日常账务处理课件

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1、主讲：钟晓鸣 E-mail：Z 网络课堂：,第八章 日常账务处理,标题,第七章 日常账务处理,财务管理软件中的日常账务处理，一类是在总账系统中进行，一类是在有业务管理模块的情况下，与业务管理相关的凭证在各业务管理模块中输入生成，然后在总账系统中进行审核记账、账簿和报表等处理。无论采用哪种方式，账务系统都是财务软件的核心模块。 财务管理软件中的账务处理，主要功能包括： 凭证处理：根据原始单据填制记账凭证，对错误凭证进行修改和删除，对填制的凭证（包括其他业务管理系统的生成凭证）进行审核，并根据业务需要查询、汇总和打印凭证。 记账：将经过审核的记账凭证进行记账 账簿输出：按照设置的各种条件查询打印各

2、种日记账、明细账和总分类账。 出纳管理：对有关出纳业务的收付款凭证进行审核签字，对现金支票和转账支票进行登记和报销管理,账务系统数据处理流程（按数据处理过程） 流程描述,原始凭证,输入 凭证,临时凭证文件,用户,科目编码及余额表,人员权限表,其他初始化表,其他系统 传入凭证,审核 凭证,输出,记账,科目余额/发生额文件,部门/项目辅助文件,凭证主文件,企业对账文件,期末 处理,编报,输出,银行对账单,输入或 传送,基本账套参数表,银行对账文件,银行 对账,输出,记账凭证,已审核 记账凭证,记 账 凭 证 及 汇 总 情 况,自动转账凭证,会计报表,总账,明细账,日记账,辅助账表,余额调节表,已

3、达账项,未达账项,初始化,账务系统业务处理流程图,系统初始化,建立账套,财务分工,设置分类档案,建立会计科目,输入期初余额,其他设置,输入凭证,审核凭证,记账,账簿管理,修改凭证,取消审核,出纳管理,辅助核算管理,月末转账,试算平衡,结账,打印正式账表,备份,月末处理,日 常 处 理,开 始 下 月 工 作,一、凭证管理,1、凭证管理 （1）凭证填制 企业进行凭证填制，一是先手工编制记账凭证并审核无误后，再集中输入计算机，一是在计算机软件中直接根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。在凭证填制中输入的信息主要包括： 凭证类别：如果在系统设置中定义了凭证类别的科目限制，则系统会自动检查 凭证编号：系

4、统按月按凭证类别自动编号，编号由凭证类别和顺序号组成。如果删除凭证出现断号，可以通过凭证编号整理使期恢复编号的连续性 凭证日期：注意一下制单序时控制，此外系统也不允许填制的凭证日期超过系统中会计日历的日期,一、凭证管理,1、凭证管理 （1）凭证填制 附单据数： 摘要：每行分录都需要（输完一行后回车即可复制上一行摘要） 科目名称：最末级科目，直接输入科目编码即可或者用助记码 辅助信息： 方向：（可按空格键切换） 金额：金额不能为0，但可以是红字，红字金额以负数形式输入，另外要符合借贷平衡,一、凭证管理,（1）凭证填制 填制实例： 银行存款业务：以现金支票支付业务招待费1000元，支票领用人李东新

5、，附单据10张，分录： 借：管理费用-业务招待费 贷：银行存款-人民币存款 注意几点： 凭证制单一般都选择序时控制，则凭证的填制日期要大于等于系统启用日期，但不超过计算机的系统日期，也不能在上一张凭证的填制日期之前。 摘要自动复制上一行 “=”自动计算借贷方差额 “-”录入红字金额 CTRL+L显示或隐藏凭证窗口中的数据位线,一、凭证管理,（1）凭证填制 凡是涉及银行存款科目的收付凭证,均应输入结算方式和票据号,否则将影响银行对账,如果没有弹出,则说明科目设置时没有将银行科目选择设置为银行账 如果在总账参数中选择了支票控制,并且在结算方式设置中对支票选择了”票据管理”才能弹出支票登记工作.(支

6、票登记一般由出纳负责) 凭证一旦保存,其凭证类别,凭证编号将不能被修改,一、凭证管理,（1）凭证填制 填制实例： 涉及辅助核算业务的凭证填制 销售商品并结转商品销售成本,分录: (1)借:银行存款 贷:主营业务收入(经营二部) 应交税金-应交增值税-销项税额 (2)借:主营业务成本(经营二部) 贷:存库商品(丁01) 存库商品(戊01) 注意: 如果对科目设置了辅助核算，在填制凭证时会弹出辅助项对话框,第七章 日常账务处理,（1）凭证填制 填制实例： 涉及外币核算的业务凭证 从工商银行借款（外币），期限六个月，借入后暂存银行，汇率1：7.875，分录： 借：银行存款美元存款 贷：短期贷款美元借

7、款 注意： 只有在会计科目中设置了外币核算，才能在输入外币核算数据 只有在设置外币核算输入了期初汇率值，系统才能自动显示汇率，否则需要在打汇率参照表后输入期初汇率，如果采用浮动汇率，则输入当日汇率。,一、凭证管理,（1）凭证填制 常用摘要和常用凭证的制作和调用（作为模板使用） 可以重复使用，提高工作效率。,一、凭证管理,（2）凭证修改 分为几种情况（对照账务处理流程图） 未经审核的凭证修改：直接修改，但要注意有几项凭证内容不能修改，另外，从其他系统传递（在其他系统中制单）的凭证不能修改，要到原来系统中修改。 已经审核但未记账的凭证：由凭证审核人员先取消审核，然后再由制单的人员进行修改（谁审核，

8、谁取消） 已经记账的凭证：不允许直接修改，要按照企业会计制度的规定，通过重新填制凭证来修正原有错误。财务软件系统采用的方法是： 凭证金额少记,科目和方向都正确,采用补充凭证,摘要栏注明 凭证金额多记,科目和方向都正确,采用负数冲正法,摘要栏注明冲销（红字） 科目用错或记账方向错误,采用冲销法更正,在一张凭证上输入冲销分录以及更改以后的正确凭证分录.（红字，蓝字） 这里要注意一个问题，如果要冲销原来的凭证，可以由系统自动冲销凭证，不需要手工输入。,一、凭证管理,（3）凭证作废与整理 未经审核的凭证可以作废，为了防止断号，需要做一下凭证整理。 （4）凭证审核：包括一般审核人员对凭证的审核，还包括出

9、纳对有现金和银行存款科目发生额的收付款凭证的签字审核。 注意 凭证审核人和制单人须为不同用户 凭证审核和出纳签字，都可以成批进行。,一、凭证管理,（5）凭证管理 科目汇总：在系统中对科目设置一定的条件，使同一类凭证生成一张科目汇总表，以使财务人员可以随时查看到已经填制的各种凭证的情况，掌握日常经营业务情况。 系统向用户提供了多种科目汇总方式，可以设置多种汇总范围的选择。 （6）凭证输出和保管：打印,二、记账,记账，就是登记账簿，或称为登账或过账。 （可以参看第四章的内容，了解记账数据处理过程） 手工条件下的记账，需要反复计算、核对和审核，是财务人员一项比较繁重的工作。在财务软件中，会计人员只需

10、要选定记账的凭证范围，记账程序会自动完成工作。另外，财务软件记账有一个特点，就是凭证填制的准确性直接决定账簿的准确性，因此防止核算账簿的错误，重点在于记账之前的凭证处理，要加强凭证填制和审核的准确性。最后，改账以后的凭证不能直接修改和删除，而只能通过红字冲销或蓝字补充凭证来纠正差错。,二、记账,记账要注意几个条件： 如果上月未结账，则本月不能进行记账处理 第一次记账时，如果期初余额不平衡，也不允许记账 凭证未经审核不能记账 记账系统自动进行，如果中断退出，系统会自动调用“恢复记账前状态”功能恢复数据，用户只需要重新记账即可。 财务软件一般都提供“反记账”功能，且都为隐藏功能。 用友取消记账功能

11、的操作： “总账”-“期末”-“对账”：CTRL+H 激活“恢复记账前状态功能” 在“凭证”菜单中出现“恢复记账前状态”菜单项，使用时需要,三、账簿管理,会计账簿是通过对会计凭证所记载的数据进行归类、汇总以及加工使之条理化，系统化，从而全面反映资金运动，为编制会计报表服务。在财务软件当中，账簿分为两类： 基本核算账簿：总账、余额表、明细账、序时账、多栏账、日记账和日报表 辅助核算账簿：供应商往来、客户往来、个人来往来 、部门核算、项目核算等辅助核算生成的总账、明细账和部门收支分析、项目统计表等 另外要注意：在财务软件中，从会计凭证到账簿，都由计算机程序自动完成，因此账簿管理的内涵与手工会计业务

12、中逐笔登记会计业务，核对和计算的概念已经完全不同，账簿管理的实质就是根据各种需要进行灵活的查询，并输出相关账页。,三、账簿管理,1、总账查询: 查询各科目的年初余额,各月发生额合计和月末余额,还可以实现与明细账的联查(直接双击,可查询到科目的年初余额,各笔业务发生额,各月发生额合计和月末余额)。 2、余额表：用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额。 注意：传统总账是以总账科目分页设账，而余额表则可以输出所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。 在计算机账务系统中，一般以余额表代替总账 3、明细账查询：查询各账户的明细发生情况，查询方式包括： 普通明细账、

13、按科目排序明细账、月份综合明细账 4、序时账查询：按时间顺序排列每笔业务的明细数据 5、日报表：查询输出除现金和银行存款科目以外所有科目的发生额及余额情况。,三、账簿管理,6、辅助账查询： 以个人往来辅助账查询为例，包括： （1）个人往来科目余额表：查询某个个人往来辅助核算科目下所有人的发生额及余额情况 （2）个人往来部门余额表：用于查询某个个人往来辅助核算科目下，某部门下所有人的发生额及余额情况。 （3）个人往来科目明细账：查询在会计科目表中辅助核算为个人往来核算科目下每个人的明细账。 （4）个人往来部门明细账：查询某部门每个人往来的明细账。 （5）个人明细账：查询某个人的借款、还款情况。

14、（6）个人往来清理、个人往来催款单、个人往来账龄分析,三、账簿管理,7、部门辅助账：部门总账、部门明细账、部门收支分析 8、项目辅助账：,三、账簿管理,注意：辅助核算是一种十分灵活的核算类型，通过系统提供的辅助账簿功能，可以帮助用户实现多种核算和管理需要，如果对一个科目设置多种辅助核算，则其数据汇总必分析的功能会更强。 以“库存商品”为例，设置有数量核算、部门核算和项目核算，则在商品的库存管理中可以实现以下功能： （1）可以获得某个库存商品的出入库数量和结存数量及对应的金额，动态控制商品库存的状况 （2）可以获得某个库存商品入库、出库和结存单价，为企业销售定价提供参考 （3）可以获得各部门的库

15、存商品品种，数量和资金占用情况，有利于对各部门的库存品种和资金占用进行控制和调剂 （4）通过查询库存商品的结存单价，可以实现对库存商品成本的自动结转,四、出纳管理,出纳工作是以货币资金、票据、有价证券为对象，反映和监督本单位货币资金流动，并对货币资金、票据和有价证券进行整理和保管的工作。 出纳人员的日常工作： 在财务软件系统中，出纳人员需要随时掌握和了解单位货币资金的实际情况，因此要对记账人员登记的收付款凭证的真实性进行审核，以形成付款凭证的票据进行登记，定期进行货币资金账簿记录与实有货币资金核对，以保证账款相符，因此在财务系统中根据出纳业务的需要，也设置有相应的签字、支票管理、查询等功能。,

16、四、出纳管理,1、日记账查询 出纳为掌握单位现金与银行存款情况，并随时与实际的库存现金、收到的进账单、签出的支票相核对，经常要登录到系统对现金和银行存款的有关科目进行查询和打印，出纳管理提供了查询日记账的功能 2、资金日报表查询 资金日报表是对企业各银行账户资金或各币种现金的日数据汇总。,四、出纳管理,3、支票管理 出纳通过建立支票领用登记簿来对支票进行管理，记录支票领用人、领用日期、支票用途和是否报销等内容。 主要功能： （1）支票领用： （2）支票报销：支票支出后，经办人持原始单据（发票）到财务部门报销，会计人员据此做账（即凭证输入时要填写的内容），在填制完成凭证后，系统自动在支票登记簿上将该支票写上报销日期。 注意： 只有在会计科目中设置了银行账的科目（指定科目）才能使用支票登记簿，并且在“结算方式”设置中对需要使用支票登记簿的结算方式要选定“票据管理”标志 支票登记簿中的报销日期栏，一般由系统自动填写（什么时候填写？），对于一