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1、会展项目服务与管理,第一章 会展项目管理,2009年10月15日11月4日，第106届中国进出口商品交易会（又称“广交会）在广州琶洲展馆举行。广交会新闻发言人陈朝仁14日介绍，本届广交会共有22320家境内外企业参展，比上一届增加216家。预计到会人数好于上届，无论企业还是投资界，都希望看到订单增加，短单变长单。 1广交会开幕举行招待会5.5万个展位供不应求 2广东交易团企业超2400家愿做内销企业增加五成 3广交会每年为广州增收326亿元 一年两届广交会带给广州的直接经济效益，即国内外访客和相关机构的直接消费为110.5亿元，间接经济效益为215.94亿元。直接效应与间接效应合计为326.4
2、4亿元。2008年广州市国内生产总值（GDP）为8215.82亿元，一年两届广交会带来的经济收益则占广州市全年GDP的3.96。,案例导入分析,（1）广交会在展会管理过程中主要采取了哪些措施？,（2）作为一个成功会展案例，广交会在项目管理中成功的要素有哪些？,分析：中国进出口商品交易会被誉为中国企业海外出口经济“晴雨表”，受到党和国家的高度重视，从广交会的创立到成长为品牌展会，政府的主导作用十分明显；主办方将工作精力放在海外市场的招商；“获得广交会展位，就意味着获得出口订单”，已经成为每一个外贸企业认定的事实。,会展管理基础知识,项目策划与管理,会展项目管理内容与程序,会展项目管理方法,目 录
3、,会展概述,会展的基本分类,会展媒介平台原理,会展的概念 会展的功能 会展的作用,展览的分类 会议的分类,一、会展管理基础知识,（一）会展概述,1会展的概念 会展是指在特定的时间和空间范围内，通过策划、组织与管理等手段，有目标地围绕特定主题，以信息沟通或商品交易为目的，利用展示、交易、沟通等形式而开展的社会活动。,一、会展管理基础知识,（一）会展概述,2会展的功能 （1）会展的经济辐射功能。 （2）信息传播功能。 （3）人文体验功能。 （4）文化教育功能。,一、会展管理基础知识,（一）会展概述,3会展的作用 （1）产生强大的互动共赢效应。 （2）促进优质资源整合。 （3）提升行业发展支持力度。
4、 （4）增加就业机会， （5）反映经济发展状况。,一、会展管理基础知识,（二）会展的基本分类,1.展览的分类 按展览属性 按展览内容 按展览规模 按展览时间 按展览场地,一、会展管理基础知识,（二）会展的基本分类,2.会议的分类 按会议的性质划分 按会议举办机构划分 按地域范围和影响力划分 按所属环境划分 按会议是否盈利划分,一、会展管理基础知识,（三）会展媒介的平台原理,交换媒介 信息平台,卖 方 传 者,买 方 受 众,一、会展管理基础知识,项目管理,项目策划,项目管理的含义 项目管理的要素 项目管理的范围 项目管理的过程,项目策划的含义 项目策划的原则 项目策划的程序,二、项目策划与管理
5、,1项目管理的涵义 所谓项目，是指一项独特的主题性工作，即遵照某种规范及应用标准去导入或生产某种新产品或新服务。这种工作应在限定的时间、成本费用、人力资源等各项参数的预算内完成。 项目管理是为了完成某一预定的目标，而对任务和资源进行规划、组织和管理的程序的总称。通常需要配合时间、资源或成本方面的限制条件。,二、项目策划与管理,（一）项目管理,2、项目管理的要素,（一）会展概述,二、项目策划与管理,3项目管理的范围 （1）项目的管理时间，是为了确保项目最终的按时完成的一系 列管理过程。 （2）项目管理的质量，是为了确保项目达到客户所规定的质量 要求所实施的一系列管理过程。 （3）项目管理的成本，
6、是为了保证完成项目的实际成本、费用 不超过预算成本、费用的管理过程。,二、项目策划与管理,（一）会展概述,4项目管理的过程,二、项目策划与管理,（一）会展概述,项目启动 阶段,项目规划阶段,项目执行阶段,项目结束阶段,项目控制阶段,会展项目各阶段要完成的工作,1项目策划的含义 项目策划是一种具有建设性、逻辑性的思维过程，在此过程中，总的目 的就是把所有可能影响决策的决定总结起来，对未来起到指导和控制作用， 最终借以达到方案目标。,二、项目策划与管理,（二）项目策划,2项目策划的原则 1、可执行性原则 2、创新性原则 3、无定式原则 4、价值观原则 5、集中性原则 6、智能放大原则 7、信息性原
7、则,二、项目策划与管理,（二）项目策划,3项目策划的程序 1、项目调研 2、项目市场细分与选择 3、项目策划书撰写 4、项目方案实施,二、项目策划与管理,（二）项目策划,展览项目管理的要素,会议项目管理的要素,会展项目管理的内容,三、会展项目管理内容与程序,会议项目管理的程序,（一）会展项目管理的要素 组织者要素 主题要素 信息要素 物质要素 形式要素 时间要素 空间要素,三、会展项目管理内容与程序,（二）会议项目管理的要素 组织者要素 与会者要素 议题要素 结果要素 时间要素 地点要素 形式要素,三、会展项目管理内容与程序,（四）会展项目管理程序 1、项目启动阶段 2、项目规划阶段 3、项目
8、执行阶段 4、项目控制阶段 5、项目结束阶段,三、会展项目管理内容与程序,会展项目计划管理,会展项目进度管理,会展项目计划概述 会展项目计划的内容,会展项目描述 会展项目分解 工作描述 制定工作责任分配表 确定工作顺序 工作时间估计 进度安排,四、会展项目管理方法,1、会展项目计划概况 会展项目计划就是根据项目策划所选定的会展项目主题，确定会展项目所要完成的目标，并制订为实现这些目标的进度计划和预算安排。 总体来看，会展项目计划需要解决以下五个问题： （1）何事（会展项目目标）。 （2）如何（工作分解结构图）。 （3）何人（人员使用计划）。 （4）何时（进度表）。 （5）多少(预算)。,（一）
9、会展项目计划概况,四、会展项目管理方法,1、会展项目计划内容 依据会展项目计划需要解决的五个问题，会展项目计划主要包括以下几个方面的内容： （1）会展项目总体方案。 （2）项目工作计划。 （3）项目人员组织计划。 （4）项目进度计划。 （5）项目资源计划。 （6）展览观众组织计划。,（一）会展项目计划概况,四、会展项目管理方法,会展项目管理中，会展项目的进度管理是其核心内容。会展项目管理过程中尤其在前期准备过程中有大量细致的工作，而且每项工作相互交叉、错综复杂，因此必须对每项工作开始的时间、需要的时间以及完成的时间作出详细的规定。会展项目的举办时间都有严格的规定，而且具有不可更改性，所以会展计
10、划都要以举办时间为基点，以推到的方法制订进度计划，以控制各项工作的进度。 会展项目进度计划的编制一般包含以下几个步骤：项目描述、项目分解、工作描述、工作责任分配表的制定、工作先后关系的确定、工作时间估计、进度安排。,（二）会展项目进度管理,四、会展项目管理方法,1、会展项目描述 会展项目描述分别列出项目目标、项目范围、项目如何执行、项目完成计划等内容。项目描述是制订项目计划和描绘工作分解图的依据。项目描述的依据是项目的理想规划书、已经通过的初步设计方案和批准后的可行性报告。 项目描述表格的主要内容有：项目名称、项目目标、交付物、交付物完成准则、工作描述、工作规范、所需资源估计、重大里程碑、项目
11、负责人等。,（二）会展项目进度管理,四、会展项目管理方法,2、会展项目分解 （1）会展项目工作分解结构。 （2）制定WBS的过程,（二）会展项目进度管理,四、会展项目管理方法,3、工作描述 在对会展项目进行分解的基础上，为了更明确地描述项目包含的各项工作的具体内容和要求，需要对工作进行描述。前面在讲项目工作分解应注意的问题时已经提到过要与任务描述表一起进行的要求。工作描述的依据是项目工作分解图，其结果是工作描述表及项目工作列表。 （1）工作（任务）描述表。 （2）项目工作表。,（二）会展项目进度管理,四、会展项目管理方法,4、制定工作责任分配表 工作责任分配表就是将所分解的工作落实到有关部门和
12、个人，并且明确表示出有关部门（或者个人）对各项工作的关系、责任和地位。工作责任分配表可以明确每个部门和每个项目成员在项目中的职责，还可以表明项目组织内部各部门之间、人与人之间的项目关系。,（二）会展项目进度管理,四、会展项目管理方法,5、确定工作顺序 根据任务描述的表格或者工作列表可以看出，在会展项目中有很多工作的执行必须有一定的前提条件，依赖于一定工作的完成。确定工作先后顺序是制订进度计划的前提，项目管理人员必须知道每项工作的先后顺序，再结合完成每项工作所需要的时间，确定会展项目各项工作先后顺序的依据： （1）任务描述中或者会展项目工作列表中的各项 （2）各项活动之间的必然联系。 （3）会展
13、项目之间人为的依据关系。 （4）会展项目活动的约束条件。,（二）会展项目进度管理,四、会展项目管理方法,6、工作时间估计 会展项目的工作时间估计是对已经确定的项目活动的工作时间的估算工作。某项工作时间是指在一定条件下，直接完成该工作所需时间与必要间歇时间之和。工作时间的估计是会展项目计划中非常重要的基础工作，直接关系到各项任务的起止时间的确定以及整个项目完成时间的确定。如果给某项工作分配时间过短，则可能使项目成员不能保质保量地完成工作；而分配时间过长，则可能会影响整个会展项目的顺利进行。会展项目工时估计是建立在以下几方面资料的基础上的： （1）工作列表。 （2）会展工作的约束条件和假设前提。
14、（3）资源数量要求和质量要求。 （4）历史信息。,（二）会展项目进度管理,四、会展项目管理方法,7、进度安排 在把项目分为各个分任务，并确定各项工作和活动先后顺序和每一项工作的时间后，就可以安排项目的时间进度。项目进度安排是项目控制的重要依据，它是以项目工作分解结构、先后顺序、时间为依据，详细安排每项工作的起始终止时间的一种有效的项目管理方法。项目进度计划是项目管理者的重要职能，项目负责人员都应该参加项目进度计划的制订工作。 项目进度安排的结果是项目进度，其主要内容是设想工作的计划开始和终止时间。编制项目进度计划的主要目的是对会展项目进度实施控制。编制项目进度计划的方法有以下几种： （1）甘特图 （2）里程碑计划,（二）会展项目进度管理,四、会展项目管理方法,用甘特图表示的某展览项目的进度安排,以会展项目中里程碑事件的起始时间为基准制定的里程碑计划,课内实训教学,【三维度6+6实训项目1】会展项目工作进度计划表的制定,思考题,
