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1、第三部分商务会议礼仪,主要内容,一 公司会议 二 商务谈判,一 公司会议,会议概述 会议的要素 会议的分类 与会者礼仪 会议工作流程 会议中的尊位及位次排序 小型会议座次安排 大中型会议座次安排,会议概述,会议的要素,who,what,where,when,会议概述,会议的分类 按规模:大型会议、中型会议和小型会议。 按召开规律:定期例会、临时性会议 按形式:小组会、座谈会、报告会等。,会议概述,与会者礼仪主持人,会议概述,与会者礼仪主持人,与会者礼仪发言人 进入会场时 顺序入场、举手感谢、按指示就座、勿招呼熟人 介绍时的礼仪 起立面向观众,微笑致意 上下讲台 步态自然、扫视全场、鞠躬致意 站
2、位和目光,会议概述,与会者礼仪参会者 遵守会议纪律,按时到会,中途不随意进出 会中如果必须离开,要轻手轻脚、弯腰侧身,会议工作流程,工作会议的会前工作流程 工作会议的会中工作流程 工作会议的会后工作流程,会务工作流程图(会前),确定会议主题与议题,明确会议所需设备和工具,布置会场,准备会议文件材料,安排食住行,明确会议组织机构,微型案例:会议名称,“湖北黄岗师范学院召开校企合作研讨会”只显示了内容和性质; “可口可乐(中国)饮料有限公司2012年销售会议”则显示了单位、时间和性质; “深圳开发科技股份有限公司第十七次(2008年度)股东大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质和参加对象
3、。,2005年9月在北京人民大会堂举行的“中国企业兵法高峰论坛” 组织结构 主办单位:财富杂志 承办单位:中国策划协会中国孙子兵法研究院 协办单位:北京亚太商盟咨询有限公司、北京中联智创文化发展有限公司 合作单位:中央电视台经济频道(CCTV2)、中央电视台国防时空,微型案例:会议组织机构,会务工作流程图(会中),会务工作流程图(会后),会议中的尊位及位次排序方法,小型会议的座次安排 大型会议中主座次安排,小型会议座次安排,小型会议 适合于如工作周例会、月例会、技术会议、董事会等 会场布置为方桌或圆桌 不设主席台,小型会议座次安排,公司会议 面门设座:一般以面对会议室正门之位为会议主席之座。,
4、小型会议座次安排,公司会议 依景设座:是指会议主席的具体位置,不必面对会议室正门,而是应当背依会议室之内的主要景致之所在,如字画、讲台等等。其他与会者的排座,则略同于前者。,门,背景画,公司会议 自由择座:不排定固定的具体座次,而由全体与会者完全自由地选择座位就座。,小型会议座次安排,会见与会谈 相对式:面门为上,小型会议座次安排,相对式:汇报工作、洽谈生意(公事公办、拉开距离),会见与会谈 相对式就座:以右为上(以进门方向为准),小型会议座次安排,会见与会谈 相对式就座:以右为上、以远为上,小型会议座次安排,以右为上,居中为上,2005年11月20日胡锦涛在北京人民大会堂与来华访问的美国总统
5、布什举行会谈,会见与会谈 并列式就座:以右为上(以就座面向为准),小型会议座次安排,并列式:平起平坐,表示友善,2008年3月7日下午,国家主席胡锦涛在人民大会堂会见了美国前总统乔治布什。,会见与会谈 并列式就座:以远为上,门,客方,主方,小型会议座次安排,会见与会谈 居中式(并列式的特殊排列),小型会议座次安排,会见与会谈 居中式,小型会议座次安排,会见与会谈 主席式:适用于正式场合,主人一方同时会见两方或两方以上的客人。此时,一般应由主人面对正门而坐,其他各方来宾则应在其对面背门而坐。,小型会议座次安排,会见与会谈 主席式,小型会议座次安排,会见与会谈 自由式:会见时有关各方均不分主次,不
6、讲位次,而是一律自由择座。进行多方会面时,此法常常采用。,小型会议座次安排,分主席台与观众席 如企业职工代表大会、新闻发布会、报告会等,大型会议座次安排,主席台排座 主席台一般面对会场主入口 主席台成员面前桌上应放置双向桌签 分为主席团排座、主持人坐席、发言者席位,大型会议座次安排,主席台排座 主席团排座:国内习惯,前排高于后排,中央高于两侧 ,左侧高于右侧,大型会议座次安排,7 5 3 1 2 4 6,主席台排座 主席团排座:按国际惯例,前排高于后排,中央高于两侧 ,右侧高于左侧,大型会议座次安排,主席台排座 主持人坐席 前排正中央 前排两侧 按其身份排座,不宜就座于后排,大型会议座次安排,
7、主席台排座 发言人席位:正式会议上,发言者发言时不宜就座于原位。,大型会议座次安排,群众席排座 自由式择座 按单位就座 按单位的汉字笔画或汉语拼音字母顺序 约定俗成 前排为高,后排为低,楼层越高,排序越低。,大型会议座次安排,二 商务谈判,谈判室的布置与座次安排 商务谈判的礼仪规范,选择谈判场地 -租用商厦的洽谈室、会议室 -小型谈判可在会客室 -相应档次酒店会议室,谈判室的布置与座次安排,美国的著名谈判专家说:在很多次的商务谈判中,特别令我困窘的是: 坐在面对太阳的座椅上。 坐在动摇不定的椅子上。 坐在嘈杂的房间里谈话。 在闷热的天气里没有冷气设备等等。,谈判室的布置与座次安排,谈判室的布置
8、与座次安排,谈判室的布置 最好安排二三个房间, 一间作为主要谈判室,另一间作为双方进行内部协商的密谈室,再配一个休息室。 会议室设备、辅助文具安排 休息时间水果及茶点安排,谈判室布置以高雅、宁静、和谐为宜,环境安静,没有外人和电话干扰,光线、温度适宜,装饰陈设简洁、实用、美观。,谈判室的布置与座次安排,商务谈判的座次安排谈判桌长方形或椭圆形,横式:若谈判桌横放,面门为尊,主谈人居中,其余人按职位循右高左低原则就座。,一、谈判室的布置与座次安排,商务谈判的座次安排谈判桌长方形或椭圆形,竖式:若谈判桌竖放,则以进门方向为准,右侧为上,属于客方。主谈人居中,其余人员按职位遵循右高左低原则。,一、谈判
9、室的布置与座次安排,商务谈判的座次安排谈判桌圆形,适用于多边谈判,各方随意而坐。如果排位次,一般以会谈方的首写字母按顺时针方向围坐。,一、谈判室的布置与座次安排,商务谈判的座次安排马蹄形 适合于小型谈判,不设谈判桌,直接在会客室进行,二、商务谈判的礼仪规范,谈判迎送工作 主座 客座 仪表仪态要求 整洁的仪容 规范的服饰 文明得体的言谈举止 谈判中的礼仪规范,谈判迎送工作,主座 成立接待小组 了解客方基本情况,收集有关信息 拟定接待方案(可根据实际情况举行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会) 迎送,主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。 准确掌握对方抵离的时间,主方所有迎送人员都应提前15
10、分钟先于客方到达指定地点迎候。 对于客方身份特殊或尊贵的领导,还可以安排献花。 迎接的客人较多的时候,主方迎接人员可以按身份职位的高低顺序列队迎接,双方人员互相握手致意,问候寒暄。,谈判迎送工作,客座 适时表示感谢 适当提出要求 可与主方协商提出参观访问、游览观光等活动要求,但应尊重主方安排。,整洁的仪容 规范的服饰 文明得体的言谈举止,仪表仪态要求,语速不宜太快, 说话的态度要友好、 和善,面带微笑, 以有助于促使问题的解决。,谈判中的礼仪,双方由主谈人介绍各自成员,互相握手、问候、致意。然后由客方先行进入谈判室或宾主双方同时进入谈判室,主方人员待客方人员落座后再坐下。 重要的谈判,在正式开
11、始前,双方作简短致辞,互赠纪念品,安排合影后再入座。合影位置排列,通常主方主谈人居中,其右侧是客方主谈人,客方其余代表依次排列,主方其余代表一般站在两端。,谈判正式开始,非谈判人员应全部离开谈判室; 双方要关闭所有的通讯工具(或调到静音),人员不能随便进出。 谈判中,主方应提供茶水、咖啡等饮料,服务人员添茶续水要小心动作,可在休会或某一方密谈时进行。,总结:位次规则,面门为上 以右为上(国内政务以左为上 居中为上 以远为上 前排为上,以下是一个小型会议的参加人员名单,请为下列人员安排会议的座次。,A.董事长 B.策划部经理 C.秘书 D.总经理 E.外联部经理 F.外联部工作人员 G.策划部工作人员,A,D,C,B,G,F,E,