办公软件【第二章：文档的基本操作】课件

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1、董成杰 ,Office办公软件 第2章文档的基本操作,本章学习内容,2.1 word 2003的基本知识 2.2 文档的基本操作,2.1.1 文档的操作流程,创建或打开文档,文档输入(文字、数字、图形、表格等),文档编辑(选定内容、删除、复制、移动、查找、替换等),文档排版(字符、段落、分栏、图文混排等),文档存盘(保存、另存为),2.1.2 Word的启动和退出,Word启动是指进入其编辑环境，操作方法有多种，最常用的方法是：选择如图所示的【开始】【所有程序】【Microsoft Office】【Microsoft Office Word 203】命令。如果在桌面上创建了Word的快捷方式还

2、可以直接用鼠标双击该快捷方式启动。 如果你在计算机中已经保存了 Word文档，那么用鼠标双击 该文档可启动Word， 并同时打开你要编辑的文件。,2.1.3 Word2003窗口简介,启动Word后，系统自动建立一个名为“文档1”的空白文档，窗口包括标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、滚动条、状态栏、编辑区及任务窗格等几个部分。（Page108）,标题栏,菜单栏,水平标尺,常用工具栏,格式工具栏,任务窗格,光标,编辑区,滚动条,垂直标尺,状态栏,帮助工具栏,2.1.4 工具栏,显示/隐藏工具栏单击菜单【视图】【工具栏】命令，在显示出的下级菜单命令中若当前命令被勾选，则显示该工具栏；若去掉当前命令的勾

3、选，则隐藏该工具栏。,2.1.5 word 2003的视图方式,Word 2003的视图方式有：普通视图、页面视图、Web页视图、大纲视图和阅读版式。视图的切换可从“视图”菜单中选择相应命令，也可从水平滚动条左侧的视图切换按钮进行切换。 普通视图：主要用于文字处理工作，能完成输入、编辑、格式、插入图片等功能。但不能实现插入页眉页脚、分栏、首字下沉等。这种视图占用系统资源少，反映速度快。 Web页视图：可直接以Web页形式查看在浏览器中的效果。可以创建能在屏幕上显示的Web页或文档，可看到背景。,2.1.5 word 2003的视图方式,页面视图：主要用于版面设计，可实现“所见即所得”效果。能完

4、成各种编辑工作及普通视图下不能实现的版面设置功能。但在此视图下因占用系统资源较多，使得处理速度较慢。 大纲视图：主要用于编辑文档的大纲体系，以便能审阅和修改文档结构。用缩进文档标题的形式表示标题在文档结构中的级别。 阅读版式：可以电子图书形式全面浏览文档内容，可查看文档结构并可同时多页浏览。,2.1.6 Word的退出,退出Word就是关闭Word应用程序。为了确保在Word退出时，用户所编辑的文件不受损失，如果你最近编辑的内容还没有保存，Word会提示你是否保存文件。 注意在Word中，关闭当前文档与退出Word程序是两个不同的操作。 关闭当前文档常用方法有以下几种： 单击菜单【文件】【关闭

5、】命令 单击窗口右上角的关闭文档窗口按钮。 退出Word程序常用方法有以下几种： 单击菜单【文件】【退出】命令 单击窗口右上角的关闭Word程序按钮 双击窗口的控制菜单图标 组合键Alt+F4。,2.1.7 创建文档,启动Word软件后，系统会自动建立一个空白文档，默认的文件名是“文档1-Microsoft Word”一般情况下可直接在该空白文档中进行编辑即可。 在已有打开文档的情况下，新建文档常用的方法有： 单击常用工具栏中“新建空白文档”按钮。 按下“Ctrl+N”组合键。 选择菜单【文件】【新建】命令， 此时会在窗口中显示 “新建文档”任务窗格， 单击“任务窗格”中的“空白文档”。,2.

6、1.8 保存文档,Word提供了多种保存方式，并且具有自动保存功能，可以最大限度地保护因意外而引起的数据丢失。 第一次保存： 单击菜单【文件】【保存】命令，打开“另存为”对话框。 单击常用工具栏中的“保存”按钮，打开“另存为”对话框。 按下“Ctrl+S”组合键打开“另存为”对话框。 在对原文档进行修改后，若保存位置 及文件名均不需改动，则直接点击 “保存”按钮。文档以原文件名保存在 原文件夹中。,2.1.8 自动保存,为防止死机或突然断电情况下丢失数据，启用自动保存功能非常必要。单击菜单【工具】【选项】命令，打开 “保存”选项卡，设置“自动保存间隔时间”并单击确定按钮。,2.1.9 文档保护

7、,设置“打开权限密码”和“修改权限密码”方法一 选择菜单【文件】【另存为】命令，打开“另存为”对话框，单击按钮，选择 “工具”下拉菜单中的“安全措施选项”命令，打开“安全性”对话框。 在对话框中输入“打开文件时的密码”和“修改权限密码”，在“确认密码”对话框中再次输入密码进行确认。 返回“另存为”对话框保存,2.1.9 文档保护,设置“打开权限密码”和“修改权限密码”方法二 单击标题栏的【工具】-【选项】-【安全性】 在对话框中输入“打开文件时的密码”和“修改权限密码”，在“确认密码”对话框中再次输入密码进行确认。 保存,撤销密码 打开文件，再次选择【另存为】【工具】【安全措施选项】命令，在设

8、定密码界面删除文本框中原有密码，确定保存。,2.2.1 文本和符号的输入,1. 英文输入 启动word后，一般系统默认输入法为英文。在编辑区中有闪烁的光标提示符，直接输入字母即可。 2. 中文输入 将输入法切换至中文输入法，从插入点光标处开始顺序输入。 3. 插入特殊符号 输入文本时经常需要插入一些特殊符号，Word提供了丰富的特殊符号列表。 定位光标，选择菜单【插入】【符号】命令，打开“符号”对话框。 在“符号”选项卡中选择“字体”和“子集”，查找所需字符，单击“插入”按钮。 也可选择菜单【插入】【特殊符号】命令，插入一些特殊符号,2.2.2 编辑文本,文档的修改与编辑工作包括：文本的插入、

9、删除、移动、复制、查找与替换等操作，从而使内容更加完整、美观、准确。,2.2.3 选定文本,若要对部分文本进行各项编辑操作，则首先应选定这部分文本。 选定任意文本区：先将“”形鼠标移到所需选文本区开始处，拖动鼠标至所需选定区域最后一个字符处松开左键，这样所选定文本以反白样式显示。 选定矩形区域中的文本：将鼠标移至所需选定区域左上角，按住Alt键，拖动鼠标直到区域右下角，放开鼠标。 选定大块文本：先将鼠标选定区域开始处，配合滚动条将文本翻到所选区域末尾，按住Shift键，同时用鼠标点击末尾处。,选定一行或多行：将鼠标移至该行所对左侧页边距内，鼠标指针变成向右方所指箭头样式时，单击则可选定一行文本

10、，如果拖动鼠标，则可选定多行文本。 选定一个段落：将鼠标移到所需选定段落的任意行处连击三次，或将鼠标移至该段所对左侧页边距内，鼠标指针变成向右方所指箭头样式时，双击则可选定一段文本。 选定整个文档：将鼠标移至文档左页边距内连续快速三击左键。也可选择菜单【编辑】【全选】命令或使用组合键Ctrl+A选定全文。,2.2.3 选定文本,2.2.4 插入文本,插入文本 在任务栏上有“插入改写”切换按钮，若“改写”为黑色，则表示处于“改写”方式，否则是在“插入”方式下。反复双击此按钮或按“Insert”键，可在两种方式之间切换。 在插入方式下，将插入点光标移动目标位置输入新文本即可，此时插入点右边的字符随

11、着输入向右移动。 在改写方式下，插入点右边的字符被新输入的字符所替代。 插入另一个文档 Word可以实现多个文档的合并。 在第一个文档中定位插入点光标，单击菜单【插入】【文件】命令，打开“插入文件”对话框，查找准备插入的目标文档所在位置，打开文件夹并选择文档名，单击“插入”命令。目标文档即与第一个文档合并在一起。,2.2.5 删除文本,删除文本 删除光标左侧字符：插入点光标在字符右侧，按“Backspace”键。 删除光标右侧字符：插入点光标在字符左侧，按“Delete”键。 选定删除：选定文本，按“Delete”键或“Backspace”键，也可选择“剪切”命令或剪切按钮。,2.2.6 移动

12、文本,当文档中的字符或段落位置不恰当时，需要对其进行位置的调整，可使用以下几种方法进行移动文本操作。 1.使用剪贴板移动文本 选定需要移动的文本，单击菜单命令【编辑】【剪切】（或剪切按钮），将插入点光标移动至目标位置，再单击菜单命令【编辑】【粘贴】（或粘贴按钮）。 2.使用鼠标拖动文本 选定需要移动的文本，将鼠标指针移到所选区域内，使其变为左上角箭头样式，按住左键，鼠标指针下方增加一个灰色的矩形，拖动鼠标，将其虚插入点移到新位置后放松开鼠标。,2.2.6 移动文本,当文档中的字符或段落位置不恰当时，需要对其进行位置的调整，可使用以下几种方法进行移动文本操作。 3.使用鼠标右键拖动文本 选定需要

13、移动的文本将鼠标指针移到所选区域内，使其变为左上角箭头样式，按住右键拖动至新位置后放开鼠标右键，在快捷菜单中选择“移动到此位置”。,2.2.7 复制文本,复制是将原有的文本进行拷贝，它与剪切不同，只把复制文本放入剪贴板，并不删除文本。 1.使用剪贴板复制文本 选定需复制的文本，单击菜单【编辑】【复制】命令（或常用工具栏中复制按钮），将插入点光标移动至目标位置，再单击菜单【编辑】【粘贴】命令（或粘贴按钮）。 2.使用鼠标拖动文本 选定需复制的文本，将鼠标指针移到所选区域内，使其变为左上角箭头样式，先按住Ctrl键，再按住左键，鼠标指针下方增加一个“”号，拖动鼠标将其虚插入点移到新位置后放开鼠标。

14、,2.2.7 复制文本,复制是将原有的文本进行拷贝，它与剪切不同，只把复制文本放入剪贴板，并不删除文本。 3.使用鼠标右键拖动文本 右键拖动方法同移动文本类似，只在最后一步在快捷菜单中选择“复制到此位置”。 4.组合键的使用 使用组合键可以快速完成以上操作。剪切命令“Ctrl+x”；复制命令“Ctrl+c”；粘贴命令“Ctrl+v”。,2.2.8 查找与替换,查找与替换是一种常用编辑方法，可以对所需要查找或者要替换的文字进行快速地准确操作，以提高编辑效率。,2.2.8.1 查找文本,单击【编辑】菜单【查找】命令，打开“查找与替换”对话框。 打开“查找”选项卡，在“查找内容”列表框中键入要查找的

15、文本。 单击“查找下一处”按钮开始在文章中进行查找，当查找到对应内容后，在窗口工作区内以反白形式显示找到的文本。 如果单击“取消”按钮，可关闭此对话框，光标停留在找到的文本上，若需继续查找，可选择“查找下一处”按钮，直到查找到文档结束。,快捷键：Ctrl+F,2.2.8.2 替换文本,“查找”与“替换”配合使用，可快速、准确地完成对文档中多次出现的同一内容进行更改替换。两项操作类似。 单击菜单【编辑】【替换】命令，打开“查找与替换” 在“查找内容”和“替换为”列表框中分别键入查找与替换的内容。 单击“查找下一处”按钮，插入点光标停留在第一处查找到的内容上，以反白形式显示结果。 如果需要替换，则

16、按“替换”按钮，否则继续按“查找下一处”按钮，反复进行这两步操作可根据需要边查找边替换。 如果需要全部替换，则需选择“全部替换”按钮，全文一次替换完毕。 如果需要特殊替换形式，可使用“高级”按钮中的多种选项配合完成查找与替换任务。,快捷键：Ctrl+H,2.2.9 撤销、重复与恢复操作,Word提供了撤销、恢复和重复操作，可以对错误操作予以反复纠正。 撤销前一步操作：单击菜单【编辑】【撤销】命令或直接点击常用工具栏中撤销按钮。 撤销多步操作：单击菜单【编辑】多次重复选择【撤销】命令或单击撤销按钮旁的下拉按钮，下拉列表选择多步操作。 重复操作：单击菜单【编辑】【重复】命令，可重复前一次操作，此命令可连续不断使用。 恢复撤销操作：单击菜单【编辑】【恢复撤销】命令，此命令与“重复”命令为一组，当完成撤销任务后，即出现“恢复撤销”命令，或直接点击常用工具栏中恢复撤销按钮，并可在下拉列表中完成多次撤销。,快捷键：Ctrl+Z,小结,本节课主要讲述了word文档的基本知识和基本操作，通过本次课的学习，要求熟练掌握文档的创建、打开、保存、加密方法；掌握文