电子邮件沟通规范PPT课件

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1、1,电子邮件沟通规范贵州项目组内部培训,2,企业电子邮件沟通规范,3,邮件的重要性,1、电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 2、企业用户电子邮件的用途主要体现为一下几个方面,日常工作交流,传递公司的产品与服务信息,获取外界信息,展示企业形象,4,邮件的重要性,3、现代企业的工作强度加大，工作量加大 领导没有那么多时间面对面听取汇报，需要使用邮件 4、不少企业工作完全依赖电子邮件 80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件 70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件 30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公

2、司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务,5,【职场Email八大习惯】,不要越级发邮件 不要在Email里谈论跟工作无关的事 不要转发有不良影响的Email 保留好发送Email的证据 勤发Email联络工作,帮助自己树立勤奋形象 Email的收发要及时 多用抄送,少用暗送 不要因为Email而忽视电话和当面沟通。,6,企业电子邮件沟通规范,7,邮件基本礼仪,你写信时愤怒么？请先存为草稿，1小时后重新打开再决定是否发出,8,企业电子邮件沟通规范,9,如何撰写邮件,邮件包含了收件人、主题、正文、签名四个部分。,10,如何撰写邮件发送对象,撰写邮件时，首先要确定邮件是准备发送给谁，并且弄清楚谁是直接收件人

3、（TO），邮件需要抄送（CC）给谁，或者密送（BCC）给谁。 邮件发送类型在“如何发送邮件”模块中进行详细介绍。,11,如何撰写邮件邮件主题,主题是接收者了解邮件的第一信息，要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 1、一定不要空白标题，这是最失礼的。 2、通常人们会根据主题判断邮件的重要性。 3、标题要简短，不宜冗长，是邮件核心思想的浓缩。,12,如何撰写邮件邮件主题,4、标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 5、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理。 6、可适当用使用大写字母或特殊字符来突出标题。 7、

4、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题。,13,如何撰写邮件邮件正文,一、邮件开头称呼 1、邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”。 3、如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士”称呼，但要把性别先搞清楚。 4、不宜称呼姓名的情况：不熟悉的人不宜直接称呼姓名，对级别高于自己的人也不宜称呼姓名。,14,如何撰写邮件邮件正文,二、邮件主要内容 1、主动说出你期待对方做的事情 当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始

5、，就说明你的要求。如果内容很短，就直接在信件内容的结尾提出要求即可。 最好开篇点明主题，明确自己的目的，清晰描述事件内容以结论和建议措施结尾。,15,如何撰写邮件邮件正文,2、邮件的日期与时间要明确 在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你说的下个月或是下周三到底是什么时候？因此最好改成下周三（如3月7日）下个月（如8月），时间也要明确，是上午还是下午？是以自己或对方的时区为准？以免双方认知不同而产生误会。,16,如何撰写邮件邮件正文,3、Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰的说明。保持每个段落简短不冗长，不要长篇大论。 4、

6、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 没有错别字是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。,17,如何撰写邮件邮件正文,5、选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。 6、合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的

7、提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。,18,如何撰写邮件邮件正文,7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字很难描述清楚，可以配合图表加以阐述。 不要随意使用 :-) 之类的字符，这样显得轻佻。 8、邮件内容里不可缺少的三个部分 如果要从对方那里得到想要的信息，需要给对方提供哪些信息。 希望对方采取哪些行动措施。 需要对方什么时候给予回复。,19,如何撰写邮件邮件正文,9、邮件内容要简明扼要，内容太多可使用附件 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。最好

8、不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。 10、一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。,20,如何撰写邮件邮件正文,三、邮件附件 1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 2、附件文件应按有意义的名字命名。 3、正文中应对附件内容做简要说明，尤其是有多个附件时。 4、附件数目不宜超过4个，较多时应打包压缩成一个文件。 5、如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式。 6、如果附件过大，应事先了解接收方信箱接收邮件大小的限制，可分割成几个小文件分别发送。,21,如何撰写邮件邮件签名,1、邮件签

9、名的必要性 每封邮件的签名，可以让对方清楚的知道发件人信息。 2、签名信息不宜过多 签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行，你只需将一些必要信息放在上面。 引用一个短语作为签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。,22,如何撰写邮件邮件签名,3、不要只用一个签名档 针对不同的发送对象，可以使用不同的签名档。 正规公司在邮件签名都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象。 4、签名档文字应选择与正文文字匹配 签名档字号一般应选择比正文字体小一些，简体、繁体或英文，签名档文字应该与正文文字

10、匹配，以免给人以混乱的感觉。,23,企业电子邮件沟通规范,24,如何发送邮件,25,如何发邮件发送情况,需要发邮件的情况： 1、正式工作报告 2、部门之间事务往来 3、通知 4、知识推荐和信息传递 5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、难以简单用口头表达说明清楚的事项 ,26,如何发送邮件发送类型,1、主送（TO），收件人 事件负责人，主要阅读该邮件的人，也就是要主要阅读这邮件的人放去TO。,27,2、抄送（CC），事件相关人 需要了解信息，你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领导支持的，一定要去CC，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人挺你。就算领导没时间看也没

11、关系，别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老板面子。,如何发送邮件发送类型,28,发给其他部门的同事的邮件，应该抄送给直接领导和对方的直接领导，如有必要应该抄送给直接领导的领导。一般情况下，除非必要，否则不要抄送给直接领导的领导，可以由直接领导判断是否需要上报。如果不清楚是否要抄送给某一个相关者，应该向直接领导咨询。,如何发送邮件发送类型,29,3、密送（BCC），加密抄送人 不希望被收件人（TO）或者抄送人（CC）看到的收件名单，可以使用密送，但是原则上不建议使用。 加密抄送人一般是你的下属。举例说，你需要别的部门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得到老板支持，

12、你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行得怎么样，你要你的下属去跟进。很多人会把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起多么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句，下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。,如何发送邮件发送类型,30,4、转发（FW） 通常情况，当邮件内容未到达应收者或者邮件内容值得共享时，可以使用转发。 如果FW:过多，请删除重复的，避免邮件标题过长。 身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简单明了。,如何发送邮件发送类型,31,有些事情你无

13、法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅写个FYI（for your information，仅供参考），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。,如何发送邮件发送类型,32,1、工作计划的发送对象 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理。,如何发送邮件发送对象,33,2、项目通报类的邮件 主送给项目小组成员。 抄送给项目小组

14、成员的直接上级、项目主要领导。 3、寻求跨部门支持的邮件（我们最常用的）部门性质决定 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级，同时抄送本部门的直接上级，这样往往可以获得支持部门的更好的支持。,如何发送邮件发送对象,34,1、小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能 CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况。 BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！） 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和垃圾。,如何发送邮件注意事项,35,2、“全部答复”可能产生一大堆不必要的

15、邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！ 3、回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联（“线索”） 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件,如何发送邮件注意事项,36,4、选择邮件发送对象的时候避免以下现象 非重要的一般性的沟通，不必要将邮件抄送给直接领导和间接领导。 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，

16、用见面直接交流代替。,如何发送邮件注意事项,37,对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论，你们讨论好了再告诉大家。 不能随便向群体邮箱发送不必要消息。例1：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工，只有一定级别才能发送。例2：一个人找订书机，300人中断工作来看这个信。,如何发送邮件注意事项,38,企业电子邮件沟通规范,39,如何发送邮件,是起争执时的证据；年终盘点时也知道你每天干了啥,40,1、及时收取 设置定时收取，及时收取邮件 养成及时收取邮件的良好习惯。每天工作前先收取一下邮件，确认自己是否有新邮件需要处理；每天下班前再收取一下邮件，确认本日自己是否有邮件未收取；闲暇时间也可以主动收取一下邮件，保证及时读取到邮件。,如何处理邮件处理流程,41,2、任务判断 接收到邮件后 判断邮件中是什么任务。 判断要求什么时候完成任务。 确认自己对于任务是否存在疑问。,如何处理邮件处理流程,42,3、分析处理 明确任务，并无疑问后 判断是否能直接从发件人处获取信息。 判断是否可从直接主管处获取信息。 分析有