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1、(精编)秘书工作及公文写作整理为什么这么改公文修改五例一要层次清楚，忌“眼花缭乱”有一关于进一步加强公共交通安全防范工作的实施意见初稿，开头为：“根据中央综治办关于加强公共交通安防工作电视电话会议精神和市委、市政府有关要求，按照中央综治办关于加强公共交通安保工作的若干意见和公安部、交通运输部关于切实加强城市公共交通安保工作的通知的要求，更好固化世博安保工作机制和亚信峰会安保工作成功做法，为保证本市公共交通各行业日常运作安全有序和平稳健康发展，依据国家和本市有关法律规定，现就进一步加强本市公共交通安全防范工作提出如下实施意见：”这段中，其一，既有“根据”，又有“按照”，还有“依据”，让读者眼花缭
2、乱。其二，把“依据国家和本市有关法律规定”放在最后，明显不妥，且本市也不可能作出法律规定。其三，语言表述顺序一般为目的在前，依据在后。而现在却是根据在前，目的在后，有点别扭。公文的开头，应当以概括的笔触切入主题，语句环环相扣、衔接紧密，形成一种吸引读者的力量。后来，这段修改为：“为进一步落实中央综治办关于加强公共交通安防工作电视电话会议精神，中央综治办关于加强公共交通安保工作的若干意见和公安部、交通运输部关于切实加强城市公共交通安保工作的通知，市委、市政府有关要求，固化世博安保工作机制和亚信峰会安保工作成功做法，保证本市公共交通各行业日常运作安全有序和平稳健康发展，现就进一步加强本市公共交通安
3、全防范工作提出如下实施意见：”这样，层次比较清楚，表述也比较流畅。二要言简意赅，忌随意用词一篇关于新闻发言人的意见初稿中有一段：“（二）明确新闻发言人工作范畴。要保障新闻发言人正常开展工作，确保其能列席重要会议、阅读重要文件、参与重大事件处置，了解全面情况，及时获取第一手资料，掌握重要信息，为新闻发布作好相关准备。要为新闻发言人开展工作创造条件，进一步规范新闻发言人的权责，为新闻发言人敢说话、愿说话、善说话创造相对宽松的工作环境。让新闻发言人进入知情圈、决策圈、行动圈。新闻发言人应能参加重要会议、阅读重要文件，可向本单位主要负责同志建议开展新闻发布活动的时机、内容、形式和人选。”这段中，前面已
4、讲到要确保新闻发言人列席重要会议、阅读重要文件，后面又提到新闻发言人应能参加重要会议、阅读重要文件，实属重复。还有，“为新闻发言人创造相对宽松的工作环境”这句，在本意见代拟稿中其他部分已有类似的表达，“让新闻发言人进入知情圈、决策圈、行动圈”的提法也不确切。公文要言简意赅，使读者一看就明白，切忌反复“唠叨”，随意用词。后来，这段修改为：“（二）明确新闻发言人工作范畴。要保障新闻发言人正常开展工作，确保其列席重要会议、阅读重要文件、参与重大事件处置，了解全面情况，及时获取第一手资料，掌握重要信息。新闻发言人可向本单位主要负责同志建议开展新闻发布活动的时机、内容、形式和人选。”这样，避免了内容重复
5、，语言也比较简洁。三要直截了当，忌“穿靴戴帽”有一意见初稿，在第二个小标题“进一步加强液化气安全管理工作的原则和目标”下，有段话：“为切实加强本市液化气安全管理，要以安全为先、属地为主、依法监督为原则，各区（县）政府和相关单位要将液化气的安全管理工作制度化、常态化，实现液化气管理的三个转变目标，即：由保供应向保安全、保供应转变，由市管为主向市区共管、属地为主转变，由用户自行换瓶向规范统一配送转变。”这段中，可以直截了当地写明进一步加强液化气安全管理工作的原则和目标，当中不必穿插其他语句，以使原则和目标突出和醒目。公文用语要简洁、明了，使读者一看就明白，以利贯彻执行。后来，这段话修改为：“以安全
6、为先、属地为主、依法监督为原则，实现液化气管理的三个转变目标，即由保供应向保安全、保供应转变，由市管为主向市区共管、属地为主转变，由用户自行换瓶向规范统一配送转变。”这样，“目标”和“原则”的叙述就比较集中、精练。四要全面考虑，忌失之于偏有一关于命名表彰上海市双拥模范区县和爱国拥军模范街道（乡镇）的决定初稿，在决定命名16个区县为“上海市双拥模范区县”、146个街道（乡镇）为“上海市爱国拥军模范街道（乡镇）”后提出：“希望上述受到表彰的区县和街道（乡镇）再接再厉，不断进取，争取双拥工作再上新台阶。”并在其后补充了一段：“希望全市各级党政组织和驻沪各部队向上述被命名的区县和街道（乡镇）学习，进一
7、步做好双拥工作，巩固发展军政军民团结的大好局面，推动上海双拥工作再上新台阶。”这样，“希望”的对象比较周全，所提的要求也比较切合实际。五要准确规范，忌前后不一有一指令性通知的初稿，提出了三点要求：“1.明晰责任、齐抓共管。2.分流管理、分级负责；3.查改并举，重在治理。”这段中，第一点、第二点的前半句用的都是顿号，而第三点前半句用的却是逗号，前后不一致。还有，第一点的结尾用的是句号，而第二点的结尾用的却是分号，也是前后不一致。这些都应该统一起来，才显得对称。公文的标点符号使用不能马虎，要注意顿号、逗号、分号、句号等点号表示的是不同层次的停顿，使用得当，句子就能形成起伏均匀的节奏感。后来，这段修
8、改为：“1.明晰责任，齐抓共管。2.分流管理，分级负责。3.查改并举，重在治理。”这样，通过标点的规范使用，可以表明“三点要求”相互之间的平等、平行关系。公文处理细节“五论”细节决定成败，应高度重视党政机关公文承载着鲜明的决策信号和导向。如果对公文校核不仔细，错了一个词、一个字甚至一个标点，就可能导致出现表达错误或歧义，甚至造成工作延误、导向错误，既直接影响党政机关的形象和权威，又会给实际工作带来被动甚至混乱。如果对上报公文的“签发人”这一要素审核不严，就可能导致未经主要负责同志审签的公文“违规”进入上级机关办理程序。如果某位领导同志的批件漏掉登记甚至丢失，就可能导致领导批示精神不能及时传达贯
9、彻，直接影响重要工作的部署和落实。所以，公文处理工作出不得半点差错，来不得半点闪失，必须高度重视，常怀敬畏之心。细节无处不在，应铭记于心公文处理工作就像一条严密的生产流水线，全程分为多个环节，每个环节又包含多道工序，环环相扣、紧密相连。比如，收文时要详细登记编号、来文时间、来文单位、来文号、标题、密级等要素;收文办理初审时，要认真审核是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求等多个事项;发文办理复核时，要重点审查是否经过发文机关办公厅(室)审核，审批手续是否完善，内容、文种、格式是否准确规范，包括仔细检查文字内容是否完整，表述是否恰当，语句是否通顺，人名、地名等是否准确，文
10、字、数字、标点符号等用法是否规范，等等。可以说，公文处理工作程序、环节繁多，真可谓细节无处不在、无时不有，必须将每个细节牢记于心，做到心中有数、胸有成竹。细节蕴藏学问，应勤学苦钻首先要吃透细节，深入学习、经常温习党政机关公文处理工作条例等业务“教材”，搞懂每个细微的规定要求、细小的环节要素，如上行文与下行文版头的细节、领导签批为“阅示”和“阅”的公文送签顺序细节等。其次要深挖细节，注重积累，把格式排版、文字表述、适用政策及执行程序等方面易犯的错误收集起来，形成公文常见错情集，时刻警醒自己;注重积累知识点，把经常运用、容易混淆、不易记牢的业务知识和政策规定记录下来，形成重点业务知识集，边用边学边
11、记;还要研究细节，加强典型案例研究，从事件背景、起因、经过、结果等方面进行综合分析，找出细节之间的联系和规律，形成工作典型案例集，便于指导今后工作。细节防不胜防，应时刻警惕从事公文处理工作，几乎每天都做着相同的“动作”，不断重复“昨天的故事”。对文件接收、审核、传递、分发、归档等，时间一长就容易“视觉疲劳”，甚至产生浮躁情绪，稍不注意就会导致差错。因此，必须始终保持内心的宁静，做到心无旁骛、沉着冷静，不因件多而顾此失彼，不因事急而不讲程序，不因人熟而降低要求;必须始终保持昂扬的精神状态，增强责任感、使命感，收文初审时要一丝不苟核查，复核文稿时要逐字逐句审读，练就“火眼金睛”，敢于较真，不放过任
12、何一个细节。细节可以利用，应举一反三千里之堤，溃于蚁穴。漏洞不堵，遗患无穷。公文处理工作中的一个细节，往往能直接反映出工作链条中的某个问题。因此，要努力提高“嗅觉”灵敏度，对领导同志的每一句话、工作中的每一个差错、基层同志的每一次询问等，都要认真对待，不断从制度规则、流程设计和内部管理等方面查找问题，并立足细节谋划长远，该优化的优化、该完善的完善。办公室工作中那些“难忘”的失误办公室工作失误四例“勇于否定自己才能飞得更高”，敢于和善于“找失误”才有可能实现“零失误”。【案例1】迟报的重要信息变为失实信息某日，某市直部门向我们报送了一条反映生猪价格高位继续上涨的调研信息。我一看便认为这是一条值得
13、上报的信息，因为今年以来上级领导对大米、猪肉等重要食品的价格变动情况高度关注，而我们盐城又是全国生猪大市，生猪价格变动情况很有代表性。当时，我手头正在处理一件急事，加上这条调研信息篇幅很长，条理又有点乱，编辑加工需要较长时间，就准备隔天再处理。但接下来的几天都忙于其他事情，未能及时编辑报送这条信息，结果一直拖到四天后才报出。报的时候既没有重新核实情况，也没有报请领导审签，就以“盐城市反映生猪价格高位继续上涨”为题直接报了上去。省信息处的同志看了这条信息后很感兴趣，立即呈送办公厅分管领导审签，准备报有关省领导参阅。办公厅分管领导在审签这条信息时，对承办的同志说：“再请盐城的有关同志核实一下，据我
14、所知，我省有的地方生猪价格已经出现高位回落迹象。”核实的结果是我们盐城的生猪价格果然也于一天前“掉头”回落了。证实这一情况后，我立即与省信息处联系，说这条信息是几天之前调研的成果，现在有关情况已经发生根本变化，生猪价格不是继续上涨而是高位回落了，已经不能再用了，并主动作了检讨。好在由于省里把关，没有造成严重后果，不然将失实的信息报给省领导，就被动了，这个教训是非常深刻的。言当其时，一字千金;言过其时，一文不值。信息工作更是如此。经过深刻反省，我意识到信息处理必须分秒必争，报送信息前一定要对信息反映的有关情况进行认真核实，坚持领导审签制度，夯实自己的文字功底，确保信息处理工作又好又快。【案例2】
15、一份公文让领导签了两次拟办意见某日，省政府办公厅致函同意我市建湖县开设二类水运口岸。按照规定，此函需转发给建湖县政府。于是在安排有关人员起草好批文后，我对批文内容进行了审核，并提请分管秘书长提出拟办意见，送市政府分管领导审批。由于对市政府办发文要报请办公室主要领导审核的新规定没有及时掌握，在提请分管秘书长给市政府分管领导签拟办意见时，没能及时提醒，导致拟办意见不符合规定要求，结果发文流转到文电处被退回，只得请分管秘书长按规定重新签拟办意见。就这样，一份公文让领导签了两次拟办意见。这个失误让我意识到，做好公文流转工作应加强与文电处联系，及时掌握公文流转方面的新规定，遇到吃不透的情况要及时询问，防
16、止凭经验办事。【案例3】迟到的市领导讲话稿某日，市委、市政府召开城建工作会议，临时决定由我对口服务的市领导主持这次重要会议。会议前一天接到起草市领导主持讲话的任务，在城建处的协助下，当天晚上不到八点就把主持讲话稿写好了。但是当天市领导和分管秘书长在外接待上级领导，直到晚上十一点左右，我才得以通过电话把主持讲话稿的内容逐字逐句向分管秘书长作了汇报。随后，又根据分管秘书长提出的意见，作了一些简单的修改。因为考虑到这位市领导刚由外地调到我市工作，分管秘书长要求我次日早一点到班，以便把主持讲话稿送到市领导手上。于是第二天一早，我提前一个多小时到办公室。那个阶段经常加班加点，睡眠不足，看着距离会议召开还有一段时间，于是就趴在办公桌上打了个盹，不料竟睡着了，醒来已经是差几分九点。我飞快地跑到电梯口，几部电梯全都在使用中。于是改走
