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1、技术报告撰写与简报技巧,李化阳 2009-09-28,2,提纲,技术报告撰写 如何撰写高质量的技术报告 报告撰写原则 示例 技术报告准备.,3,技术报告撰写,如何撰写高质量的技术报告 提纲 背景介绍 报告涉及的主要内容 结论 附录(资料或数据) 按照思考逻辑顺序组织资料,避免流水账式的报告 为每一个观点拟定合适的副标题 每一页必须能独立解释或说明某个问题 采用报告模板, 保持格式的一致性(字体,大小颜色等).,4,撰写原则,保证数据或资料的正确性 数据分析科学性 逻辑严密性 语言明确简洁 报告内容易懂.,“ Tell em what youre going to tell em, tell e
2、m, and tell em what youve told them.”,5,撰写原则,版面布局: 采用模板统一报告格式 报告不要太拥挤,采用适当的大号字体 每一张幻灯片报告一个主要观点 每一张幻灯片报告条目不宜过多(不超过9项) 尽量用图表而不是过多的文字 能用图表就用图表,所有的人都会先挑图看 适当使用不同颜色突出重点, 但不宜过多或杂乱 所有人看到图表，第一眼就是找最低的和最高的，然后找跟自己相关的 把这三个东西标出来，会很省事 除非必要,技术报告尽量少用动画.,6,示例1,做比较的数据尽量放在一张幻灯片或一张图上 尽量用图表说明问题.,One picture is worth ten
3、 thousand words!,7,示例2,文字和图表结合描述 不同阶段的结果用不同的颜色标示.,One picture is worth ten thousand words!,8,示例3,数据对比分析方法科学 直观法图示 T-test 成对T-test 方差分析法(ANOVA) 回归分析.,更多数据分析方法和原理见附件,9,示例4,平均值加变异性分析,One picture is worth ten thousand words!,10,示例5,多采用图表 减少过多的文字叙述 条理清晰 重要或关键点用颜色或注释标示.,报告讲述技巧,12,报告步骤,准备报告 讲述/汇报报告 问题解答.,1
4、3,准备报告,报告目的-要向听众讲述什么? 听众是谁-了解听众 听众期望从报告中得到什么? 他们对报告内容了解有多少? 听众对报告中的观点/内容是赞同还是拒绝? 听众是否为专业人士? 他们有多长时间 ?,14,准备报告-Cont.,介绍及结论 介绍 : 报告者自我介绍以及本次报告所涉及的主要内容 结论 : 总结和强调报告中的重要观点和结论 对于不太熟悉报告内容的听众是十分必要的, 可使听众在报告结束对报告中重要观点或内容加深印象 准备介绍和总结一般在报告主体写完后进行, 以使报告中每一重要内容不被遗漏.,15,准备报告-Cont.,给听众分发打印稿 给听众分发讲演稿, 利于听众理解 分发的讲稿
5、中包含了报告中主要观点和总结 报告前分发讲稿.,16,准备报告-Cont.,练习报告 建立报告者的信心 检验报告时间长短是否合适 如果是团队报告, 练习从一个报告者到下一个报告者的转换 熟悉报告时使用的设备和环境.,17,准备报告-Cont.,时间控制: 报告时间控制准确 报告内容详略控制 报告地点: 熟悉报告地点的环境 熟悉相关设备, 做好准备.,18,陈述报告,陈述速度 报告时的手势姿态 听众反应 杜绝读报告 适当幽默 紧张及不良习惯.,19,应对听众提问,多数情况, 报告后会有时间供听众提问. 回答听众提问时应注意: 简明扼要的陈述并回答听众的问题, 并使其他听众听到 如果当时无法回答某个问题, 诚实说不或 建议报告后讨论,或 请其他相关人员回答,千万不要乱说,不懂装懂!,20,总结,明确报告的目的 对听众有所了解 正确地组织报告 练习报告 充满信心 应对观众提问,21,总结,技术报告撰写注意 数据准确及严密性,逻辑合理 报告语言简洁,叙事客观 数据分析合理科学 尽量采用图表表述 汇报技巧 充分准备 了解听众 应对问题 总结,One picture is worth ten thousand words!,End!,谢谢!,
