《会务工作实务课件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会务工作实务课件（21页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、会务工作 实务,会前准备,安排会议议题 由会议拟稿者询问各主管有无需要拿到会议上讨论的事项，然后加以安排，最后请领导定夺最终议题。 提名与会人员 什么人应当参加会议，同安排会议议题一样，决定权在领导。做好与会人员提名工作的关键是熟悉各部门的业务和各领导的动向。为了掌握情况，应做到： 多看文件，例如部门的请示报告、业务资料等。 会议工作本身就是熟悉情况的良好机会。会议上有文件，有讨论，有决议，每次不同人参加，会议工作人员由于工作条件可以全部或大都知晓这些情况，只要留心就行了。 请有关部门提供情况。 随时掌握领导的活动情况。,会议文件的审核与分发 会议文件是一种非正式文件，是正式文件的草稿，是提请
2、会议讨论的客观对象。会议文件包括会议正式文件、会议参考文件、会议阅读文件等。会前能否准备好文件，特别是准备好会议的主要文件，对开好会议有着至关重要的影响。为了确保会议文件的质量，提高会议效率，办公室人员应于会前有关部门报送的会议文件初步审稿，然后向领导提出能否提交会议讨论的意见。 会议文件的分发 办公室人员在会议准备阶段分发文件时候，应按照会议进程，分批分发文件，尽量避免把许多文件堆到一起同时发送，这样有利于与会人员根据会议进程有针对性的阅读文件，提高工作效果。 日常工作会议和一些大中型的文件秘密程度比较高，要按照编号分发。,会议通知 与会人员提名确定后，要及时发出召开会议的通知。除日常工作外
3、，对大型会议的通知应发书面通知，尽量不用电话或口头通知，因为后者有时候会发生差错。作好会议通知要注意以下几点： 通知的内容要简明。 应先落实会场，后发通知。 会议时间要具体。 会议对象要考虑周详。会议是否需要扩大范围等，在起草会议通知时候都要周密考虑。该参加的，方方面面不要遗漏。切忌把出席范围笼统写成“有关负责同志”，使人不得要领，或在理解上产生歧义。,会场布置 会场布置也是一门学问。不同的会议，会场布置有不同的形式，要能反映出会议的中心内容。庆祝大会要有办喜事的气氛，但又不可显得庸俗；座谈会会场要显得气氛和谐；报告会会场则一般要简单朴素。 不管大型会议还是小型会议，一般都不使用讲台，报告人在
4、自己的座位上讲话。作为办公室人员，不论布置哪种形式的会场，都必须注意： 代表席要靠拢，一方面表现出和谐的气氛，另一方面也便于讨论问题。 会场是否挂横幅等，应根据会议内容和情况需要，得到领导同意后执行。,座次排列 在比较大型的会议，可在出席证和签到证上注明座号，或者在会议桌上摆名签，会议工作人员可在现场入场时候做引导。,会场工作,签到 签到是与会人员到会时的第一件事情。 与会人员在会议工作人员预先准备好签到本上，签署自己的名字，表示到会。签到的目的是统计到会人数，可以随时知道哪些人缺席以便及时汇报领导。,引导就座 日常小会议，与会人员一般都有自己的习惯座位。但多数会议需要与会者按照会前安排好的座
5、位或区域就座。 召开大型会议，为了方便与会者尽快就座和保持会场安静，需要采取某种方式引导就座。,安排大会发言 结合本集团的实际情况，一般在拟稿会议通知时候，就会将需要发言人员、发言内容提前告之。,会议记录 会议不论规模大小，都应有记录，真实、客观的反映会议的内容和进程，为日后分析研究会议的内容提供依据。因此，会议记录是重要的文字档案材料，也是会有快报、简报、纪要的原始、重要的素材。 一般情况下，办公室人员做会议记录的方法，不外乎摘要记录和详细记录两种。 摘要记录。这种记录采用汉字直接记录。日常会议、一般会议用汉字作简单记录，但有的地方，有时候对此会议也做详细记录。 详细记录要求有言必录，包括发
6、言中的插话等，都要有详细记录在案。这种记录有的采用符合速记，有的可以录音设备，会后根据录音整理记录。也有的是两种兼用。详细记录一般用于特别重要的会议。对高级领导的重要发言，应作速记或录音，以便做好传达工作和文献保存。 会议记录要求真实、准确、完整，不得随意增加或删改，要忠实于原话，保持风格，段落清楚，文字准确。,会议后勤保障 大型会议期间，应适当向会议主持人建议休息10分钟，以恢复精力，开好 会议。 会议期间应有饮水供应。 大型会议、重要的会议，都应在会场装置扩音设备和投影设备。,发文件资料 在会中发文，若是一般性的文件资料，可在会场每个座位摆放一份，也可在入场时候由办公室人员在入口依次发放。
7、,会场服务工作 会场服务是在会议中进行的，是在情况不断发生变动中的服务，这就对办公室人员提出了特殊要求。 要吧自己的工作目标和会议的目标统一起来。 要实行集中地统一的领导。,整理会议记录 大型会议在进行期间，一般都要印发会议简报或快报。 会议简报内容的来源之一是 会议记录，因此，会后及时整理好会议记录很重要。由于现场记录十分紧张，字迹不可能清晰，而且每个人都有一套适合自己的现场记录方法，有些常用术语，现场记录往往被简化，不及时整理，隔一段时间有些问题就搞不清楚了。整理时，一方面要把简化的语句尽可能完善化，另一方面要把多余的口头禅去掉，尽可能做到语言的规范化，当然不能更动原意。,印发会议记录 经
8、过领导签发的会议纪要是会议的正式文件。这种文件应当简单扼要，观点鲜明，确切说明事项，不必发表议论和交代情况。当然实际做起来也有差别，有的纪要需要稍微详细些，有的则简单为好。 结合我们集团实际情况，我们下发文件是通过扫描下发的。,催办 会议中的决议事项，避免要跟踪落实。如果不催办，部门可能将应及时办理的事情拖延甚至忘记。经常催办不但可以避免这种拖延，而且可以及时向领导同志汇报，使他了解会议决办事项的办理情况。催办应形成一定得制度，定时办完为止。,会议中的生活管理,食宿、住房安排 如果是苏鼎公司到集团总部开会，要根据具体会议安排时间安排好住宿。 饮食服务 要通知好食堂作好增加饭菜的数量。,会议中的
9、保密工作,任何会议都有一定得机密性，都应该有一定保密要求，必要时，还应制定严格的保密制度和保密纪律。 会议文件的保密，是会议保密的重点，应该会同文件起草人，采取有效地保密措施，达到不外传、不丢失的要求。文件保密主要任务是教育持有文件的人员提高警惕，加强保密观念，制发严格的保密制度，养成良好的保密习惯。 秘密会议和不宜公开的内部会议的保密内容包括： 会议召开时间、地点、与会人员范围。 会议议题、内容、活动日程安排。 会议记录、纪要 领导的讲话 其他一切应报守秘密的工作事物。 非秘密会议中需要保守秘密的事项也属于保密工作范围。,会议密级 会议密级即会议的秘密等级。准确的划分和确定会议密级，是做好会议保密工作地主要依据。会议密级应分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。,
