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1、时间管理与工作效率,时间与工作效率,工作效率=有效工作量/工作时间 有效工作:符合目标要求 符合质量要求 符合时效要求,工作效率与工作效能,效率:快捷 效能:既快又好 效能与效率的区别: 1、用正确的方法做错误之事。 2、用正确的方法做正确之事。 3、用错误的方法做正确之事。 4、用错误的方法做错误之事。,一、时间与时间管理,(一)时间的特点:一维性 1、时间是一种一次性消耗的稀缺资源,既不能再生, 也不能被储存。 2、时间对每个人都是均等的,但又是有限的。 “时间是最不偏私的,给任何人都是24小时;同时时间是最偏私的,给任何人都不是24小时。”(英国博物学家赫胥黎),(二)现代时间观念: 时
2、间就是生命,人生工作时间测算(20岁-80岁): 睡眠:20年(7300天) 吃饭:7年(2190天) 穿衣梳洗:5年(1825天) 娱乐:8年(2920天) 上下班、旅行:5年(1825天) 生病:3年(1095天) 等待:3年(1095天) 打电话:1年(365天) 照镜子:70天 擦鼻涕:10天 工作时间:8年另285天(共3205天),(二)现代时间观念: 时间就是金钱,(美)本杰明.富兰克林:“记住,时间就是金钱。假如说,一个每天能挣10个先令的人,或躺在沙发上消磨了半天,他以为在娱乐上仅仅花了6个便士而已。不对!他还失掉了他本可以挣得的5个先令。如果谁毁掉了5个先令的钱,那就是毁掉
3、了它能产生的一切,也就是说,毁掉了一座英镑之山。”,(二)现代时间观念: 时间就是金钱,贝尔在研制电话机时,格雷也在研制。两个人几乎同时获得了突破。但是贝尔到达专利局比格雷早了两小时,贝尔就因这120分钟取得了成功。 比尔盖茨不会弯腰拾取地上丢失的10000元,因为他每秒可挣2500元,弯腰拾钱需要5秒时间。,(二)现代时间观念: 时间就是现代社会,托夫勒:20年来,计算机科学家已经经历了从毫秒(千分之一秒)到毫微秒(十亿分之一秒)的归时间的压缩。这就是说,一个人的全部工作寿命,就算80000个工作小时(40年,每年2000小时)可以压缩为4.8分钟。 社会学家统计:今天社会3年内的变化,相当
4、于本世纪初30年内的变化、牛顿以前300年内的变化、石器时代3000年内的变化。,(三)时间管理,1、时间管理,是指用最短的时间或在预定的时间内,把事情做好。 2、时间管理就是自我管理。自我管理就是改变习惯,以令自己更富绩效。 3、时间是最高贵而有限的资源,不能管理时间,便什么都不能管理。,时间窃贼,1、缺乏明确的目标 2、拖延 3、缺乏优先顺序 4、想做的事情太多 5、做事有头无尾 6、 不会授权 7、不会拒绝别人的请求 8、匆匆决定,匆匆放弃; 9、行动缓慢 10、懒惰,(四)时间管理的内容,1、合理安排自己的时间 2、不要浪费时间 3、不要让别人浪费你的时间 4、找出隐藏的时间,(五)时
5、间管理学,第一代时间管理理论:备忘录型 备忘录管理的特色就是写纸条,这种备忘录可以随身携带,忘了就把它拿出来翻一下。如果今天一天结束完成了大部分的事情,就可以在备忘录上划掉,否则就要增列到明天的备忘录上。 优点:应变力强,没有压力,或者压力比较小。备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。 缺点:忽略了整体性的组织规划,比较随意,所以往往会漏掉一些事情。,(五)时间管理学,第二代时间管理理论:强调“规划与准备” 特点是制定时间表,记录应该做的事情,标明应该完成的期限。 优点:通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。 缺点:容易产生凡事都要安排的习惯,找不到思考的空间。,(五)时间管理学,第三代时
6、间管理理论:强调规划并制定优先顺序。 特色:将每天活动写在纸上或者输入计算机,详细地规划各式各样的规划表或者组织表。主要是为了提高工作和生活效率。 优点:强调以价值为导向的生活工作方式。能够发挥长期、中期或者短期目标的效果,也能透过每天的规划,安排优先的顺序,提高效率。 缺点:忽略了自然法则,缺乏远见。,(五)时间管理学,第四代时间管理:强调一切以自然法则为中心的罗盘理论。 特色:它不是换一个时钟,而是提供一个罗盘,因为人走的多快是一回事,方向对才是最重要的。怎么走,不是求快,而是怎么向未来的目标接近。 在你的生活过程当中,每一个决定不是离开你人生的目标很远,就是离你人生的目标很近。所以你每一
7、个时刻都在做选择,每一个时刻都在做决定。,二、时间管理的原则,(一)目标原则 1、设立明确的目标:写出年度4到10个目标,找出一个核心目标,并依次排列重要性,然后依照你的目标设定一些详细的计划,你的关键就是依照计划进行。 2、进行目标切割; (1) 年度目标切割成季度目标,列出清单,每一季度要做哪一些事情; (2) 季度目标切割成月目标,并在每月初重新再列一遍,碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来; (3)每一个星期天,把下周要完成的每件事列出来; (4)每天晚上把第二天要做的事情列出来。,二、时间管理的原则,(二)二八原则(帕累托原则): 用80%的时间做20%最重要的事情。 由19
8、世纪意大利经济学家帕累托提出。其核心内容是生活中80的结果几乎源于20%的活动。比如,总是那些20的客户给你带来了80的业绩,可能创造了80的利润;世界上80的财富是被20%的人掌握着,世界上80的人只分享了20的财富。因此,要把注意力放在20的关键事情上。,时间“四象限”法,美国管理学家科维提出: “四象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。 重要而紧急的事马上做,尽快完成。 主要精力和时间放在处理重要但不紧急的事情上。 紧急而不重要的事,要学会说“不”。 不重要也不紧急的事,尽量不去做。,二、时间管理的原则,(三)授权原则: 列出你目前工作和生活中所有觉得可以授
9、权的事情,把它们写下来,然后开始找适当的人予以授权处理,以此提高工作效率。,二、时间管理的原则,(四)自主原则: 每天至少要有半小时到1小时的“不被干扰”时间。 假如你能有一个小时完全不受任何人干扰,自己关在自己的房间里面,思考一些事情,或是做一些你认为最重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率,甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。,二、时间管理的原则,(五)合并使用原则: 在安排工作时间时,应当把类似的工作集中起来,以便消除重复的活动。假如你在做纸上作业,那段时间都做纸上作业;假如你是在思考,用一段时间只作思考;打电话的话,最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事
10、情时,你会熟能生巧,效率一定会提高。,三、时间管理的方法,(一)如何合理安排自己的时间? 1、一定要抓住今天。“今天信念”: 就在今天,我要开始工作 就在今天,我要拟订目标和计划 就在今天,我要考虑只能活到今天 就在今天,我要健全身心 就在今天,我要走向成功,(一)如何合理安排自己的时间?,2、每天开始都有一张时间安排表: (1)列出一天必须完成的事项。 (2)用符号标出事项的轻重缓急程度。 (3)排列事项完成的先后顺序。 (4)按照排列顺序处理有关事项。 (5)每天晚上检查事项完成情况,列出第二天的时间安排表。,六点优先工作制,该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的,它使
11、这家公司用了5年的时间,从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业,艾维利因此获得了2.5万美元咨询费,故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序,分别从1到6标出6件最重要的事情。每天一开始,先全力以赴做好标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴地做标号为“2”的事,依此类推艾维利认为,一般情况下,如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事,那么,他一定是一位高效率人士。,(一)如何合理安排自己的时间?,3、制作中长期计划表: (1)对全年的目标管理任务按季、按月制订进度表。 (2)一周一安排,与进度表紧密衔
12、接。 (3)每周抽出半天时间检查本周任务完成情况。 (4)对个人进修项目和进度也要作出相应安排。,(一)如何合理安排自己的时间?,4、做好与上下级时间安排的衔接: (1)仔细了解上级的时间安排信息和安排习惯。 (2)要求并帮助下级制作时间安排表。,(二)如何做到不浪费时间?,1、不值得做的,千万别做: (1)不值得做的事会让你误以为自己完成了某些事情。 (2)不值得做的事会消耗时间和精力。 (3)不值得做的事会浪费生命。 (4)不值得做的事会生生不息。,(二)如何做到不浪费时间?,2、不要轻言放弃: 最浪费时间的一件事就是太早放弃。人们经常做了90%的工作后,放弃了最后可以让他们成功的10%。
13、这不但输掉了开始的投资,更丧失了经由最后努力而发现宝藏的喜悦。(“积土为山,功亏一篑”;开罗博物馆陈列的法老墓宝藏发现于最后一锤的努力。),(二)如何做到不浪费时间?,3、适时知难而退: (1)你可以取得更多信息吗? (2)是否有无法克服的困难? (3)你的本钱有多少? (4)有没有暗盘、手脚?,(二)如何做到不浪费时间?,4、适时见好就收: (1)按照“满意”原则,控制期望值。 (2)按照“物极必反”大规律,把握事物发展的“度”。,(二)如何做到不浪费时间?,5、果断决策: (1)清楚地了解决策目标。 (2)明确价值准则。 (3)将各种可行方案写出来,列出优缺点,分别打分,作出选择。 (4)
14、尽量规避风险。,(二)如何做到不浪费时间?,6、不要时断时续: (1)在自己和经常打断你工作的人们之间安置一个人。 (2)安排一段时间让同事随时找你。 (3)学会在大段时间内工作(4-6小时)。 (4)办公室的设计应能避免干扰。,莫法特休息法,圣经新约的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌子:第一张摆着他正在翻译的圣经译稿;第二张摆的是他的一篇论文的原稿;第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌,继续工作。,(二)如何做到不浪费时间?,7、注意会议时间管理: (1)准时开会,惩罚迟到者,不要用等候迟到来惩罚准时到会的人。 (2)印制会议议程,不要离题。
15、(3)为了控制会议时间,可以考虑站着开会、设倒计时钟、规定到时可以退场的制度。 (4)计算会议时间成本:每小时产值X3X2X与会人数X会议时间,(二)如何做到不浪费时间?,8、防范因为粗心大意而浪费时间: (1)物尽其所,物归原处。 (2)不要藏东西。 (3)借助记性好的朋友。 (4)细心标示挡安与文件夹。 (5)贵重物品上写上姓名、地址、电话和招领奖赏。 (6)训练“三思而后行”。,(三)如何不让别人浪费你的时间?,1、认识并避开时间大盗: (1) 浪费别人的时间就是浪费别人的生命。 (2) 不要成为别人的时间的人质。 (人们一般每8分钟受一次干扰,每小时7次,每天50-60次,平均每次5分钟,总共4小时。大约50-80%的打扰是无意义或极少价值的),麦肯锡30秒电梯理论,麦肯锡公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候,麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长,该董事长问他能不能说一下现在的结果。由于该项目负责人没有准备,而且即使有准备也无法在电梯从30层到l层运行的300秒钟内把结果说清楚。最终,麦肯锡失去了这一重要客户。从此,麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚,凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四