{时间管理}时间管理培训1

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1、时间管理培训手册,课程目标,这个课程给大家最重要的讯息是。,不是教给你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎样可以不眠不休。,我的问题所在？ 我需要作出怎样的决定? 我可以做些什么和要做些什麽?,目 录,认识时间障碍,如何运用时间,总结,第一页,什么是时间管理,时间管理是有效地运用时间，降低变动性。 时间管理的目的：决定什么事该做，什么事不该做。 时间管理最重要的功能：是透过事先的规划，作为一种提醒与指引,时间管理的错误观念,什么是时间杀手,人最容易掉进的时间陷阱,认识时间障碍,时间管理只是常识只要我把工作做好， 我的时间管理应该还不错 我在压力下表现较好， 时间管理会令我失去我的优势 我有使用计

2、事本和行事历，这还不够吗？,时间管理的错误观念,什么是时间杀手,无形的（不自觉）,有形（自觉的）,接听电话 打电话 会议 打扰 官僚作风 沟通不足 办公室政治 资源不足 阅读文件及邮件 交通堵塞,欠缺周详计划 不懂分辨轻重缓急 过分注重细节 犹豫不决 不懂得说不 拖延 善忘 不懂授权 欠缺组织 健康欠佳,工作欠目标， 优先次序不明确 危机管理能力薄弱 多项工作须同时进行 自我组织问题 外界骚扰 无力拒绝要求 不能有效授权 拖延工作 会议,人最容易掉进的时间陷阱,第一页,时间管理小故事,课上，教授在桌子上放了一个玻璃罐子，然后从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。教授把石块放完后问

3、他的学生：“你们说这个罐子是不是满的?”，“是。”所有的学生异口同声地回答。教授笑着从桌底下拿出一袋碎石子，把它们从罐口倒下去，摇一摇，问：“现在罐子是不是满了?”大家都有些不敢回答，一位学生怯生生地细声回答：“也许没满。”教授不语，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢倒进罐子里，然后又问学生：“现在呢?”“没有满!”全班学生很有信心地回答说。是的，教授又从桌子底下拿出一大瓶水，缓缓倒进看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满的玻璃罐。 一个平常的玻璃罐就这样装下了这么多东西，但如果不先把最大的鹅卵石放进罐子，也许以后永远没机会把它们再放进去了。生活中那么多事情，其实都可以像往这个玻璃罐里放东西那样，先进行

4、时间级别分类，按照“事分轻重缓急”进行组合，确定先后顺序，做到不遗不漏。如： A级别：时间紧、具有一定的挑战性、非常重要的事情。如即将到来的考试必须多花时间进行准备。要注意的是：很多人惧怕A级别的事情，觉得太复杂，要耗费太多的精力，同时因为怕困难完不成或者完成得不完美而采取逃避的态度。 B级别：很重要、但在时间上没有特别要求。这一级别的事情当前不需要马上交差，但又非做不可，容易在不急的心理中被人遗忘，在最后关键时刻演变成A级别事件，如两周前上级布置的任务。 C级别：时间上紧迫、但并不是很重要的、可以请别人代劳的事情，如取快件，可以请同学顺便去取。 D级别：时间上不紧迫也不是很重要的事情，有些可

5、以请别人做；有的可以降低标准；有的必须要做则放在零碎时间中进行完成；有的对生活没有益处的事件则建议选择放弃，如毫无意义的闲逛。,目 录,认识时间障碍,如何运用时间,总结,要管理好自己吗?,要懂得管理自己，首先要认识自己。 抛弃恶习, 引进新的工作方式和生活习惯,为什么需要目标？,目标是行动的导航灯!,成功就等于目标， 其他的一切都是这句话的注解。 美国潜能大师伯恩崔西语,为什么需要目标？,哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ： 27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标,成为社会各界的顶尖人士,成为

6、各行业的专业人士,社会的中下层面安稳地生活与工作,社会的最底层，抱怨整个世界,25年后调查发现 ：,短期目标,分解目标,剥洋葱法 多杈树法,长期目标,个人目标：健康、休闲和营养方面的目标 事业目标：自我职业规划,项目计划（例如推行新系统） 日常运作计划（编写每月生产报告） 每周的行事安排 每日需要完成的工作,命中是偶然的，打不中是必然的！,如 果 没 有 目 标,订立计划以掌握时间,以目标, 优先次序, 理想工作时间表表示这三块 积木为基础, 想好一天的计划,搞清楚个人活力周期表, 再根据最有效的工作 时间,勾勒出“ 理想工作时间表”,根据目标的轻重, 安排优先次序,订好长期目标, 以及的短期

7、目标,运用企划的概念- 拟定计划,分解目标,长期目标,TO DO LIST - 执行事项清单,每天做 每天同一时间做 将优先次序写下 由最重要的事情写下,分解目标,长期目标,TO DO LIST - 执行事项清单,分解目标,长期目标,理想的工作时间表,1/ 要有正面的工作态度 2/ 留意自己的表现曲线 3/ 预留自己安静的时间 4./利用工作日志,分解目标,长期目标,看看你的工作日志, 然后问自己:,几点开始目标? 能不能早点开始? 有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?, 能不能早点开始? 你完全不受干扰的最长时段有多久? ( 不要把午饭也放进去) 你最有效率和最没有效率是什么时候?

8、你将当天的主要目标完成到什么程度? 你会照着优先次序的书面计划做事吗? 你在适当的时间做适当的事吗? 你在怎么处理不应该做的事? 可不可以授权? 手边的工作要如何做得更有成效, 更为简化, 并减少细节? 你花的时间与你的优先次序是否相称?,请记着 : 巴雷德“80/20”定理,分解目标,长期目标,以行动配合计划,将目标写下来- 是什么目标? 要达致什么的成果? 行动 要做些什么? 次序 - 哪些应该先做/ 哪些为后? 订下完成 日期及排列优先次序 时间估计 每项的行动需要多长时间? 灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发事情 时间表 甚么时候处理甚么事项？,你是怎样编排时间计划？,一、年度计划

9、甘特图二、周计划执行事项清单史蒂芬 柯维博士“与时间有约”,第一页,甘特图,本世纪亨利.甘特发明的；内在思想简单，基本是一条线条图，横轴表示时间，纵轴表示活动（项目），线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况 1.明确项目牵涉到的各项活动、项目。内容包括项目名称（包括顺序）、开始时间、工期，任务类型（依赖/决定性）和依赖于哪一项任务。 2.创建甘特图草图。将所有的项目按照开始时间、工期标注到甘特图上。 3.确定项目活动依赖关系及时序进度。使用草图，按照项目的类型将项目联系起来，并安排项目进度。 此步骤将保证在未来计划有所调整的情况下，各项活动仍然能够按照正确的时序进行。 也就是确保所有依赖

10、性活动能并且只能在决定性活动完成之后按计划展开。 同时避免关键性路径过长。关键性路径是由贯穿项目始终的关键性任务所决定的，它既表示了项目的最长耗时， 也表示了完成项目的最短可能时间。请注意，关键性路径会由于单项活动进度的提前或延期而发生变化。 而且要注意不要滥用项目资源，同时，对于进度表上的不可预知事件要安排适当的富裕时间（Slack Time）。 但是，富裕时间不适用于关键性任务，因为作为关键性路径的一部分，它们的时序进度对整个项目至关重要。 4.计算单项活动任务的工时量。 5.确定活动任务的执行人员及适时按需调整工时。 6.计算整个项目时间,权衡轻重,最重要的是我们必须常常把最重要的事列为

11、最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all times,长期目标,区分优先工作,某些事件,某些电话,浪费时间之事,不重要又不紧急,改进产能,建立人际关系,发新机会,重要但不紧急,某些电话,某些信件与报告,某些会议,不重要但紧急,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,重要又紧急,有趣的活动,防患未然,规划、休闲,不速之客,必要而不重要的问题,受欢迎的活动,分解目标,长期目标,权利下放授权,授 权 应 有 的 心 态 ?,把工作授权给下级, 应该存在一个给下属发展的机会 它不是用来惩罚下级 不是让经理摆脱自己不喜

12、欢做的事情,授权的形态,主要可以分成两种形态： 下达指令 充分信任,如何介定哪些工作委派?,你必须自己做,你应该做, 但有些人可以帮助你,你可以做, 但如果其他人有机会也可以做,其他人应该做, 但情况紧急时你可以帮他,其他人必须做,解释所分配工作的重要性 订出需要的结果 询问下属的意见及疑问,预期的成果,订出下属的权利范围及规定 达到完成工作限期的共识 订出跟进时间表 肯定成就, 提高士气,应守的规则,自我约束, 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都是习惯性的。,江山易改，本性难移 !,罗曼罗兰名言：性情即命运 !, 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却

13、像爬行的蜗牛。,1、给变你的习惯,2、修正你的态度,3、增加你的生产力,1. 你的办公桌,你的工作环境是怎么样? 有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?,改善工作环境,将所有可以吸引你视线的东西全挪开 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座.) 将你要用的器材放在容易找到的地方 把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方 将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归档,2. 归档,一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE 一些你需要归档的文件 - FILE 有空才阅读

14、的书本 - READ 需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS,3. 如何处理电话/ 电邮,如果找不道要通话的对方 - 切记要留言, 并说明事情的严重性, 以确保对方回电 打电话之前, 要把事情重点写下来 要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传真给 对方先看, 减少详细解释的时间 备有有关文件 自设时限,4. 处理会议,每次召开任何会议前, 必须要紧记以下几点: 我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程 说明开会的目的 如果你是主席, 你应 鼓励发言和要求言之有 物 , 要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限, 以方便各人安排工作,5. 要懂得说不

15、,说不应该是有礼貌 要给对方的清晰的解释 给对方另外的选择和建议,6. 处理拖延心态,为什么我们会拖延？ 不知道如何或从何入手 不知道为什么要做？ 不喜欢去处理 个人情绪及健康问题 缺乏奖励 没有迫切性 找借口 过分忧虑 忙碌过后,7.改善拖延方法,行动：每次只处理一项工作 及时去做 交付下属去做,把工作分成若干部分 订出工作时间,问题、文件洗牌,着手工作时间,改善拖延方法,建立自信 - 跟自己说 “ 我一定可以做到” 设立目标 找出与自己相关的方法- 对自己的好处 储蓄时间全力再战 自我奖励 设立完工期限 时刻提醒自己事情的重要性 有充分的准备，才会把事情做好 时间就是金钱,我们可以怎样赢得

16、每一分秒?,利用交通时间 与运动同行 避开繁忙时间 车上观察构思 车上看书,出差外游 收集情报 计划构想 寓工作于娱乐,目 录,认识时间障碍,如何运用时间,总结,希望你能够: 看到自己的问题在那里 要改变生活的习惯和工作方式 在自己所能控制的情况下, 把握每分钟 订立目标, 策略, 行动去应付每一个挑战 在不能完全自己控制的情况下, 把负面的影响减到最低,总结,有清晰的目标, 知道自己在做什么和要做什么 分辨事情的先后次序 知道自己是否朝着目标前进 选择做对的事, 而不是说只念着把事情做对 讲求效率, 以最少的资源追求最大的成效 计划每天,每周, 每年要做的事情 估计需要完成时间, 并编排时间表行事 懂得在适当时候说 “ 不” 建立一套方法和技巧减少打扰 缩短必须要做的事所花的时间 抗拒拖延 求取生活和工作平衡,总结,课程结束 谢谢观看,