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1、 OA产品简介1.1. 应用架构设计根据企业信息化多层架构模型，结合业务特点和工作需求，DHCiOA系统总体应用架构如下图所示：1.2. 技术路线1.2.1. 采用开放的系统平台和开发平台DHCiOA产品选择Domino和Java作为办公自动化系统建设的一个应用系统平台，Domino是一个单一架构的文档数据库和电子邮件系统，提供了工作流自动化、Web、目录、加密签名等多种服务和开发环境，而JAVA以其开放性、与平台无关性引领着技术发展方向,他们是企业级办公和通讯的首选平台。1.2.2. 在门户框架上建立办公自动化系统首先总体规划，建立以门户为基础的访问框架，其次在门户框架下建立办公信息系统，然
2、后考虑扩展到应用门户，集成企业应用。1.2.3. 基于模块化构件化技术的实现考虑到OA系统基本功能实现后，以后会根据需要，不断增加新的功能，系统采用构件化开发的技术，提供开放的标准接口，使后续开发的功能很容易地集成进来，保证系统的可扩展性。1.2.4. 采用B/S结构技术的系统实现系统基于B/S（浏览器/服务器）模式，在安装、使用和维护上简单易行。1.3. DHCiOA产品功能模块图1.4. DHCiOA产品特点1.4.1. 基于门户（Portal）先进的办公平台个人门户：用户登陆个人办公首页（办公系统入口）后可以根据自己习惯、喜好灵活定制工作页面，例如：可以对页面的布局、背景风格、显示栏目数
3、等进行个性化调整满足办公需要。部门门户：部门门户页面担负着部门业务导航的功能，包括部门职能信息管理、部门文档信息管理、部门业务处理等内容。考虑到各部门自己独立的业务流程和人员权限的不同我们设计了部门流程定义功能，用户可以根据本部门的实际业务流程，让具有权限的用户为本部门设置多个业务流程、定义本部门常用的模板文件，并分配部门人员相应的权限。1.4.2. 实现信息共享和管理企业可以根据自身需要在内部办公网上发布公共信息，例如：通知、规章制度、大事件等信息，系统提供对信息栏目管理、维护和栏目权限分配等功能，满足企业内部各类信息的发布和共享。1.4.3. 灵活易用的即时通讯功能用户可以看到访问办公系统
4、的人员姓名及在线用户数，并可以给在线人员发送便条信息。具体功能如下：和其他员工联系的便条工具无论员工是否在线都可发送便条信息可了解目前在线人数和名单可查看便条历史记录1.4.4. 完善的痕迹保留功能对原文进行修改批注后，系统将保留其修改的痕迹,不同颜色代表不同人员的修改。1.4.5. 支持电子签名、手写签名功能1.4.6. 公文处理单模板和公文模板维护可以根据各类公文处理单和各类文书的格式，定义模板，包括对处理单和各类文书模板增加、删除和修改功能。1.4.7. 系统提供功能完善的可视化流程定制引擎能够支持各种行业应用对工作流特性的需求。例如：可进行灵活多变的流程设置，如签收，回退、分级授权，轻
5、松实现分级管理、可灵活配置的领导、秘书关系、方便的委派授权功能，可实现任务交派和代办等特殊业务。1.4.8. 严密的流程跟踪机制对发文的各个环节进行监控，随时查看公文流转的状态，例如：每个流转环节的操作人姓名、具体操作时间、当前操作人状态等。1.4.9. 灵活性和个性化办公系统以个人和部门门户主页方式提供了高效使用的知识管理解决方案；系统界面和栏目可按需更改，让用户迅速建立起适合本单位、本部门和个人的办公系统；灵活的角色设置、自定义工作组来满足一般或者特殊需求；设置灵活、完善的安全管理和审批机制，可灵活设置审批路径和审批权限；1.4.10. 完善的消息机制系统提供完善的消息机制。提醒条目包括任
6、意信息，如：待办工作、通知、收到的公文等；提醒方式可以定制，提供支持声音、弹出对话框、手机短信等形式。1.4.11. 强大准确的检索功能能进行关键字的查询，以便在最短的时间内搜索到相关的内容，使文档更容易管理和查询。1.4.12. 功能完善的系统管理维护功能完成对系统的用户、组织、部门、角色进行统一管理和配置。可以方便地调整部门之间的关系及排列顺序、用户与部门之间的从属关系，如：管理用户过程中可以对用户进行授权、所在部门位置排序、所在兼职部门调整，若用户调离其他部门也可以进行灵活调整，来满足不同组织机构的需求。1.4.13. 严密的安全管理用户的权限根据实际的人员等级确定。每次处理都会严格地审
7、核操作人所具有的权限，增强了用户文档的安全性。产品支持第三方加密认证系统。支持与常用硬件、网络、系统等安全解决方案的整合。1.4.14. 界面友好、操作简单领先的界面及交互设计，用户操作简单方便。1.4.15. 与其他系统集成的开发性管理平台系统提供与其他应用系统集成的接口，实现实时数据交换，充分利用已有投资，从而形成统一的信息管理系统。1.5. 系统运行环境应用服务器：支持Domino及WebLogic、WebSphere、Apusic、Tomcat、Jboss等各种应用服务器 数据库：支持Domino及Oracle、SQL Server、MYSQL、DB2等各种常用数据库操作系统：支持包括
8、Windows、Linux、各种Unix系统的主流操作系统邮件服务器：支持POP3和SMTP的邮件服务器2. 成功案例 北京人事局 中国联通北京分公司 中国网通内蒙古分公司 中国网通集宁分公司 国家保密技术研究所 北京朝阳人才中心 北京最高人民检察院 北京未来广告公司 荆门石化 洛阳石化 北京京能热电股份有限公司 北方航空公司吉林分公司 鄂尔多斯羊绒集团公司 内蒙古蒙牛乳业集团公司 银川水利局 宁夏电力局 衡水市城市信用社 武汉坦克兵工程学院 北京安贞医院 辽宁省电力公司 郑州燃气股份有限公司 华能涪江电力集团 中体产业股份有限公司 徐州卷烟厂 新郑卷烟厂 济南将军集团 山东中烟工业公司 廊坊
9、管道局 北京友谊医院 新华联合保险公司 首钢迁安公司 首钢顺义冷扎 山东物件局 荆门石化 洛阳石化 安庆石化 青岛石化 齐鲁石化3. DHC OA和其他产品集成用户可以根据自己需要进行选择。3.1. 与邮件系统集成可以和用户已有的邮件系统进行集成，或者单独购买邮件系统，我们会根据用户的实际需要帮助用户进行邮件产品的选型和推荐。3.2. 与电子印章集成可以和用户选择或者我们推荐的电子印章系统进行集成，在MS Word、Excel、Html等常用办公软件中，实现电子签名、印章，并能方便地对签章文档进行各种相关的控制，提高公文审批的效果和安全性。3.3. 与档案管理系统集成与用户的档案管理系统集成，
10、实现文件从起草、审批、签发到归档的一体化处理。3.4. 集成传真系统（DHC传真软件传真卡）自动分发传真：不用人工拷贝或分发传真件，接收到的传真可以通过自动路由直接送到你OA系统的个人信箱中。有效成本控制：当环境中有多个传真服务器时，自动选择经由Internet的最低成本路线，可以大量节省国内/国际长途话费。高度机密性：确保文件保密传送。将传真直接送至收件人的电脑，只有收件人才能看到传真的内容。快捷的电脑文档直接传真：可将多种格式的文件内容以邮件附件的形式发送到传真机上。可以在例如EXCEL或WORD的环境中直接发送传真，就象打印文件一样方便。移动的FAX：在任何时候，任何地点都可以通过手提电
11、脑与他人进行传真联系，传真文件直接进入收件人的电子邮箱。发送传真就象发送E-MAIL一样简单。您拥有一个永久的传真号码，不必因地理位置的变化而随时更改传真号码。文件群发功能：可同时批量发送传真和E-MAIL，只要一次操作就能完成。融合性：提供OA相关接口，方便客户根据自己的业务要求做进一步的客户化。4. 实施要求办公自动化系统的实施是一项系统工程，她包罗广泛，牵涉到一个单位内部的各个部门，人员包括各个层次（领导层及被领导层），内容涉及到工作的各个环节，根据以往实施OA项目中总结的经验，我们计划采用分阶段方式实施OA项目，此方式可在较短的时间内达到理想的目标：1. Notes及OA的安装、培训：
12、在该阶段先为用户安装OA系统，并培训公司OA标准模块的使用方法。培训工作安排在实施的前期，包括系统管理员培训和用户培训。系统管理员负责日后OA系统的维护和安全运行乃至开发，培训的重点放在管理和初级开发方面；用户是使用者，培训重点放在实践与应用方面；2. 试用：对于OA的实施，有些相当重要的部门和岗位，如：办公室、各部门领导、院级领导、各模块的管理部门等，这些部门和岗位是OA运行的重要环节，必须重点保证，如果这些环节能够运转起来，OA才能真正的发挥作用，否则，只是一盘散沙。因此，关键部门及岗位的重视至关重要，也是成败的关键。在试用阶段，应鼓励用户尽量多使用OA系统中的各个模块，有些权限也可适当放
13、开；还可以就用户的使用中出现的问题进行指导，制定相应的管理制度；3. 进一步需求调研及开发：当用户经过一段时间（两周一个月）的试用，对OA系统比较熟悉，对办公自动化系统有进一步的需求后，再进行OA系统的进一步需求调研工作，这时调研的内容针对性强，用户的目标明确，提出的需求不会空泛，开发后实施起来也不会有困难；4. 正式使用及验收：开始正式运行办公自动化系统并公布各项管理制度，责任、分工全部落实，系统正常运行。上述的分阶段实施方法，对用户和公司都是最理想，且见效最快的方法。OA系统的最终目标，是从传统的手工办公方式向无纸办公的转变，是工作方式的彻底变革，这个过程，不是一蹴而就的，不可能短期内彻底完成，因此在相当长的一段时间内，用户需要经过一段从接触、了解、熟悉到习惯的过程。公司的工作，是协助用户开始这个转变的过程，但不可能在实施期间全部完成这个转变，并且，两种方式并行的过程会持续一段时间。安装OA系统后，需要按照用户的组织结构定义部门并注册人员，请根据表格要求提供详细的部门信息和人员信息。根据该实施要求，希望用户能组织一个实施小组进行协调工作，一方面普及OA系统功能，一方面协调系统的各核心应用部门（办公室等）推动系统的使用。12
