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1、项目六 处理销售数据,处理销售数据是日常工作中的一项重要内容。可通过Excel将每一笔销售情况记录下来，并进行销售记录排序、筛选、统计、分析等工作，如每天每种商品的销售额，每个销售代表的销售情况等，从而获取有用的信息，以此为据，合理安排商品、资金的流动。销售数据的处理（以博夫曼科技有限公司商品销售表为例）一般包括建立商品销售表、利用排序功能处理数据、利用分类汇总功能统计数据、利用图表直观比较数据、利用筛选功能查询数据，以及利用数据透视表深入分析数据等。,项目六 处理销售数据,任务1 建立商品销售表 任务2 利用排序功能处理数据 任务3 利用分类汇总功能统计数据 任务4 利用图表直观比较数据 任
2、务5 利用筛选功能查询数据 任务6 利用数据透视表深入分析数据,任务1 建立商品销售表,建立商品销售表，包括表名、标题行，及各行销售记录（即具体的序号、商品编号、所属类别、商品名称、型号、单价、数量、金额、销售代表、销售日期），并设置单元格格式，添加表格边框，如图6.1所示。,任务1 建立商品销售表 效果图,图6.1 销售表,任务1 建立商品销售表 解决方案,1. 新建工作簿、保存工作簿 2. 将工作表“Sheet1”重命名为“原始数据” 3. 输入表名、标题行 4. 设置单元格格式 5. 应用条件格式为标题行与销售记录行设置实线边框 6. 输入销售记录,1. 新建工作簿、保存工作簿,新建一个
3、Excel工作簿，将其保存为“博夫曼科技有限公司商品销售表.xls”。,2. 将工作表“Sheet1”重命名为“原始数据”,双击工作表标签“Sheet1”，将其改名为“原始数据”。,3.输入表名、标题行,在原始数据表的A1单元格输入表名“博夫曼科技有限公司商品销售表”，在A2:J2单元格依次输入标题行的各项，包括“序号”、“商品编号”、“所属类别”、“商品名称”、“型号”、“单价”、“数量”、“金额”、“销售代表”、“销售日期”，如图6.2所示。,图6.2 输入表名、标题行,4.设置单元格格式,（1）设置第1行的行高为30，第2行的行高为20。 （2）选择A1:J1单元格，设为合并及居中；选择
4、A列J列，设置水平居中、垂直居中。 （3）表名的字体为黑体，16号字，加粗；标题行的字体为宋体，12号字，加粗；其余行用11号字。 （4）为标题行设置浅青绿色的底纹：选择A2:J2单元格，单击工具栏的“填充颜色”按钮 右边的小黑三角，在弹出的调色板（如图6.3所示）中选择浅青绿 ，则可将底纹颜色设为浅青绿，如图6.4所示。 （5）“单价”、“金额”这两列的数字数据设为“货币”，2位小数，无货币符号。,图6.4 设置了单元格格式的销售表,图6.3 调色板,5.应用条件格式为标题行与销售记录行设置实线边框,操作过程为：选择AJ列，单击“格式”“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框，选择“公式”，
5、输入“=row()1”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，单击“外边框”，选择“样式”列表框中的实线，依次单击“确定”按钮，直至关闭“条件格式”对话框。步骤及设置效果如图6.5所示。,图6.5（a） 应用条件格式为标题行与销售记录行设置实线边框,5. 应用条件格式为标题行与销售记录行设置实线边框,图6.5（b） 应用条件格式为标题行与销售记录行设置实线边框,6.输入销售记录,将公司的每一笔销售记录输入原始数据表中，如图6.6所示。,图6.6 输入销售记录后的“销售表”,任务2 利用排序功能处理数据,对销售数据进行排序，能较快实现“按需查看数据”的工作要求，如分别以“所属类别”为主关键
6、字，以“商品名称”为次要关键字，以“金额”为第三关键字进行升序排序，结果如图6.7所示。,任务2 利用排序功能处理数据 效果图,图6.7 排序结果,任务2 利用排序功能处理数据 解决方案,为了不影响原有销售记录，将原始数据表复制，并命名为“排序”。单击“排序”表格中的任一数据单元格，选择菜单“数据”“排序”命令，打开“排序”对话框，如图6.8所示，关键在于通过“排序”对话框中的下拉列表选择合适的主要关键字、次要关键字、第三关键字。排序方式可以是“升序”或“降序”，这里选择了“升序”。,图6.8 使用排序功能,任务3 利用分类汇总功能统计数据,分类汇总的操作可将表格中的数据按照某列分类，并对每类
7、数据进行统计计算，更便捷地获取所需的信息，如利用分类汇总功能统计不同“所属类别”商品的销售总额，结果如图6.10所示。,任务3 利用分类汇总功能统计数据 效果图,图6.10 三级分类汇总结果和二级分类汇总结果,任务3 利用分类汇总功能统计数据 解决方案,分类汇总是指对表格中的数据按照某个字段（列）进行分类，并对每类数据进行统计计算，如求和、计数、求平均值、求最大值、求最小值等。通过分类汇总，能便捷地获取所需的信息。 在分类汇总前，必须先对数据进行排序，排序的关键字就是分类的字段。 如果要统计不同“所属类别”的销售总额，可先将排序表复制，并命名为“分类汇总”。因该表已按照“所属类别”排序，所以单
8、击任一数据单元格，选择菜单“数据”“分类汇总”命令，打开“分类总汇”对话框，进行相应设置，如图6.11所示。,图6.11 使用分类汇总功能,任务4 利用图表直观比较数据,图表因其直观性与生动性，是数据比较、分析的一大“利器”。例如可以基于分类汇总结果创建三维分离型饼图，并修改该图，使其兼有美观性和准确性，结果如图6.14所示。,任务4 利用图表直观比较数据 效果图,图6.14 分离型三维饼图,任务4 利用图表直观比较数据 解决方案,1. 基于分类汇总结果创建分离型三维饼图 2. 修改该分离型三维饼图,1.基于分类汇总结果创建分离型三维饼图,根据二级分类汇总结果创建图表，要求如下： （1）图表类
9、型为分离型三维饼图。 （2）数据系列产生在列。 （3）图表标题为“各类商品销售额汇总图”，数据标志包括值、百分比，分隔符为新行，有图例项标志，显示引导线。 （4）将图表作为其中的对象插入“分类汇总”表中。,1.基于分类汇总结果创建分离型三维饼图,（1）选择图表类型为分离型三维饼图 选择“分类汇总”表内的任一空白单元格，单击工具栏的“图表向导”按钮 ，打开“标准类型”选项卡。在“图表类型”列表框中选择“饼图”，在“子图表类型”列表框中选择“分离型三维饼图”，单击“下一步”按钮，如图6.15所示。,图6.15 选择分离型三维饼图,1.基于分类汇总结果创建分离型三维饼图,（2）设置图表源数据 1）在
10、“图表向导4步骤之2图表数据源”对话框中选中“数据区域”选项卡，如图6.16所示。 2）按住Ctrl键的同时选择单元格C392、C798、C2010、H392、H798、H2010，松开Ctrl键，接着选中“系列产生在”相应的单选按钮“列”，此时的“图表向导4步骤之2图表数据源”对话框如图6.17所示。 3）单击“下一步”按钮。,图6.16 图表源数据设置前,图6.17 图表源数据设置后,1.基于分类汇总结果创建分离型三维饼图,（3）设置图表选项 1）设置图表标题，如图6.18所示。 2）设置数据标志，如图6.19所示。 3）单击“下一步”按钮。,图6.18 设置图表标题,图6.19 设置数据
11、标志,1.基于分类汇总结果创建分离型三维饼图,（4）选择图表位置 选择“作为其中的对象插入”，并在列表框中选择“分类汇总”，如图6.20所示，然后单击“完成”按钮。,图6.20 选择图表位置,1.基于分类汇总结果创建分离型三维饼图,（5）查看图表 根据二级分类汇总结果创建图表完成，结果如图6.21所示。,图6.21 图表创建结果,2. 修改该分离型三维饼图,（1）图表标题设为黑体、14号字 双击图表标题，打开“图表标题格式”对话框，在“字体”选项卡进行设置，如图6.22所示，然后单击“确定”按钮。,图6.22 修改图表标题,2. 修改该分离型三维饼图,（2）图表区填充为淡蓝色 在图表内的空白处
12、右击，选择“图表区格式”命令，在“图表区格式”对话框的“图案”选项卡中选中对应色块，如图6.23所示。,图6.23 填充图表区,2. 修改该分离型三维饼图,（3）数据标志格式中百分比有两位小数 在Excel的工具栏上右击，在弹出的快捷菜单中选择“图表”命令，在“图表”对话框的下拉列表框中选择“系列1数据标志”，单击格式按钮 ，打开“数据标志格式”对话框，在“数字”选项卡中进行设置，如图6.24所示。,图6.24 设置数据标志格式,图6.25 设置了图表标题、图表区、数据标志格式的图表,2. 修改该分离型三维饼图,（4）适当调整绘图区的大小与位置 1）单击饼图附近的区域，选中绘图区，如图6.26
13、所示，绘图区的每个角点即控 制点。 2）鼠标移至控制点上，则鼠标形状变为双向箭头。此时，按住左键拖拽，将绘图区调至合适的大小。 3）在绘图区内单击，接着按住左键拖拽，将绘图区调至合适的位置。,图6.26 选择绘图区,2. 修改该分离型三维饼图,（5）适当调整数据标签的位置，使引导线显示出来 1）选择数据标签，如图6.27所示为选中“办公耗材 汇总”数据标签的状态。 2）按住左键拖拽，将该数据标签移至适当的位置，则引导线可显示出来，如图6.28所示。 3）同理，将其余两个数据标签移至适当的位置。,图6.28 移动数据标签,图6.27 选择数据标签,2. 修改该分离型三维饼图,（6）将图表移至合适
14、的位置。 单击图表区空白处，按住左键拖拽，将图表移至C2013:I2035单元格区域内。 至此，图表的创建与修改完成，结果如图6.29所示。,图6.29 图表最终效果,任务5 利用筛选功能查询数据,销售记录条目繁多，利用筛选功能，可实现按照给定条件选出符合条件的数据。 （1）利用自动筛选查询2009年12月份，金额大于或等于20000的销售记录，结果如图6.30所示。 （2）利用高级筛选查询2009年5月1日2009年5月7日，2009年10月1日2009年10月7日的销售记录，结果如图6.31所示。,任务5 利用筛选功能查询数据 效果图,图6.30 自动筛选结果,任务5 利用筛选功能查询数据
15、 效果图,图6.31 高级筛选结果,任务5 利用筛选功能查询数据 解决方案,1. 自动筛选 2. 高级筛选,1. 自动筛选,当前的原始数据表中存放着2009年整年的2005行销售记录，若需快速查看2009年12月金额大于或等于20000的销售记录，可使用自动筛选功能。单击“原始数据”表内的任一非空单元格，选择菜单“数据”“筛选”“自动筛选”命令，各个列名单元格的右下角出现下拉按钮。,图6.32 使用自动筛选功能,1. 自动筛选,如图6.32所示，单击“金额”右侧的按钮 ，选择“自定义”，打开“自定义自动筛选方式”对话框。在“金额”列表框中选择“大于或等于”，输入“20000”，单击“确定”按钮
16、。在“销售日期”列表框中选择“自定义”，打开“自定义自动筛选方式”对话框，分别设置开始日期和结束日期并选择“与”，单击“确定”按钮，则完成自动筛选。,图6.32 使用自动筛选功能（续）,2. 高级筛选,在高级筛选中，筛选条件必须要在工作表中写出来，形成条件区域。条件区域的首行放置列名，在列名下至少要有一行条件，可见，高级筛选更为灵活。 现在，要查看2009年“五一”节期间（即2009-5-12009-5-7）、国庆节期间（即2009-10-12009-10-7）的销售记录，则自动筛选无法实现，需要使用高级筛选。 首先，通过单击菜单“数据”“筛选” “自动筛选”命令，取消“原始数据”表中的自动筛选。,2. 高级筛选,接着，开始使用高级筛选功能，过程如下。 （1）在“原始数据”表中的空白位置建立条件区域，如图6.34所示。,图6.34 条件区域,2. 高级筛选,（2）选择“原始数据”表中的任一非空单元格，单击菜单“数据”“筛选”“高级筛选”命令，弹出“高级筛选”对话框，然后选择“将筛选结果
