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1、化学公司模板蓝图设计-销售和分销管理中 国海油化学公司ERP项目SAP ERP系 统中国海油化学公司模板V1.5 业务蓝图详细设计销售和分销中国海油化学公司ERP项目 销售和分销二五 年 十一月版本 生成日期作者修改注释1.02005/11/08王晔创建销售和分销业务蓝图设计文件初稿1.12005/11/14王晔增补并修改部分内容 目 录1.销售和分销业务蓝图的总体设计61.1总体设计思路61.2中国海油化学公司模版V1.5中的系统功能应用61.3ERP实施的预期效果81.4模块总体介绍91.5模块功能应用设计121.5.1销售和分销组织架构121.5.1.1销售组织121.5.1.2销售办公
2、室131.5.1.3销售组141.5.1.4分销渠道151.5.1.5产品组161.5.1.6装运点161.5.2客户主数据管理181.5.2.1涉及业务181.5.2.2设计要素181.5.2.3关键配置201.5.3定价管理26 1.5.3.1涉及业务261.5.3.2设计要素261.5.3.3关键配置271.5.4信贷管理301.5.4.1涉及业务301.5.4.2设计要素301.5.4.3关键配置311.5.5报价管理331.5.5.1涉及业务331.5.5.2设计要素331.5.5.3关键配置331.5.6合同管理351.5.6.1涉及业务351.5.6.2设计要素351.5.6.3
3、关键配置361.5.7销售订单管理371.5.7.1涉及业务381.5.7.2设计要素381.5.7.3关键配置381.5.8发货46 1.5.8.1涉及业务461.5.8.2设计要素471.5.8.3关键配置481.5.9开立发票501.5.9.1涉及业务511.5.9.2设计要素511.5.9.3关键配置511.5.10与其它模块的集成531.5.10.1涉及业务531.5.10.2设计要素561.5.10.3关键配置561.5.11信息系统与报表应用561.5.12标准模板业务流程及流程描述571.5.12.1信用主数据维护流程581.5.12.2客户主数据维护流程611.5.12.3供
4、应商评估流程661.5.12.4价格主数据维护流程701.5.12.5销售计划编制流程731.5.12.6外贸报价流程761.5.12.7合同维护流程79 1.5.12.8标准销售订单处理流程841.5.12.9捐赠订单处理流程891.5.12.10外贸订单处理流程921.5.12.11寄售发货流程971.5.12.12寄售结算流程1011.5.12.13跨公司销售处理流程1071.5.12.14销售发货流程1131.5.12.15退货发货流程1211.5.12.16移库单处理流程1261.5.12.17移库发货流程1291.5.12.18公估数确认流程1341.5.12.19堆场化肥盘点流程
5、1371.5.12.20发票开立流程1401.5.12.21退补差价处理流程1431.5.12.22错误发票处理流程1462.销售和分销开发清单1503.销售和分销授权清单1511. 销售和分销业务蓝图的总体设计1.1 总体设计思路基于中国海油化学公司核心业务的管理结构，mySAP ERP系统将帮助销售部门在以下三个层面实现其职能： 决策支持层面销售部门参与中国海油化学公司的经营战略制定和目标的规划，并从销售统计和分析报表层面提供决策支持信息。未来基于SAP的企业战略管理工具，销售信息将作为中国海油化学公司业务信息中的重要组成部分和生产、财务信息等及时、准确、完整地汇总在决策层面，为高层决策、
6、企业与员工绩效考核提供有力的系统支持和数据支持。 销售部门管理层面根据中国海油化学公司销售部领导提出的未来本部门的管理目标和发展方向：希望强化市场预测和供应商的集中管控，尽可能地将销售人员从手工汇总、统计信息数据的工作中解放出来，并将其推向销售前端，从而在直接和客户沟通和洽谈中更好地掌握客户需求。未来将基于SAP的销售和分销、信贷管理、库存管理、信息报表等模块增强公司对于销售的监管手段。 交易处理层面销售业务的日常处理将通过mySAP ERP系统的销售和分销模块进行记录、汇总和分析，其涵盖了整个从报价、合同、销售订单、产品出库、开立发票到要求客户付款的完整销售流程。此外，销售和分销模块中的单据
7、跟踪功能，能 够方便销售人员跟踪某个销售单据目前处理情况，并能够作为考评各岗位环节处理销 售业务及时性的参照依据。根据销售部领导对于尽可能集中并统一管理销售数据的要求，基于未来 mySAP ERP系统应用，确保实 现重要的销售数据在系统中的完整维护和 保 存，并提供各层 面人员的使用和在一定权限范围内的共享。1.2 中国海油化学公司模版V1.5中的系统功能应用基于中 国海油化学公司销售管理的总体现状和需求，以下为 中国海油SAP ERP系统V1.5版本的销售和分销系统功能架构示意：中国海油化学公司SAP ERP系统 V1.5版本中的销售和分销系统功能总体应用架构从以上应用架构图来看，针 对中国
8、海油化学公司销售部门不同岗位的职责划分，可以形成功能对口、协同应用的特 点，以下针对此特点进行详细描述： 主数据维护数据集成和整合是ERP系统实施的一个重要环节，mySAP ERP系统通过将那些无论在生产、采购还是销售中基本且又必须的数据进行归集，形成主数据，实现专门维护和共享使用的目的。作为销售部门关注的主数据，主要包括客户、价格、物料等，在系统上线后也会有专门的主数据维护人员统一对已完成审批的数据在系统中进行维护。 销售单据维护mySAP ERP系统销售和分销模块中的销售凭证 维护功能可以满足中国海油化学公司销售业务员目前在线外完成的销售请求等需求。根据销售管理制度，销售业务员及合同录入岗
9、位能够在未来的系统中根据不同的销售场景分别创建报价单、合同及销售订单。 销售单据审核mySAP ERP系统通过冻结和释放销售单据等功能，满足目前中国海油化学公司实际业务中的审批流程。在未来的系统中，只有当稽核人员认可单据中填写的数据并确认重要信息满足要求后，才能通过释放 动作，允许此销售单据进行后续发货等操作。因此通过权限的设定、分配及系统 冻结和释放功能的实施，能够帮助中国海油化学公司 更有序地对销售业务进行管控。 发货在未来mySAP ERP系统上线时将替换目前中国海油化学公司在产品发货中使用的用友系统，借助mySAP ERP系统装运、发货功能，不仅能够完全满足目前正在使用的发货、出库操作
10、；更重要的是，通过S AP强大的集成功能，从根本上改变了目前用友系统作为孤立系统无法和生 产、财务、库存等集成的缺点，实现物流、信 息流和资金流的统一。 报表统计和分析统一集成的销售管理、库存管理、生产 系统和财务系统对销售业务 提供数据支持和信息交互，并能够对销售的最终结果分析提供可追溯的信息基础。1.3 ERP实施的预期效果 规范化的基础数据，设计符合本地特性的业务流程 通过mySAP ERP系统的实施，优化中 国海油化学公司销售管理的实际操作和管控流程，并配合从 总公司自上而下地对基础数据进行标准 化和统一规范，及集团统一“三纵“的管理理念，设计和实现符合中国海油化学公司特点的销售管理业
11、务流程。 销售管理与生产、库存及财务管理的紧密集成 实现销售和分销与物资采办、生产、财务以及人力资源管理等模块的无缝集成，使销售能够及时获取来自于生产及库存的信息，并确保由销售产生的数据能够自动生成会计凭证并进行实时传递，确保中国海油化学公司的销售及其它各项经营信息能够通过报表信息系统，在中国海油化学公司管理层层面得到准确、及时、完 整的反映，以最终满足销售部、其它业务部门及财务部的法定报表与管理报表的需求。 多层次、多维度的销售分析 在管控和决策层面，实时反映中国海油化学公司的销售业绩和管理状况，并根据汇集多部门各方面的信息，就销售及其它业务运作等经营活动的统计与分析提供全面、详实的信息。中
12、国海油化学公司各个层次的管理者在得到授权的前提下，可以对销售相关数据进行在线多维分析或汇总。1.4 模块总 体介绍销售和分销的管理是从产品的销售计划开始 ，对其销售产品、销售地区、销售客户各种信息的管理和统计，并可对销售数量、金额、利润、绩效、客 户服务做出全面的分析，这样在销售和分销管理模块中大致有三方面的功能。1. 对于客户信息的管理和 服务：2. 它能建立一个集中统一的客户信息档案，并通过分类管理，进而对其进行针对性的客户服务，以达到最高效率的保留老客户、争取新客户。当然，此功能需和CRM软件，即客户关系管理配合使用， ERP与它的结合必将大大增加企业的效益。3. 对于销售订单的管理4.
13、 销售订单是ERP整体流程中的重要环节。无论是以销定产或是以产定销的情况，销售订单的管理始终是和产品生产、 物料管理、财务等众多流程密切相关。销售数据可以自动从销售订单建立过程中的有关客户、销售活动和物料的可靠基础数据中拷贝。这样就只要进行一次数据录入。同时，灵活的定价策略及其和物料管理与生产计划的紧密连接意味着：一旦下达订单，客户就可获得准确的报价和交货期。以下罗列出销售订单管理中涉及的主要内容：w 客户信用审核及查询（客户信用分级，审核订单交易）w 产品库存查询（决定是否要延期交货、分批发货或用代用品发货等）w 产品报价（为客户作不同产品的报价）w 订单输入、变更及跟踪（订单输入，变更修正
14、及订单的 跟踪分析）w 交货期的确认及交货处理(决定交货期和发货安排)5. 对于销 售的统计与分析6. 销售信息系统完成销售和分销模块中针对销售的统计和分析功能。在订单创建、交货及发票开立后，所有的数据都自动进入系统，从而保证了对最新信息的存取。依据发票按客户、物料和地区进行的销售分析可以用清晰的清单来表示。销售信息系统所提供的信息也使得销 售部门能对新的市场趋势进行快速有效的反应。w 系统能够根据销售订单的完成情况，依据各种指标做出统计，比如客户分类统计，划区域销售额分类统计等等，再就这些统计结果来对企业实际销售效果进行评价w 销售统计（根据销售形式、产品、客户、地区 、销售人员、金额、数量来分 别进行统计）销售订单典型处理流程根据上图所示的销售订单业务流程，mySAP ERP系统销售和 分销模块具备的主要功能包括：1. 报价报价文件是作为关键的售前作业的指南性文件，并且提供用作业务信息的资料库。当客户需要有关产品和服务的信息时，你可以使用系统中的报价功能，向客户提供重要的销售信息。当销售开始时，你可以快速地从报 价文件中取出信息并容易地输入到销售的文件中。同时，SD还包括了许多用于管理和监控这些文件的功能。你可分析销售之前的文件用来衡量市场的动向， 分析
