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1、学 海 无 涯会议管理制度（试行版）第一条、根据公司制度化、精细化管理要求，为进一步规范会议内容和程序，提高公司的办公质量和工作效率，建立健全决策机制，提升公司运营水平，特制订本制度。第二条、会议要求：一、会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。二、会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。三、讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具
2、体成果。四、严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席。特殊情况必须在会议倡导者或会议主持人同意的情况下可指定他人代表代为参会。第三条、本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议，如公司领导工作例会、总经理办公会、公司销售例会、公司专项会议、部门例会等。第四条、会议地点公司依据现行状况确定为公司会议室（501）、食堂、窑岭门店会议室。凡需使用以上会议室，各部门必须提前报备以会议计划、统筹报备时间为准。第五条、本制度将各种会议归纳分类为公司级会议、部门会议。公司级会议涵盖：公司领导工作例会、总经理办公会、跨部门技术专题会议、公司专项工作会议。
3、以上会议由行政人事部统一安排、通知。部门会议涵盖：部门技术分析会、部门销售分析会、部门例会等本部门人员参与的会议。以上会议由会议组织部门自行安排。（跨部门讨论、协调、沟通或非正式会议不受此制度约束）第六条、公司各类会议及其安排如下：一、公司工作例会（一）公司工作例会每周召开一次，于每周的第二个工作日下午16：30召开。（二）公司工作例会出席人员为公司领导成员、各部门负责人；会议由副总经理主持，副总经理和总经理因故不能出席时，授权公司其他领导成员主持。（三）公司工作例会的主要内容是：会议主持人通报重要事项；各部门负责人报告本部门上周工作情况，对照上周会议安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公
4、司协调解决的问题和工作建议，提出下周工作安排方案；与会人员讨论有关事项；会议主持人安排和部署下周公司整体工作并宣布议定事项。（四）公司工作例会由行政人事部组织和记录，议定事项形成公司工作例会会议纪录，由行政人事部起草，行政人事部经理审核后，由总经理或主持会议的其他公司领导签发。二、公司专项会议公司专项会议是公司各部门负责人依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。专项会议由总经理或公司部门负责人召集和主持，有关部门负责人参加。会议由专项工作主办部门负责组织和记录，行政人事部配合。会议议定事项形成专项会议纪录，由专项工作主办部门起草、会议主持人审核、签发由行政
5、人事部备案存档。三、总经理办公会（一）总经理办公会不定期召开，由总经理根据需要决定召开，总经理办公会议题由公司领导成员提出，或由公司各部门提出建议后，由总经理确定；公司领导成员对议题如有意见或建议，可在会前提出。（二）总经理办公会研究决定公司重大事项，主要内容：1.审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；2.审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案；3.审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度；4.研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案；5.研究公司重大改革方案和部署；6.审议通过公司重要规章制度；7.研究决定公司生产经营
6、和管理中的重大问题；8.讨论公司年度工作报告，听取公司各部门的工作汇报；9.总经理认为应研究审议的其他问题。（三）总经理办公会参加范围为：公司领导成员；根据会议议题，公司相关部门负责人参加。总经理主持会议；总经理办公会议出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人。（四）总经理办公会议定事项形成总经理办公会纪要，由行政人事部根据会议记录起草，报总经理签发。（五）总经理办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员阅研。（六）总经理办公会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档，由行政人事部设立专人妥善保存，并于下一年度的三月底前归档。查阅会议材料、记录、纪要须经公司总经理批准。四、公司技术型分析
7、例会（一）公司技术型分析涵盖技术和销售两种。每月召开一次，于每月的1日至本月25日之间召开，具体日期由公司总监决定。（二）公司技术型分析例会由销售总监或技术总监主持，相关部门经理、主管、助理等相关人员参加，总经理根据需要出席。销售总监因故不能出席时，授权销售经理或销售主管主持。行政人事部依据会议需要可安排人员列席会议。（三）公司技术型分析例会由会议组织部门指定专人负责记录，议定事项形成公司技术型分析例会纪要，由记录专员起草，经总监或其他会议主持人签发，副本送行政人事部备案。五、部门例会（一）部门例会，由各部门自行安排，或由各部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员
8、等，不得与公司级会议冲突。（二）部门例会由各部门负责人主持，该部门全体员工参加。（三）部门例会的主要内容是：部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；每名员工汇报上周工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本周工作安排；与会人员讨论有关事项；部门负责人提出部门下周工作要点、具体安排和有关要求。（四）部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。第六条、会议计划与统筹一、每月25日前（如遇节假日，则顺延至下一个工作日），行政人事部应与各部门协调确定下月计划召开的各类公司级会议，统一报总经理审批后，会同公司领
9、导工作例会、部门例会，编制公司月度会议计划并以周为单位制定公司周会议安排时间表，于下一个月第一个工作日前以邮件形式将两份表格发放给公司领导和各部门负责人，并在大蚂蚁上公布。二、凡行政人事部已列入月度会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时会议时，会议主办部门应提前2天完成会议提议和会议申请手续，在行政人事部领取会议异动申请表并报请行政人事部调整会议计划。未经行政人事部同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。三、会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：总经理办公会、公司专项会、公司工作例会、公司技术型分析例会、部门会议。因处置突发事件而召集
10、的紧急会议不受本规定限制。第七条、会议准备一、会议通知遵照以下规定：1、已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由会议主办部门按计划表直接通知参会人员；2、属下列情况之一者，按“谁主办，谁通知”的原则进行会议通知：（1）未列入月度会议计划而临时提拟的会议；（2）虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；（3）其它主办人认为应另行通知的情况。3、会议通知期一般应提前一个工作日以上，通知对象为与会人和会务服务提供部门；4、会议通知形式一般为会议通知单、电话通知、邮箱通知、大蚂蚁通知同时进行。5、收到会议通知单的与会者，应签字确认；会议通知单无法
11、送达本人时可由该部门人员代为签收，并签字确认。二、会议的其它准备工作遵照以下规定：1、会议主办部门应提前一个工作日准备好会议资料（如会议签到表、会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料、发言人名单、列席会议部门等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等；2、公司召开的公司级会议会务服务统一归口行政人事部负责。第八条、会议组织一、会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则二、会议主持人须遵守以下规定：1、主持人应不迟于会前20分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问
12、题等，进行必要的说明。3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。5、主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。（即确定负责人、追踪人、督办人）三、参会人员须遵守以下规定：1、应准时到会，并在会议签到表上签到；2、会议发言应言简意赅，紧扣议题；3、遵循会议主持人对议程
13、控制的要求；4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或静音状态。会议期间不允许接听电话，如须接听，请离开会场；6、做好本人的会议纪录。四、会议记录。公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟在一个工作日内呈报会议主持人审核签名；5、负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；6、
14、做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的会议签到表的考勤记录报行政人事部考勤人员。五、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：1、公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由行政人事部存档备查；2、各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送行政人事部统一归档备查；3、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。第九条、会议跟进一、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，尊从主持人指定；二、会议跟进的依据以会议决议、纪要及
15、会议原始记录为准；三、行政人事部负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据；四、部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。第十条、公司级会议的保密一、与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。二、会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。三、故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。第十一条、管理权责和处罚一、行政人事部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。二、会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。三、公司所有处罚以缴纳“快乐基金”形式体现，“快乐基金”由行政人事部管理、财务部监督；“基金”累加至500元，行政人事部在报请公司总经理审批后提取“快乐基金”并用于公司员工福利活动，并对基金使用情况张榜公布。三、迟到、早退、缺席1、迟到：参会人员在会议规定召开时间未到会的，计为迟到，2、早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前离开会场的，计为早退;
