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1、各部门归档范围及档案保管期限和移送归档时间一览表 作者： 日期：各部门归档范围及档案保管期限和移送归档时间一览表 党委办公室 序号 归 档 档 案 类 目 名 称 保管期限 归档时间 移送1 上级党组织下发的有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存） 30 3月底前归上年材料文书档案室2 党委会及学院重大工作协调会的会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 永久 3 院党委、纪委、工会、团委文件永久 4学院规划、年度计划永久5 学院各部门，党委各部、委、各总支、直属党支部报党委的工作计划、总结 306 党委书记（副书记）在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永久 7 院党委和上
2、级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料 永久 8 党委各部、委、各总支、直属党支部报党委的报告、请示及批复 永久9 党委保密工作的文件材料 永久10 重要的群众来信来访及处理材料，安全稳定工作材料永久11 党委与有关机关在工作方面的重要往来信函 永久12党内系统启用印章的文件和印模 永久 13获上级奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件） 永久 14其它重要的文件材料 永久院办公室 序号 归 档 档 案 类 目 名 称 保管期限 归档时间 移送1 上级机关下发的有关高校行政管理的文件 永久3月底前归上年材料 文书档案室2 全校性的规章制度（规章制度汇编） 永久 3 院长
3、办公会会议记录、纪要 永久 4 院发文件永久5学院大事记永久 6学院年度总结 永久 7院办负责上报的学年报表及综合统计（包括高等教育基层统计报表、人员情况表及教学科研仪器设备增减变动情况表、档案室基本情况年报表等） 永久 8各单位、各部门向学院的请示报告及学院的批复（批办单） 309校友工作材料（校友通讯、召开校友会材料等） 永久10本校历史沿革、情况介绍 永久 11有关全校性工作的调查材料和经验总结 永久 12学院评估材料 永久 13校领导在全校性会议上及参加校外会议所做的报告、讲话稿 永久 14学院重大活动、重要会议文件材料 永久 15校史、校庆工作材料 永久 16学院简报、信息、动态等
4、10 17学院重要工作会议、座谈会的会议记录、纪要及会议讨论的文件材料 永久18学院领导与上级领导之间、本校与外单位之间有关工作问题的重要的有保存价值的来往文书 永久19学院与有关单位签订的各种合同、协议书以及重要证明等文件资料 永久20院办工作规章制度、岗位职责 3021获上级奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件） 永久 22其它重要的文件材料 永久组织宣传统战部序号 归 档 档 案 类 目 名 称 保管期限 归档时间 移交1 各总支、直属党支部年度委员名册和全校党员名册、发展新党员、预备党员转正名册 永久 3月底前归上年材料 组织宣传档案室2 院级领导名单、分工及简历
5、永久 干部名册 永久 3 院领导年度考核材料 304 学院党组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知 永久 5 学院组织、宣传、统战工作决定、报告、调查材料、报表、重要通知 永久 不定期 6 上级对我院组织、宣传、统战工作的指示、规定、通报、重要通知 永久不定期 党办7 学院党代会文件材料 永久 不定期 组织宣传档案室8 副处级以上干部任免、调动的决定、批复、通知（附任免呈报表） 永久 不定期 9 工作规划、计划、总结 、简报 30 不定期 组织宣传档案室10 工作规章制度、岗位职责 30不定期 11 中层干部教育培训计划及执行情况材料 30 不定期 12 中层干部考核、轮岗交流、民主评议情
6、况的材料 30不定期 13 干部队伍和后备干部队伍建设规划和结构状况 30不定期 组织宣传档案室14 党群系统科级干部任免决定、通知等有关材料 永久 不定期 15 发展党员、预备党员转正或取消预备党员资格及党员退党处理等材料 永久 不定期 16 党内奖惩材料 永久 不定期 17 重要会议形成的文件材料30不定期 18 党校培训的计划、总结、人员名单、考试成绩等材料30不定期 19 党总支、直属党支部换届选举的有关材料，党建材料永久不定期 20 党员报表及材料、党总支活动材料30不定期21党内表彰材料 永久不定期 22学院重要活动及有关工作的照片、录音带、录像带、光盘等 重要永久组织宣传档案室2
7、3有保存价值的宣传品和展览会材料 永久 不定期 24学院党建课题开题、结题、评奖等材料永久 25学院各民主党派成员和负责人名册及有关材料 永久 26其它重要的文件材料永久27校内文件3028上级机关下发的文件、党内统计报表、永久次年3 月底前文书档案室纪检办、审计处 序号 归 档 档 案 类 目 名 称 保管期限 归档时间 移交1 纪委、监察、审计统计报表 永久 次年3 月底前部门归档2 纪委、监察、审计会议记录 不定期 3 上级机关对我院纪委、监察、审计工作的指示、决定、通报等及学院贯彻落实情况的有关材料 永久 4 党员处分决定、备案、复查及其他有关材料 永久 5 纪委、监察、审计工作计划、
8、总结、报告、工作会议纪要 永久 6 纪委、监察、审计调查材料 永久 7 纪委、监察、审计调研材料 308 部门工作规章制度、岗位职责 309 重要的群众来信来访及处理意见 永久 10 纪检、监察、审计重要会议形成的文件材料 永久 11教职工、学生申诉材料永久次年3 月底前12校内文件30不定期13上级来文永久不定期文书档案室14委托审计合同书、各类审计报告等相关材料学生工作部、学生处 序号 归 档 档 案 类 目 名 称 保管期限 归档时间 移交1 学生名册永久不定期 学生档案室2 有关学生素质教育材料（包括优秀班主任材料、政治队伍工作人员名单、工作条例计划总结、典型材料、调研报告等）及学生工
9、作通讯 303 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级等） 永久4 学生处分材料（归原始材料及上级批复） 永久 5 学生获国家奖学金、励志奖学金、助学金等有关申报材料及批复 永久 6 班级永久性材料档案（入学登记表在内） 永久 7 心理咨询工作规章制度、计划、总结、调查报告及有关材料 30 8学生管理专项或阶段性工作计划和总结 30 9团委会、团委扩大会等重要会议纪要 30 10团内奖惩材料 30 11学生中的社团组织材料 3012团内专职团干部和教师兼职团干部登记表、名册 3013批准入团、离团的通知和名单 永久 14团代会、学代会工作报告、决议、候选人名单及情况介绍、选举结果、分工、上级
10、批复、大会发言稿、议程等 永久 15有关学生工作的各种规章制度、岗位职责 3016各类统计报表 永久 17全校性学生工作会议材料 30 18校内文件30不定期部门归档19上级来文永久不定期文书档案室招生就业处序号 归 档 档 案 类 目 名 称 保管期限 归档时间 移交1 招生录取名册永久 9月底前 文书档案室2上级来文30不定期3校内文件长期不定期 部门归档4招生工作计划、报告、批复、总结及有关材料 永久 次年3 月底前文书档案室5招生简章、宣传材料和专业介绍 永久 6毕业生就业工作总结 永久 7毕业生就业名册永久 8就业工作实施办法、总结 30部门归档9高等学院毕业生登记表 永久 10毕业
11、生质量跟踪调查和信息反馈材料 3011规章制度、岗位职责3012其它重要的文件材料 永久 保卫处、武装部序号 归档档案类目名称 保管期限 归档时间 移交1 上级机关对安全稳定保卫、消防和社会治安综合治理工作的指示、规定、通报及通知 永久不定期文书档案室2与有关单位签订的合同、协议及相关资料 永久次年3 月底前3校内文件30 不定期 部门归档4案件侦察、调查、处理报告及上级批复材料 永久 5各类统计报表 永久 6非正常死亡人员的材料 永久7重要的安全保卫消防工作材料 永久8学院安全保卫稳定社会治安综合治理工作方面的规章制度及岗位职责、责任书 309各类请示报告和批复、执行结果 3010本部门集体
12、或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人奖状、证书交复印件） 3011武装部工作计划、总结、规章制度、调查报告、统计报表 30 12其它重要的文件材料 永久工会、离退休工作处序号 归 档 档 案 类 目 名 称 保管期限 归档时间 移交1 工会工作简报10不定期 部门归档2 工会组织活动的计划、总结及财务情况材料 303 表彰先进集体、先进个人的材料和上级批复 永久 4 上级工会对本校工会工作的指示、决定、批复及重要通知 永久 5 学院召开教职工代表大会、工会会员代表大会的有关材料（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿等）及党委对大会的批复 永久 6 工会委员会会议记录、决议等重要材料 307 教职工代表大会会议记录、决议等重要材料永久8 工会、离退休工作计划、总结及汇报材料 309 工会委员会候选人名单、选举结果及分工材料 永久10 选举出席上级工会代表大会代表的材料 永久11离退休人员年度花名册
