办公自动化讲义精编版

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1、1 吉林省林业技师学院吉林省林业技师学院 办公自动化应用办公自动化应用讲义讲义 讲授讲授 张兆亮张兆亮 1 目录目录 第第 1 讲讲 WINDOWS XP 系统应用系统应用.2 第第 2 讲讲 WORD2003(基础知识基础知识) .5 第第 3 讲讲 WORD 文字排版文字排版.11 第第 4 讲讲 WORD2003(图像处理图像处理) .19 第第 5 讲讲 表格的处理表格的处理.25 第第 6 讲讲 EXCEL2003 表格处理表格处理.31 第第 7 讲讲 工作表的管理、公式使用工作表的管理、公式使用.36 第第 8 讲讲 数据管理数据管理.39 第第 9 讲讲 POWERPOINT

2、基本操作基本操作.41 2 第第 1 讲讲 Windows XP 系统应用系统应用 一、一、Windows XP 的启动与退出的启动与退出 1.11.1启动启动WindowsWindows XPXP 1 12 2退出退出WindowsWindows XPXP 二、二、Windows XP 初步初步 2.12.1认识认识WindowsWindows XPXP桌面桌面 2.1.12.1.1桌面图标桌面图标 2.1.22.1.2【开始开始】菜单菜单 2.1.32.1.3任务栏任务栏 2.22.2认识认识WindowsWindows XPXP窗口窗口 2.2.12.2.1窗口界面窗口界面 2.2.22

3、.2.2窗口的组成窗口的组成 2.32.3认识认识WindowsWindows XPXP对话框对话框 2.42.4认识认识WindowsWindows XPXP菜单菜单 2.52.5 鼠标的使用鼠标的使用 2.62.6键盘的使用键盘的使用 2.6.22.6.2键盘的正确使用键盘的正确使用 三、三、Windows XP 入门操作入门操作 3.13.1对桌面的操作对桌面的操作 3 3.1.13.1.1添加快捷图标添加快捷图标 3.1.23.1.2排列桌面图标排列桌面图标 3.1.33.1.3删除桌面图标删除桌面图标 3.23.2对任务栏的操作对任务栏的操作 3.2.13.2.1调整任务栏的大小调整

4、任务栏的大小 3.2.23.2.2调整任务栏的位置调整任务栏的位置 3.2.33.2.3设置任务栏的属性设置任务栏的属性 3.2.43.2.4设置任务栏的系统提示区设置任务栏的系统提示区 3.33.3对窗口的操作对窗口的操作 3.3.13.3.1打开窗口打开窗口 3.3.23.3.2最大化与最小化窗口最大化与最小化窗口 3.3.33.3.3移动窗口移动窗口 3.3.43.3.4缩放窗口缩放窗口 3.3.53.3.5排列窗口排列窗口 3.3.63.3.6切换窗口切换窗口 3.3.73.3.7关闭窗口关闭窗口 3.43.4对菜单的操作对菜单的操作 3.4.13.4.1选择菜单中的命令选择菜单中的命

5、令 3.4.23.4.2选择快捷菜单中的命令选择快捷菜单中的命令 四、四、 定制定制 Windows XP 4.14.1设置外观和主题设置外观和主题 4 4.1.14.1.1更改桌面背景更改桌面背景 4.1.24.1.2更改桌面主题更改桌面主题 4.1.34.1.3设置屏幕保护程序设置屏幕保护程序 4.1.44.1.4更改显示外观更改显示外观 4.1.54.1.5设置屏幕分辨率和刷新率设置屏幕分辨率和刷新率 4.1.64.1.6设置桌面图标设置桌面图标 4.24.2设置任务栏和设置任务栏和【开始开始】菜单菜单 4.2.14.2.1设置任务栏设置任务栏 4.2.24.2.2设置设置【开始开始】菜

6、单菜单 4.34.3控制面板控制面板 4.3.14.3.1设置系统日期和时间设置系统日期和时间 4.3.24.3.2设置系统音量设置系统音量 4.44.4设置键盘和鼠标设置键盘和鼠标 五、管理文件和文件夹五、管理文件和文件夹 六、六、Windows XP 实用附件实用附件 6 61 1计算器计算器 6 62 2录音机录音机 七、七、internet 与电子邮件应用与电子邮件应用 7 71 1网页浏览网页浏览 7 72 2电子邮件基础电子邮件基础 5 八、系统安全与病毒防范八、系统安全与病毒防范 第第 2 讲讲 Word2003(基础知识基础知识) 一、一、Word 2003 基本操作基本操作

7、1 1、认识WordWord 20032003 Word2003是美国微软公司（Microsoft）的Office 2003办公自动化 套装软件之一，是一个集文字录入、编辑、绘图、排版、制表为一 体的字表处理软件。 2 2、启动WordWord 20032003 方法一：执行“开始程序Microsoft Word”。 方法二：双击桌面该程序的快捷方式。 3 3、退出WordWord 20032003 方法一：执行“文件退出”。 方法二：单击标题栏右侧的“关闭”按钮。 4 4、WordWord 20032003的窗口组成 标题栏: :显示正在编辑的文档名和程序名。 菜单栏: :包括Word 20

8、03的所有命令。 常用工具栏：提供最常用的命令。 格式工具栏：提供排版时所需的命令。 标尺: :用来度量页面的尺寸。 工作区: :用于编辑和显示文本内容。 6 滚动条: :用于浏览窗口的内容。 状态栏: :显示当前文档的信息（如当前页，总页数，光标位置等） 。 5 5、WordWord 20032003的四种视图 普通视图：在此视图下，各种文档格式都被显示，普通视图注重 显示文字的格式，而简化了页面的布局，因此在普通视图下看不 到页眉和页脚、图片。WebWeb版式视图：将活动文档切换到 Web 版 式视图，这是一种编辑视图，可将文档按照在 Web 浏览器中的 显示效果显示出来。 页面视图：这是

9、一种按打印效果显示文档的编辑视图。在该视图 下，所有的页眉、页脚、图片及复杂的格式都可被显示出来。页 面视图会占用更多的系统内存，这样，滚动速度会变慢。 大纲视图：所谓大纲视图实际上就是用缩进文档标题的方式显示 的视图。在该视图下既可以折叠文本进行查阅标题，也允许展开 文本进行查阅、编辑或修改整个文档操作。其最大的好处是可以 快速重排附带文本的标题顺序，使标题及其附带的文本一起移到 新的位置。 6 6、WordWord 20032003窗口定制 在Word 2003中提供了许多工具栏，通常只显示常用工具栏、格式工 具栏、绘图工具栏三个工具栏。 显示/隐藏工具栏：视图工具栏中的工具栏名称，其中表

10、示 已显示，反之隐藏。 7 显示/隐藏标尺：视图标尺。 显示/隐藏段落标记：视图显示段落标记。 显示/隐藏网络线：视图网格线。 二、录入文本二、录入文本 1、确定插入点的位置 方法1：利用鼠标左键直接单击确定； 方法2：利用上下左右方向光标键确定。 2、输入文本 选择输入法：利用Ctrl+Shift选择输入法。 要求：（1）每行文字必须顶格输入，行尾自动换行。（2）每一段 文字输入完毕后按回车键（Enter）换行。 注意：如果一张纸输入完毕将自动换页，如果要强行换页，可执行 插入分隔符分页符或按Ctrl+Enter。 3、各种符号的输入 （1）中文标点符号：()，()，( 、），( )，(-

11、) （2）符号的插入：文件符号选择一种字体单击所需的符号 单击插入，可重复上述步骤继续插入。 （3）特殊符号的插入：文件特殊符号选择类型选项卡单击所 需的符号单击确定按钮。 8 三、文档的基本操作三、文档的基本操作 （1）保存文档：文件保存选择存储位置输入文件名单击 “保存”按钮。 （2）新建文档：文件新建选择空白文档单击“确定”按钮。 注意：默认文件名为文档1，文件类型为WORD文档。 （3）关闭文档：文件关闭或单击标题栏右上角的“关闭”按钮。 注意：如果该文档没保存，将弹出对话框，要求用户作出选择。 （4）打开文档：文件打开选择查找范围选择文档单击“打 开”按钮。 注意：可在“文件”菜单最

12、下方选择最近被打开或处理过的4个文件。 （5）另存为文档：文件另存为选择存储位置输入新文件名 单击“保存”按钮。 四、选择文本四、选择文本 1、鼠标拖动选择文本：将I型鼠标定位于欲选择文本开始处，按下 鼠标左键不放，向右拖动直到文本的末尾，然后松开鼠标，选中后 以反白显示。 2、选择一行：将鼠标移动要选择行的左边选定栏处单击鼠标左键。 向下拖动可选定多行。 3、选择一段：以选定栏处双击或在正文中三击。 4、选择连续文本：将I型光标定位于欲选择文本开始处，按住Shift 9 键不放，单击要选择文本末笔。 5、选择整篇文章：编辑全选或在选定栏处三击或按Ctrl+A组合键。 五、编辑文本五、编辑文本

13、 1、插入文本：按Insert键转换为插入状态，将光标放至要插入文本 处，直接输入文本。 2、改写文本：按Insert键转换为改写状态，将光标放到要改写文本 之前，直接输入文本。 3、复制文本：选中文本编辑复制光标定位编辑粘贴。 4、移动文本：选中文本编辑剪切光标定位编辑粘贴。 5、删除文本：按Back Space删除光标前一个字符或按Delete删除光 标后一个字符，也可选中文本后按Back Space或Delete删除文本。 六、撤消与恢复六、撤消与恢复 对于文本的移动、复制、删除等操作，Word会自动记录每一次的操 作步骤。通过这种操作记录，用户可利用“撤消”和“恢复”功能， 方便地放弃

14、现有的修改，或恢复放弃的操作。 1、撤消 取消执行的上一条命令或删除最后键入的内容。单击常用工具栏上 的“”按钮或选择“编辑撤消”。 2、恢复 10 “恢复”功能刚好和“撤消”相反，“恢复”被撤消的操作。单击 常用工具栏上的“”按钮或选择“编辑恢复”。 七、设置自动及拼写和语法检查七、设置自动及拼写和语法检查 在输入或编辑文本的过程中，难免会出现一些英文单词拼写错误以 及名子语法错误。Word提供了自动拼写和语法检查功能。 操作步骤： 单击菜单栏的“工具选项”命令； 在对话框的“拼写与语法”选项卡中勾选“键入时检查拼写”、 “键入时检查语法”、“随拼写检查语法”； 最后单击“确定”按扭。 红色

15、波浪线：拼写错误。绿色波浪线：语法错误。 八、查找与替换八、查找与替换 Word提供了在文档中查找指定内容，并将其替换为其它内容的强大 功能。 1、查找 在文档中快速找到指定内容，并确定其出现位置。操作步骤：编辑 查找在查找内容中输入要查找的文本单击“查找下一处”按钮。 2、替换 可以将查找的内容替换为指定的内容。操作步骤：编辑替换在查 11 找内容中输入要查找的文本，在替换为中输入新的内容单击“查 找下一处”按钮单击“替换”进行替换或单击“查找下一处”继 续查找，单击“全部替换”将一次性全部替换。 第第 3 讲讲 Word 文字排版文字排版 一、页面设置一、页面设置 1、页面设置的作用 可以用来设置纸张纸型、页边距、纸张方向、一行的字数及一页的 行数等。 2、页面设置的步骤： 文件页面设置弹出页面设置对话框（包括页边距、纸型、纸张 来源、版式和文档网格五个选项） 二、二、“页面设置页面设置”对话框对话框 1、“页边距”选项卡 可设置正文的上、下、左、右与页边界的距离，页眉和页脚距边界 的距离。对称页边距：调整左右页边距，以便在双面打印时，使相 对的两页具有相同的内侧或外侧页边距。 拼页：将文档的首页与次页打印在同一张纸上。如果要将打印出的 纸张对折（打印有内容的一面向外），则可选中此复选框。页面的 外侧页边距（装订线）宽度