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1、行政公文规范,公文写作基础,一、公文的概念 公文，是指国家机关、社会团体、企事业单位等处理公共事务的文件。 广义公文，是同私人文书相对而言的，包括行政公文、规章文书、事务文书等机关常用应用文。 狭义公文，专指行政公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,公文除了文字文书之外，现在又有了电信文书（电报、电话记录）、声像文书（录音、录像）、图形文书（以图表为主，伴以简要文字说明）。 随着电子计算机的广泛使用，机关开始运用各种办公自动化工具，而且还利用计算机组成机关管理自动化系统。电子计算机集数据、文字、影像和音讯处理于一身，使办文进
2、入一个快速、准确的新阶段，因此，公文处理将需要更高的技术。,(五)通知，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。 (六)通报，用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 (七)议案，用于各级人民政府按法定程序向同级人大或其常务委员会提请审议事项。 (八)报告，用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。 (九)请示，用于向上级机关请求指示、批准。 (十)批复，用于答复下级机关的请示事项。,(十一)意见，用于对重要问题提出见解和处理办法。 (十二)函，用于不相隶属机
3、关间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。 (十三)会议纪要，用于记载和传达会议情况和议定事项。国家机构、政党的重要会议纪要，在需要对外公开报道时，以“会议公报”公布。 其中旅游部门常用的有以下八种，即(二)决定、(五)通知、(六)通报、(八)报告 (九)请示、(十)批复、(十二)函 (十三)会议纪要,三、公文的分类,1.从公文的性质分 有党内公文、行政公文、社会团体公文以及各企业事业单位公文等。 2.从公文的来源分 可分为收文和发文两类。 收文是外机关发送到本机关来的文件。如上级机关发来的指示、通知；下级机关报送的报告、请示等。 发文是由本机关制发的文件。一部分是发送给需要用它
4、进行工作联系的外机关，一部分是下发给本机关内部使用的。,3、从公文的行文方向分,可分为上行文、下行文主平行文。 上行文是指下级机关向它所属的上级领导机关发送的文件，例如请示、报告等。 下行文是指领导机关对下属机关的发文，例如指示、决定、决议、通报等。 平行文是指同级机关或不相隶属的机关或没有领导或业务指导关系的机关之间的来往文件，例如公函。,4、从公文发送与处理的时间要求分,有特急件、急件、平件三类。 特急件指内容特别紧急，必须及时优先迅速传递处理的文件； 急件指内容紧急，必须打破工作常规优先迅速传递处理的文件； 平件指无特殊的时间要求，可按工作常规传递处理的文件。,5、从公文内容的机密程度分
5、,可分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。 绝密公文指含有最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。 机密公文是指含有重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。 秘密公文是指含有一般的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文。 普通公文是指可以向人民群众公开发布或在机关组织内部使用的公文。 划分秘密等级要准确，划分过宽，容易失密；划分过严，会不便于工作的开展。,三、公文的特点,1.鲜明的政治性和政策性。 如国家旅游局根据国务院关于加强旅游工作的决定精神，于1984年发出了关于加强国内旅游管理的通知，对当时国内出现的旅游热提出了6点对策性意
6、见。这个通知是国家旅游政策的具体化，体现了鲜明的政治性和政策性。,2.法定的权威性和行政约束力。,比如，国家旅游局于1986年发出了关于开展服务质量大检查的通知，就旅游质量大检查的指导思想、意义、范围及具体办法作了规定，对全国旅游系统的服务质量检查工作具有极大的权威性和约束力。,3.法定的作者和特定的读者。,公文的作者不是任何人能充当的。它的作者是法定作者，即根据国家法律、法令、行政法规而成立或被授权的，并且能以自己的名义行使职权和承担组织或个人。 公文的作者，主要是机关。如“国家旅游局文件”的作者，就是国家旅游局。 有时也由机关领导人出面任法定作者，但该领导人不是以私人身份，而是以公职身份出
7、现的。 公文特定的读者。除了布告、公告、通告等公开发布性的文件外，所有的公文明确的送发对象和范围，不可传播给无关的单位和个人。 比如，向国家旅游局请求的公文，就不可以同时向其他部委送发；除非有特殊的需要。 这一点是公文和其他应用文的重大区别。,4、形式和格式上的规范性,为了维护文件的严肃性和处理公文的便利，国家规定了统一的公文体式。因此，我国公文有统一性的特点。其文种、名称、结构、行文规则、格式、以及公文处理的程序和制度，都是全国统一的。统一的根据，是国家行政机关公文处理办法（2001年1月1日起实行）。 此外，在长期的使用过程中，公文又有了自己的惯用语，形成了一种特定的文体。 这些统一的原则
8、、要求和格式，任何机关或个人都不可不遵循而另搞一套。,四、公文的格式,公文格式是指组成公文各部分的文字符号在载体（纸张等）上排列的规定，由国家有关机关以法规、规章、标准等形式对其加以规范。公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，方便公文处理；有利于应用现代化信息技术进行处理及公文管理。,国家行政机关公文格式：,（一）国家行政机关公文版面的基本规范 公文用纸采用A4型纸。 公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 公文应左侧装订，不掉页。,（二）国家行政机关公文格式具
9、体结构,国家行政机关公文格式的具体结构由两条红色反线分割成三部分：眉首、主体和版记。1眉首部分眉首，又称公文的“红头”部分，其位置是相对固定的，它相当于公文的“头”。其中包括：（1）公文份数序号：是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。其主要作用是便于公文的分发、清退和查找，有助于明确公文管理人员的责任。一般情况下只适用于绝密、机密公文或需要清退的公文。要求用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。,（2）秘密等级和保密期限：,指涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。公文的秘密等级分为秘密、机密、绝密。 标识此项的目的是便于公文管理、确保公文安全。 应将其顶格标识于版心右上角第1行；秘密
10、等级和保密期限之间加“”隔开，如“机密一年”。,（3）紧急程度：,表明公文送达和办理的时限要求。 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。 标注紧急程度的作用在于提醒处理时限，为催办公文提供依据，避免办文、办事延误。其位置是顶格标识于版心右上角第2行，与秘密等级和保密期限对齐，字体字号与保密等级相同，如无秘密等级和保密期限，可以顶格标识于版心右上角第1行。,（4）发文机关标识：,用红色标识发文机关，以显示公文的权威性和郑重性。它一般由有关部门核定的发文机关全称或规范化简称加上“文件”二字组成，如“北京市人民政府文件”、“国家商务部文
11、件”等。使用简称时应注意其规范性、郑重性，避免产生歧义。单一行文时，发文机关名称“一”字排开；联合行文时，主办机关排列在前，协办单位排在后，如行政机关与同级或相应的党的机构、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，“文件”二字在各单位名称右侧居中位置，如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。发文机关标识推荐使用小标宋体字，字号以醒目美观为原则。,（5）发文字号：,由发文机关代字、年份和发文序号组成。发文机关代字编写的一般原则：以哪个单位的名义发文，就编哪个单位的代字，例如“国发”表示国务院的发文，“国办发”即表示国务院办公厅的发文。但是有时为了反映机关内公文的主办部门，也可
12、以加上主办部门的代字，例如：“财农发”则表示财政部农业司承办的公文。编写代字时，要注意维护公文的严肃性；年份要用四位阿拉伯数字准确表达，并用六角号“”括起，不得用两位数简写，如“00”。,发文顺序号是按公文的发文顺序统一编制的流水号，每年年初从“1”开始，序数字前面不加“0”和“第”字。公文字号应直接表达为发号，如“国办发200145号”。同一发文机关依次编写，不同发文机关不得接续编号。单一行文，公文字号“一”字排开；如是联合行文，只标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文时原则上应当使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。发文字号的位置，在发文机关标识下
13、空2行居中标识。,（6）签发人：,发文机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名。其作用在于对公文的制发和内容负责。 签发人只用于上报公文。 在发文字号右侧标注签发人，签发人后加全角冒号。发文字号和签发人左右各空1个汉字平行排列；如有多个签发人，主办单位签发人姓名位于第1行，协办单位签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下，按照发文机关顺序依次顺列，其发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。,2主体部分,主体是公文的重心部分，其位置经常变动，以公文内容长短而定，它相当于公文的“身体”。其中包括： （1）标题： 对公文内容的概括与揭示。标题的作用在于便于公文的检索和处理，介绍公文内容、行文目
14、的和要求以及提供阅文线索。,标题结构由发文作者、事由、公文名称三要素组成。其中“发文作者”要求使用经有关部门核准的全称或规范化简称；公文“事由”应概括、简洁；“公文名称”应准确、恰当。 公文标题三要素通常应表达完整，但如果已有发文机关标志表达发文机关名称时，可以省略“作者”要素，如直接表达为“关于的通知”的格式；命令、公告、通告等令知性公文，其标题中可以省略“事由”要素，如“中华人民共和国主席令”、“中华人民共和国国务院公告”、“中国人民银行通告”；但是在任何情况下都不能省略“公文名称”要素。标题中标点符号的使用原则：标题末不加标点；标题中一般不用标点，如是转发法规性公文可以使用书名号，并列内
15、容之间可以使用顿号。标题的字数一般不超过50字。标题应在红色反线下空2行标识，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,（2）主送机关： （3）正文：,（2）主送机关：对公文负主办或答复责任的机关。标注主送机关有三种情况：一是直接使用机关的全称，如“中华人民共和国财政部”；二是使用机关的通用的规范化简称，如“国务院”；三是标注同类型机关的统称，如“部属各高等院校”等。其位置应在标题下空1行左侧顶格标明，其后加全角冒号“：”。 （3）正文：公文的主体部分，用以表示公文的信息内容。正文的结构一般分为导语、正文主体与结语，在主送机关下一行书写。,（4）附件：,指附属于公文
16、正文的其他公文、图表、名单等材料。公文附件是公文正文内容的组成部分，其作用在于补充和完善公文正文的内容，与正文具有同等效力。附件应在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件如有序号使用阿拉伯数码（例：“附件：1”）；附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，以方便查阅，如不能与正文一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件，以防止附件散乱、丢失。,（5）成文时间：,指公文的成文日期，它表示公文生效的时间。确定公文成文日期的原则是：一般公文，以负责人签发日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；法规性公文以批准日期为准；两个以上机关（部门）的联合发文，以最后签发机关（部门）负责人签发日期为准；电报以发出日期为准。拟写成文时间要求：用汉字标全“年”、“月”、“日”，年代、月份、日期不能遗漏，不得以小圆点“ ”代替汉字表述年月日，“零”规定一律写为“”，不能够用阿拉伯数字“0”。例：“二一年八月十日”。成文时间的位置根据印章的位置而定。,（6）公文生效标识：,是指发文机关印章或签署人姓名。加盖印章有两种情况：
