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1、,文书归档管理,文书与资料归档培训教材,主讲人-何 峰,情商 管理,主讲者：何峰,档案,介 绍,档案与案卷区别？ 案卷与文件区别？,情商 管理,主讲者：何峰,不做情绪的战俘情商权威专家 张晓彤,档案,企业档案管理流程论！,情商 管理,主讲者：何峰,不做情绪的战俘情商权威专家 张晓彤,前 言,企业档案产生的背景,一、是人类社会发展必然产物。 二、档案的演变： 古老型载体档案、 传统型载体档案、 薪型载体档案,档案的名称：商代：册 周代：中 秦汉：卷、案 唐宋：文案、案卷、簿书；,企业档案产生的背景,一、沉淀关系！ 二、促进关系！ 三、从属关系！,档案与企业文化的关系,公司档案概述与构成,（一）企
2、业档案的概念,2、档案的特点,档案是本公司从事各类有效经营活动的原始的记录。,（二）档案的种类与划分,荣誉证类,鹏盛档案全 宗 目录,一、公司全宗目录,（二）档案的种类与划分,荣誉证类,全 宗 档 案分类,土房产类,专利类,ISO9000,ISO14000,ISO18000,（三）档案管理主要内容,1、主要环节,（三）档案管理主要内容,编 制,第一讲,收集,归档文件的,归档文件的收集是指公司按照有关规定，对本企业从事经营活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。,一、收集概述,收集文件总的原则是齐全完整。所谓齐全完整是指要把公司各部、课、室、组所应该归档的全部文字材料、图
3、表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来，个人在工作活动中形成的文件材料也在收集的范围。特别要注意对公司会议记录的收集。,二、收集原则,三、收集方法上要注意两点,第一点 是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；,第二点 是注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来；,归档文件的价值鉴定,第二讲,归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节 。这一环节包括两个方面。,凡属单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。,第一方面,单位文件材料归
4、档范围是：,（一）反映本单位主要职能活动和基本面貌的，对本单位工作建设！和历史研究！具有利用价值的文件材料；,我来说下面的,（二）本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；,（三）本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；,（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,我来说上面,单位文件材料不归档范围是：,（一）上级单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；,（二）本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各
5、次校对稿，无特殊保存价值的信封。,不需办理的一般性来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材。,（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。,对进入归档范围的文件材料，根据其价值不同确定保管期限。档案保管期限的划分按照2006年国家档案局发布的第8号令工业企业文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。,第二方面,永久保管的文书档案主要包括：,(一)本单位应遵照执行的法规政策性文件材料； (二)本单位召开重要会议、举办重大活
6、动等形成的主要文件材料； (三)本单位职能活动中形成的重要业务文件材料； (四)本单位关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；,(五)本单位结构演变、人事任免等文件材料； (六)本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； (七)上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料； (八)同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。,定期保管的文书档案主要包括：,（一）本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本单位人事管理工作形成的一般性文
7、件材料； （四）本单位一般性事务管理文件材料； （五）本单位关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；,（六）上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料； （七）上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；,（八）同级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料； （九）下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。单位形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按有关规定执行。,第三讲 确定归档文件的整理,单位及装订,整理单位： 一般以每份文件为一件，文件
8、正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件作为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。,1、每份文件（即自然件），一份文件为一件。 2、各种报表、名册、图册等：每册（本）内容相对完整，具有独立的检索价值，应按其本来的装订方式。一册（本）为一件 3、文件正本与定稿为一件时，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿，可将正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。,4、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。,6、原件与复制件（包括复印件以及手抄件等）应作为一件。
9、凡是对不利于档案保管的文件（热敏纸传真件、铅笔书写或手工誊写的重要文件），以及使用中破损的文件，要加以复制，与钢笔重抄件一起归档。,5、正文与文件处理单（包括处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）应作为一件。,9、会议记录、纪要：每次会议作为一件，如党组会议记录、行政会议记录、纪要等等。,7、转发文与被转发文：应作为一件。因为它们是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。,8、来文与复文可为一件。从文种上包括请示与批复、报告与批示、来函与复函、通知与报告等。,10、干部任免通知、干部职工关系介绍信、工资关系转移单、大
10、中专毕业生报到证、党团关系介绍信等，规定每份视为一件。,13、干部花名册、职工花名册等一册（本）作为一件。,12、职工统计年报、干部统计年报、档案统计年报等综合性年报，一册（本）作为一件。,11、干部任免存根、干部调令存根等等具有独立的检索价值的存根，可一册（本）作为一件。,规则规定，不只是单份文件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等可作为一件 ，装订前首先必须对它们进行排序。一般来说顺序如下：,归档文件装订：,1、正本在前，定稿在后 2、正文在前，附件在后 3、原件在前，复制件在后 4、转发文在前，被转发文在后 5、复文在前，来文在后 6、中文本在前，外文本在后。,第四讲,分类,归档文件
11、的,我来讲讲什么是归档文件的分类？,分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。,分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。,一是对于内设单位职能较多，形成文件数量大，分工明确的单位，按保管期限年度机构（问题）分类法;,二是对于内部单位设置简单的基层单位或小单位，形成文件数量不是很多的单位，按保管期限年度分类法。,1、什么是保管期限年度机构（问题）分类法？,我来回答！,保管期限年度机构（问题）分类法，就是先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下面按年度分类，再在年度下面按机构（问题）分类。,例如
12、：,永久： 2005年 销售部、业务一处、业务二处. 2006年 销售部、业务一处、业务二处. 2007年 销售部、业务一处、业务二处.,10年： 2005年 办公室、业务一处、业务二处. 2006年 办公室、业务一处、业务二处. 2007年 办公室、业务一处、业务二处. 3年： 2005年 办公室、业务一处、业务二处. 2006年 办公室、业务一处、业务二处. 2007年 办公室、业务一处、业务二处.,2、什么是保管期限年度分类法？,保管期限年度分类法就是先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。,例如：,永久：2005、2006、2007 10年：2005、2006、2007
13、 3年：2005、2006、2007,第五讲,排列,归档文件的,归档文件的排列应在同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）内，按事由结合时间、重要程度进行排列。纪要、会议文件、报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。,(一) 同一事由内的归档文件排列,同一事由内归档文件的排列，按文件形成时间的先后顺序，日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后。,(二) 不同事由间的归档文件排列,不同事由间的归档文件排列可根据文件的重要程度排列，分不清的，可以按时间的先后顺序排列。,（三）不同文本的排列，原文在前，译文本在后。,第六讲,编号,归档文件的,什么是归档文件的编号 ？,归档文件编号是指将归档文件
14、在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。,归档章,归档章格式包括6项内容,1、全宗号 2、保管期限 3、年度 4、室编件号 5、机构（问题） 6、库编件号,全宗号：档案库给立档单位编制的代号。因为是必备项，有全宗号的单位，必须填写，没有全宗代号的单位此栏空置，可暂不填写。,保管期限：填写归档文件保管期限，分为：“永久”、“10年”、“3年”。也可填写简称。,年度：填写文件形成年度，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字标注。如：一九九八年表示为“1998”，不能简化为“98”。,室编件号：按文件排列顺序从“1”开始逐件标注。室编件号应在同一年度、同一组织机构的同一保管期限内，从“
15、1”开始逐件流水编号。例如：2007年办公室永久、10年、3年三个保管期限的归档文件，编号后形成的三个流水号，即永久的从“1”开始编写一个流水件号；“10”年的从“1”开始编写一个流水件号；“3”年的也从“1”开始编写一个流水件号。更要注意的是，件号应逐件编写，件号不得重复，不得出现空号。填写时用阿拉伯数字标注。,机构（问题）（作为选择项），是因为对于文件数量少或内部机构简单的单位，只选择年度、保管期限两种分类法即可满足整理工作的需要，无须再分机构（问题）。但对大多数单位来说，选择机构（问题）进行分类还是必要的，编号时也必须相应编制机构（问题）项。填写机构项时，如果单位名称太长，也可规范简称表
16、示，如 “行政管理部”可简称“行管部” 人力资源部可简称为“人资部”，但不能使用“一部”“一课”等。填写问题项时，应严格按照分类方案设定的类目直接填写，如“党群”“行政”“业务”等。,库编件号：暂不填写，如需档案移交进库时按进库要求填写。,第七讲,编目,归档文件的,编目是指编制归档文件目录，即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的原貌。 编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目，通过检索复文来实现对相应来文的查找。,一、归档文件目录的项目填写,归档文件目录包括,1、件号 2、责任者 3、文号 4、题名,5、日期 6、页数 7、备注,一、归档文件目录项目填写,归档文件目录表,机构（问题）,保管期限,1、件号：指室编件号。
