文件控制培训资料教程

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1、控制程序文件,文件控制程序培训 培训时间:2014年5月30日 培训地点:会议室,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,备注：本资料仅供公司程序文件内部培训参考用！,控制程序文件,1、目的：对文件和资料的控制要求作出规定，以确保所有与质量活动有关的场合都能得到并使用正确的文件和有效版本 2、适用范围：适用于本公司质量管理体系有关文件和资料的控制，包括适当的外来文件。 3、文件控制：文控中心 4. 过程展开与控制 4.1 文件及资料的分类 4.1.1管理性文件和资料：质量手册、程序文件、质量计划及其它质量管理文件。 4.1.2技术性文件和资料：产品标准、技术图纸、工艺文件、作业指导书、检验规程、设备操作

2、规程。 4.1.3 外来文件和资料：国家和行业标准，外来技术资料，相关的法律法规。,文件控制程序,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,四、文件的编号及版本控制：,文件控制程序,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,文件控制程序,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,4.3.2不受控文件发放时，只登记，不编分发号。 4.3.3受控文件不得擅自复印或涂改。 4.3.4受控文件如破损严重，影响使用，可以申请以旧换新，仍使用原分发号，破损文件收回，登记作废。 4.4 文件和资料的借阅、复制 公司内部借阅或复制文件需经文件管理负责人同意后，填写文件借阅、

3、复制登记表方可借阅或复制。 4.5 文件和资料的更改 4.5.1在使用中的文件应进行评审，确定是否需要修改或更新，文件和资料的更改应由提出人或部门负责人填写文件更改申请单。 4.5.2 文件和资料更改的审核、批准应由原审批部门进行，当原审批部门撤消或兼并或无该职能需其他部门审批时，该部门应获得审批所依据的有关背景资料。文件应进行审核、批准，确保文件的适宜和有效性。 4.5.3 文件更改批准后，由文件发放部门将原文件全部收回，实施统一更改和发放，确保所有相关文件得到有效更改。由文件管理员实施更改，技术文件更改时采用划改或换页，在更改标识栏中注明更改标记、更改状态和更改单编号。管理性文件的更改，在

4、文件的“附录1文件更改记录表”上，填写相应的更改记录。,文件控制程序,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,4.6. 文件和资料的换版与作废 4.6.1 文件和资料经过三次以上更改或文件和资料需进行大幅度修改时，应进行换版，原版本作废。文件管理员填写“文件更改申请单”，经主管领导批准后实施。换版用版本号表示，其表示方法：首次发行时为“A”版，当第二次发行时，为“B”版，依次类推。 4.6.2 作废文件由各部门填写文件作废销毁申请单经主管领导批准后，由文件发放部门按文件发放、回收记录所记录的分发数全部收回并加盖“作废” 印章，填写作废文件登记表备注来加以说明。作废文件销毁时应有两人执行。

5、4.6.3 作为原始依据或法律需要而保留的作废文件，应加盖“作废”印章，并记录，妥善保管，防止误用。 4.7. 受控的外来文件，按本程序第4.3至4.6条进行控制和管理，有关部门应及时检查外来文件的有效性，以便及时更改或更换。 4.8 受控文件原版应存档妥善保管，在文件存档登记表中予以登记，不得发放和借阅。,文件控制程序,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,4.9 质量管理体系和文件实施过程中应定期或不定期对文件进行评审或更改并再次批准，使文件更具适宜性、充分性和有效性。 4.10 文件和资料的保存期限 制度文件、程序文件、质量手册、部门权限等文件资料保存期限为永久性保存，各类记录表以

6、及各类通知保存期限为两年。,文件控制程序,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,1目的 为确保记录填写清晰、易于识别和检索，以便为产品质量符合要求和质量管理体系有效运行提供证据。 2适用范围 适用于产品、过程和质量管理体系运行所需的记录的标识、贮存、保护、保存期限和处置过程和方法。 3职责 行政人事部负责记录控制程序的组织实施，相关部门贯彻执行。,记录控制程序,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,4.5 填写要求 a) 记录的信息数据用钢笔或圆珠笔填写，要求字迹清晰，数据准确、完整，不允许随意涂改。填写内容需划改、划改人必须签署姓名和日期。 b) 记录填写完毕后，授权人应签署姓名

7、和日期。 c) 一式多联的记录填写人使用复写纸填写完毕，按规定要求及时传递相关部门。 4.6 收集要求 a) 相关部门对本部门的记录负责收集、整理、装订、归档。 b) 装订成册后记录在封面上写明保存部门名称、记录名称和标识编号、记录保存期限等，以便于检索和查阅。,记录控制程序,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,4记录控制 41记录表式设计、审核、批准和发放 记录表式使用部门负责按要求进行设计，部门主管负责审核适用性，行政人事部批准后印制并投入使用。 42行政人事部负责对全公司质量管理体系中的记录进行编号并编制全公司受控文件清单，各相关部门负责编制本部门的受控文件清单。 43记录的标识

8、 记录采用名称和编号方式进行标识，记录表格的标识编号详见文件控制程序。 44记录的保存期限 记录的保存期限详见文件控制程序。,记录控制程序,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,47 记录的贮存和保护 a) 记录的贮存，应根据记录的名称和标识编号、保存有效期等、分类贮存在文件柜中，便于检索和查阅。 b) 各部门指定专人负责对记录进行保护，记录贮存环境应确保防火、防潮、防蛀、防鼠等，并采取有效措施防止记录的损坏和丢失，确保贮存安全。,记录控制程序,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,48借阅、复制。 a)公司内记录借阅，借阅者应填写文件借阅/复制申请单经部门领导审批后方可借阅，记录

9、的外借应经总经理批准。 b) 合同要求复制时，业务部在商定期内向顾客提供相关记录的备份复印件。 4.9 质量记录的处置 各部门对超过保存期限的记录进行整理，记录保管人员提出处理意见填写在文件/记录回收及销毁单中，经上级主管批准后指定专人销毁，销毁时需有第二见证人在场。,记录控制程序,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,文件的批准及审核 各级文件应按以下权限进行： 管理手册、程序文件由管理者代表审核，总经理批准； 工作规范由编写部门负责人审核，管理者代表批准。 作业指导书由编写部门负责人审核，管理者代表批准； 记录表格由所属部门编写部门负责人批准。 设计文件、规格书、企业标准由技术部负责

10、编写，技术部负责人审核，总经理批准。,记录控制程序,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,文件的发放 原件加盖红色“正本”章，复印件加盖红色“受控文件”、填写文件发放编号、分发日期后发放，原件由文控中心存档,文件控制程序,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,文件的发放范围 管理手册、程序文件的发放范围为各部门负责人； 其它文件由发放部门根据需要确定发放范围,文件控制程序,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,文件的归档及销毁 经批准后的文件正本一律交文控中心保存归档； 当更改文件再重新发放时，应按原发放范围收回原文件，并在每页上加

11、盖“作废”章，收回的作废文件除文控中心留存一份原件作为备查外，其余统一进行销毁 。,文件控制程序,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,文件的更改 1、填写文件更改申请单，经原审核人、批准人审核批准后交文控予以实施 ； 2、修改状态，如原0(或1.0)，修改后应改为1（或1.1），当多次更改后（已更改9次）或重大更改，应考虑进行改版。 改版后版本号应改写，如原A(或1.0)，改版后应改为B(或2.0)，修改状态同时全为0。记录表格更改只作版本号更改，无修订状态要求,文件控制程序,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,文件的评审 评审以后不需更改的文件可继续使用，需要更改的文件应按文

12、件更改的要求实施更改，并再次得到批准、发放，有关评审的过程应作好相应的记录，以备查考,文件控制程序,控制程序文件,文件控制程序,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,外来文件的控制 收到外来文件（体系和技术类）时应主动交于总经办/技术部门登记、编号、存档、发放。总经办/技术部门人员也应经常查询有关最新的标准、法律法规，以便及时得到更新,控制程序文件,文件控制程序,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,电子文档的管理 所有受控文件由编制部门负责做成电子文档，经部长审核后交总经办/技术部门保存； 顾客提供的电子文档，由接收部门审核后输出一份打印件，交总经办/技术部门存档供复印分发用。电子文档也同时交相应部门保存,控制程序文件,文件控制指引,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,文件丢失处理 当有文件丢失时，须及时通知发放部门，同时填写文件补发申请单向发放部门申请补发，经发放部门部长同意后补发.文件是公司的机密,丢失文件属重等级严重问题，丢失文件的部门部长和文控员依部门文员管理制度进行处罚外,还必需负相应责任,控制程序文件,江苏浔丰轨道交通科技有限公司,结束 谢谢大家！,