{项目管理项目报告}第五章项目执行与控制研

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1、本章关键知识点：,1、项目跟踪 2、项目变化与项目变更 3、挣值分析法 4、关键比值技术,第五章 项目执行与控制,图5-1 项目的执行与控制过程,这一阶段的开始是以详细计划的完成为标志的。,（一）项目执行的定义,项目执行（Project Execution）是指正式开始为完成项目而进行的活动或努力的工作过程。项目执行过程是项目管理应用领域中最为重要的环节。,一、项目执行,（二）项目执行的准备工作,一般来说，项目执行需准备的工作内容有： 1、项目计划核实 2、对项目进行资源分配及参与者的确认 3、项目团队建设 4、项目规章制度的实施 5、项目执行动员,1、项目计划核实,项目团队必须核实项目计划的

2、可行性和合理性，确保资源的有效供应。,2、对项目进行资源分配及参与者的确认,项目管理中一个反复出现的问题就是：“你是按人员分配工作还是按工作分配人员？”,（1）按人员分配工作 先组建一个项目团队，然后把工作分配给团队的成员。这样做的风险是：团队中的成员并不适合其工作。 （2）按工作分配人员 先定义好项目的范围，然后再组建一个具有适当技能的项目团队。这样做的风险是：项目经理不是一位技术专家，但他却要命令其他的技术专家应该如何做工作。,对一个项目进行人员分配的过程包括以 下步骤： （1）通过里程碑计划，确定要做什么样的工 作； （2）根据职责表，确定工作所需要技能类型； （3）通过和人力资源提供者

3、进行交谈，确定 可利用的人选； （4）评估可用人员的真实实力； （5）确定是否需要进行任何培训； （6）同人员提供者进行协商； （7）确保有适当的可用的设施和设备。,3、项目团队建设,团队有两个鲜明的特点： 第一是个体成员有共同的工作目标； 第二是成员需要协同工作。 需要注意的是，这种协同工作产生的整体效力无法通过数量的叠加形成。 项目团队（Project Team） 项目团队是团队的一种特殊形式，是为了完成某个一次性的特定任务（独特的产品或服务）而临时组建起来的团队。,项目团队建设 发挥112的作用 减少312的效应 团队人力资本与完成的项目任务相匹配 项目团队的特征： 项目团队的临时性和开

4、放性 项目团队的生命期属性 项目团队具有严格的目标约束,项目团队从组建到解散，是一个不断成长和变化的过程，一般可分为五个阶段：组建阶段、磨合阶段、正规阶段、成效阶段和解散阶段。 在项目团队的各阶段，团队特征也各不相同，如表5-1所示： 表5-1 项目团队各阶段特征,项目团队的目标是为了完成某个一次性的特定任务，她有着明确的质量要求、工期要求、成本要求等多目标约束，所有这些目标都必须实现，即必须在预定的工期内、在预计的成本范围内、实现预期的质量要求的可交付成果。 4、项目规章制度的实施 5、项目执行动员,（三）项目执行工作的依据,1、项目计划 3、预防措施 2、组织政策 4、纠正措施,（四）项目

5、执行工作的内容,1、按计划执行 2、进一步确认任务范围 3、质量的保证 4、项目团建设 5、信息沟通 6、招标 包括取得报价、标价或建议书等相关方面的内容 7、供应商选择 8、合同管理,（五）实施项目计划,实施项目计划的过程包括： 1、对将要进行的活动进行安排 2、对工作进行授权 3、安排活动日程 4、估算活动所需要的成本费用 5、项目经理组织项目团队按照项目 的计划完成预定的工作,1、对将要进行的活动进行安排,这个过程包含以下五个步骤： （1）定义实现某个里程碑所需要进行的活动 （2）批准要参与工作的人员。即检查一下这 个项目团队，以确保团队具备所有必需 的、且没有多余的技能。 （3）定义团

6、队成员的角色和职责 （4）估算工作内容和工期 （5）在工作包范围内对活动进行日程安排,2、对工作进行授权 授权的过程通常是通过分发任务单（派工单）方式进行的。 3、安排活动日程 通常通过网络图、甘特表、项目行动计划表和项目责任矩阵来安排项目活动的日程。下图为带有日历的项目网络图。 4、估算活动所需要的成本费用 5、项目经理组织项目团队按照项目的计划 完成预定的工作,项目网络图,制定项目计划-网络图,对于复杂的项目来说，管理比项目实施本身能产生更大的效益,甘特图（条形图）,项目行动计划表,责任分配表,注： 负责 审批 参加 通知,简化的责任矩阵,项目任务表,（六）项目执行工作的成果,成果包括两方

7、面： 1、工作成果 只为完成项目工作而进行的那些 具体活动的结果。 2、项目变动申请,二、项目控制,（一）项目跟踪的定义 （二）项目跟踪系统的建立 （三）项目控制的定义 （四）项目控制工作的准则 （五）项目控制工作的步骤 （六）项目变更控制的定义 （七）项目变化的原因与影响 （八）项目变更控制程序,项目控制的流程,计划、跟踪和控制是项目管理不可分割的三个环节。由于项目活动的风险性和艰巨性，在管理过程中实行有效的项目控制，是实现过程目标和最终目标的前提和关键 项目控制的基础是信息，而信息的获得则要靠对项目的跟踪,计划和控制一对连体双胞胎 控制是将你现在所在的位置与你应该在的位置比较，如果有差异，

8、则采取纠正措施。 没有计划，就没有控制!,（一）项目跟踪的定义,1、项目跟踪 项目跟踪是指项目各级管理人员根据项目的规划和目标等，在项目实施的整个过程中对影响项目进展的内外部因素进行及时的、连续的系统地记录和报告的系列活动过程。 跟踪系统的核心在于及时反映项目变化、提供有关信息报告。,2、项目跟踪的原因,提供采取纠偏行动的依据 使其他团队成员掌握进度情况 使团队成员的进度能够同步,3、项目跟踪工作内容,对项目计划地执行情况进行监督； 对影响项目目标实现的内外部因素的发展情况和趋势进行分析和预测。,4、影响项目计划和目标实现的因素,（1）外部因素。一般情况下，外部因素是不可控的。 （2）内部因素

9、。这类因素是组织可以控制的。 其中，最关键、最为重要、对项目目标的实现影响最大的因素是：进度、成本和质量。,（二）项目跟踪系统的建立,1、项目跟踪对象； 2、收集信息的范围； 3、跟踪的方法； 4、项目跟踪的过程 。,建立项目跟踪系统时应着重考虑：,（三）项目控制的定义,控制是计划跟踪控制这一项目工作循环中的最后一项要素。,就其本质而言，控制是旨在减少计划和现实差距的行动。,项目的计划跟踪控制的主要对象是时间/进度、成本/预算、质量/技术指标（绩效）这三个要素。,注意事项： 受控制的是工作，不是工作者。 复杂项目的控制应基于激励和自我控制。 控制基于完成的工作。（目标进度应通过检验产品进行测量

10、） 获得控制数据的方法必须内建于工作过程之中。,项目控制包括成本控制、进度控制、质量控制、风险控制等方面。成本、进度、质量控制这三个项目经理最为关心的方面。,（四）项目控制工作的准则,1、项目的执行自始至终必须以项目计划 为依据 2、定期和及时测量实际进展情况，并与 计划进程的情况相比较 3、随时监测和调整项目计划 4、充分的、及时的信息沟通 5、详细准确地记录项目的进展和变化,项目控制手段和工具,控制手段： 制定并遵守计划 不断监督 必要时进行调整 沟通 团队工作,可视化图表工具： 重要的关系 里程碑图 甘特图 费用成本曲线 资源负荷图 项目成本记录 工作绩效图 项目报告表,（五）项目控制工

11、作的步骤,1、建立项目系统（目标）标准（基准）； 2、收集有关项目进展情况的信息； 3、寻找偏差； 4、偏差的原因和趋势分析； 5、采取管理行动来纠正偏差； 6、通知有关部门。,可按照PDCA循环方式来开展，具体为：,项目执行信息的收集,在整个报告期内需要收集两种数据或信息： 实际执行的数据，包括活动开始或结束的实际时间；使用或投入的实际资源和成本等； 有关项目范围、进度计划和预算变更的信息。,信息数据收集的五种方法,发生概率统计法 原始数据记录法 经验法 指标法 口头测定方式,项目进展报告,项目进展简介 项目近期趋势 预算情况 困难与危机 人、事表扬,项目进展报告的形式,日常报告 例外报告

12、特别分析报告,各种项目进度控制报表关键点检查报告,项目执行状态报告,任务完成报告,重大突发性事件的报告,项目变更申请报告,项目进度报告(IBM),项目管理报告(IBM),（六）项目变更控制的定义,1、项目变化 任何事物都处于发展和变化之中，项目的进行也不例外。 项目变化是指项目的实际情况与项目基准计划发生偏差的状况。 这些基准包括项目的目标和要求、项目的内外部环境、项目的技术质量指标等。,2、项目变更,项目发生变化不代表项目就会发生变更； 项目变更是正常的、不可避免的； 变更实施越迟，完成变更的难度就越大；,项目变更时间与所付代价的关系见右图。,3、项目变更控制,项目变更是正常的、是不可避免的

13、，变更实施越迟，完成变更的难度则越大。,变更控制的重点是范围、进度、质量、成本与风险。,（七）项目变化的原因与影响,1、项目变化的原因 变化的原因主要来自于三个方面： （1）项目干系人主动提出项目的变更要求； （2）项目实施过程，项目成员对产品和服务 的努力改进； （3）项目预算的减少。,2、项目变化的影响,（1）影响项目变化的因素 项目的生命周期； 项目组织； 项目经理的素质； 外部因素。,（2）对项目的影响 项目的目标； 项目的成本预算； 项目的进度工期； 项目团队成员； 项目所需的工具、原材料和设备。 这五个方面是项目变化影响的主要因素。,（八）项目变更控制程序,项目的实践告诉我们，项目

14、变更是正常的、是不可避免的，变更实施越迟，完成变更的难度则越大。因此，建立一套有效的项目变更控制程序是非常重要的。,变更控制程序如下：,1、明确项目变更的目标 2、对所有提出的变更要求进行审查 3、分析项目变更对项目绩效所造成的影响 4、明确产出相同的各替代方案的变化 5、接收或否定变更要求 6、对项目变更的原因进行说明，对所选择的变更方案给与解释 7、与所有相关方就变更进行沟通 8、确保变更合理实施,（八）项目变更控制程序,项目变更的管理与控制方法,成立变更管理委员会，进行变更审批 建立制度，规范文档 变更后及时修改文档并通报。,三、项目执行与控制的工具和方法,工具与方法一般有： 工作授权系

15、统 这是项目执行工作过程的工具；,挣值法（偏差分析技术）、 关键比值技术、 因果分析法 这是项目控制工作过程的方法。,（一）工作授权系统,工作授权系统（work authorization system）是批准项目工作的一个正式程序，用来确保按照恰当的时间、合适的顺序完成项目工作。,工作授权系统通常通过WBS中的工作包进行授权。,项目权力有两种类型： 1、理论上的权利即正式权利。 2、实际上的权力即个人权威。,3、授权。授权具有两面性： 第一个方面是通过文件； 第二个方面不能授权。,（二）偏差分析技术,偏差分析技术也称为挣值法（Earned Value Analysis，EVA）是评价项目成本

16、实际开销和预算进度情况的一种方法。 挣值即赢得值、挣得值、,挣值法是通过测量已完成工作的预算成本与已完成工作的实际成本和计划工作的预算成本对比，得到有关计划实施的进度和费用偏差，而达到判断项目预算和进度计划执行情况的目的。 偏差分析技术的独特之处在于以预算和费用来衡量工程的进度。,偏差分析技术的三个基本参数是：,BCWP (budgeted cost for work performed): 已完成工作的预算（成本），即所得值（挣值） BCWS (budgeted cost for work scheduled): 计划工作的预算（成本）（计划值） ACWP (actual cost for work performed): 已完成工作的实际成本（实际值）,1、挣值（Earned Value，EV） 指指实际完成工作量的价值或估算值。 它表示按照预算价格所计算的某项作业实际已完成作业的成本，即已实现的投资额。 以前被称为已完成作业的预算成本（BCWP）,挣值(EV)：已完成工作的价值 挣值 实际完成工作量计