{时间管理}时间管理医院MBA

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1、时间管理,主讲人：刘苹博士 13330993370 E-mail: 二OO七年七月,热身活动对号入座,有三类工作方式，请你看看自己属于哪一种？ 1、唐先生在一家生产和销售电表的公司工作。他形容自己的工作就像是“救火队”，一件急事还没处理完，另一件火烧眉毛的任务又来了。 “从踏进公司，一直到回家，我连一分钟的喘息时间都没有。老板总希望每件事都已经现成做好了。这有点问题，老唐你马上把它挑出来。老唐，你去检查一下库存。这批货很急，我们要在星期三发给顾客，这可是头等大事！在公司，每一件事情都是头等大事，我就这样一件急事赶着另一件急事，真烦人。”,2、 张小姐是一家繁忙超市的班组长，管着8名营业员，张小

2、姐向商店经理曹先生汇报工作，但同时还向副经理黄先生汇报有关职工、库存和顾客信息的情况。 超市忙的时候，张小姐的班组全部都在收银处和柜台上。张小姐本人大部分时间在收银处旁边，处理发生的任何问题。顾客少的时候，张小姐就会督促员工往货架上补货，或者向曹先生和黄先生汇报工作。她发现自己总是到处转悠，从一个区域到另一个区域，处理各种小事和要求，答复询问，在办公室和库房登记。用她的话来说，“到了周末，我都没时间坐下来想一想自己做了些什么。对班组里的所有员工，对推销员，当然还有顾客，我都随叫随到。我总是在忙，不过事情越多，我越高兴。”,3、 杜女士是本地一家公司的行政部门经理。部门的工作一向是“月初游西湖，

3、月底打老虎”每月最后一周总是忙得不可开交，前几周则波澜不兴。办公室管理的工作相当简单而有规律。杜女士有时很羡慕那些能够激动人心的工作，就象唐先生那样救火也行。她说“我的工作就像在推磨，你每天往前推呀推，但永远在原地打转，有时候真不愿意从床上爬起来去上班。”,反思,1、你在时间管理上面临着什么问题？ 2、加强时间管理能给你带来什么好处？,卓有成效的管理者井井有条 卓有成效的管理者忙忙碌碌,授课目标,意识自己在时间管理上的问题 树立良好的时间管理观念 掌握有效做事的工具,时间管理的 意识与视角,做正确的事,正确地做事,培训框架,1.时间管理 的意识与视角,时间是什么？,1、时间是（ ）？,2、当以

4、下事件的时间相冲突时，你会选择做哪一件事情？ A、老板安排的会议 B、必须完成的工作 C、你和伴侣结婚十周年的纪念日 D、最好的朋友急症入院 F、大客户的宴请 ,为何会出现选择的差异？,B（信念） 事情应该是怎样的？ V（价值观） 我能拿到什么？ R（规条） 实现信念、拿到价值的安排,价值观在时间管理中的意义,每日行动,近 期 目 标,远 期 目 标,价 值 观,反思,你的人生目标是什么？ 你准备怎样度过今后三年时间？ 如果你知道自己会在六个月后被雷电击中，你会怎样度过这六个月的时间？,进一步思考,分别对上述长、中、短三类目标按重要程度排序。 你现在每天的时间安排与目标的重要程度是否一致？ 按

5、照你现在的工作或生活方式，是否能够实现你的目标呢？,时间管理是管理什么？ 时间管理其实就是自我管理。 时间管理最需要的是行动。,你是否同意这样的说法？,时间管理的第一个任务,记录并诊断自己的时间,练习:你昨天做了什么？,回忆你昨天24小时是如何渡过的： 1、主要做的事及用时 2、有多少是有计划的？ 3、有多少时段记不起做什么？ 4、超时/浪费多少 （总和/各项）？ 5、时间利用率是多少？（即工作用时之和 / 法定工作时数）,按每周工作5天，每天7小时，每年251个工作日计算,时间管理的第二任务,诊断自己的时间管理风格,你了解自己的时间管理风格吗？,1、你每天都随身携带日历上下班吗？ 2、你会复

6、印每份你签字的文件吗？ 3、你的车上或提包里会带地图吗？ 4、在你家里有一个固定的地方放钥匙吗？ 5、你会把大多数产品的维修手册放在你随时都能很快找得到的地方吗？ 6、你的电话旁边放着写字的纸笔吗？ 7、如果你生病了，是否能找到合适的人有效地替代你的工作？ 8、如果你房间的照明灯坏了，是否可以在家里找到可以替换的灯炮？ 9、你去看病或办事时，是否会随手携带一些材料或文件在等待时处理？ 10、你会尽量在接到电话的24小时内给予答复吗？,小结,时间管理是最重要的/最难的 时间对每个人都是公平分配的 时间对每个人都是有限的资源 时间观体现了你的价值观，时间管理即自我管理 时间管理伴随你一生,2.在有

7、限的时间内 做正确的事,你通常如何安排时间?,1.完成自己的本职工作任务 2. 参加工作/管理例会 3. 检查工作进度 4. 与其他部门进行工作沟通 5. 与员工/同事谈心 6. 处理急等回复的电话 7. 自身业务的学习提高 8. 为向经理/老板汇报工作(做准备) 9. 处理随机发生的重要事 10. 处理随机发生的一些急事 11. 回复一般联络性电话 12. 考虑本部门/本人较长期的改进方案/建议 13. 许许多多的应酬 14. 给员工/同事做业务培训/提供帮助 15. 经常性的询问/批准/协调 16. 外出休假/陶冶身心/和家人在一起,你通常如何安排时间?,对上述事情如何分配你的时间？ I.

8、 首先做 完成 I 再做 完成 I 信件/报告的处理; 许多急事; 许多需应付的活动安排。 III,准备/预防工作； 团队建设 价值观的澄清； 计划；关系的建立 真正的休闲充电 II,琐碎的工作 一些不重要的电话 浪费时间的事 “逃避性”活动 无关紧要的信 IV,时间管理的原则（1）,永远应先做最重要的事 最大的危险是总是让紧急的事挤掉做重要事的时间 问题是要知道什么是重要的事,什么是更重要的事?,小李做销售很有经验, 业绩突出, 提升为销售经理后, 工作更加努力, 心中常想: “以往的销售业绩已成为过去, 今后我如何将工作做得更好”. 行动中也以此为激励. 老板肯定了他的工作态度, 另方面却

9、说:“你这样下去可不行” 老板的意思是?,如何判断事情的重要性,影响的范围,影响的强度,影响的时间长度,时间分配,重要,不重要,紧急,不紧急,高度优先象限 I,快简象限 III,计划象限 II,垃圾象限 IV,时间管理的原则（2）,帕雷托80/20法则 - 20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做此20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作,避免平均分配时间和精力,如何做？,列出要做的工作 按价值/重要性对工作分类,分配时间与精力,一般做法 vs 80/20,一般做法 接听所有电话 出席所有会议 听取所有建议 阅读所有文件 会见所有客户 每天要做完所有的事 结果：忙碌,按8

10、0/20原则 - - - - - - 结果：,案例:市场部的取舍,市场部提议对公司现有产品进行改型, 考虑涉及到追加投资, 公司总经理临时要求市场部在股东会上做个有关市场需求方面有影响力的演示.为完成好任务, 市场部认为要做的事包括: 做个较为广泛的市场问卷调查, 与主要客户座谈, 针对性的收集竞争对手最新信息, 从研发和生产部门提炼本公司在此方面的竞争优势, 对调查及座谈结果进行分析, 确定演示内容并制作幻灯片, 利用创意的手段创造最佳演示效果以增强影响力. 但市场部经理在估算人力及时间之后, 发现市场部根本无法在股东会前完成上述所有的事, 但在股东会上做好演示是要保证的为实现此目的你如何对

11、这些事的重要性排序? 如果由于时间有限最终有三件事不能做, 你会舍弃哪些?,工作ABC A - 在特定阶段的头等/主要工作 B 围绕A的/增强/指导性的工作 C 其它次相关/具体/零散/的事,时间管理的原则（3）,避免事事都想做完, 学会取舍,如何做?,将工作分为三类： A 必须做 （土建工程） B 应该做 （配套工程） C 可以做 （装修工程）,什么事可能属于 C类,做与不做不影响工作实质 做带来的的结果比由于做带来的对其它事的影响要小 （e.g. 做C而减少做B的时间) 下属做与自己做差别不大 为满足最后期限而必须牺牲的事,时间管理的原则（4）,第一次就把事情做对。（Do It Right

12、 The First Time） 管理学家克劳士比,小结,做正确(你应做)的事 正确理解目标的要求和需要，明确角色期望 始终围绕目标的要求, 确定工作重要性 根据重要性, 明确轻重缓急, 掌握取舍 为了减少犯错成本，第一次就把事情做对,3.在有限的时间内 正确地做事,2.5万美金的故事,某钢铁公司总裁向效率专家请教如何更好地执行计划的方法.效率专家说他会在10分钟内给该总裁一样东西, 可使公司业绩提高50%. 然后他递出一张白纸:“请在上面写出你明天要做的最重要的事”.总裁用5分钟写完.效率专家接着说:“请标明这些事的重要顺序”.总裁又用了5分钟写完.效率专家说:“明日一上班, 先做第一件,

13、直至完成, 再做第二件 以此类推. 如你没完成, 也不要紧, 因你总在做最重要的事每天都要如此, 如你相信这个方法, 要求你公司的人也这样做. 这个实验你做多久都行, 然后寄张支票给我, 你认为值多少就给多少.一个月后效率专家收到了2.5万美金的支票及总裁的信, 信上说, 那是他一生中最有价值的一课. 5年后, 该钢铁公司一跃成为世界上最大的钢铁跨国公司之一,时间管理的方法（1）,时间日志 记录或计划一天中做的每一件事，以及每件事用的时间。 分类 简单时间日志 格式化的时间日志 利弊分析 利 弊,格式化的时间日志（例）,日期：,第 页,时间管理的方法（2）,目录法或报事贴法 帮助制定周计划或日

14、计划，并确定优先次序 步骤 第一步：写下你要做的所有事情，列成一份目录 第二步：决定你处理目录上各项任务的先后次序 第三步：决定你在每项任务上花多少时间,日计划(营销经理),检查展览会布展工作(30分) 打电话给5个潜在经销商 (每个10-15分) 访问客户A (约好下午2点,会议60分,路程20分) 访问客户B (约好下午3点30分,会议约60分) 做汇报(前)准备 向总经理汇报 (订好上午10点,30分) 阅读 / 处理email 需要的内部电话反馈 x,y,z (每个约5分钟) 思考 / 起草下次宣传活动文案 (本周内完成),你会怎样安排这一天的时间?,日计划,时间管理的方法（3）,制订

15、可操作性的计划 帮助你获得清楚的想法，确保先做最重要的事 帮助你拒绝干扰，有效控制时间 帮助你知道哪里是关键环节, 哪里可以在执行适当灵活,计划的五个步骤,明确目标和交付结果 (SMART) 确定里程碑 工作分解: 确定一系列可量化的任务(完成每项任务的所需时间) 分配管理的任务/职责 制定行动时间表 (留出处理不可预计事务的时间),什么是里程碑（例）,里程碑的作用,使目标定义细化 (一项工作划分阶段). 描述项目完成之前必须经过的不同的/相关联的阶段 为检查计划实施过程的进度提供依据,练习: 建立里程碑,新办公室能容纳15名员工工作 需要购买 5台新电脑和一台复印机 确定里程碑是什么（准备工

16、作包括什么阶段)? 估算达到各里程碑所需的时间? 估算整个迁址工作所需的时间?,练习参考:里程碑,B类工作,C类 工作,B类工作,C类 工作,A类工作,一天中的典型能量周期 Marion E. Haynes,8:00am中午 5:00pm,100%,0,尽可能在脑力高峰时做重要的事,日计划的制定原则,把待做事情表与目标对应, 分清主次 保证第一时间做优先的工作 使时间增效: - 考虑个人精力能量变化周期 - 考虑他人精力能量变化周期 包括每件事的完成状况 头天下班时拟定次日计划,提高做事效率的简易方法,每做一件事前, 问自己五个问题: 能不能取消它? 能不能把它与其它事合并起来做? 能不能用更简便的方法做/取代它? 什么时间做合适? 是自己做还是安排他人做?,小结,制定有时间限制的计划 确定里程碑以检察进度 进行工作分解以确定优先顺序 在月/周/日计划中保证固定的时间做优先的工作,时间管理是一种习惯,有效的时间管理是我们最缺少的东西之一. 缺少它的原因不是