采购管理实务3、4章培训资料

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1、第3章,采购方式,3.1采购方式分类及选择,1.按采购方式分类（可分为直接采购，委托采购与调拨采购。） 2.按采购性质分类（可分为公开采购与秘密采购，大量采购与零星采购，特殊采购与普通采购，正常性采购与投机性采购，计划性采购与市场性采购。） 3.按采购时间分类（可分为长期固定性采购与非固定性采购，计划性采购与紧急采购，预购与现购。） 4.按采购订约方式分类（可分为订约采购，口头或电话采购，书信或电报采购及试探性订单采购。） 5.按决定采购价格的方式分类（可分为招标采购，询价现购，比价采购，议价采购，定价收购及公开市场采购。） 6.按采购地区分类（可分为国内采购和国外采购。）,3.2集中采购和分

2、散采购,1.基本慨念的比较 集中采购是指企业在组织结构中建立专门的采购机构，统一组织企业所需物品的采购进货业务。 分散采购是指由企业下属各单位，各子公司，分厂，车间或分店实施的满足自身生产经营需要的采购。 2.优劣势比较,3.2集中采购和分散采购 集中采购和分散采购的优劣势比较,3.3政府采购,1.基本概念 2.政府采购的特点 （1）资金来源的公共性 （2）采购主体的特定性 （3）采购活动的非营利性 （4）政府采购的社会性 （5）采购对象的广泛性 （6）行政性 （7）规范性 （8）影响力大,3.4招标采购,3.4.1 招标采购的方式 1.公开招标（公开招标又称竞争性招标，即由招标者在报刊，网络

3、或其他媒体上发布招标公告，吸引众多企业单位参加投标竞争，招标者从中择优确定中标单位的招标方式。） 2，邀请招标 3，议标 （1）公开招标的优点 1）公平 2）价格合理 3）改进品质 4）减少徇私舞弊 5了解来源,公开招标,（2）公开招标的缺点和可能带来的问题 1）采购费用较高 2）手续繁琐 3)可能产生串通投标 4）可能造成抢标 5）衍生其他问题 （3）公开招标的程序 1招标准备阶段 1）选择招标的方式 2)办理招标备案 3)编制招标相关文件 2招标投标阶段（该阶段从发布招标公告开始，到投标截止时间为止的这段时间） 1）发布招标公告 2）资格预审 3）发售招标文书 4）现场拍照 5）解决招标人

4、的疑问 3.决标成交阶段（从开标日开始到签订合同的阶段） 1）开标 2）评标 3）定标,3.4.2招投标制度及招标采购运作模式,1.招投标制度 招投标制度是一种规范的比价采购模式。 2.招标采购运作模式 （1）政府采购招标 （2）行业招标 （3）投标公司,如何防止恶意投标行为的发生？,对于围标；（1）采用公开招标，并要进行资格预审（合 格投标人的资格条件适当低一些，防止投标人太少） （2）要编制标底，用它评价投标报价的合理性，如果投标人中报价低的价格还高于标底较多时，就有围标嫌疑。 （3)加强行政监督部门的依法监督力度，对违法投标的投标人严律处理。 对于抢标：（1）严格把好资格预审类 （2）严

5、格把好招标文件编制类 （3）严格合同签订类,第4章,采购计划和预算编制,4.1采购调查,4.1.1价值分析 1.价值分析的定义：是指将所有购物料所体现的功能与其成本相比较，力求找到成本更低的代替品，从而获得最大的产出投入比。 2.价值分析的内容及标准 在企业利用价值分析的方法对采购活动进行评价时，其分析调查的主题包括以下几个方面。 1）投资回收 2）租赁或采购 3）自制或外购及继续自制或外购 4）包装方式 5）产品规格 6）标准化 7）替代品 8）现有供应商,3.5其他采购方式,1.比价采购 2.即时采购（它的基本思想是：在恰当的时间，恰当的地点，以适当的数量，恰当的质量提供恰当的物品。） .

6、3.联合采购 （1）联合采购的定义：联合采购是指多个企业之间的采购联盟行为，因此可以认为联合采购是集中采购在外延上的进一步托展。 （2）联合采购的实施方式 1）采购战略联盟 2）通用材料的合并采购 4.询价采购 询价采购的实施步骤 1）供应商的调查与选择 2）编制及发出询价函 3)询价单的递交与评审 4）合同的签订，验收及付款程序 5）履约保证金,3.4.2招标中存在的问题及其解决方法,1，对项目型采购招标困难，没有统一的评价标准，所以难以进入正常的招标程序。 2，实时性不好，因为从做计划上报到真正开始招标，过程可能经历几个月，而有些产品更新换代可能很快，此时，可能招标产品在市场上已经过时了。

7、 3，有些操作环节还不科学，需要人为沟通的较多，这就容易缺乏公正性 4，有些参与投标的公司有抬标，围标行为，失去了招标的意义 5，招标后因兑现不了标书而出现弃标 6，招标者与串通一气以低就高，以次充好， 7，单纯以价格制胜，会降低后续的服务要求，因为服务往往在标书中不好体现 8，整个中标后的执行过程缺少有效监督，招标公司力不从心，而用户方自己又做不了主,4.1.2物料调查,物料调查有助于对一个主要的采购物料未来长期及短期的采购环境做出预测。 较复杂的物料调查应包括几个主要方面的分析： 1）企业作为采购方现在及未来的状况 2）生产过程的替代性 3）该物料的用途 4）需求 5）供应 6）价格 7）

8、削减成本和（或)确保供应的战略,4.1.3供应商调查,1.初步供应商调查（所谓初步供应商调查，是对供应商的基本情况的调查，主要是了解供应商的名称，地址，生产能力，能提供什么产品，能提供多少，价格如何，质量如何，市场份额有多大，运输进货条件如何。） （1）初步供应商调查的目的 （2）初步供应商调查的特点 （3）初步供应商调查的方法 （4）供应商分析的主要内容 1）产品的品种，规格，质量水平和价格水平是否符合企业需要如何 2）企业的实力，规模如何，产品的生产能力如何，技术水平如何 3）产品是竞争性商品还是垄断性商品 4）供应商相对于本企业的地理交通情况如何，进行运输方式分析 2.深入供应商调查 进

9、行深入的供应商调查，需要花费较多的时间和精力，调查的成本高，并非对所有的供应商都是必需的，它只是在以下情况下才需要。 （1）准备发展成紧密关系的供应商 （2）寻找关键零部件产品的供应商,4.2采购计划,4.2.1编制采购计划的目的和内容 1.编制采购计划的目的 （1）预估材料需用数量与时间，防止供应中断而影响产销活动 （2）避免材料储存过多，积压资金及占用空间 （3）配合公司销售计划与资金调度 （4）使采购部门事先准备，选择有利时机购入材料 （5）确立材料耗用标准，以便管制材料采购数量及成本 2.采购计划的内容 采购计划包含认证计划和订单计划两部分内容 （1）认证是采购环境的考察，论证和采购物

10、料项目的认定过程，是采购计划的准备阶段。 （2）订单计划是采购计划的实施阶段，采购计划的制定是通过订单实现的，订单制定要充分考虑市场需求和企业自身的生产需求进行，还要有相当的时间观念，因为采购本身是企业市场预测结果的重要组成部分。 （3）认证计划和订单计划二者必须要做到综合平衡，以便保证采购物料能及时供应，同时降低库存及成本，减少应急单，降低采购风险。,4.2.2认证计划的编制,1.准备认证计划 （1）熟悉认证的物资项目 （2）接受开发批量需求 （3）接受余量需求 （4）准备认证环境资料 （5）制定认证计划说明书 2.评估认证需求 （1）分析开发批量需求 （2）分析余量需求 （3）确定认证需求

11、,3.计算认证容量 （1）分析项目认证资料 （2）计算总体认证容量 （3）计算承接认证量 （4）确定剩余认证容量 4.制定认证计划 （1）对比需求与容量 （2）综合平衡 （3）确定余量认证计划 （4）制定认证计划,4.3采购预算4.3.1采购预算概述,1.采购预算的含义（采购预算是一种以货币和数量表示的计划，是将企业将来采购决策的目的通过有关数据系统地放映出来，是采购决策数量化的表现。） 2.采购预算的编制要求 采购预算是依据销售预算和生产预算拟定的。从理论上讲，供应部门根据生产预算推算出原料需求量，预算价格，进行订货，并根据生产进度安排交货时间。 采购预算编制的要求有以下几项： （1）采取合

12、理的预算形式 （2）建立趋势模型 （3）用滚动预算的方法,4.2.3订单计划的制定,1.准备订单计划 （1）了解市场需求 （2）了解生产需求 （3）准备订单背景资料 （4）制定订单计划说明书 2.评估订单需求 (1)分析市场需求 （2）分析生产需求 （3)确定订单需求,3.计算订单容量 （1)分析项目供应资料 （2）计算总体订单容量 （3)计算承接订单量 （4）确定剩余订单容量 4.制定订单计划 （1）对比需求与容量 （2）综合平衡 （3）确定余量认证计划 （4）制定订单计划,4.4物料需求计划4.4.1MRP的基本原理及特点,1.MRP的基本原理 MRP的基本原理是：根据需求和预测来测定未来

13、物料供应和生产计划与控制的方法，它提供了物料需求的准确时间和数量。 2MRP的特点 MRP与传统的存货管理比较，具有如下特点 (1)传统的存货管理用单项确定的办法解决生产中的物料联动需求，难免相互脱节，同时采取人工处理，工作量大。而MRP系统用规划联动需求，使各项物料相互依存，相互衔接，是需求计划更加客观可靠，也大大减少制定计划的工作量。 （2）实施MRP要求企业制定详细，可靠的主生产计划，提供可靠的存货记录，迫使企业分析生产能力和对各项工作的检查，把计划工作做得更细。 （3)当企业的主生产计划发生变化时，MRP系统将根据主生产计划的最新数据进行痛调整，及时提供物料联动需求和存货计划，企业可以

14、根据此安排相关工作，采取必要措施。,4.3.2采购预算的编制流程及编制方法,1.采购预算与企业经营目标的关系 2.采购预算编制步骤 （1）审查企业和部门的战略目标 （2）制定工作计划 （3）确定所需的资源 （4）确定预算数据 （5）汇总编制总预算 （6）修改预算 （7)提交预算 3.预算的编制方法 （1）弹性预算 （2)概率预算 （3）零基预算 （4）滚动预算,4.4.2编制物料需求计划的过程,1.编制物料需求所需的数据 （1）主生产计划 （2）独立需求的预测 （3）物料清单文件 (4)库存文件 2.物料需求计划的计算过程及编制步骤 （1）计算过程 1）毛需求的计算：毛需求量=项目要求的物料数

15、量 2)净需求的计算：净需求量=毛需求量-现有库存量-计划入库量 3）确定下达单日期和订货数量计划： 下单日期=要求到货日期-认证-订单周期-缓冲时间 下单数量=净需求量,（2）MRP的编制步骤,1.决定采购前置时间与制造前置时间。 2）拟定生产日程总表 3）编制零件结构表 4)设定现有库存数量 5）由生产日程总表与零件结构表的展开，再加上杂项需求，得到物料毛需求，并从中考虑损耗数量，求出合理的需求量 6）合理的毛需求量扣除现有库存数量，得到净需求量 7）从净需求量扣除现有采购量，得到计划采购量 8）计划采购量大于零，即开具请购单交采购部门进行采购事宜 9）计划采购量小于零，即分析并设法消耗此

16、项多余物料 10）如现有采购数量不能充分配合生产计划的需要时，应提供信息促请采购部门调整厂商的送货时间与送货数量。,4.4.3MRP系统对采购的贡献,（1）通过物料快速分类查询，对每一类物料，按需用的频度，规定优选原则。 （2）编制可以延续到未来某个任意日期的周密计划，既可以按需采购，又可以保证足够的采购提前期和采购预算，防止因突发性采购而增加额 外的采购费用。 （3)通过控制采购权限，严格控制成本从而规范采购管理，即在系统中设置每一个采购人员的采购物料范围和支付权限，同时设定超过限额的审批层次和权限等内容。 （4）控制库存量以便管理人员采取纠正措施。 (5)建立供应商文件认证目标以保证进厂材料的品质，即根据ISO 9000的要求，系统对各种物料的供应商进行认证，对于没有建立主文件的供应商，系统将拒绝执行向其采购。 （6)通过提供多种查询途径跟踪采购订单及采购合同执行情况。 （7）严格控制付款程序。 （8）MRP系统对采购供应商部门的员工也提出了更高的素质要求。,4.5影响采购计划和预算的因素,（1）年度销售计划 （2）年度生产计划 （3）用料清单