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1、第一章 办公室实务概述,(1)广义的：泛指一切办公场所. (2)狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。 (3)特指的：党和政府机关，企事业单位内的综合办事机构。级别高的又称办公厅。 (4)专指的：某种专门的独立的工作机构。, 2006 name of company. All rights reserved.,办公室的含义,办公室文化,办公室文化： 组织文化在办公室环境、工作模式、人际关系、精神面貌等各方面的表现。,办公室文化标志,1办公室的事情不管大小都是自己的份内事。2每个人都十分关心公司的发展，把自己的喜怒哀乐与集体的起伏紧密地联系在一起。3办公室里有一种乐观向上的精神，
2、不是把上班作为一种挣钱的负担，而是作为一种乐事。,办公室文化标志,4团队协作精神。5营造相互教育、共同提高、浓厚的学习气氛，每个人都乐于把自己学到的东西与他人共享。办公室文化.doc,办公室伦理,办公室伦理就是在对与错、正当的行为与不当行为的意义上对办公室工作人员的道德约束，体现为价值观原则或道德准则 办公室伦理.doc,一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，定为“举办电影晚会”。黄没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请示第一把手贾主任也许会更好办事。在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾，贾的批复定为“观看戏剧演出”。这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，该怎
3、么办？方秘书左右为难。几个办会秘书研究，最后定为按贾的意见执行。由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。当时黄对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行。,方秘书向分管办会的领导请求，领导有了决定的意见，就应按该领导的意见办。因为一个单位的领导同志往往不止一个，各项工作需要在集体领导下分工负责。秘书应遵照领导职权分工与单向请求的原则，向分管的领导请求即可。不应多头请求。再说，既然请求副职领导已决定了的事情，你又再去请求第一把手。这样做弄不好容易造成烦恼误会，使副职领导以为你心目中不尊重副职领导职权。有厚此薄彼之嫌，不利于今后工作，也不利于自己与领导的关系。 两
4、位领导在同一事情上有不同的意见，秘书最终遵照第一把手的意见执行，是比较妥当的。按照领导班子民主集中制的建设原则，秘书执行主要决策人的意见，这是按组织原则办事。,办公室的职能与特征,职能：政务（或业务）服务和事务管理,特征：服务性，分散性，专业性，主动性，繁杂性。,办公室实务的范围和内容,办公室实务 就是指办公室的工作事务和操作实务,特征 服务性，分散性，专业性，主动性，繁杂性。,办公室环境,包括自然环境和人文环境两部分。,自然环境包括办公室所处的位置、建筑设计的特点、室内的光线、色彩、空气、设备和布局等要素。,人文环境包括办公室的整体形象标志、人际关系、办公室文化等要素。,办公室环境布置的目的
5、,1） 创造舒适而又工作效率高的环境；,2） 塑造组织形象；,3） 建立挡驾制度；,4） 有利于保密工作,要求,方便 整洁 和谐 安全,办公环境管理,1 办公环境的含义 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 2 办公环境的管理原则 方便舒适整洁 和谐统一安全,想想看,1、空气杀手； 2、光线杀手； 3、声音杀手； 4、空间杀手； 5、设备杀手； 6、文件杀手； 7、职能杀手。,办公室的七大效率杀手有哪些？,办公环境管理,3 办公室的布局与布置 （1）布局 封闭式布局。 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职
6、能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。,办公环境管理,开放式布局。 就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。,办公环境管理,（2）办公环境布置 布置要点 营造一个安静的工作环境； 保证良好的采光、照明条件； 合理安排座位； 力求整齐、清洁。,办公环境管理,布置的原则 采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控
7、制和监督。,办公环境管理,布置的原则 全体职员的座位应面对同一方向布置。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 应保持公共空间和私人空间的独立。 桌与桌之间应留有一米左右的距离。 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既 要方便使用又不影响别人工作。,考考你,配备合适光源 选择理想的办公桌椅 安装隔音设备 选择合适的屏风、窗帘、档案柜 调节合适的空调温度 合理放置办公设备,1、 怎样优化办公设备？,2、怎样美化办公环境？,办公室装饰 办公室绿化,办公环境管理,4. 办公室的视觉环境管理 A.办公室内的覆盖物
8、 （1）有效地使用颜色。（2）颜色应协调一致。 B.照明 （1）光线的量。（2）光线的质。（3）光的设计。 光亮设计的原则： 避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源的强度；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。,办公环境管理,5. 办公室的听觉环境管理 听觉环境指办公室所处的有益或有害声音. 消除噪音的来源。 用吸音的材料以减少噪音的影响。 适量音乐的播放。,办公环境管理,6. 办公室的空气环境管理 (1)温度 最舒适并有益于健康的工作温度是1520。 (2)湿度 最适宜的湿度为40%60%。 (3)空气流通 每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。 (4
9、)空气的净化 包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。,办公环境管理,7.办公室的保健与安全环境管理 1、保健 定期健康检查 灌输卫生知识。 采取疾病预防 保持环境整洁。 推行健康运动 举办康乐活动。,10.1 办公环境管理,2、安全管理 （1）树立安全意识 掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合 法劳动权益； 上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度； 细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，并及时排除或向上司报告，尽快解决，以维护好健康安全的工作环境。,10.1 办公环境管理,（2）识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，
10、如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。,(2) 识别办公室安全隐患,办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。 工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。 消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过
11、时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等.,办公环境管理,（3）进行安全检查 包括办公环境和办公设备两部分： 要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是记录办公设备运行中出现的故障。例如计算机不能工作了，就应填“设备故障表”，如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。,隐患记录及处理表,设备故障表,办公环境管理,（4）、安全管理重点 防盗 在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班。 防火 火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑电引起火灾。 防止意外伤亡 为了防止意外伤亡事故发生，组织应向
12、职员进行防止意外事故的教育，使之平时养成安全的工作习惯。,相关知识,通常企业办公室中安全检查的方法是: 1、确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查； 2、发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险； 3、如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直至解决； 4、将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中。,技能训练,下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办公隐患： 过度拥挤；打滑的地板； 家具或设备的突出的棱角； 柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西； 转椅无法调节高度；电线拖曳太长； 未接地线的设备；电路负荷太大； 消防栓无法打开；
13、 碎纸机没有安全使用说明；传真机卡纸。,办公室布局,开放式办公室：大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员式的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。,封闭式办公室：是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。 办公室布局.doc,办公室布置注意事项：,1、主管的办公区域里需保留适当的访客空间，同时又要和秘书保持最密切的联系，以便于工作上的交流与沟通。 2、与公众接触频繁的部门应设置于入口处，或者通向走廊，以减少穿过公开工作区的次数。,办公室布置注意事项：,3、业务处理者安置在中央，位置次序面向同一方向，直线式组合，便于交接文件和沟通联系。 4、审计部门位于离行政区较远的地方，有利于工作的保密与高度集中。 5、主管的工作区域位于工作区域的后方，以便于控制和监督，同时不因主管的接洽工作转移和分散其他文员的视线和精力,作业,1、从小事上有时反映一个人的性格和面貌，作为一名办公室秘书，更要注意一些细节，请你列出每天下班前必须做好的工作。 2、设想你将来办公室的性质和内容，在一张A4纸上画出你认为最合理的办公室的布置图。,
