202X年现代秘书工作效率

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1、现代秘书工作效率在进入新世纪的第二年 , 我国加入了企盼已久的世界贸 易组织(即WTO)迎来了经济、政治发展的新的机遇与挑战。 在新的发展时期 , 时间就是效益 , 效率就是生命 , 时代呼唤适 应新形势、多能型的现代文秘人才。现代秘书应具有政治素质好、 心理素质好、 身体素质好、 文字根底好、理论根底好、历史根底好、法律根底好等 7 种 基本素质和综合协调能力强、调研参谋能力强、电脑操作能 力强、新闻敏感能力强、外语阅读表达能力强等 5 种智能素 质。提高现代秘书工作效率是一项任务重、时间长的工作。 既涉及到培养教育的问题 ,又涉及到管理机制的问题 ; 既涉 及到思想品德、价值观念的问题 ,

2、 又涉及到业务知识的问题。 提高现代秘书工作效率 , 应从体制入手 , 全面考虑 , 综合创新 , 重点下好拓宽研究机制、完善培养机制、建立流动机制、引 入考评机制、用活激励机制和加强监督机制等“六步棋” 。浅谈现代秘书工作效率在进入新世纪的第二年 , 我国加入了企盼已久的世界贸 易组织(WTO),迎来了经济、政治发展的新机遇与挑战。在新 的发展时期 , 时间就是效益 , 效率就是生命 , 时代呼唤适应新 形势、多能型的现代文秘人才。在知识爆炸的信息社会 , 最终要以什么标准来衡量秘书人员是否具备现代化水平呢?答案只能是实践 , 具体地说 , 就是秘书人员在秘书工作实践中 所表现出来的工作效率

3、。只有工作效率高的秘书人员 , 才具 备现代秘书的素质与水平。一、提高现代秘书工作效率的重要性与紧迫性“效率出奇迹 , 时间变白金。 于今非往昔 , 稍失则徒贫。 ” 各级各单位办公室作为处理日常事务的机构和参谋决策的 智囊团 , 同样遇到了新的机遇和挑战 , 对秘书人员提出了新 的、更高的要求 , 时代呼唤秘书人员高效率地开展工作。（ 一 ） 提高现代秘书工作效率是实践“三个代表”的需要“三个代表”重要思想 , 是我们党的立党之本、执政之 基、力量之源 , 是在马列主义、毛泽东思想、邓小平理论基 础上的理论创新。各级各单位办公室的秘书人员应以“三个 代表”重要思想为指针 , 与时俱进 , 扎

4、实高效开展工作 , 加快 各项工作的运转速度 , 同时间赛跑 , 为生产力的发展营造一 个宽松的环境 , 为社会文化的进步铺就阳光大道 , 为人民群 众排忧解难。（ 二 ） 提高现代秘书工作效率是适应电子信息社会的需 要电子信息社会主要体现在一个“快”字 , 在工作上就体 现为高效率。无论是政府还是企业 , 信息的捕捉、分类、提 炼和报送都要求“快速、准确” 。时效性是信息的生命 , 只有快捷地运用信息 , 才能很好地发挥信息的作用 , “昨日黄花”类的信息 , 只配扔进垃圾箱。作为一名现代秘书人员,要学会充分运用现代电子网络技术 , 快速、高效、准确处理信息 , 为 领导决策及时提供服务 ,

5、 帮助领导抓住决策的主动权。在科 技高速发展的当今社会 , 战争已成为信息战、电子战 , 各行各 业间的竞争 , 也由过去单纯的权力、财力竞争 , 演变为主要以 信息为主的竞争。秘书人员只有掌握精湛的电子网络技术和 相关的知识 , 保证很高的工作效率 , 才能在“信息战” 、“电子 战”中百战百胜 , 成为“不倒翁” 。（三）提高现代秘书工作效率是加入 WTO后的客观需要 自从我国加入 WTO后,秘书人员的工作效率问题越来越 引起各级各单位的高度重视。过去我们的政治、经济活动主 要是在国内，加入WTO后形势发生急剧变化，我国的政治、法 律、经济上的许多方面必须融入世界 ，服从WTO过去各单位

6、面对的问题和压力绝大部分来自国内 , 现在则不同了 , 许多 的问题和压力从国外涌进来 , 秘书人员首当其冲地遇到前所 未有的困惑。消除这些困惑的唯一办法 , 就是秘书人员不断 增强本领 , 站在全球全社会的高度并从长远的角度观察和分 析问题,提高工作效率 , 更好地服务单位领导。（ 四 ） 提高现代秘书工作效率是实现社会主义现代化和 民族复兴的需要实现社会主义现代化和民族复兴 , 关键在于提高效率 没有高效率 , 就没有高度发达的政治、经济和文化 , 就不可能 实现社会主义现代化和民族的伟大复兴。各级各单位的秘书 人员 , 虽然不直接从事政治、经济和文化等领域的决策 , 也不 在落实贯彻决策

7、的第一线 , 但他们在决策前发挥参谋职能 , 在落实中担当督促重任 , 在活动后充当总结员 , 具有不可替 代的重大作用 , 其工作效率的高低 , 直接影响到政治、经济和 文化等各个领域的发展。二、高效率呼唤高素质的多才型现代秘书人才“文书事务杂繁多 , 大小活儿任斟酌。笔落虽难惊万众 , 才出但愿响千锣。 ”现代社会客观上要求秘书人员高效率地 开展工作 , 这就在客观上要求秘书人员具有很高的综合素质 是多能型的“通才”。社会发展到今天 , 秘书不再是过去的 “书 办”、“师爷” , 其工作也不再是过去那种简简单单的“抄抄 写写”、“传传达达” 。现代秘书应具有政治家的眼光、理论 家的睿智、心

8、理学家的智慧、新闻记者的敏感、电脑专家的 技能、语言学家的文字根底、历史学家的博大精深 , 是一种 多能型的新人才。具体来说 , 现代秘书应具有 7 种基本素质 和 5 种智能素质 :（ 一 ） 基本素质秘书人员是各级各单位一支特殊的、极为重要的力量 , 他们工作的好坏 , 直接关系到单位和领导的办事效率、公众 形象和潜在能量的发挥。因此 , 各国各时代的各个行业 , 都十分重视秘书人员。秘书工作的重要性、复杂性、繁重性 , 决 定秘书人员必须具有很强的“基本功”, 具备多方面的基本素质, 达到“七好” :1、政治素质好。无论是党政机关、事业单位还是企业 单位, 其秘书人员首先应具备较高的政治

9、素质。各级各单位 应把政治素质作为选拔秘书人员的第一标准。只有政治素质 好的同志 , 才能遵纪守法、爱岗敬业、讲求奉献。在某些特 殊的行业 ,如果没有很高的政治素质 , 那是万万不能担任秘 书重任的。在深入改革、扩大开放 ，加入WTO勺当今时代，秘 书人员的政治素质显得尤其重要。2、心理素质好。 秘书人员的工作是 “大杂烩” , 繁、杂、 多是秘书工作的典型特征。工作的特殊性 , 决定秘书人员应 具有“五心” , 即: 有忍心、耐心、细心、爱心和诚心。秘书 人员既要向领导负责 , 又要向同事、群众负责 , 同时在大是大 非面前还要置党纪国法于首位。在这样复杂的环境里 , 首先 就要有忍心 ,

10、工作重 , 要忍;领导批评指责 , 要忍;同事、群众 过激的言词 , 同样要忍。秘书人员待人处事还要有耐心、细 心、爱心和诚心。3、身体素质好。繁重的工作任务 , 要求秘书人员具有强 壮的体魄 , 能够承受工作压力。由于秘书人员常年守在办公室, 缺乏体育锻炼 , 所以秘书人员要利用空余时间锻炼身体 , 比如晨练、傍晚散步等 , 就是在 8 小时工作时间内 , 也要善于“钻空子” , 忙着偷闲搞锻炼 , 很好地把工作与锻炼结合起来。4、文字根底好。秘书工作虽然已不再是单纯的“写写 划划” , 但“摇笔杆子”绝对是秘书人员一项极为重要、第 一位的重要任务。无论是起草文件、报告 , 还是审阅、校核

11、, 都要求秘书人员具有很强的文字根底。一名称职的秘书人员 应不但能够起草文件、报告 , 还要会修改、斧正别人起草的 文件、报告 ; 一名优秀的秘书人员 , 应有把呆板的文件、报告 写精、写简、写活的本领。在确保文件、报告符合体例、没 有错别字和语病、结构内容达到要求的同时 , 应追求简短、 精湛、灵活 , 彻底解决人们所厌恶且浪费资源、耗费领导精 力的“文山”问题。5、理论根底好。各级各单位的秘书人员 , 在出色完成大 量日常工作任务的同时 , 要广泛开展调研 , 结合单位的实际 情况写一些调研报告和理论性文章 , 以供有关领导决策。秘 书人员应具有超前性 , 用一些理论观点来观察、分析和解决

12、 问题, 增强文章的感染力和说服力。这些 , 没有较强的理论根 底是万万做不到的。6、历史根底好。历来有“博古通今”的说法, 文章与历史有着密不可分的联系 , 特别是党政群机关的秘书人员 , 在 历史方面的要求更高。随着我国加入WTO秘书人员不但要掌 握本国的历史 , 而且还要懂得外国的历史。有的问题 ,只有站 在历史的角度去观察、分析 , 才能得到正确的答案。对古今 中外历史一窍不通或知之甚少的秘书人员 , 不能说是一个好 的秘书人员 , 甚至连一个称职的秘书人员也谈不上。7、法律根底好。秘书人员身居为领导参谋服务的特殊 岗位, 所开展的工作 ,所提供的参谋服务 ,都应以法律为准绳 符合法律

13、。如果秘书人员起草的文件、报告和为领导提供的 参谋服务违背法律 , 则会闹出笑话 , 甚或惹来官司。在我国加 入WTO后,对秘书人员的法律要求更高，无论是行政事业单位 秘书人员还是企业单位秘书人员 , 都应抓紧学习国际和国内 的法律, 努力提高自身法律水平。（ 二 ） 智能素质现代秘书人员除应具有以上的 7 种基本素质以外 , 还应 具有一定的、能适应当今形势的智能素质 , 主要是达到“五 强”:1、综合协调能力强。综合协调能力是秘书人员一项极 为重要的素质 , 在开放型的当今世界 , 该职能显得尤为重要。 一般来说 , 办公室秘书人员承担着如下几项协调任务 : 一是 协调同上级单位及其领导的

14、关系。协调的方式主要是热情接 待、诚恳答复 , 使上级单位及领导满意。二是协调本单位领 导间的关系。领导间由于工作观点不同或因其他原因 , 很可 能存在一定的分歧。作为办公室秘书人员 , 要以大局为重 , 从 实际出发 , 从严约束自己 , 注意采取有效的方式和方法从中 斡旋 , 利用有利的机会化解领导间的意见与分歧。三是协调本单位内设各部门间的关系。四是协调本单位下设各单位间 的关系。2、调研参谋能力强。办公室是一个综合参谋部门, 秘书人员是领导的办事员、参谋员、服务员。参谋是各级各单位 秘书人员一项重要的职责。秘书人员与上下左右单位的联系 比较密切 , 接触的人和事比较多 , 捕捉信息比较

15、多、比较快。 在这些方面 , 领导具有一定的局限性 , 秘书人员应当充分发 挥自己在这些方面的优势 , 尽最大的努力深入基层搞调研 , 把重要的情况真实、及时地向领导报告, 供领导决策。在为领导提供参谋服务时 , 秘书人员一定要用马克思主义的立场、 观点来观察和分析问题 , 不能“管中窥豹” 、哗众取庞 , 更不 能人云亦云。同时 , 要注意领导的工作繁忙程度和心情状况 , 把握最佳的参谋时间 , 力争取得最好的参谋效果。3、电脑操作能力强。随着电脑的越来越普及 , 电脑已成为必不可少的办公用具。办公自 动化已引起各级各单位的高度重视 , 系统间逐渐向电子网络 发展。秘书人员为提高办事效率 ,

16、 应掌握基本的电脑操作知 识、故障诊断及维修知识、程序设计知识和安装升级知识。在电脑操作方面 , 应重点掌握 Windows、 Wps 和 Internet 的 有关知识。值得注意的是 ,电子技术发展速度迅猛 , 更新换代 极快, 秘书人员应加强对新技术的学习 ,经常更换电脑软件 , 使自己的电脑技术始终处在技术的前沿阵地。学历史可以吃 “剩饭” , 因为历史是不变的 ,是固定了的 , 而学电子技术则 是万万不能抱着一碗“剩饭”不放的 , 否则就跟不上新的形 势, 影响工作效率 , 甚至逐渐被新的技术所淘汰。4、新闻敏感能力强。秘书人员应善于观察、分析和接 受新鲜事物 , 只有这样才能及时掌握事物的发展变化 , 预计 发展变化趋势 , 为领导的决策提供服务。如果秘书人员对事 物的变化缺乏敏感性 , 麻木不仁、熟视无睹 , 则会失去许许多 多有价值的信息 , 失去许许多多的发展进步机遇。一条