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1、时间管理与沟通技巧,寇增伟 高级工程师 在美资企业从事四年3D软件开发，在中兴网管二部GSM一科从事网管软件研发 信条： 想的到就能做的到！,时间管理必要性 时间管理基本法则 提高工作效率 沟通的概念 沟通的障碍 有效倾听 工作中的沟通,时间管理,时间管理,时间管理的必要性(一) -白领的存状态,学历贬值,经验饱和,钱途渺茫,精神压抑,能力褪化,健康透支,时间管理的必要性(二) -10美元的小故事,注意事项,工作繁忙的人与配偶或其他家人有意义的交流平均每天少于2分钟，与孩子有意义的交流平均每天少于30秒钟。,人们一般每8分钟收到一次干扰，每小时约七次，即每天50-60次。每次打扰约5分钟，每天
2、约4小时，也就是占50% 80%的打扰无意义或极少有价值。,在过去20年里，工作的时间增加了15%，娱乐闲暇时间减少了33%。,统计数据,重点,一些统计数据,一些统计数据,时间花哪了？,7.5小时,白日梦,多一倍,一个人如果工作桌乱七八糟，他平均每天会为找东西多耗费一个半小时， 每周7个半小时。,75%的人都说自己很累，10个人有9个会在会议开始的时候做白日梦。,我们会记住10%的阅读信息，20%的听觉信息，30%的视觉信息；50%的 视觉和听觉信息，70%的表达信息，90%的行为信息。,做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。,找到通往成功 人生的航向,生命的鹅卵石,时间管理任务
3、树,时间管理基本法则,时间管理基本法则（一）,帕金森法则 英国著名历史学家，揭示机构或公司管理人员持续膨胀的规律。 任务的重要性和复杂度与所分配的完成任务的时间密切相关，往往有不断迫近最终时限的魔力。 帕雷托法则 意大利经济学家帕雷托1897年提出，管理界熟知的“80/20原理”，又叫二八法则。 在投入与产出、努力与收获、原因和结果之间，普遍存在着不平衡关系。少的投入，可以得到多的；关键的少数，往往是决定整个组织的产出、盈亏和成败的主要因素。,时间管理基本法则,80/20法则,帕金森 法则,确定几件影响重大的重要事情，用非常短和清楚的时限来计划并执行他们。,减少工作时间来做最重要的事情,只做重
4、要事情以减少工作时间。,时间管理基本法则(二),艾森豪法则 将事件按重要性依照A、B、C、D的优先顺序安排，把时间尽量用在B上，也就是作好计划，这样，A类所占用的时间缩短到最少（救火的工作）。C的部分可以授权，D的部分能不做尽量不做。,时间管理基本法则,很重要很紧急 -立刻亲自处理,很重要不紧急 -计划性处理,不重要很紧急 - 授权 委任,不重要不紧急 -当作没看见,核心依据,分配资格,矩阵考核,项目成本,小练习,按照艾森豪法则，分析下列事情属于哪一类？,下午五点钟，科长分给我一个外部故障，要明天早上解决。 下午四点钟，文员发邮件要下班前提供打的发票。 借得书今天到期，下午需要去趟图书馆。,已
5、经中午12点了，还有活没干完，中午就不吃饭了，吃饭这件事？ 经典实践科长催了好几次，要今天下班提交，还没写完 经典实践科长催了好几次，要今天下班提交，还没写完,小练习,按照艾森豪法则，分析下列事情属于哪一类？,科长月初布置了任务，安排本月中旬提供一篇经典实践 家里孩子生病发高烧，奶奶不知道怎么去医院看病。 马上要下版本，刚来了个EC要处理完做到版本,收到问卷调查，对其他部门和科长考评。 又要做广播操，真烦，还不如上会网。做操这件事？ 上班打来电话，说孩子高烧需要去医院，又收到开发经理邮件一个EC要处理完做到今天版本。科长打电话催今天提交经典实践，怎么办？,每日行事安排技巧 -德式时间管理,执行
6、乐事 经常检讨,事件取舍：以完成自己人生目标一小步为主，不是只为别人做事，勇于拒绝说“NO”。 性质分析：授权（委外代工）谁适合做，定完成时间和时段，相关任务一并处理。要包含20%弹性时间。,“一个没有时间管理的人，将成为别人时间管理的一部分。”,排定顺序 执行时段,事件取舍 性质分析,排定顺序:按重要性排序，按顺序一件件做。 执行时段: 利用80/20法则执行，每天只安排50%时间，其余留给弹性时间，突发事件及休息时间。,执行：人喜欢“快乐”感觉，做自己喜欢的事，目标引起强烈的动机。避开干扰，专心做事，集中联络和琐事处理。 检讨：利用宁静时间自我省察，训练自己习惯渐渐的改变,重点,小王的 一
7、天,倒霉的一天 快乐的一天,时间管理,提高效率,提高工作效率(一) -桌面保持干净,整理工作环境： 让一切看起来更整洁和有条理，需要时能花最少的时间最小的力气以最快捷的获取最需要的东西。 整理你的档案柜。 清理你的办公桌。 给个人电脑桌面和文件存储打扫卫生。,提高工作效率（二） -邮件处理,整理 电子邮件,沟通方式选择,电子邮件书写技巧,电子邮件的整理,收件箱成为未处理工作的备忘录,提高工作效率（三） -开会,正确管理开会时间 开会一定要非常慎重 开会要注意的细节,节省时间好方法,对目标、任务等按优先级进行排序，从优 先级最高的事物着手。,1,为自己创造一小时的宁静，集中精力完 成最重要的事。
8、,2,不要把时间表排得满满的，留下机动时 间应付突发事件。,3,处理重要事情使用大块时间，聚精会神 地做手头的事情。,4,3,当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。,节省时间好方法,和拖延做斗争，如果事情重要， 马上做。,1,把大的、艰难的任务细分为小的、容易 部分。,2,减少例行事务，委派、减少或推迟优先 级低的任务。,3,迅速处理困难的事情，等待和拖延不会 使它们变容易,4,3,学会委派别人做事，相似的事情放在一起处理,节省时间好方法,避免完美主义,1,设时间限制。如做决定时，不超过3 分钟。,2,在行动以前，彻底地思索整件工作。,3,沟通技巧,沟通,沟通是一种能力，不是本能(如果
9、我们) 我们在年轻的时候，就应该训练 著名的成功大师卡耐基说：“所谓沟通就是同步。每个人都有他独特的地方，与人交际则要求他于别人一致。,沟通目的,沟通的基本问题,别人的事与我无关 心态 Mindset 我的想法就是答案,自私,自我,自大,关心 五伦 以内,沟通的基本原理,沟通的基本要求,沟通的过程,沟通渠道,渠道（扭曲）,课堂练习,每两个人共分一张A4白纸 将半张纸撕成一样大小四条。 将每一条放到另一条中间部分。 找一个人说明下列的写法。,开会（一）,通病：没有明确的目标和程序、没有准备、主管失控、无法发言或离题、盲从或默然、无人负责也无人跟踪、太多人参加。 开会是一种瘾。开会是一种体现自己权
10、威和满足感的表现欲。,开会（二）,谁参加、谁主持、谁控制 谁先发言（由下而上，有外而内） 谁负责与谁跟踪。 谁在浪费时间（材料不该在会场读） 谁结论,沟通障碍,地位之差异(专门术语) 来源的可信度 认知的偏误(忌讳招女员工) 情绪的影响(大门、侧门、偏门),沟通组织障碍,组织氛围 负面、人性、改善决策 信息过滤 从上往下(power), 从下往上(危机) 缺乏反馈,如何解决,有效倾听,提问题,不要批评,控制情绪,集中精神,不要打断,停止讲话,沟通的方向,往上沟通没有胆（识）,水平沟通没有肺（腑）,往下沟通没有心（情）,让上司了解你,自动报告工作进度。 - 让上司知道 对上司的询问有问必答，而且清楚 让上司放心 充实自己，努力学习才能理解上司的言语 -让上司轻松。 接受批评，不重复犯三次错误 让上司省事 不忙的时候，主动帮助他人 让上司有效 毫无怨言的接受任务 -让上司圆满 对自己的业务，主动提出改善计划。 -让上司进步。,Q&A,
