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1、YAJZ/QEO/CX/09 信息沟通程序版本号：C 第 1 次修改 第 44 页信息沟通程序责任 主管部门 审核 批准签字日期目 录1. 目的2. 适用范围3. 职责4. 工作程序5. 相关文件6. 记录1.目的YAJZ/QEO/CX/09 信息沟通程序版本号：C 第 1 次修改 第 45 页为及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，对内促进公司各部门、各单位之间的信息交流和业务沟通，对外促进与相关方之间的信息交流和协调互动，做好信息的管理，制定本程序。2.适用范围适用于公司内部信息传递与处理，以及与外部各方的信息的交流和处理。3.职责3.1 管理者代表负责向总经理报告管理体系运行与改进的相关
2、信息，协调各有关方面的信息交流；负责审批与管理体系有关的相关方信息的处理，并向总经理汇报。3.2 公司办公室是本程序主管部门，负责：（1）公司各部门之间及公司与相关方的信息接收、传递和处理，负责编发公司信息、简报。（2）负责行政卫生、职业健康信息、办公与生活区环境信息及安全保卫、消防信息管理，接收、传递和处理内部及相关方提供的环境、职业健康方面的信息。（3）负责相关信息在内部报纸、刊物上的编辑刊登及在外部媒体上的报道。3.3 工程管理部负责：（1）管理体系的方针、目标、要求及贯彻实施状况的沟通及内审、管理评审、外审信息的发布、交流，并 负责向管理者代表及时汇报体系运行中的重要事项。（2）负责质
3、量、环境信息管理，接收、 传递和处理内部及相关方提供的质量、环境方面的信息及计算机内部局域网和外部网络的相关信息。YAJZ/QEO/CX/09 信息沟通程序版本号：C 第 1 次修改 第 46 页（3）负责职业安全信息管理，接收、传递和处理内部及相关方提出的职业安全方面的信息。3.4 工会是员工在职业健康安全方面权益的代表，负责职工权益保护信息的交流与反馈，负责公司内部协商机制的建设及工会系统内、外信息的交流管理。3.5 各职能部门负责本部门主管业务系统中内部及相关方信息的接收、传递和处理。4.工作程序4.1 信息分类4.1.1 外部信息（1）地方质量技术监督局、环保局、检测站、职业健康监督检
4、查部门、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息。（2）政策、法律法规、 标准类信息，如 产品标准、环境法律法规、职业健康管理条例等。（3）相关方的信息及投诉等，相关方指顾客、公司所处地域地居民、合同方、供应方等。（4）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、职业健康安全等方面的信息。4.1.2 内部信息（1）正常信息，如方针、目标、指 标、监测检查记录、内部审核与报告管理评审以及体系正常运行时的其他记录等。（2）不符合信息（含潜在的），如管理体系内审的不符和报告、纠正和预防措施处理单等。YAJZ/QEO/CX/09 信息沟通程序版本号：C 第 1 次修改 第 47 页（3）紧急信
5、息，如突然质量、环境、安全事故、火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录。（4）其他内部信息，如培训记录、职工建议、领导对管理体系的各项批示等。4.2 信息交流的方式（1）员工大会、工作会议、管理体系评审会议、业务系统工作会、生产协调会和质量、环境、 职业健康安全管理例会等会议形式。（2）形成文件的信息，执行文件控制程序。（3）公司管理体系运行情况汇报、交流会等专题会议。（4）在简报等内部刊物上刊登的信息。（5）公司内部局域网及外部网络传输。（6）发放调查表、征集建议书等。（7）公司各部门、各单位与相关方的沟通。（8）公司组织的各种相关活动。4.3 信息的收集与处理4.3.1 外部信息的收集与处理（1
6、）公司工程管理部负责地方质量技术监督局、环保局、检测站、职业健康监督检查部门、认证机构等监测、检查的结果及反馈信息地收集，并及时传递到公司有关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照相应的不符合纠正和预防控制程序处理。（2）政策、法律法规、 标准类信息，由各相关部门负责收集、更新、整理，办公室负责汇总登记并存档，按法律、法规及其他要求控制程序、文件控制程序执行。YAJZ/QEO/CX/09 信息沟通程序版本号：C 第 1 次修改 第 48 页（3）公司采供部负责与工程合同方、物资供应商、废物收购方、运输公司等进行沟通，对其产品质量、施工环境施加影响，详见采购控制程序、施工过程环保管理程序；
7、办公室负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求；对来自上述相关方投诉按照有关纠正和预防措施控制程序处理，当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复；上述相关方反馈的其他信息，可由对应部门以信息交流记录的形式传递给相关部门处理。（4）各部门直接从外部获取的其他类信息，如质量环境技术、质量环境管理信息等，在一周内以信息交流记录反馈到办公室，办公室负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。4.3.2 内部信息收集与处理（1）正常信息的处理：公司各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息。（2）不符合信息（含潜在信息）的处理：详见纠正和预防措施控制程序。（3）紧急的质量、环境、安全方面的信息的处理：由发现
8、部门迅速传递给办公室组织处理，可采用电话、传真等方式，详见应急准备与响应控制程序。（4）其他内部信息：提供者以信息交流记录反馈给办公室处理。（5）施工现场的有关安全环境信息应以告示牌的方式传递到相关方。4.4 各部门、各项目部要由专人分管信息交流工作，必要时对信息的接收、传递、处理情况进行记录。 办公室每季度汇总一次各部门、各项目部的信息交流记录，不定期按记录控制程序抽查信息交流情况。4.5 改进与反馈YAJZ/QEO/CX/09 信息沟通程序版本号：C 第 1 次修改 第 49 页4.5.1 当接收信息涉及责任部门主管业务缺陷时，责任部门要认真识别信息的符合性，并制定措施，积极改进，改 进的
9、具体效果要纳入管理评审输入信息。4.5.2 当信息提供者要求答复时，责任者要予以答复。 4.6 协商4.6.1 员工代表应参与 QEO 方针和职业健康安全方面程序的制定和评审。4.6.2 工会通过员工大会、座谈会、恳谈会、合理化建议征集等厂务公开的形式，征求职工在管理体系运行、职业健康安全包括影响作业场所的改善等方面的要求和意见，确保职工参与协商、监督和促进管理体系的有效运行。工会将征得的员工要求和意见与管理者代表定期沟通与协商。4.6.3 公司领导及相关部门通过听取汇报或接待处理员工及顾客和相关方来信来访等形式，了解各项要求和抱怨，以便沟通解决相关问题.5.相关文件5.1 文件控制程序5.2 记录控制程序6 记录6.1 信息交流记录
