文字处理软件教学课件

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1、第 3 章,文字处理软件,Word 2003,第3章 文字处理软件Word 2003,主要内容,退出,3.1 办公信息处理,办公信息处理系统又称为办公自动化系统（OAS）或办公自动化（OA）。 以先进的办公设备、智能化的办公工具和管理软件、畅通的网络通信，达到充分利用信息，提高办公效率和质量的目的。 办公自动化软件 Office XP 虽然Office组件越来越趋向于集成化，但各个组件仍有着比较明确的分工。,3.2 概述,Word 2003主窗口,操作步骤：1. 新建空白文档 2. 录入和编辑 （内容处理） 3. 排版 （格式处理） 4. 插入其它对象（图片、表格等） 5. 保存,示例：编制如

2、下文档,楷体，小二号， 加粗，宽2磅，居中,插入剪贴画,创建文档/输入文本/保存文档/关闭文档/打开文档 1. 创建新文档 进入Word时，系统自动打开一个名为“文档1”的空文档 单击“常用”工具栏上的“新建空白文档”按钮 选择“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格，用户可以从中选择一个命令来创建新文档 模板(文档格式) 2. 输入文本 自动换行 段落标记/换行标记 （按 Shift + Enter） 即点即输,3.3 文档的创建、保存和打开,“另存为”- 换名保存 “保存”- 按原名保存 设置好3个参数：保存位置/文件名/保存类型,3.保存文档,保存类型,文件名,保存位置,设

3、置好3个参数：查找范围/文件名/文件类型,4. 关闭文档 5. 打开文档,查找范围,文件名,文件类型,文档操作命令,3.4 文本的编辑,1.基本编辑技术 插入点的移动 使用鼠标/使用键盘/使用菜单命令 文本的修改(增/删/改) 插入/改写状态 删除控制键：Delete及Backspace键 段落的生成 / 拆分 / 合并,2. 文本的选定、复制、移动和删除,(1) 选定文本 “先选定，后操作” 选定一段文本：鼠标拖动 选定某一范围的文本 选定一行文本： 单击此行左端的选定栏 选定一个段落文本：双击该段落左端的选定栏 选定矩形区域内文本/选定不连续区域的文本 选定整个文档： 三击任一行左端的选定

4、栏,例3-1,(2)复制文本,利用“常用”工具栏的“复制”和“粘贴”按钮 选定文本“复制”移至目标位置“粘贴” Ctrl+C Ctrl+V 利用鼠标拖放方法复制文本 (3) 移动文本 与复制文本基本相同 (4) 删除文本 选定要删除的文本，再按Delete键或单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮,3 合并文档,在编辑文档的过程中，经常需要引入其他文档中的内容，即所谓的文档合并。 合并文档常用以下两种方法： (1)使用复制方法合并文档。 分别打开需要编辑的文档（称为主文档）和提供内容的文档（称为被合并文档），从被合并文档中“复制”所需的内容，再“粘贴”到主文档中需要插入内容的位置。 (2) 利用插

5、入命令合并文档。 在主文档中把插入点移到需要插入内容的位置，选择“插入”/“文件”命令，打开“插入文件”对话框，再输入被合并文档的文件名。,4. 文本的查找与替换,（1） 查找文本 先设定开始查找的位置 ，再选择“编辑”菜单中的“查找”命令，然后在 “查找和替换-查找”对话框中输入要查找的文本 （2）替换文本 例3.4 在“照相”文档中，把“照相机”全部替换成“照像机”,5. 撤消与恢复,撤消: 取消用户上一次所做的操作 也可以撤消前面多项操作 恢复: 恢复被“撤消”的各种操作,自动更正,使系统自动更正用户键盘输入时的一些常见错误 如将“teh”更改为“the”，将“高教厅”改为“教育厅”等

6、先要建立自动更正的词条表 另一应用：把那些经常使用的较长的词句定义成一个自动更正的词条，用一个短的缩写码取代它。如把“全国计算机等级考试”定义成缩写码“ncre” 。这样可以减少输入时击键次数,选择“工具”菜单中的“自动更正选项”命令,3.5 文档的排版,按一定要求设置文档的外观 三个层次: 页面设置 段落格式化 字符格式化 页面设置 ：纸张大小、页边距、页码、页眉/页脚等 段落格式化：段落缩进、文本对齐方式、行间距、段落间距等 字符格式化: 选择字体、字号、字形、颜色、字间距等,1. 字符格式化,(1) 字体、字号及字形 中文字体有宋体、仿宋、黑体、楷体、隶书等二十多种 字形包括常规、倾斜、

7、加粗、加粗倾斜四种 字号用来确定字符的高度和宽度，一般以“磅”或“号”为单位，1磅为1/72英寸。字号从大到小分为若干级，最大字号是“初号”，它与42磅字大小相当，而小五号字与9磅字大小相当 字符格式设置：可以用“格式”工具栏的有关命令按钮来实现，也可以通过“字体”对话框来完成,“字体”对话框,(2) 字符的修饰效果,(3) 字符的间距和缩放,字符间距是指相邻两个字符之间的距离 缩放是指缩小或扩大字符的宽、高的比值，用百分数来表示 缩放值为100时，字的宽高为系统默认值；缩放值大于100%时为扁形字；小于100%时为长形字 位置升降是指字符可以在标准位置上升降,2. 段落格式化,每当按下回车键

8、就形成了一个段落 段落格式化设置：段落缩进、文本对齐方式、行间距 及段间间距等 段落格式化操作 只对插入点或所选定文本所在的段 落起作用,(1) 段落缩进,段落缩进是指段落中的文本到正文区左、右边界的距离 包括段落左缩进、右缩进和首行缩进。其缩进的距离可由水平标尺上对应的三个缩进标记来指示,“段落”对话框,(2) 对齐方式,对齐方式通常有：两端对齐、左对齐、居中、右对齐和分散对齐五种方式 设置操作：使用“格式”工具栏上对齐方式按钮 使用“段落”对话框 (3) 设置间距 包括段落中的行间距，以及本段落与前段(段前)、本段落与后段(段后)的间距的设置 (4) 查看段落格式 执行“帮助”菜单中的“这

9、是什么?”命令，鼠标指针变成问号箭头时，单击要查看的文本，Word将显示相应段落格式和字符格式的信息,3. 页面设置,设置页面格式，诸如纸张大小、页边距、页码、页眉页脚等 纸张大小和页边距决定了正文区的大小 正文区宽度纸张宽度-左边距-右边距 正文区高度纸张高度-上边距-下边距,纸 张 高 度,纸张宽度,上边距 左边距 右边距 下边距,正文宽度 正 文 高 度,页眉,页脚,正文区 右边界,正文区 左边界,正文区,(1)设置纸张大小, 选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，系统弹出“页面设置”对话框 选择“纸型”选项卡 在“纸型”下拉列表框中选择一种纸张规格,(2)设置页边距,页边距是指正文区与

10、纸张边缘的距离。在纸张大小确定以后，正文区的大小就由页边距来决定,(3)插入页码,执行选择“插入”菜单中的“页码”命令 如果文档已设有页眉或页脚，则页码将被添加到已有的页眉或页脚中 删除页码：选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令,(4)页眉和页脚,格式设置 在“文件”菜单中选择“页面设置”命令，然后在“页面设置”对话框中设置“页眉”值和“页脚”值，以及按需选择“奇偶页不同”和“首页不同”选项 内容设置 在“视图”菜单中选择“页眉和页脚”命令，然后在“页眉和页脚”工具栏上，利用“插入页码”、“插入日期”、“插入时间”、“在页眉/页脚间切换”等按钮，进行内容设置 也可以在页眉/页脚编辑区中输入有

11、关内容,3.5.4 首字下沉、分栏及项目符号,1. 设置“中文版式” 选定要设置格式的文字，然后选择“格式”菜单中的“中文版式”，再选所需的选项。 例如，文字“办公”的“拼音指南”效果是： “文”字的“带圈字符”效果是： 2. 首字下沉 首字下沉是在章节的开头显示大型字符。首字下沉的本质是将段落的第一个字符转化为图形。创建首字下沉后，可以像修改任何其他图形元素一样修改下沉的首字。 选择“格式”菜单中的“首字下沉”命令，可以进行“首字下沉”设置。,3. 分栏 分栏通常应用在简讯、小册子和类似的文档中，图3.43为三栏式文档的示例。在Word中，用户可以控制分栏栏数、栏宽及栏间距等。 选定要进行分

12、栏的文本，选择“格式”/“分栏”命令，可以进行“分栏”设置。,分为三栏,文档竖排,选择“格式”菜单中的“文字方向”命令 示例,4. 项目符号和编号,Word提供了自动建立项目符号和编号的功能 选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令 示例,3.5.5 打印文档,打印预览 预先浏览一下文档的打印效果 打印文档,3.6 文档格式的复制和套用,减少重复的排版操作，保证格式的一致性 格式刷 用格式刷复制格式(字符格式和段落格式) 样式 用样式名表示的预先设置好的格式 可直接套用 模板 设置整个文档的格式,1. 格式刷,当我们设置好某一文本块或段落的格式后，可以使用“常用”工具栏上的“格式刷”工具，将

13、设置好的格式快速地复制到其他一些文本块或段落中 (1)复制字符格式 选定已经设置格式的文本 单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，此时鼠标指针变成“刷子”形状 在要排版的文本区域拖动(即选定文本) (2) 复制段落格式 选定含有复制格式的段落（或选定段落标记） 单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮(若复制到多个段落则双击)，鼠标指针变成“刷子”形状 把鼠标指针拖过要排版的段落标记,2. 样式,样式是用样式名表示的一组预先设置好的格式，如字符的字体、字形和大小，文本的对齐方式、行间距和段间距等 用户只要预先定义好所需的样式，以后就可以对选定的文本直接套用这种样式 如果修改了样式的格式，则文档中应

14、用这种样式的段落或文本块将自动随之改变，以反映新的变化,(1) Word内置样式,先选定要格式化的文本，再打开“格式”工具栏上的“样式”下拉列表框，选择所需的样式名，则所选定的文本将会按照样式重新格式化,(2) 创建新样式,新建段落样式的最简单方法：在“样式”列表框中增添新样式 例3-7 建立名称为“校名”的段落样式 (1)选定某一个校名(如“北京大学”)所在段落 (2)在“格式”工具栏上选择“幼圆”字体、“小四号”、“加粗”、“倾斜”、“蓝色”和“两端对齐” (3)单击“格式”工具栏上的“样式”列表框，使之处于反白显示状态，再输入样式名“校名” 最后按回车键来结束输入,样式名,(3) 应用样

15、式,创建一个样式，实质上就是定义一个格式化的属性。可以应用它来对其他段落或文本块进行格式化 例3-8 利用已建立的“校名”样式，对其他校名进行格式化处理 (1) 选定要处理的段落(如“中山大学”所在段落) (2) 单击“格式”工具栏上的“样式”框右端的向下箭头，从列表中选择“校名”样式,(4) 修改样式,可以对系统提供的样式和自定义的样式进行修改。修改了样式以后，所有套用该样式的文本块或段落将自动随之改变，以反映新的格式变化 例3-91 对一批校名，添加下划线 (5) 删除样式 选择“格式”菜单中的“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格，然后在“请选择要应用的格式 ”列表框中选择所要删除的样式名，再单击“删除”按钮,3. 模板和向导,模板是一种用来产生相同类型文档的标准化格式文件，它包含了某一类文档的相同属性，可用作建立其他相同格式文档的模型或样板