outlook使用方法和技巧教材课程

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1、OUTLOOK的使用,OUTLOOK的界面 OUTLOOK的功能 信息的引入与导出 邮件处理操作 任务的操作 日历的使用 OutLook与其它办公软件的协同使用,Outlook是什么？,Outlook 是微软公司出品的Office 2000套装软件的组件之一，它对Outlook express的功能进行了扩充。Outlook 2000的功能很多，可以用它来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务。 和以前的版本相比，Outlook 2000的最大变化就是它不再只是一个收发电子邮件的软件了，它已经和Office 2000的其他组件紧密地结合在一起，构成了一个统一的整体。这样Out

2、look 2000就变成了一个信息处理中心，我们在Outlook 2000里几乎就可以处理所有的日常事务，甚至可以在Outlook 2000里直接浏览网页，所以我们也把Outlook 2000称为桌面信息管理器。,界面总体介绍,Outlook面板,在Outlook 2000窗口左方的小窗格我们叫它Outlook面板。 快捷方式组 面板里的许多小图标，这些小图标就和Windows桌面上的快捷方式图标一样，单击它们可以完成不同的工作。我们还可以把这些快捷图标放在不同的组里，更好地管理它们。 “其他快捷方式”按钮 单击“其他快捷方式”按钮，Outlook面板里的快捷图标改变了。你会发现里面也有“我的

3、电脑”图标，其实这只不过是把“我的电脑”快捷方式图标放到Outlook面板里而已，我们还可以在面板里放置新的快捷方式和创建新的快捷方式组呢！ 单击面板里的“我的电脑”图标，“我的电脑”就在Outlook 2000里显示出来了，这是Office 2000的各个组件集成的结果，可以把其他程序的结果在Outlook 2000里显示出来。,信息浏览器 显示“我的电脑”内容的小窗口叫做信息浏览器，随着选择的项目不同，这里面显示的结果也会改变。 文件夹列表 单击“视图”菜单，选择“文件夹列表”命令。文件夹列表子窗口就显示出来了。 我们收取和发送的文件都保存在这里。 看一下“收件箱”文件夹，单击“收件箱”，

4、这时在右上方就会显示出项目预览窗口，在这里我们可以看到接收的邮件，如果里面有信件，下面的信息浏览窗口就所选邮件的内容显示出来了。,OUTLOOK的功能,创建联系人 Outlook今日 添加任务 日历功能 写日记 发送邮件 写个便笺 自动修复功能,信息的引入与导出,将个人文件夹文件（*.PST）引入到Outlook中 将“个人通讯簿”引入到“联系人”文件夹中 将Outlook信息导出至个人文件夹文件（*.PST）,将个人文件夹文件（*.PST）引入到Outlook中,个人文件夹文件位于计算机硬盘上，扩展名为 .PST。个人文件夹文件包含文件夹、邮件、窗体和文件。个人文件夹文件的使用方法与其他任何

5、文件一样 。 “文件”“引入和导出.”。 在 “选择要执行的动作”列表单击 “从个人文件夹文件（.PST）引入” 下一步。 在 “引入文件” 中输入路径和文件名（或单击“浏览”，选定文件） “选项”下单击 “用引入的项目替换重复项目”单选框下一步完成。指定文件即已引入了。,将“个人通讯簿”引入到“联系人”文件夹中,“文件”“引入和导出” 。 在“ “选择要执行的动作”列表框中单击 “从Schedule+、其他程序或文件引入”“下一步”。 在“选定引入的文件类型”列表中单击 “个人通讯簿” “下一步”。 在“选定目标文件夹” 列表中单击 “联系人”“下一步”“完成”。 个人通讯簿中的信息即已引入

6、到联系人文件夹中，便于用户使用和管理。,将Outlook信息导出至个人文件夹文件（*.PST）,Outlook操作的全部结果（如邮件、约会、任务等），以*.PST格式导出后，可以完整保存。 “文件”“引入和导出.”。 在 “选择要执行的动作”列表框中单击 “导出至个人文件夹文件（.PST）”“下一步”。 在 “选定导出的文件夹” 列表框中单击要导出的“个人文件夹”单击 “包括子文件夹”复选框。 必要时可以选择需要导出的某一子文件夹，或者通过“筛选”对话框，选择导出指定的邮件、项目或类别单击“下一步”。 在“将导出文件另存为” 中输入路径和文件名单击“选项”下的“用导出的项目替换重复的项目”单选

7、框 “完成”。 Outlook中的个人文件夹即以*.PST文件的格式被保存在硬盘中了。,邮件处理操作,新建邮件 标记邮件 用邮件安排任务 用邮件安排约会或事件,新建邮件,单击收件箱按钮 单击工具栏“新邮件”按钮 。 收件人、抄送人、密件抄送的操作方法相同，单击名称来源下拉列表，从中选择邮局通讯录 在邮件接收人列表中的选定邮件接收人单击收件人、抄送、密件抄送按钮以选定邮件接收对象。 输入指定主题在“选项”选项卡，可在常规选项、送达选项及退踪选项中设定邮件的各种参数。 单击分类按钮可在有效类别列表中选定指定的类别单击确定按钮完成对邮件类别的设定。 在设定完邮件接收人及各选项后，单击工具栏上的发送按

8、钮 发送该邮件。 接收邮件时请单击菜单栏工具，选择“检查新邮件于”命令。单击选定“在以下服务上检查新邮件”列表中指定的服务项。单击确定。以后要检查新邮件时只需单击功能键 F5 即可。,标记邮件,有些时候我们需要对邮件进行标记，对邮件作标记既可为自己标明邮件以便跟踪，也可为其他人标明带有请求的邮件。 收件人接收到带标记的邮件后，邮件顶部会出现关于该标记意义的注释。如果设置有到期日期，也会出现该日期。 可以键入个人标记或从 Microsoft Outlook 标记列表中选择标记。 打开某邮件，单击菜单栏编辑，选择“标记邮件”命令。 单击标记下拉箭头，选择标记或输入标记。 单击日期下拉箭头，选择邮件

9、标记日期。单击清除标记按钮，清除所有标记,用邮件安排任务,有时我们需要根据一封邮件的内容或直接使用一封邮件安排一个任务，最简单的方法就是单击选定该邮件并拖动至任务按钮 ，然后设定任务的其它选项，保存并关闭该任务。或者直接指派该任务。,用邮件安排约会或事件,使用邮件创建约会的一个快捷方法也可以通过类似上述方法完成。单击选定需要创建约会的邮件并拖动至日历图标后释放鼠标 ，此时Outlook会自动以邮件内容创建一次约会，当然 Outlook 并不会自动识别邮件的内容，因此如果要安排约会请使用内容主题适当的邮件（以上图例仅是为了说明问题）。这样拖放该邮件后只要稍做改动就完成了对约会的安排。 如果是想安

10、排一次事件，请在拖放后单击选定开始与结束时间项中的“全天事件”复选框。此时约会被改为事件。更改其它需要改动的选项后，保存并关闭即完成了对该事件的安排。,任务的操作,在Outlook中使用任务项来完成需要工作，任务是一项属于私人的或工作上的责任或事务，且在完成过程中要对其进行跟踪。任务可发生一次或重复发生（定期任务）。 定期任务可按固定间隔重复，也可能在标记的任务完成日期的基础上重复。例如，您可能固定在每月最后一个星期五向经理发送状态报告，也可能在上次理发之后一个月再次理发。 新建任务 接受/拒绝任务 发送任务完成报告 排序任务 指派任务,新建任务,新建任务时会有以下三种情况：1、新建一个一次性

11、任务。2、新建按固定时间间隔重复的任务。3、创建基于完成日期重复的任务。下面简单介绍创建任务各选项完成对新建任务的学习。 单击Outlook中的任务按钮 。 双击任务列表中“单击此处添加新任务”，输入任务名称，选定所需选项，单击“保存并关闭”按钮。 或 单击菜单栏文件，选择新建命令项下的“任务”子项。 选定所需选项，单击“保存并关闭”按钮。此时安排的是一次性任务。 单击工具栏“任务周期”按钮(有时outlook 会显示为“约会周期”)。 单击重复任务的频率（“按天”、“按周”、“按月”或“按年”），然后选定频率选项。不要单击“每当任务完成后第”，否则，任务就不按固定间隔重复。此时安排的是重复性

12、任务 单击重复任务的频率（“按天”、“按周”、“按月”或“按年”）。 单击“每当任务完成后第”，然后在框中键入时间频率。在此安排的是基于完成日期重复的任务,接受/拒绝任务,任务可以是为自己设定的也可以是为他人指派的，当有人向你指定任务时，你可以接受任务，也可以不接受任务。 双击打开任务列表中带有标记的任务，如果还没有接受或拒绝该任务，Outlook 会自动提示是接受或拒绝 。 当你选择其一后，Outlook会自动要求发送状态报告。你可以根据情况直接发送响应或者在发送响应前先编辑该响应。一旦你接受了任务，该任务便会自动保存到任务列表中。拒绝则相反。,发送任务完成报告,如果接受任务，就要时实地发送

13、任务完成情况的状态报告。这样可以通知任务指派者任务的进展情况。 在任务列表中双击打开您已经接受的任务。 在任务状态行中对任务的状态进行设定，在完成百分比中设定完成的百分比 。 单击该任务菜单栏任务，选择“发送状态报告”命令。此时会自动生成一个任务完成情况的状态报告。确认无误按 Ctrl+Enter键就完成了任务报告的发送。 或者以详细列表视图查看任务列表。在状态与完成%列中单击相应项，设定任务的完成状态与百分比 。 在上一步设定完成后，按回车键。Outlook 便会自动发送任务完成状态报告。,排序任务,任务项有时会很多，我们可能需要将其进行分类排序，这时可以借助工具栏上的分组依据按钮 ，以及视

14、图菜单中的排序和筛选命令对任务进行排序和筛选。 单击 Outlook 工具栏上的分组依据按钮 。 单击并拖动某个项目列标题至任务分组状态栏便可完成任务分组 可以连续手动拖动多个列标题，完成多重分组。或在菜单栏视图中选择“分组依据”命令完成对任务的分组 要清除分组依据请在视图菜单下分组依据命令中，单击“全部清除”按钮。或者直接将现有分组依据单击并拖动至时释放鼠标 排序任务，在任务列表视图中单击菜单栏“视图”，选择“排序”命令。 在排序依据，次关键字，第三关键字等几个选项中依次设定排序任务的依据 如果需要筛选任务，可在任务列表视图中单击菜单栏“视图”，选择“筛选”命令。筛选出合适的任务项。 操作完

15、成后单击菜单栏任务，选择“保存任务顺序”命令。这在本单元考试中非常重要。如果考生只是对任务进行排序，并没有保存任务顺序，考评员将可能无法对导出结果A8.PST中的任务顺序进行评定。,指派任务,指派任务有两种方法，其一是在建立任务的同时就将任务指派给其他人。另一种情况是将任务列表中的任务指派给其他人。 第一种情况在建立任务的同时，单击 Outlook 任务菜单，选择指派任务命令。将任务指定给其他人。或者新建任务时就选择“任务要求”，将任务指定给其它用户。 第二种情况时，需在任务列表项中，单击选定某一任务。单击鼠标右键选择“指定任务”。设定相应选项后，将现有任务指定给其它用户。,日历的使用,使用日

16、历安排约会 使用日历安排会议 使用日历策划事件 创建年度事件,约会是在“日历”中限定时间的活动，活动可不涉及他人或资源。定期约会按固定的基数重复。 会议是一项涉及人员和资源的约会。定期会议按固定基数重复。 事件是一项持续 24 小时或更长时间、可延续一天或几天的活动。年度事件，如生日或周年纪念日，在每年特定的日期发生。事件和年度事件不占据“日历”中的时间段，出现在大标题中。 下面分别就日历项中安排约会、安排定期约会、安排会议、安排定期会议、创建事件、创建年度事件进行简单讲解。更主要的是让考生了解它们之间的转化关系。,使用日历安排约会,安排约会 指向“文件”菜单中的“新建”，然后单击“约会”。 在“主题”框中，键入说明。在“地点”框中，键入地点。 输入开始和结束时间 选定所需其他选项。单击“保存并关闭”。 安排定期约会 单击 Outlook 日历。单击“日历”菜单中的“新定期约会”。 输入开始和结束时间。 单击约会重复频率（“按天”、“按周”、“按月”或“按年”），然后选定该频率选项 单击“确定”按钮。在“主题”框中，键入说明。在“地点”框中，键入地点。 选定所需其他选项。单击“保