文档的编辑和排版资料教程

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1、第二章 文档的编辑和排版 2.1 编辑文档 文档的建立不但要输入文字，还要插入图片，还要进行格式设置，最后才能取得图文并茂的效果。整个过程都是在编辑状态下进行的。当文档输入完毕，为了美化往往还需对文档进行编辑，以达到更好的效果。,2.1.1选定文本 在文本编辑过程中经常需要对一些文本进行编辑和操作，但必须遵循这样一个原则“先选定，后操作”。选择文本的方法有多种，以下我们分别介绍使用鼠标和键盘的两种方式。 一、 使用鼠标 鼠标指针选定文本块的第1个字符，按住左键直接拖曳到文本块的最后一个字符处，释放。这时所选定的文本块呈反白显示，表示选中。 单击“编辑”菜单中的“全选”命令，选择全文。 单击文本

2、区左端的隐含的选定栏，选中一行。 双击文本区左端的隐含的选定栏，选中一段。 三击文本区左端的隐含的选定栏，选中全文。 按住Ctrl键同时，在一个句子的任意位置处单击，选择该句。 按住Alt的同时，按住鼠标左键拖曳，选中矩形块。 二、 使用键盘 鼠标指针定位到文本块首部，同时按住Shift键和按上、下、左、右光标键，选中一个文本块或一个字。 按住Ctrl+A功能键，选中全文。,2.1.2移动或复制文本 可以将文本从一个位置移动到另一位置来重新组织文档，在文档中有些文字需要多次重复，这就需要在Word中对这些内容进行移动或复制。 一、 使用鼠标 在打开的文档中选定要移动或复制的内容，将鼠标指针移动

3、到选定的内容上，此时鼠标指针变成左上斜箭头，直接拖曳该选定的文档内容，一直到文档的新位置处释放鼠标，此时完成的是文档内容的移动；按住Ctrl键再拖曳，是文档内容的复制。 二、 使用剪贴板 可以有三种方式将选定的内容送剪贴板： 1 按住Alt+PrintScreen键将当前打开的活动窗口送剪贴板 2 直接按住PrintScreen键将整个屏幕内容送剪贴板 3 先选定内容，然后单击“复制”和“剪切”按钮，将选定内容送剪贴板,2.1.3插入和删除文本 可以从文档中删除不再需要的文本，也可以在文档中添加一些新内容。 将光标移至需删除的文字前面，按Del键，或将插入点移至要删除文字的后面，按Backsp

4、ace键，如选定的是文本块，按Del键，则选定的文本块将全部被删除。 如要添加新内容，光标移至想要插入新内容位置处，直接输入文本，现有的文本将会向后移动，以便为添加的文本留出空间。在想插入空白行处按Enter键，将插入一个新空行。 在插入文本时需注意，屏幕的右下角处显示“改写”按钮时，这时输入的文本将替换原有的内容，而不是插入文本。可以在“工具”菜单中的“选项”命令对话框中的“编辑”选项卡中取消“改写模式”即可。,2.1.4 恢复删除文本 Word将记住用户对文档进行的最近几次更改并有一个更改列表，如果不小心错误的删除文本，可以使用撤消特性来恢复文本。还可以用Ctrl+Z快捷键来恢复被删除的文

5、本。 单击“编辑”菜单中的“撤消命令”，或单击工具栏上的撤消按钮，撤消刚才的操作。也可以打开更改列表从中选择，每次取消一个更改，或者一次取消多个更改。 需要注意的是，在恢复被删除文档时，必须在删除文本后立即选择“撤消清除”命令，中间不能执行任何其他操作，否则将不能被恢复。,2.1.5 查找和替换文本 一、 查找 Word的查找功能可以在文档中快速查找用户指定的内容，并定位到文本出现的位置。单击“编辑”菜单中的“查找”命令，或按Ctrl+F快捷键，打开“查找与替换”对话框。（如图2-1查找与替换对话框）在“查找”选项卡中的“查找内容”文本框中输入要查找的文本内容，但最多不能超过255个字符。单击

6、“查找下一处”按钮，开始查找，直至全部查找结束为止，Word将提示用户查找结束。按“取消”按钮，关闭对话框。（如图2-2查找和替换对话框） 图2-2查找和替换对话框,二、 替换 一般来说，查找的目的就是替换。替换文本是指将查找到的指定文字用其他的文字或格式替代。 单击“编辑”菜单中的“替换”命令，或按Ctrl+H快捷键，在打开“查找与替换”对话框中的“查找内容”文本框中输入要查找的内容，在“替换为”文本框中输入要替换的内容。如果单击“高级”按钮，可以设置替换内容的格式要求，也可以选择“搜索范围”下的“全字匹配”、“使用统配符”，以及“格式”按钮中的“字体”、“样式”、“突出显示”以及一些特殊要

7、求。单击“全部替换”按钮，一次将所有搜索到的指定文字全部替换为指定的字符和格式。单击“替换”，则替换当前文字，单击“查找下一处”，则不替换该文字，跳到下一处继续搜索。,2.1.6语法和拼写检查（自习） 现在的拼写检查工具能识别更多的人名、组织和公司的名称、城市和国家及地区、Internet和文件地址等信息。Word的拼写检查特性将文档中每个单词与词典中的单词进行比较，以找出拼写错误。语法检查特性会找出如大写、标点符号错误和使用错误单词这样的错误。并提供更有效，更便于用户使用的语法和重新书写建议。同时Word2000增加了对中文语法拼写的校对功能。 单击“工具”菜单中的“选项”命令，在打开的选项

8、对话框中的“拼写和语法”选项卡中，选中“键入时检查拼写”和“键入时检查语法”两个复选框，清除“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误”复选框，（如不清除这两个选项，将隐藏显示拼写和语法错误的下划波浪线），单击“确定”按钮。这时，在输入文档时，Word使用红色波浪下划线表示可能的拼写错误，用绿色波浪下划线表示可能的语法错误。 如果要更正错误的语法和拼写，只需用鼠标右键单击文档中带有下划波浪线的文字，在打开的快捷菜单上提供的正确内容来更正错误。（如图2-3拼写和语法对话框）也可以用自动更正功能修正拼写错误。“自动更正”在自动更正常见拼写错误方面拥有更强大的功能。（必须在设立检查语法和拼写设

9、置之后）。单击“工具”菜单中的“自动更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中的“自动更正选项卡”中，（如图2-4自动更正对话框）选中“键入时自动替换”选项。这以后输入的文本会被立即更正。,图2-3拼写和语法对话框 图2-4自动更正对话框,2.1.7 自动识别功能 （略） Word 2000 有一项功能，它能够自动检测出 Word 文档中亚洲的文字。但是，一些 Word95/6.0 文档是在装有中文界面的英文 Word95/6.0 中创建的，如果用户没有为这些文档设置一种中文字体，Word 2000 就不能识别其中的中文文字并错误地将中文显示为扩展西文字符。如果遇到了这种问题并且确信要打开的文档

10、是在英文 Word95/6.0 中创建的，且包含有中文字符，你可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“常规”选项卡，然后在“英文 Word 6.0/95 文档”下的列表框中选择“包含中文文字”。,2.1.8 简繁体转换 Word提供的简繁体转换，可以方便地进行简繁体之间的转换。 先选定需转换的文本，单击“工具”菜单中的“语言”子菜单中的“中文简繁转换”命令，在打开的对话框中，选择“简体中文转换为繁体中文”复选框，并选定“转换时包括词汇”，反之选择“繁体中文转换为简体中文”复选框，则将繁体字转换为简体字。（如图2-5中文简繁转换对话框） 图2-5中文简繁转换对话框,2.2字符格式化 字符格

11、式化功能主要是对文字、段落、项目符号等内容进行操作。字符格式化功能包括对各种字符的大小、字体、字型、颜色和字间距等进行定义。 简体中文版的 Office 2000 中附带了 14 种中文字体。这些中文字体都是 TrueType 字体。采用“典型”安装方式（这是默认的安装方式）时，将安装以下 9 种字体： l STZhongsong（华文中宋）GBK l STXihei （华文细黑）GBK l Lisu（隶书）GBK l SimYou（幼圆）GBK l STXingkai（华文行楷）GB2312 l STXinwei（华文新魏）GB2312 l STCaiyun（华文彩云）GB2312 l FZ

12、YaoTi（方正姚体简体）GB2312 l FZShuTi（方正舒体简体）GB2312,采用“典型”安装方式时，不会安装以下 5 种字体，但在“自定义”安装方式中可以进行安装。若要安装这些字体，可以选择“自定义”安装，或者在已经安装了 Office 2000 的情况下，双击“控制面板”中的“添加/删除程序”图标，然后从列表中选择 Microsoft Office 2000 并单击“添加/删除”命令，进入维护模式。单击“添加或删除功能”按钮，展开“Office 工具”中的“字体”，然后单击“附加字体”前的图标，选择“在本机上运行”选项。 l STSong（华文宋体）GBK l STKaiti（华

13、文楷体）GBK l STFangsong（华文仿宋）GBK l STLiti（华文隶书）GB2312 l STHupo（华文琥珀）GB2312 请注意，这里的“GBK”是继简体中文Windows3.2 之后的简体中文 Windows 所使用的 Windows 代码页，它包含了 Unicode 的所有 20902 个中文字符以及中国国家标准化组织添加的大约 80 个中文字符。“GB-2312”是简体中文 Windows 3.2 的代码页，仅含有 6763 个汉字。“GBK” 包含了“Big5”的繁体中文字符和“GB2312”中的简体中文字符。 除了 YouYuan（幼圆）和 LiShu（隶书），

14、其余的GBK中文字体都支持大部分西欧语言和欧元符号。 当在“语言设置工具”中启用了日文、繁体中文或朝鲜语进行编辑之后，除了得到相应的语言支持外，还可以安装日文、繁体中文和朝鲜语字体。也可以在Office安装程序中安装这些字体。,2.2.1 字体和字号 单击“格式”菜单中的“字体”命令，（必须先选定文本），在打开的字体对话框中的字体选项卡中“中文字体”下拉列表框中选择一种字体。（如图2-6字体对话框）如宋体、楷体、仿宋体等；在“字型”列表框中选择如粗体、倾斜等字体的修饰，在“字号”下拉列表框中选择字体的大小。如四号、小四等。 或者直接单击工具栏中的“字体”、“字符大小”、字型按钮进行设置。还可以

15、在“字体颜色”下拉列表框中选择一种颜色，在“下划线”下拉列表框中选择一种下划线的样式，在“效果”选项下选择一种特殊效果，如空心、阴影、上标、下标等等，增强文本的外观效果。,图2-6字体对话框,2.2.2 字符间距的缩放 在“字体对话框”中的“字符间距”选项卡中，（如图2-7字符间距对话框）选择字符的间距是“加宽”或“紧缩”程度，或者选择字符的缩放比例（或直接单击工具栏上“显示比例”按钮右边的下拉箭头，选择缩放倍数，大于100%表示加宽，小于100%表示缩小）。但需要注意的是，字符间距调整是对字符之间距离的加宽或紧缩，而字符“缩放”是对字符本身进行加宽或紧缩。 图2-7字符间距对话框,2.2.3

16、 文字效果 为了使文档增加一些动画效果，Word添加了文字效果选项。单击字体对话框中的“文字效果”选项，可以选择如“礼花绽放”、“七彩霓虹”等文字效果。（如图2-8文字效果对话框） 图2-8文字效果对话框,2.2.4 字符单位 在简体中文版的 Word 2000 中，引入了一种新的测量单位字符单位。这样，我们将可以以字符为单位测量一些段落格式设置，如缩进、页边距、行距、字符间距等等。这对于中文文字的处理特别有用，因为许多人在日常写作中有在段落起始处缩进两个字符的习惯。如果以字符为单位，就不必担心因改变了字体、字号等造成格式上的混乱。 我们提供了一种特殊的样式正文（首行缩进两字），也就是在段落的首行缩进两个字符。默认情况下，这种样式不出现在样式列表框中。 调整样式： “格式”“样式”（“列表”框的）“所有样式”“正文（首行缩进两字）” 只需单击该选项，再单击“应用”按钮，此样式就会应用于选定的段落。 对于包括简体中文版 Office 2000 在内的远东版本的 Office 2000，我们将字符单位设置为默认的测量单位。 打开/关闭字符测量单位：