{时间管理}时间管理与工作效率

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1、时间管理与工作效率,时间与工作效率,工作效率=有效工作量/工作时间 有效工作：符合目标要求 符合质量要求 符合时效要求,工作效率与工作效能,效率：快捷 效能：既快又好 效能与效率的区别： 1、用正确的方法做错误之事。 2、用正确的方法做正确之事。 3、用错误的方法做正确之事。 4、用错误的方法做错误之事。,一、时间与时间管理,（一）时间的特点：一维性 1、时间是一种一次性消耗的稀缺资源，既不能再生, 也不能被储存。 2、时间对每个人都是均等的，但又是有限的。 “时间是最不偏私的，给任何人都是24小时；同时时间是最偏私的，给任何人都不是24小时。”（英国博物学家赫胥黎）,（二）现代时间观念： 时

2、间就是生命,人生工作时间测算（20岁-80岁）： 睡眠：20年（7300天） 吃饭：7年（2190天） 穿衣梳洗：5年（1825天） 娱乐：8年（2920天） 上下班、旅行：5年（1825天） 生病：3年（1095天） 等待：3年（1095天） 打电话：1年（365天） 照镜子：70天 擦鼻涕：10天 工作时间：8年另285天（共3205天）,（二）现代时间观念： 时间就是金钱,（美）本杰明.富兰克林：“记住，时间就是金钱。假如说，一个每天能挣10个先令的人，或躺在沙发上消磨了半天，他以为在娱乐上仅仅花了6个便士而已。不对！他还失掉了他本可以挣得的5个先令。如果谁毁掉了5个先令的钱，那就是毁掉

3、了它能产生的一切，也就是说，毁掉了一座英镑之山。”,（二）现代时间观念： 时间就是金钱,贝尔在研制电话机时，格雷也在研制。两个人几乎同时获得了突破。但是贝尔到达专利局比格雷早了两小时，贝尔就因这120分钟取得了成功。 比尔盖茨不会弯腰拾取地上丢失的10000元，因为他每秒可挣2500元，弯腰拾钱需要5秒时间。,（二）现代时间观念： 时间就是现代社会,托夫勒：20年来，计算机科学家已经经历了从毫秒（千分之一秒）到毫微秒（十亿分之一秒）的归时间的压缩。这就是说，一个人的全部工作寿命，就算80000个工作小时（40年，每年2000小时）可以压缩为4.8分钟。 社会学家统计：今天社会3年内的变化，相当

4、于本世纪初30年内的变化、牛顿以前300年内的变化、石器时代3000年内的变化。,（三)时间管理,1、时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。 2、时间管理就是自我管理。自我管理就是改变习惯，以令自己更富绩效。 3、时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。,时间窃贼,1、缺乏明确的目标 2、拖延 3、缺乏优先顺序 4、想做的事情太多 5、做事有头无尾 6、 不会授权 7、不会拒绝别人的请求 8、匆匆决定，匆匆放弃； 9、行动缓慢 10、懒惰,（四）时间管理的内容,1、合理安排自己的时间 2、不要浪费时间 3、不要让别人浪费你的时间 4、找出隐藏的时间,（五）时

5、间管理学,第一代时间管理理论：备忘录型 备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。如果今天一天结束完成了大部分的事情，就可以在备忘录上划掉，否则就要增列到明天的备忘录上。 优点：应变力强，没有压力，或者压力比较小。备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。 缺点：忽略了整体性的组织规划，比较随意，所以往往会漏掉一些事情。,（五）时间管理学,第二代时间管理理论：强调“规划与准备” 特点是制定时间表，记录应该做的事情，标明应该完成的期限。 优点：通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。 缺点：容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。,（五）时间管理学,第三代时

6、间管理理论：强调规划并制定优先顺序。 特色：将每天活动写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者组织表。主要是为了提高工作和生活效率。 优点：强调以价值为导向的生活工作方式。能够发挥长期、中期或者短期目标的效果，也能透过每天的规划，安排优先的顺序，提高效率。 缺点：忽略了自然法则，缺乏远见。,（五）时间管理学,第四代时间管理：强调一切以自然法则为中心的罗盘理论。 特色：它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近。 在你的生活过程当中，每一个决定不是离开你人生的目标很远，就是离你人生的目标很近。所以你每一

7、个时刻都在做选择，每一个时刻都在做决定。,二、时间管理的原则,（一）目标原则 1、设立明确的目标：写出年度4到10个目标，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。 2、进行目标切割； （1） 年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情； （2） 季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来； （3）每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来； （4）每天晚上把第二天要做的事情列出来。,二、时间管理的原则,（二）二八原则（帕累托原则）： 用80%的时间做20%最重要的事情。 由19

8、世纪意大利经济学家帕累托提出。其核心内容是生活中80的结果几乎源于20%的活动。比如，总是那些20的客户给你带来了80的业绩，可能创造了80的利润；世界上80的财富是被20%的人掌握着，世界上80的人只分享了20的财富。因此，要把注意力放在20的关键事情上。,时间“四象限”法,美国管理学家科维提出： “四象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。 重要而紧急的事马上做，尽快完成。 主要精力和时间放在处理重要但不紧急的事情上。 紧急而不重要的事，要学会说“不”。 不重要也不紧急的事，尽量不去做。,二、时间管理的原则,（三）授权原则： 列出你目前工作和生活中所有觉得可以授

9、权的事情，把它们写下来，然后开始找适当的人予以授权处理，以此提高工作效率。,二、时间管理的原则,（四）自主原则： 每天至少要有半小时到1小时的“不被干扰”时间。 假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。,二、时间管理的原则,（五）合并使用原则： 在安排工作时间时，应当把类似的工作集中起来，以便消除重复的活动。假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考,用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事

10、情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。,三、时间管理的方法,（一）如何合理安排自己的时间？ 1、一定要抓住今天。“今天信念”： 就在今天，我要开始工作 就在今天，我要拟订目标和计划 就在今天，我要考虑只能活到今天 就在今天，我要健全身心 就在今天，我要走向成功,（一）如何合理安排自己的时间？,2、每天开始都有一张时间安排表： （1）列出一天必须完成的事项。 （2）用符号标出事项的轻重缓急程度。 （3）排列事项完成的先后顺序。 （4）按照排列顺序处理有关事项。 （5）每天晚上检查事项完成情况，列出第二天的时间安排表。,六点优先工作制,该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使

11、这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从1到6标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事，那么，他一定是一位高效率人士。,（一）如何合理安排自己的时间？,3、制作中长期计划表： （1）对全年的目标管理任务按季、按月制订进度表。 （2）一周一安排，与进度表紧密衔

12、接。 （3）每周抽出半天时间检查本周任务完成情况。 （4）对个人进修项目和进度也要作出相应安排。,（一）如何合理安排自己的时间？,4、做好与上下级时间安排的衔接： （1）仔细了解上级的时间安排信息和安排习惯。 （2）要求并帮助下级制作时间安排表。,（二）如何做到不浪费时间？,1、不值得做的，千万别做： （1）不值得做的事会让你误以为自己完成了某些事情。 （2）不值得做的事会消耗时间和精力。 （3）不值得做的事会浪费生命。 （4）不值得做的事会生生不息。,（二）如何做到不浪费时间？,2、不要轻言放弃： 最浪费时间的一件事就是太早放弃。人们经常做了90%的工作后，放弃了最后可以让他们成功的10%。

13、这不但输掉了开始的投资，更丧失了经由最后努力而发现宝藏的喜悦。（“积土为山，功亏一篑”；开罗博物馆陈列的法老墓宝藏发现于最后一锤的努力。）,（二）如何做到不浪费时间？,3、适时知难而退： （1）你可以取得更多信息吗？ （2）是否有无法克服的困难？ （3）你的本钱有多少？ （4）有没有暗盘、手脚？,（二）如何做到不浪费时间？,4、适时见好就收： （1）按照“满意”原则，控制期望值。 （2）按照“物极必反”大规律，把握事物发展的“度”。,（二）如何做到不浪费时间？,5、果断决策： （1）清楚地了解决策目标。 （2）明确价值准则。 （3）将各种可行方案写出来，列出优缺点，分别打分，作出选择。 （4）

14、尽量规避风险。,（二）如何做到不浪费时间？,6、不要时断时续： （1）在自己和经常打断你工作的人们之间安置一个人。 （2）安排一段时间让同事随时找你。 （3）学会在大段时间内工作（4-6小时）。 （4）办公室的设计应能避免干扰。,莫法特休息法,圣经新约的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌子：第一张摆着他正在翻译的圣经译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。,（二）如何做到不浪费时间？,7、注意会议时间管理： （1）准时开会，惩罚迟到者，不要用等候迟到来惩罚准时到会的人。 （2）印制会议议程，不要离题。

15、（3）为了控制会议时间，可以考虑站着开会、设倒计时钟、规定到时可以退场的制度。 （4）计算会议时间成本：每小时产值X3X2X与会人数X会议时间,（二）如何做到不浪费时间？,8、防范因为粗心大意而浪费时间： （1）物尽其所，物归原处。 （2）不要藏东西。 （3）借助记性好的朋友。 （4）细心标示挡安与文件夹。 （5）贵重物品上写上姓名、地址、电话和招领奖赏。 （6）训练“三思而后行”。,（三）如何不让别人浪费你的时间？,1、认识并避开时间大盗： （1） 浪费别人的时间就是浪费别人的生命。 （2） 不要成为别人的时间的人质。 （人们一般每8分钟受一次干扰，每小时7次，每天50-60次，平均每次5分钟，总共4小时。大约50-80%的打扰是无意义或极少价值的）,麦肯锡30秒电梯理论,麦肯锡公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问他能不能说一下现在的结果。由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备也无法在电梯从30层到l层运行的300秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四