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1、关于秘书素养的几点思考关于秘书素养的几点思考 引言 做好办公室工作要强化三种意识： 1 、角 色意识 办公室是个综合部门，联系上下，沟通左右，同时还是个门面、窗 口。办公室工作的好坏，直接关系到领导工作，关系到整个机关的工作。“办 公室工作无小事”。作为办公室的一员，不管身处何岗位，都要有很强的“角 色意识”。 2 、服务意识 办公室工作就是服务：为领导服务、为机关服务、 为基层服务。从事办公室工作，就得甘于平凡、甘于繁琐，搞好服务。办公室 工作“日计有余，岁计不足”，因此必须有一点奉献精神，要会唱孙悦的祝 你平安。 3 、勤奋意识 曾国藩云：勤则有材而见用，逸则无劳而见弃。做 好办公室工作必
2、须始终做到四“勤”：勤动脑、勤动手、勤动脚、勤学习。 勤 动脑：多观察，多思考。对工作中的事情反应敏捷，要有悟性，善于“感 悟”。 勤动手：多收集第一手资料，多写。勤能补拙。 勤动脚：多跑腿，多 搞调查研究。只有“眼观六路，耳听八方”，方能耳聪目明。不深入基层，不 搞调查研究，动口则所云不详，动笔则言之无物，言之无味，空洞寡淡。 勤学 习：办公室工作人员应有较好的知识素养，“腹有诗书气自华”，“图书馆就 是美容院”。加强学习，有一双慧眼，方能清醒做人，成功办事。为了事业的 成功，为了理想的实现，我们要“所虑时光疾，常怀紧迫情”，少些应酬，少 些闲聊，少些酒杯牌场，少些无所事事，把自己融入知识的
3、海洋，吸取智慧的 琼浆玉液。 一、秘书人员的素养 秘书是一种特定的社会角色，全美秘书协 会章程对秘书人员的要求是：要象心理学家一样善于洞察别人的心灵；要 象文学家一样善于驾驶文字；要象外交家一样有潇洒的风度；要有灵活运用各 种办公自动化机器的能力 , 社会对秘书人员有一种期望：能干、善于处事、 谦虚友好等。 作为秘书人员，对自己应有较高期望。社会心理学认为，对自己 期望高的人，相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。皮克马利翁效应。 大致说来，秘书人员应当接受才干、智能、心理、道德 4 种训练。换言之，一 个合格的秘书人员应当具备必要的才干素养、智能素养、心理素养和职业道 德。 （一）才干素养
4、 做工作要尽可能做得出色，这就需要才干。秘书工作所 需要的才干包括哪些？ 1 、精明的办事能力 秘书的基本职能就是办事，办 事能力是秘书工作的重要能力。办事能力涉及完成任务的情况和临机处事的本 领。要具有一定的办事能力，必须以知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤 快、经验丰富为基础。 办事能力主要体现在： 1 ）理解和领会能力：就是 要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻 的理解力，牢固的记忆力，机智的组合力和精湛的品评力。 2 ）条理和驾驭能 力：善于把繁杂的机关事务处理得井井有条。 3 ）口头表达能力：这是对秘书 职业的特殊要求。会说话，这是一门学问，而且是事
5、关办事成败的基础。什么 是会说话呢？起码要做到：口齿清楚，达意准确，有点说话的艺术。前 两条是最基本的，第三条是进一步的要求，它包括了感染力、说服力、风度、 礼貌等等。 类语言学认为人的口语由两部分构成：声音要素和功能性发声。声 音要素包括音调、音量、音速和音质，功能性发声含哭、笑、哼、哈、叹息、 其他表情等。 提高口头语言表达能力还应研究体态语。 4 ）应变能力：世界上 的事物总是瞬息万变、不断发展的，人们办事的计划和预案，常常会与现实不 大相符，甚至大相径庭，有时会突然变化，把原来的计划和预案完全打乱。在 这种情况下，秘书人员要胸有成竹，临机不乱，迅速做出抉择，一案不行另换 一案，原则不变
6、，灵活处置。 5 ）交际能力：处理人际关系是一门学问。“世 事洞明皆学问，人情练达即文章”。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，使 人很容易接近，也容易被人信赖，那么，办事的成功率就比较高。秘书的交际 能力，多半是体现在工作协调中。尤其要注意处理好与领导的关系。秘书与领 导的关系是工作关系，秘书要处理好与领导的关系，关键是出色地做好为领导 服务的工作。 还有其他条件。总之，办事能力是个综合水平的体现。 2 、较强 的文字表达能力 自古以来，中国人就视文章为“经国之大业，不朽之盛事” （曹丕与吴质书）。真正写好文章，不是小事，而是关系治国安邦的大 事，千古不朽的好事。文字表达能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文 字打交道。人们常把秘书称为“秀才”，道理正在于此。 写作是个痛苦的过 程，常给人“难产”的感觉。 秘书人员文字表达能力的形成和提高，有赖于长 期的、反复的、刻苦的写作实践。有一言应记取：文章得失不由天，厚积善识 多实践。 公文写作应达到的境界是：“信、达、雅”，准确、简明、流畅、有 韵味，但不可掉书袋。 3 、操作能力 随着社会现代化程度的提高，秘书人员必 须适应形势发展的要求，学会掌握现代化办公手段。办公自动化（ oa）是时代 潮流。 （二）智能素养 才干决定于智能的高低、强弱，智能是才干的基础。
