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1、档案管理制度住房公积金档案管理操作规范住房公积金档案管理操作规范第一章总则为规范住房公积金档案管理，提升档案管理水平，根据档案管理相关规定，对我市住房公积金档案的收存、移交、整理、装订、系统录入、归档、修改及查询等具体工作制定以下操作管理规范。一、 编写原则住房公积金档案管理是一项集专业性、综合性、安全性、保密性为一体的重要工作，在档案部门或上级住房公积金监管部门未出台有关住房公积金业务档案管理标准前，本管理规范只是根据我市住房公积金业务管理需求和新开发的住房公积金档案管理子系统特点，在遵循国家档案局制定的一系列档案管理规范（或管理办法、规则，下同）的基础上，对我市的住房公积金业务档案管理制订
2、较为详细的规范。本次编制档案管理操作规程遵循以下原则：一是国家档案部门已制定具体规定，一律按国家档案规定执行。如对文书类、会计类、科技类及特种载体类档案，除了对上述档案的收集、移交、系统录入等操作过程作具体规定外，其整理、装订、归档等统一执行国家档案管理规定；二是结合我市实际，对住房公积金业务类档案的日常管理作出具体规定，在制订具体规定时，能参照档案部门有关规定的，尽量参照执行。对于参照部分，本规范只作提示，不详细表述。二、引用标准文件类档案管理标准：中华人民共和国档案行业标准-归档文件整理规则（DA/T22-2000）及归档文件整理工作务实（见档案部门下发文件）。其他综合档案管理标准：包括会
3、计档案管理办法在内的国家档案行业标准（见浙江省档案2002年7月编制的档案工作标准汇集）业务类档案管理标准按以下规定执行：住房公积金管理中心档案管理暂行规定；住房公积金业务档案管理实施细则；住房公积金管理中心档案分类示意图（见附件1-1）；住房公积金管理中心文件材料归档范围及保管期表（见附件1-2）；住房公积金档案的日常管理需严格遵循的综合档案管理12项制度；档案管理人员需遵循档案工作的3项管理职责。三、综合档案分类经市档案局（受省档案局委托）对我市住房公积金档案管理省级目标达标验收时认定，住房公积金管理机构的综合档案按以下规定分类：文书类。业务类。下设归集、贷款和提取3个二类明细：归集类。为
4、每个缴存单位设立1个案卷号，按年连续跟踪归档，直至该缴存单位注销或解散为止。提取类。按月按提取单位整理归档。贷款类。下设个人贷款档案、综合贷款档案2个三类明细，其中个人贷款档案根据收存档案性质按“同一归档号两地存放”原则管理。科技类。下设基建、设备2个二类明细；会计类。下设住房公积金会计、工会会计和管理经费会计3个二类明细；特种载体类。下设照片、录音录像、实物和光盘4个二类明细，其中实物又分权证类和荣誉类；光盘又分业务光盘和综合光盘。四、档案管理子系统功能介绍根据档案管理相关规定，结合我市住房公积金管理特点，市公积金中心设计开发了住房公积金档案管理子系统（以下简称“档案管理系统”），作为住房公
5、积金管理系统的组成部分，用于各类档案整理后的信息录入、归档、查询等管理，该子系统具有以下特点。系统管理更专业。档案管理系统根据住房公积金综合档案管理要求分类设置，整个系统分文书类、业务类、科技类、会计类、特种载体类及综合管理6大类（见住房公积金综合档案管理系统分类示意图）进行管理，并根据不同业务的需要，在大类下分设不同小类，根据本单位工作特点，重点突出住房公积金的业务档案管理。实物查询更方便。在综合管理中设置了库房管理，以库房内档案柜安置平面图为基础（见市公积金中心综合档案室密集型柜分布平面图，附件1-2），采用输入具体柜号才能归档的方式，将每份档案落实到具体档案柜，有利于档案保管的安全性和有
6、序性，方便档案的查询与开发利用。信息共享更充分。档案管理系统作为公积金管理系统中的子系统，具有与业务系统信息共享功能，归档资料主要采用手工输入案卷目录及部分卷内目录方式，在输入时，充分利用业务系统有关贷款、提取信息，减少了信息的输入量，特别是减少了文字输入，加快了录入速度。风险防范更全面。为加强贷款风险防范，在个人贷款档案管理中增加对普通贷款及重要凭证信息的复核，特别是对期房楼盘竣工后未及时收存抵押权证的催收信息，即能进一步促进贷款系统信息的准确性，又能促使期房抵押早日落实，有效地防范贷款风险。系统设计更超前。根据档案管理要求，新档案管理系统增加了文书类与市档案局相关模块的接口，以及数据的导出
7、（txt，xls）；增加了对老系统数据的导出、导入与衔接功能；还增加了浏览功能，为今后文书或其他档案扫描作准备，只要能取得系统硬件支持，可直接通过系统浏览归档资料，省去了查阅纸质资料的麻烦。五、文件材料的归档范围及保管期限说明单位文书材料的明细归档范围应参考经市档案局批准的本单位文件材料归档范围及保管期表（见附件1-2，下同）中文书材料的明细归档范围及保管期限；住房公积金业务材料的归档范围需根据本规范各章节中规定的应收存资料执行，各类业务资料的保管期限参照文件材料归档范围及保管期表中规定的保管期限执行。根据住房公积金业务受理收存资料范围暂行规定（湖公积金发200814号）要求，本档案管理规范中
8、进一步明确了各类业务档案的收存对象，三县分中心、南浔区管理部、市直属业务部在按规定收存的基础上，也可结合本地管理需要，少量增加其他资料。第二章文书类档案管理文书类档案管理是指根据中华人民共和国档案行业标准-归档文件整理规则（DA/T22-2000）要求，对本单位应归档的文件、统计等纸质资料进行收存、移交、整理、装订、系统录入、归档等具体的日常管理。一、文书档案的收存范围文书类档案分文书及统计两块。文书档案的主要收存范围1.上级监管部门下发的有关住房公积金管理的文件；2.当地党委、政府下发的与本单位工作有关的文件；单位下发或制定的有关住房公积金管理办法、实施细则、具体规定等文件；单位与有关业务单
9、位签订的合同、协议等；单位党、政、工、团、协会在工作中形成的文件材料；单位日常工作中形成的各类总结、报告、请示、批复、决定、决议、通报及目标考核、规章制度等文件材料；单位有关人事管理、职工专业技术职称评定、年终考评、职工培训等形成的文件材料；单位有关安全保卫、综合治理、行政管理等文件材料；单位大事记、组织沿革；单位下属部门有关党群工件文件、材料；人民来信及处理、答复材料；非隶属部门下发的需参照执行的文件、材料等；单位编印的简报、通讯等；下属分支机构或派出机构有关业务管理形成的文件材料等。以上仅为收存的主要文件，具体见文件材料归档范围及保管期表-文书类（见附件1-2，下同）所注明的归档范围。文件
10、档案由办公室负责收存，办公室需确定专人承担文件的收发工作，做好文件收发登记工作。统计档案的主要收存范围上级监管部门要求报送的有关住房公积金归集、使用的各类统计月报、季报、年报与年报说明；当地统计部门要求报送的劳动工资报表及其他有关报表；市公积金中心设计并要求报送的有关住房公积金归集、使用年度计划表、住房公积金年度财务收支预算表、住房公积金度年度归集、使用计算执行情况表、住房公积金年度财务收支决算表、住房公积金制度扩面进展情况统计表，其他有关住房公积金管理方面的统计报表；各县分中心、区管理部、直属业务部、各管理科室自行设计的各类辅助性统计报表。统计报表由单位的统计部门或负责统计的工作人员负责收存
11、，各科室、各部门设计或产生的报表要及时送达统计部门或统计人员保管。二、文书类档案的预立卷预立卷指负责收存文件档案的部门或工作人员对收存的资料进行清理，并将应当移交档案室归档的资料进行整理，编制文件档案移交清册，已建立文件收发制度的单位（或部门）也可根据收发文件簿进行预立案，用收发簿替代文件档案移交清册。负责文件档案和统计报表档案收存的部门应当于次年3月底前完成预立卷工作。三、文书类档案的移交文书类档案应在次年3月底前移交档案室，档案室人员在清点实物无误的基础上，在文件档案移交清册上签字认可。四、文书类档案的整理根据档案管理部门对文书类整理归档不同时期的要求，档案管理系统将文书类人为地分为“归档
12、文件级”及“文书文件级”两类。归档文件级的整理指从2004年起，档案室接受移交的文书资料后，及时按新规定对文书资料进行整理，并以件为单位装订，装订时可根据文件的厚溥程度，选择用缝纫机缝合或采取“3孔1线”法装订，装订后要以文件的保管时间（即永久、长期、短期）为顺序各编制一个流水号。文书类档案的保管期限文书类档案的保管期限应当严格执行档案部门有关规定，根据文书内容，分为永久、长期和短期三块，每块都以收发文件时间按序编制单独的案卷号。文书类管理系统操作进入“档案管理系统-文件类-归档文件级管理”窗口，见下图（下图为两窗口重叠）：目录信息录入：点击外窗口的“增加”，跳出内窗口的“文书归档文件新增”窗
13、口，根据提示输入归档文件信息。该窗口中如“年度”、“题名”、“文件编号”、“形成时间”等内容必须录入，不能为空；有些内容可根据文件形成情况选择是否录入，如“问题”、“附注”、“备注”、“组织机构”、“附件”等。提示：其中“浏览”窗口是指对扫描后的文件进行查看，在文件未实行扫描前，此功能不发挥作用。文件归档：根据档案管理系统设计，文件归档分逐笔归档和批量归档两种，逐笔归档指在录入文书的同时输入确定柜号，敲“回车”完成；批量归档指完成每年文件录入后，点击上方“批量归档”栏，选择需要归档的资料，输入确定柜号一次性归档。案卷目录打印：通过外窗口右方要素搜索需要打印的文件，点击“全选”-“打印”，完成打
14、印工作。信息查询与修改：将需要查询的文件要素，输入外窗口右边相应框内，屏幕根据输入要素显示相关内容，如在右边“年度”中输入“2005”，“回车”，屏幕即显示2005年度所有文件；如在右边“保管期限”中输入“长期”，屏幕即显示所有长期保管文件。查看文件，应先选择需要查看的文件，点击上方“查看（修改）”栏，屏幕显示该文件的具体要素、存放柜号等，即可查找；如要修改文件，按上述方式操作，对需要修改的文件进行修改后保存。文书文件级资料归档。指在2003年以前，根据档案部门规定，文书类按年份、问题（如按党群工作、行政管理、业务管理等）及保管期限分类装订组卷，每年按永久、长期、短期顺序排列，编制一个流水号再
15、进行系统录入。文书档案录入。进入“档案管理系统-文件类-文书文件级”窗口（与归档级文书基本相同，不另显示），点击上方的“增加”栏，跳出“文书文件增加”，根据窗口内容要求，录入有关内容，逐步完成后点击“保存”，将已录入文件保存。产生案卷目录、归档、查询。此窗口案卷目录归档、打印、查询、修改等功能与“归档文件级”基本相同，不详细展开。说明。此窗口的“增加信息”功能使用至2003年为止，从2004年起，文书类按新方法整理装订，并输入到“归档文件级”类内，此窗口的主要功能为查询调档。五、需要事项文书类档案主要着重于日常文件资料的收集完整性，特别是涉及到有关本单位的人事管理、劳动工资、各类统计资料的收集，都将成为若干年后需要利用的重要资料，公积金中心各科室、部门必须重视对各类文书类资料的收集工作，做到应收尽收、应归尽归，才能满足今后查询、利用的需要。第三章业务类-归集档案管理归集类档案是指公积金中心在受理住房公积金缴存单位的账户设立、人员变动、缴存额变更等业务时留存或系统产生的纸质资料。一、 归集类档案的收存范围归集档案由承办公积金业务的窗口（以下简称“窗口”）和归集管理部门负责收存。在受理公积金业务中，凡单位
