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1、2020/8/4,0,项目五 商务信函礼仪,2020/8/4,1,第一节 商务信函,一、商务信函的作用 影响对公司的评价，展示己方实力 一目了然 书面跟进 充当意见不和，起争端时的证明,2020/8/4,2,二、商务信函的内容 一封信写得是否完整， 建议用五个“”来检验： “Who，What，Where， When 及Why(包括How)”,2020/8/4,3,三、商务信函的格式 信封 信纸 版面设计 信头，主办人，日期，封内姓名和地址 标题，称呼，正文 结束语，签名，附注,2020/8/4,4,信头，仅限第一页,恰当的称呼,要用结束语,日期，封内姓名和地址,主办人,2020/8/4,5,四
2、、常用的英文缩写 注意事项（Attention，缩写：Attn），这是发信人要求特定的人注意时用的，谓指“请某人亲阅”、“请某人注意”。 事由（Subject）：其作用是便于收信人迅速了解信的主要内容，它位于正文的上方，以提醒阅信人注意。 副本抄送（copy circulated, c.c.，）：抄送本分发给谁。 附件（Enclosure，缩写为Encl）：附注表明有几个附件，以方便收信人查点。 附言（Postscript的缩写P. S.）：“附言”要用得合理，一般情况下不要用。,2020/8/4,6,几种常用商务信函的版式 平头式：所有条目顶着信纸左边 混合式：正文每段缩进，其他左对齐 缩行
3、式：信内地址的第二行及后续行都比前一行缩进数格，正文每段开始也缩进。,2020/8/4,7,五、商务信函的写作特点 最好打印 语言：口语化，朴实 礼貌：语气 内容：目的性强，直接，精确 长度：简洁 校对成信 回复迅速,2020/8/4,8,第二节 商务信函分类,一、分类 1. 与销售相关的信函 介绍公司及产品 解释信 询问信 2. 客户信函 邀请函 致谢函 回复投诉信 致歉信,3. 账户信函 追索 通知 4.与个人相关的 推荐信（介绍信） 称赞信 投诉信 要求信 拒绝信,2020/8/4,9,尊敬的: 先生/女士 中华慈善总会等国内多家公益民间机构与国际联合劝募协会、美中贸易全国委员会 共同发
4、起的“跨国公司与公益事业高级论坛”（以下简称论坛）将于2003年11月9-11日在 北京隆重举行。 此次论坛由高级论坛和公益项目展示会两部分组成。高级论坛主要包括： 中国公益事业的现状、机遇和挑战；跨国公司/企业在现代公益事业中的作用、责任和地 位；跨国公司和公益机构之间的合作关系及公益机构管理能力的评估机制。公益项目展 示会将采取会展形式与论坛同时举行，供各公司、各公益机构通过图、文、声像等形式 进行展览和交流。 随着中国加入世界贸易组织，特别是在中共十六大提出的全面建设小康社会、完善社 会经济改革的方针指引下，此次论坛的召开将为促进跨国公司和中国公益事业的合作发 展提供新的契机。我深信，此
5、次论坛将为您提供一次良好的机会来进一步了解中国公益 事业的现状、机遇及其面临的挑战；并通过各方的广泛接触和交流，促进双方伙伴关系 及合作机制的建立。 参加此次论坛的代表将来自多个部门，约有国内外跨国公司/企业代表100名，公益民 间机构代表80名，研究部门及相关机构的知名人士等120名。届时将有政府及有关部门 领导人莅临大会，这也充分显示了政府和有关各方对中国公益事业的重视和关心。 在此，我诚挚地邀请您及贵单位参加此次论坛及展示会，并真诚地期望您为中国公益这 一崇高的事业做出新的贡献！ 期待着您的积极参与！,2020/8/4,10,富士电机产品介绍会邀请函 感谢各位多年来对富士电机的支持与厚爱
6、，富士电机公司也不断地以更新更好 的产品服务广大客户。近几年来，中国机电一体化产品在国际上的竞争力进一 步增强，工厂自动化程度进一步提高，为了增进贵我双方的交流与合作，兹定 于2004年3月30日上午9:0012:00在深圳市福田区福华路与彩田路交汇处的 景轩酒店六楼宴会厅举办富士电机（FUJI ELECTRIC）产品介绍会，午宴招待 ，敬请光临！ 为方便会务安排，请您百忙之中，于3月25日前填好回执， 传真至：0755-83629785，或电话联系0755-83632248，联系人：李小姐，谢谢。 会议内容如下： 1、富士最新接触器、热继电器介绍2、富士高性能断路器介绍3、富士新型马达保护断
7、路器介绍4、富士G11S/P11S及超小型MINI变频器介绍5、现场技术交流 主办：富士电机（上海）有限公司协会：深圳市自动化学会支持媒体：变频器世界杂志社2004年3月12日,2020/8/4,11,Dear王xx,ApplicantID:58195ThankyouforapplyingtoIBMandgivingustheopportunitytoreviewyourresumeand qualification.Itisregrettedthatwehaveaverylimitednumberofpostingsforwhichalargenumberof candidatesareap
8、plying.Asyouprobablyknow,welookateachapplicationasawhole. Thedecisionsarebasedonacompositeofinformation,includingyoureducational background,academicrecord,relevantprofessionalactivities,orexperienceinthe areatowhichyouappliedforetc.Yourapplicationhasbeenreviewedcarefullyin relationtootherapplication
9、s.Noteverystudentwhosecredentialsmeetstated minimumstandardscanbescreenedoutforthepapertest.Whileweareimpressed withyourqualification,wearesorrytoinformyouthatyourapplicationwasnotamong thoseapprovedforthenextroundselection.However,thereisstillpossibilitythatifmore suitableopeningsareavailableinthen
10、earfuture,wemayalsocontactyouforselection.Pleaseunderstandthatthisisnotanegativeevaluationofyouraccomplishment, butratherareflectionofouruniquehiringneeds.,2020/8/4,12,第三节 电子邮件,2020/8/4,13,2020/8/4,14,2020/8/4,15,2020/8/4,16,2020/8/4,17,2020/8/4,18,2020/8/4,19,2020/8/4,20,2020/8/4,21,2020/8/4,22,202
11、0/8/4,23,2020/8/4,24,2020/8/4,25,任务二 商务礼仪函电请柬、邀请信、贺卡欢迎词、欢送词、开幕词贺信、贺电聘书,想一想：日常生活中，我们都接触过哪些具有邀请性质的函件?,邀请函,邀请函属于请约性书信，是为了增进友谊，发展业务，邀請客人参加庆典、会议及各种活动的信函，用于较为正式的场合。,请柬,请柬属于礼仪性书信，是用于邀請他人参加庆典、宴会、纪念会、展览会等活动时常用的通知性书信。,请柬与邀请函的异同,（一）相同处 （1）确指性：发送对象是特定的单位或个人。 （2）礼仪性：都具表达尊重、联络情感的意味，具有礼仪性。 （二）不同处 （1）邀请信内容更具体，更详细、朴
12、实，用语比请柬随意。 （2）邀请信比请柬的使用范围更广泛，信息容量更大些。 （3）邀请信对象较宽泛，发给不确定对象；请柬一般给平级或上级。 （4）请柬比邀请信更具庄重性。,随堂小练习,1.你所在的公司要举办一场新季度产品发布会，想邀请同行业的企业和媒体前来参加，用哪一种文体的邀请？ 2.今年是你十八岁的生日，你想要举办一场隆重的成年典礼并邀请你的朋友和长辈一起来见证你的成年礼，要用哪一种文体的邀请呢？,邀请函与请柬的写法,1.标题：邀请函或请柬写在第一行居中或封面上。 2.称谓：被邀请者（个人的姓名或单位）名称写在第二行顶格。要写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“ 同志”、“经理”、“教
13、授” 、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。通常还要加上“尊敬的”之类定语。 3.正文： 开头：向被邀请人简单问候。 主体：交代时间、地点和活动内容、邀请原因及活动细节的安排。 结尾：邀請单位落款、日期；一般在单位落款的左下方写明联系人、电话、地址。日期要全，数字用中文。 6.形式上的要求：邀请函的形式要美观大方，不可用书信纸或单位的函纸草草了事，而应用红纸或特制的请柬填写。,邀请信范例,标题,称谓,敬语,具名 日期,活动时间地点不得有误！,正文,邀请函 XX大学宣传部： 根据中央宣传部关于重大活动宣传的统一部署，我台将举办“庆祝北京2008奥运会成功举办”大型歌舞晚会，本活动时间拟定于X月X日
14、晚8时，在贵校有室外演出活动场面。 因演出需要，经编导与贵单位领导初步协商落实，正式向贵单位发出参加活动的邀请函。请将回执单填好传真给我台节目编导组。因本次演出为全国电视直播，恳请贵单位认真抓好节目的整体质量。节目审查时间为X月X日。具体事宜请于编导组联系。 联系电话（传真）：XXXXXX 联系人：王XX、周XX 另外，请贵单位领队及节目指导教师于本月XX日（星期二）下午2点到本台四楼会议室参加节目协调会。 此致 敬礼 中央电视台（章） XX年XX月XX日 回执 领队姓名： 职务： 联系电话： 指导教师姓名： 职务： 联系电话： 联系人： 电话： 传真：,示例,请 柬 尊敬的先生： 敝公司定于
15、2015年6月30日至7月5日8：0017：00在宁波国际会展中心3号楼展览大厅举办现代家具贸易洽谈会。恭候光临。 新兴远家具公司 二一五年五月二十五日,请 柬 广州华艺广告公司张斌经理台启： 谨订于二O一一年九月十日 （星期六）下午三点，为庆祝我公司开业十周年庆典，假座于亚洲国际大酒店宴会厅举行。 届时敬请光临。 （是日下午六时备薄酌，恭候光临） 广州新星传播有限公司 二O一一年八月二十日,大家来找茬！,尊敬的文俊豪女士： 您好！首先感谢您在过去的时光里对我们的关注和支持，感谢您对我们所有工作的理解和肯定！在此，为您送上我们最真诚的问候和最衷心的祝福！ 我公司将举行杭州分公司成立大会，我们诚
16、挚邀请您亲临指导，让我们在此代表公司全体同事，对您长期以来对我们的关心和支持表示感谢！ 杭州商贸有限公司,于2012年10月11号（星期六）上午8点在银座街116号,敬请光临。,二O一二年九月二十五号,邀请信,下面是一篇病文，请写出修改稿。,请柬 先生（小姐）： 在您的帮忙下，我厂生产的电视机在今年全国质量评比中获奖。现在确定于2015年月日在凤凰酒店开个庆功会，邀您赴会！ 电视机厂厂长（签字） 2015年月日,请柬 先生（小姐）： 在您及各方的长期关心和鼎力支持下，敝厂生产的牌电视机在今年的全国电视产品质量评比中荣获金奖。 谨定于2015年月日12时假座凤凰酒店孔雀厅举行庆功宴会，恭请光临！ 电视机厂厂长（签字） 二0一五年六月四日,修改稿,作业,张先生与颜女士将于2015年11月29（周日）下午六点在德胜路海外海大酒店举行结婚
