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1、变更控制与沟通协调管理,蓝岁森 2010-09-25,主要内容,变更控制,1,沟通与协调管理,2,3,4,变更控制,变更在信息系统工程实际的建设过程中是经常发生的，在IT行业中，很多失败的先例都是由于项目的变化不能及时确定和处理，导致项目后期变更太多、成本和进度压力过大而造成的，因此做好变更控制可以更好地为质量控制、进度控制和成本控制服务。,2,4,变更控制含义,变更控制的含义： 项目变更(Project Modification)是指在信息系统工程建设项目的实施过程中，由于项目环境或者其他的各种原因而对项目的部分或项目的全部功能、性能、架构、技术指标、集成方法、项目进度等方面做出的改变,2,
2、3,4,变更控制产生的原因,变更产生的原因主要有以下几点： 项目外部环境发生变化 项目总结设计，需求分析不够周密详细，有一定的错误或遗漏 新技术的出现，设计人员提出了新的设计方案或者新的实现手段 建设单位由于机构重组等原因造成业务流程的变化,2,3,4,变更控制基本原则,变更控制的基本原则： 变更申请快速响应 任何变更都要得到三方确认 明确界定项目变更的目标 三方都有权提出变更 加强变更风险以及变更的评估 及时公布变更信息 选择冲击最小的方案 防止变更范围的扩大化,2,3,4,变更控制变更流程,变更流程也可以说是工作程序： 了解变化 接受变更申请 变更分析 确定变更方法 监控变更实施 变更效果
3、评估,2,3,4,变更控制变更流程图,3,4,变更控制需求变更的确立规则,2,3,4,需求变更的确立规则： 每个项目合同必须包括一个控制系统，通过它对项目计划、流程、预算、进度或可交付成果的变更进行评估； 每一项项目变更必须用变更申请单提出，它包括对需要批准的变更的描述以及该项变更在计划、流程、预算、进度或可交付的成果上可能引起的变更； 变更必须获得项目各方责任人的书面批准 ； 在准备审批变更申请单前，监理工程师必须与总监理工程师商议所有提出的变更 ； 变更申请单批准以后，必须修改项目整体计划，使之反映出该项变更，并且使该变更单成为这个计划的一部分。,需求变更变更控制系统的建设,2,3,4,变
4、更控制系统的建设 ： 现代工程管理通常使用先进的技术手段把控项目变更，变更控制系统就是这种手段的代表。要想有计划地管理好变更控制，必须有一个完备的变更控制系统。.变更控制系统是一个正式的文档化的过程，用来描述项目文档是在何时并又怎样发生变更的。这个系统还反应了被授权做出变更的相应人员、要求的文件，以及所有项目会用到的、自动的或人工的跟踪系统。 变更控制系统包括:变更控制委员会、配置管理和变更信息的沟通过程 变更控制委员会的重要职能是为准备提交的变更请求提供指导，对变更请求做出评价，并管理经批准的变更的实施过程； 配置管理主要是进行技术上的管理，对产品的功能和设计以及辅助文档进行确认和控制 ；
5、沟通是运用书面的和口头的执行绩效报告进行项目变更的确认和管理工作。变更控制系统必须有一个很好的信息系统，用于及时通知受项目变更影响的每一个人，同时对项目变更的执行进行监控。 对于大型项目来说，可以成立一个由所有有关人员组成的变更控制委员会处理变更申请。对于小项目而言，可以指定一个项目小组负责。,需求设计变更、治商过程的管理措施,2,3,4,需求设计变更、治商过程的管理措施 ： 无论由谁提出和批准，均须按设计变更、洽商的基本程序进行； 记录必须经监理单位书面签认后，承建单位方可执行； 记录的内容应符合有关规范、规程和技术标准； 记录填写的内容必须表述准确、图示规范； 内容应及时反映在实施方案中；
6、 分包项目的设计变更、洽商应通过总承建单位办理； 设计变更、洽商的费用由承建单位填写“费用报审表”报监理单位，由监理工程师进行审核后，总监理工程师签认 ； 设计变更、洽商的项目完成，并经监理工程师验收合格后，应按正常的支付程序办理变更项目费用的支付手续 。,变更控制进度变更的控制,2,3,4,进度变更的控制： 在控制进度变更中涉及很多问题，第一个要点是要保证项目进度计划是现实的，许多项目，尤其信息技术领域，经常会制订一些不切实际的进度计划。第二个要点是要有强调遵守并达到项目进度计划的重要性。监理人员可以执行一系列的实际检查，来帮助他们管理项目进度计划的变更。有几种方法可以用来控制与人有关的进度
7、变更。 进度计划的实际检查工作 处理好人员安排问题 ： 授权; 激励; 纪律; 谈判。 具体的应用方法，鉴于应用的不同不予详述,变更控制成本变更控制的方法,2,3,4,成本变更控制的方法： 偏差控制法 该方法是在制定出计划成本的基础上，通过采用成本分析方法找出计划成本与实际成本间的偏差，分析产生偏差的原因与变化发展趋势，进而采取措施以减少或消除偏差，实现目标成本的一种科学管理方法 成本分析表法 包括日报、周报、月报表、分析表和成本预测报表等。这是利用表格的形式调查、分析、研究项目成本的一种方法 进度成本同步控制法 可以运用成本与进度同步跟踪的方法控制分项工程部分的实施成本。成本控制与计划管理、
8、成本与进度之间有着必然的同步关系。为了便于在项目中同时进行进度与成本的控制，掌握进度与成本的变化过程，可以运用横道图和网络图进行分析和处理。,变更控制合同变更的含义与特点,2,3,4,合同变更的含义与特点： 所谓项目合同变更，是指由于一定的法律事实而改变合同的内容和标的的法律行为。它的一般特征有如下几点 ： 项目合同的双方当事人必须协商一致; 改变合同的内容与标的; 合同变更的法律后果是将产生新的债权和债务关系。,变更控制合同变更的条件,2,3,4,合同变更的条件： 根据法律法规以及经济生活与司法实践来看，一般必须具有下列条件才能变更合同: 双方当事人确实自愿协商同意，并且不因此而损害国家利益
9、和社会公共利益的; 由于不可抗力致使项目合同的全部义务不能履行; 由于另一方在合同约定的期限内没有履行合同，且在被允许的推迟履行期限内仍未履行; 项目合同的变更给另一方当事人造成损失的，除依法可以免责的以外，应由责任方负责赔偿。,变更控制合同变更管理控制程序,2,3,4,监理将监督合同执行情况，定期向建设单位、承建单位通报合同执行情况。监理应及时记录合同变更情况，并经确认。监理宜按以下程序处理变更。 建设单位或承建单位提出的项目变更，应编制变更文件，提交总监理工程师，由总监理工程师组织审查； 监理应了解项目变更的实际情况，收集相关资料或信息； 总监理工程师应根据实际情况，参考变更文件及其他有关
10、资料，按照项目合同的有关条款，指定监理工程师完成下列工作后，对项目变更的费用和工期做出评估: 确定项目变更范围及其实施难度: 确定项目变更内容的工作量; 确定项目变更的单价或总价。 监理应就项目变更费用及工期的评估情况与建设单位、承建单位进行协调； 项目变更内容经建设单位、承建单位同意后进行签认； 监理应根据项目变更单监督承建单位实施； 总监理工程师签发项目变更单之前，承建单位不得实施项目变更； 监理应根据项目变更文件监督承建单位实施； 监理应及时协调合同纠纷，公平地调查分析，提出解决建议。,主要内容,变更控制,1,沟通与协调管理,2,3,4,沟通和协调的概念,2,3,4,沟通和协调对于项目的
11、顺利进展和最终成功具有重要意义。 沟通和协调管理既涉及项目主建方、承建单位、监理单位三方之间，又分布于三方各自的内部。但是，对项目成败影响最大的首先是三方之间的沟通和协调，更进一步说，是三方项目经理之间的沟通和协调，其中，监理单位的沟通和协调能力、活动及效果最为关键。,沟通和协调的原则,2,3,4,沟通与协调的原则是: 目标共同各方始终把项目的成功作为共同努力实现的目标; 信息共享把相关信息及时地通知每一个相关的人员; 要点共识在直接关系到项目进展和成败的关键点上取得一致意见; 携手共进协调的结果一定是各方形成合力，解决在的问题，推动项目前进 。,主要内容和方法,2,3,4,确立沟通框架 在编
12、制项目整体计划时就编制出“谁在什么时间需要什么样的信息及如何送达”这样的沟通计划。 项目进度及绩效报告 这是沟通的一项主要内容和方法。使相关人员及时了解项目组在一个个段所完成的工作，与项目合同和计划相吻合(或偏离)的情况，还存在什么问题以及建议等。 召开有效的会议 这仍然是沟通和协调的重要方法。但须注意: 会议要有明确的目的和期望的结果; 会议议题要集中; 参会人员要充分而且必要，以便缩小会议规模; 做好会议准备工作; 若可用更简单办法解决问题则不必开会。 学习与掌握沟通技巧 要善于学习并掌握沟通技巧。 使用基于电子信息技术和手段的沟通工具 要会使用基于电子信息技术和手段的各种沟通工具。,谢 谢！,
