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1、1,辦公室自動化,第1章 辦公室自動化概念,2,何謂辦公室？,辦公室的形態會因行業、業務職掌以及組織階層之差異而有所不同，所以要精準的定義它並不是那麼容易 一般人的觀念中，辦公室已成為泛指白領階級工作場所的代名詞 辦公室的定義 辦公室是一個組織團體，由一群有共同目標，而在一起工作的員工所組成 辦公室必須具有以下之角色 整合公司中各種不同功能之工作，以達成共同之目標。 用以聯繫不同區域、不同功能之部門。 擴充內部及外部之環境界限，使得公司得以與其客戶、供應商、其他組織或公司相連結。,3,何謂辦公室？,辦公室的主要活動 決策：規劃、決定. 溝通：電話、會議. 事務性工作：閱讀、文書處理. 新的辦公
2、室形態 行動辦公室(Mobile Office)、家庭辦公室(Home Office).等 辦公室的功能 資訊的收集 資訊的處理及分析 資訊的儲存 資訊的傳遞 資訊的管理,4,何謂辦公室自動化？,將資訊、通訊及網際網路等科技與辦公室中的人員、作業流程（Workflow），作有效的結合，使其成為一個完善的辦公室自動化系統，以改善辦公室作業品質及工作效率，並提高辦公室生產力,5,推展辦公室自動化的原因,社會結構之重大改變 辦公室自動化設備的進步 辦公室生產力的重視 企業環境的激烈變化,6,辦公室自動化的演進,最早是在60年代的美國興起的 分為以下四個階段 初創時代 紙、鋼筆、鉛筆、文件夾和桌子 機
3、器時代 電話、打字機、影印機等等 資訊時代 1951年IBM公司將第一部商用電腦引進辦公室 電腦與通訊時代 資訊高速公路(Information Highway)、網際網路(Internet)、全球資訊網(WWW)、虛擬實境(VR)、電子郵件(E-Mail)等,7,推展辦公室自動化的目標,應用現代科學管理知識與技術，透過各種自動化的機器和設備，以合乎人性的手段，迅速有效地處理和運用辦公室的各類資訊，以增進工作效率，進而協助公司達成目標的一種運作體系 增加效率 提高效能 改善品質 重視人性,8,推展辦公室自動化應考慮的因素,今日推展辦公室自動化所要考慮的，不單只是購買新的資訊設備，而是企業再造(
4、Corporate Reengineering)的工程 科技 目前市場上有那些新的工具可以使用？它們的性能如何？ 可解決辦公室中的那些問題？ 是否可以隨企業成長而擴充？ 與其它系統的相容性如何？ 市場佔有率如何？ 未來發展性如何？ 技術支援及服務是否容易取得？,9,推展辦公室自動化應考慮的因素,作業流程 先將作業流程合理化後，再行電腦化 管理方式 辦公室新的溝通方式，如:電子郵件、電子佈告欄等，已減少了組織內的管理層級；也就是說，中間的管理階層，將逐漸的被取代，組織勢必走向扁平化 教育訓練 辦公室自動化後，教育訓練的投資將會大幅的增加 新觀念的導入，將改變企業文化，人們勢必要多花時間在學習上,
5、10,國內推展辦公室自動化的現況,國內辦公室的類型 傳統型 仍使用較傳統之機器設備，如：打字機、紙、筆、計算機等等為主要工具進行工作 對於資訊反應太慢 ，這類辦公室在國內已不多了 多點型 目前為數最多的。辦公室中已引進個人電腦協助處理事務，但每台電腦都是獨立作戰的單位 區域型 在辦公室中已建立了區域網路，透過它可達到資源分享、訊息交換及檔案管理的功能 全球型 辦公室應用網際網路(Internet)技術，使其資訊可與全球連線 機動型 推翻掉傳統固定時間及地點上班的方式，使辦公室成為名符其實的資訊中心,11,辦公室自動化的效益,節省時間 工作比例的重新分配 更好的資訊 資源共享 促進溝通 辦公室無
6、紙化,12,辦公室未來的發展根據,基礎人才的培育 專業化軟、硬體公司的發展 文件管理的整合 儲存大量資訊 保密功能的加強 快速通訊網路的發展 中文輸入的改善,13,辦公室自動化發展現況實例政府機關,電子化政府的模範生行政院環保署為例 第一代公文管理系統 電腦化公文管理 第二代公文管理系統 注重管理層面的問題，強調稽催管理功能，集中交換的公文處理方式，並導入光學條碼系統bar code，方便使用者輸入公文資料控管編號 第三代公文管理系統 納入文書製作系統，制定公文格式 增加了電子公文交換的功能，採用目前時效最佳的e-mail傳遞方式 效益 文書校對及用印人力方面，由原來的7人合併作業後減為3人
7、委外打字經費亦由每月約32萬元降至每月約6萬元 每月節省約3萬餘張的公文紀錄性用紙,14,辦公室自動化發展現況企業,漢翔航空工業股份有限公司 文件管理層面 教育訓練資訊：記錄每位員工歷年訓練心得報告、各專案規範訓練，提供各種訓練課程與報名文件供員工取閱 圖書媒體管理：提供圖書、媒體、工作報告、論文、期刊、專利等內容摘要與保管人，便利需求者申借 品質文件管理：提供品質手冊與環境手冊多重選項查詢 工安環保文件管理：記錄工安環保作業程序文件，提供文件快速搜索查詢與各類表單下載,15,辦公室自動化發展現況企業,流程控制層面 差勤管理：控管每位員工每年各類假別可休時數，於請假過程中會提醒員工相關資訊，如
8、會受到扣款、已超過時數上限等等，每月初統計上月假曠時數供薪資系統處理 差旅結報：控制要有公差事實才允許申請差旅費，針對不同職等提供可申請交通費、住宿費、膳雜費之上限，並要求輸入發票，車票等會計單據。會計單位審核後將資料送至ERP 系統製票歸帳 費用動支與結報：一般費用與固定費用須先動支申請奉核後，才允許支用與結報。結報申請單經會計單位審核後將資料送至ERP系統製票歸帳 行政事務申核提送：內含30種類型電子表單簽核作業，涵蓋生產製造單位、人事管理部門、綜合服務與資訊管理部門各項服務申請表單,16,員工績效考核管理：登載員工年度工作目標與平時工作記錄，每季由各級主管根據工作成果與表現，輸入各項考核
9、分數奉核後通知員工查閱。 物料申購：需求單位提出申請單後，由申購單位彙整並送專業、品保、預算、工安等部門會審，經需求單位劃押後申購資料傳至ERP系統，同時進行採購作業。,17,追蹤管理層面 會議指示交辦事項追蹤管理：會議主席裁示交辦事項，逐條列示承辦單位與應完成日期，由系統追蹤管制通知未完成單位承辦人員。 電子公文管理：公文收發作業處理、每日追蹤未如期辦畢之公文同時發通知給承辦人與其主管、公文展辦處理作業、歸卷與結案公文的管理、公文傳送國家檔案管理局之處理 週期校驗管理：由品保部門登錄MSLO(Master LayOut,成圖)與各類工具應定期校驗項目，由系統追蹤管制通知承辦人員執行校驗作業
10、非工令報工：各專案負責人登載工作分項、參與人員及賦予各分項之工時，每週要求工作人員輸入實際投入工時，專案經理可透過系統瞭解專案工時成本與工作完成百分比 矯正行動表：根據客戶投訴或內部稽核單位發現產品的缺失後，由品保部門登錄矯正行動需求單後送相關部門處理，若於計畫完成日未處理完畢者，由系統追蹤管制通知承辦人員,18,訊息公佈層面 公司消息公佈欄：舉凡公司動態、員工福利、政令宣導、科技新知、勞動法令、品質通報、勞資會議資訊、公司經營報告等等，由業務權責單位公告之 員工消息公佈欄：舉凡食、衣、住、行、育、樂等資訊，由員工自行公告之，屆臨公告期限，由系統自動下載 電腦系統運作狀況記錄：記錄各型電腦系統
11、異常運作、檢修狀況、定期處理作業，可供相關人員管理與查閱 民營化相關資訊：公告民營化作業相關法令、公司民營化過程與現況、股票分配與認購原則、員工關切事項等等 名片管理：可記載個人或公司名片、廠商資訊，便利日後郵件傳送與分享給他人使用,19,電子郵件層面 公司內E-Mail：透過漢翔點將錄可快速傳送員工業務須配合執行的信件通知 Internet E-Mail：須要與外部人員進行業務處理者，由單位主管核准後即開放此功能 電子Fax：結合傳真系統，可將傳真文件送至個人信箱，或由個人信箱傳送電子傳真文件 Voice Mail：結合電話語音系統，當電話無人接聽時可留言，系統自動將語音留言以電子郵件送至對
12、方個人信箱可供隨時收聽,20,互動討論機制層面 標準製程文件審查：工程人員編製每一製程標準規範，內含施工前準備事項、施工步序、施工後處理、品質需求，然後分送相關製造與品保單位會審後，即完成一份標準文件供施工人員查閱 提案與創新制度：員工發現有改善空間的問題或新創意，可透過本系統描述提案與創意，送被提案單位(執行單位)與審查委員評估並填寫意見與執行效益，回覆提案人。提案獎金每月彙總傳至新資系統處理 問卷調查：需求單位根據問卷範本製作題目，送給希望獲得樣本者填寫問卷，收回問卷後系統自動統計問卷結果 討論園地：當事者有任何問題要詢訪相關人員提出其見解時，可透過本園地腦力激盪後取得滿意的結果 會議通知與會議室管理：會議發起人描述會議主題、時間、地點並預約登錄會議室，選取參加人員後，即可送出會議通知單，系統於受邀人員閱信回覆後會告知發起人受邀人員是否可以參加,
