ERP系统操作管理规定

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1、第1章ERP系统操作管理规定版本A1.0修订状态0编号：WK-ERP-2012-001页次1/6ERP的应用，是一个软件功能特点与企业业务性质统一的过程，相互的适宜才能使系统达到预期的效果。在实施和使用的过程中，逐步规范ERP的使用并建立相关制度维护是关键性的，决定着系统规范管理的效果。在系统运行和维护方面，公司可制定的相关制度如电脑设备维修管理制度、系统业务处理制度、系统操作管理制度、信息化联络员制度、ERP项目联络员制度、ERP1案管理制度、ERP系统操作规范、ERP操作人员岗位责任制等。ERP系统操作规范ERP系统是一种非常规范化和条理化的管理方法，任何岗位的任何人在任何时刻都必须遵守统

2、一的原则和规范去工作，绝不容许各行其事。 因此，企业必须结合自身的具体情况，制定一套符合企业自身具体工作准则和工作规程。(系统的帮助模块包含自定义功能实现企业完成自身的工作准则和工作规程，并供操作人员随时查阅)。总则1.0、目的规范系统工作流程、明确责任、保证ERP系统的顺利运行！2.0、适用范围适用于中山市东皇首饰有限公司！3.0、定义3.1、ERP: ( Enterprise Resource Planning) ERP是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想、全面地集成了企业所有资源信息，为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台，简称企业资源计划。4.

3、0、职责4.1、项目经理：全面督导、指导和管理系统，确保系统顺利运行。4.2、网络管理员：对系统硬件和软件的维护安装，保证系统网络工作正常。4.3、系统管理员：负责软件所有公共参数的设置修改、月末结帐、以及培训系统操作、解决系统操作过程中出现的问题。4.4、操作用户：及时、正确地操作系统，确保数据的准确。5.0、内容5.1、系统站点管理5.1.1、每个站点由专人管理，业务上面的操作只允许一个人具有编辑功能，其他人只有查询作用。5.1.2、 系统管理处建立一份站点分布管理表，（由工程师提供）。5.2、软件安装与授予用户权限：5.2.1、部门需安装ERP系统软件，首先填写一份ERP软件安装申请表，

4、经部门经理核准，并且项 目经理根据申请表内容，决定安装模块管理以及操作权限，然后交付给网络管理员进行软件安装；5.2.2、项目经理同时将相关人员资料录入至ERP系统操作员权限一览表里面，如有权限变更， 各部门需通过内部联络单进行变更处理。5.3、系统日常操作维护：5.3.1、严格按照有关规定进行操作、不做违规业务。5.3.2、保证自己密码不泄露，定期性更改密码，所有密码由项目经理统一管理。5.3.3、如果由于各种原因，不能上班的时间超过一天，需要事先把自己未处理的原始单据填写交接单给项目经理，交接单必须书写详细，由项目经理另派相关指定人员接手工作。5.3.4、业务单据需及时录入，业务操作完毕或

5、离开座位言青及时关闭窗口。5.3.5、 凡有违反以上所规定的操作者，造成系统业务不能正常操作者，将处予10-30元的处罚。5.4、系统业务操作管理规定：5.4.1、权限管理1）用有ERP系统划分不同模块受权分级管理，其目的是明确工作职责、划分工作权限及范围，实施更专业的管理；2）系统权限的分配由系统主管和系统管理员负责，系统权限一经设定后不可随意变更。如需变更使用权限，必须向主管部门提出申请，经部门经理签字同意、报系统主管核准方可变更，未经批准不可随意变更。3）未能达成权限更改协议，可申请总经理室仲裁。5.4.2、系统编码管理规定1）系统编码是根据公司实际工作的需要，综合分析各种需求的前提下制

6、定的编码规则，系统的编码包括：客户编码、供应商编码、原材料编码、半成品编码、产成品编码、委外加工材料编码。2） 系统编码规则：采用阿拉伯数据编写、客户、供应商6位编码，存货11位编码，编码不得重复使 用，不得同一种物料有二个编码。3）系统编码为公司共用资源，未经批准不可随意更改。如编码不适合管理需要，需要更改时，由需 求部门或负责人员提出申请报系统主管，经系统主管任得相关人员同意方可修改，如有一方不同意，则不能擅自改动。4）系统编码的日常维护由功能模块操作人员自行维护，在编码时要遵守以上编码规则。例如：客户编码为100001，即可在100001、100002199999内不重复编码。注明：以上

7、都必须建立规范的编码规则文件进行管控。5.4.3、电子文档管理规定1）系统中各种参数的设置任何人不可随意改动，如需改动，由需求部门或负责人员提出申请报系统主管，经系统主管任得相关人员同意方可修改，如有一方不同意，则不能擅自改动。2）系统文件每天关机前，要求系统管理员备份一次。每月系统结账后，系统网络员将本月系统文件 备份，并刻录光盘。光盘由财务部负责存档。3）总经理室可查阅全部系统资料，其他人员可查阅所辖范围内的资料，如需查阅其他部门资料，需 经相关部门负责人同意方可查阅。4）系统资料属公司机密文件，未经总经理同意任何人不可向外提供。如有违犯者按公司员工奖惩制度规定处理。5.4.4、模抉管理一

8、一总账1）总账一一用户、财务部使用并负责维护，由财务主管监督。2）填制、审核、记账、打印凭证、凭证装订、纸制凭证的管理归档，由财务负责人安排完成。3）财务负责人每月10日前安排结账、出报表。5.4.5、模块管理一一应收账款1）应收账款由财务部专人使用并负责维护，通过销售管理模块提供财务部作应收账款所需的资料。2） 销售管理模块新增客户档案必须在各业务小组账套内新增，新增档案要求内容完整，如客户编号、 客户全称、联系人、电话、传真、详细地址、所属业务员小组及主营业务员。3）新客户，在下生产工程单、开送货单、收款之前，必须按要求先填写客户档案，否则，系统拒绝 操作。4）销售管理模块开具的各种单据一

9、定要按照系统要求严格执行（开具单据要求在销售管理模块作详细说明），如不按规定开单出现错误，本着“谁开单谁负责修正”的原则，发现错误，要求在当天修正完毕。5） 销售管理模块开具的各种单据要求当天处理完毕（包括需打印的），打印出的各种单据要求在三天 内返回到相关部门。6）每月3日下班前向财务部交齐上月的送货单、退货单、样品单等，同时出纳员开具已到账款项收 据。7） 每月4日前会计向销售人员提供应收账款明细账对账初稿，5日前将核对后的应收账款对账明细 交给财务部，财务部 6日前将正确的应收账款明细表及相关的报表报送销售人员。8）7日前应收账款管理模抉结账。5.4.6、模块管理一一应付账款1）应付账款

10、由财务部专人使用并负责维护，通过采购管理、存货核算模块提供财务部作应付账款所 需的资料。2） 采购管理模块新增供应商档案必须按规定材料类别划分，新增档案要求内容完整， 如供应商编号、 供应商全称、采购员、供应商联系人、电话、传真及详细地址。3）新供应商，在下生产工程单、开入仓单、付款之前，必须按要求先填写供应商档案。否则，系统 拒绝操作。4）采购管理模块开具的各种单据一定要按照系统要求严格执行（开具单据要求在采购管理模块作详细说明），如不按规定开单出现错误，本着“谁开单谁负责修正”的原则，发现错误，要求在当天修正完毕。5）采购订单的原材料单价、数量、品名必须与材料入仓单一致，如有不一致采购人员

11、要及时改正。6） 开具的原材料入仓单、退货单要按照系统要求执行（开具单据要求在存货管理模块作详细说明），入仓单和退货单以单据日期为准3天内上交财务部，单据不可跨月。7） 采购员应要求供应商每月5日前将对账单传到财务部，如5日前不能对账，本月货款将推退支付，7日财务部处理完全部应付账款业务。8）现款购物设立一个现款购物供应商，并给予编码，购进货物均通过应付账款核算，同时作付款业务。5.4.7、模块管理一一销售管理1）销售管理模块由销售部、财务部专人使用，由销售部管理与维护，由销售主管监督。2）凡与客户有业务发生时，首先增加客户档案，按照系统建立档案规则编写客户编码，客户全称、简称、联系人、客户电

12、话、传真、详细地址、所属业务员小组及主营业务负（联系人、客户电话、传真及详细地址），档案一经输入确认，不可随意改动，并保持年度内不变。3）销售人员在下生产工程单时，必须输入客户编码、销售部门、业务员、订单日期、存货编码、数 量、交货日期、如有特殊要求的需在订单要求栏中注明。如订单输入错误，可在系统中更改，在纸制生产工程单上更改无效。如系统生产工程单无法更改，可先作废后再重新输入。更改生产工程单对其 他部门产生影响的要主动协商处理。4）销售人员在填写送货单时，必须输入客户编码、销售部门、联系人、销售类型（国内、国外、退货），汇率、税率、生产批号（和生产工程编号一致），存货编码、数量、单价、退补标

13、志选择“正常”。5）发生税金、运费、返利、调账（调金额）调整时，调增用送货单，调减用送货单，销售类型选择“其他”，其他填写同上一样操作。6） 送货单开错单价时，应按产品规格（分别）填写应调整的单价，销售类型选择“其他”，其他填 写方法不变。7）送货单一经确认不可随意删除、更改，如必须删除、更改首先要登记送货单编号及删除、更改原 因，并于月末将删除、更改的送货单编号交财务部核对。8）送货单等填写后，销售人员自行核对、主管复审，财务部审核后并负责打印一式五联送货单。送货单等填写后，要求当天处理完送、退货等业务，否则将影响存货数量。如开单后却实因某种原因不 能出货，可申请暂存仓库二天（从开单之日算起

14、）。9）开具的送、退货单等要求 3天内返回财务部，其他与财务部业务交接相交关系参见应收账款条 例。5.4.8、模块管理一一库存管理1） 库存管理模块由 PMC部、生产部、财务部使用，由 PMC部负责管理与维护，由 PMC主管监督。2）PMC部要随时对系统中的 BOM资料进行修改、增加等。3） 库存管理的各种单据由PMC部输入，单据包括：产成品入库单、材料出库单、采购入库单、调 拨单等。4） PMC部填写入库单、出库单、退货单、调拨单单据时，必须填写入库类别、生产批号、领用部门、 仓库名称、入库单号、供应商名称、厂商编码、供应商送货单号、采购单号、存货编码、数量、单价。5）由PMC部安排专人核对

15、单据的正确性、合理性进行审查，当天输入的单据当天审核完毕，有错 误的单据要求最退第二天更改完毕，审核完毕的单据发现错误，要求在当天更正。6）当天的单据最退也要在第二天早上之前，按单据要求交到相关部门负责人手中。5.4.9、模块管理一一存货管理1）存货管理模块由财务部使用，并负责管理与维护，由财务部主管监督。2）存货管理包括：原材料、自制半成品、在产产品、产成品。3）财务部负责审核购进的原材料、金（银）件的正确性、合理性、合法性。审核无误后，按系统要求记账、制作凭证。如审核中发现有错误的单据，要及时书面通知相关人员当天内更改完毕，如系统功能暂时达不到的项目，如：金额方面由财务部协调处理，数量方面由PMC部相关人员协调处理。4）购进的材料要求每三天记账一次，有特殊情况可与相关人员协商解决。如记账后发现错误，由记 账人员组织协调解决，并要求在发现的