相关的管理制度。 2、被最高管理层或有关部门采用的与本审计项目有关的信息或简报。 3、内部审计机构负责人认为不需要执行单独的后续审计，提出在下次审计中关注事项的书面材料 4、没有列入项目审计计划，但与本审计项目有关的材料。,第
12、八章 审计档案,B：每份（组）文件之间排列规则 正件在前，附件在后 定稿在前，修改稿在后 批复在前，请示在后 批示在前，报告在后 重要文件在前，次要文件在后 汇总性文件在前，基础性文件在后 中文在前，外文在后 请示与批复排列在一起，先请示，再批复,第八章 审计档案,C、除审计业务档案以外的其他审计档案的管理 1、其他业务档案的具体内容： 上级部门及单位领导对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定、办法、通知文件 单位有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等 在审计工作会议上或审计学术交流会议上，本单位代表的发言稿及会议的主要文件 内部审计机构的机构改革、人事任免文件及岗位责任制
13、群众来信、来访记录 其他审计档案,第八章 审计档案,2、其他审计档案的排列规则 正件在前，附件在后 定稿在前，修改稿在后 批复在前，请示在后 批示在前，报告在后 重要文件在前，次要文件在后 汇总性文件在前，基础性文件在后 中文在前，外文在后 请示与批复排列在一起，先请示，再批复,三、审计项目档案的编目 通常是指立卷人将内部审计师收集的文件材料经过整理，按审计项目档案排列规则进行排列，并经项目负责人检查之后，在案卷装订之前，必须完成的编写页号、目录、书写封面和填写备查表等工序。 1、页号： 每页文件材料正面的右上角，背面的左上角，用铅笔书写阿拉伯数字。 文件材料背面是空白的，不编写页号。 参见审
14、计署机关文书档案管理暂行规定 ,第八章 审计档案,第八章 审计档案,2、卷内文件目录： 审计项目档案卷内目录以卷为单位编写，一个审计项目的文件材料分为若干卷装订，每个案卷只编写本卷目录。填写时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，禁止使用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。已采用计算机管理的单位，可直接使用档案管理软件生成并打印出目录。 卷内文件目录置于案卷首页，主要内容包括顺序号、文号、责任人、题名、日期、页号等。,第八章 审计档案,顺序号：每份文件为一号 文号：按文件材料制发单位所确定的文件字号填写。如：“鄂医审计20096号” 责任者：结论性、立项性和备查性文件
15、材料，填写公文和材料的署名单位名称，未署名的加以判定。证明性文件材料，填写“审计组” 题名：照实填写，无标题的，可根据文件材料内容自拟标题，并且用“ ”注明。 日期：填写文件材料的成文日期。可以省略“年”、“月”、“日”。在年和月的数字后加“.” 。如：将“2006年11月21日”写成“2006.11.21” ，证明材料的日期，可写到月为止。文件材料上无日期的，可不写。 页号：填写本文件材料所在之页的页号。每个案卷的最后一份文件材料的页号要填写该文件材料的起止号：“158169” 备注或索引号：备注用于填写归档文件所需要补充和说明的情况，如密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。索引号用于填写审
16、计工作底稿的索引号。,第八章 审计档案,卷内文件目录,第八章 审计档案,3、备考表 审计项目档案的备考表置于每卷的末尾，主要用于填写本案卷有关需要说明的事项，以及立卷人和检查人签名。 本卷情况说明，通常由立卷人填写 本卷中文件材料缺失情况及原因 本卷与其他案卷关联情况 本卷与电子文件存储载体关联情况 该项目有无证物入档 本项目与其它项目案卷中资料的相关情况 其他需要说明的情况 立卷人：由立卷人签名并注明立卷日期 检查人：由项目负责人在检查质量后签名并标注检查日期,第八章 审计档案,备考表,第八章 审计档案,4、案卷封面书写： 全宗名称：内审机构所在组织的名称 审计项目：即审计项目名称，一般按内部审计机构名称、介词“对”、被审计单位名称、审计范围和审计种类填写。如：*集团公司部对*商贸有限责任公司2008年度财务报表审计” 审计时间：填写从发出审计通知书至作出审计报告的起止时间 审计组负责人：填写该项目审计负责人姓名 自*年*月*日至*年*月*日：填写本审计案卷内文件材料最早形成和最晚形成日期 共*
