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1、第五章 会展项目计划,一、项目描述 二、项目范围计划 三、项目时间进程计划 四、项目其他专项计划,一、项目描述,项目启动与项目计划是项目立项决策以后的一项重要工作； 启动是项目执行前的各项准备工作； 计划是项目管理的“龙头”，项目计划是项目实施的依据与指南； 研究表明，20%的项目计划工作将会决定80%的项目成果。,（一）项目的背景描述,项目的背景描述内容主要包括：项目要求、环境、来源、意义（价值）以及解决的问题等。 要对项目背景进行准确描述，首先必须了解项目所述的环境。下表给出了项目所处的环境类型：,案例：小天鹅项目背景描述,（二）项目的目标确定,项目目标是指实施项目所要达到的预期结果或者最
2、终产品； 项目目标一般包括：成果性目标、约束性目标； 成果性目标是要求实现什么样的项目成果； 约束性目标是明确该项目所受到的约束条件。 项目目标是评价项目是否成功的基准； 在确定项目目标时，必须考虑下面两个问题： 1、项目目标的共性问题 2、确定项目目标的准则,1、项目目标的共性问题（项目目标特点）,（1）多目标性项目目标是由一个目标体系构成。而时间进度、成本、技术性能一般是所有项目都具有的三个基本目标。 （2）优先性不同阶段各方面目标的优先性不同。 （3）层次性项目目标具有层次性。项目目标结构一般呈金字塔形状，如下图所示：,项目目标的层次性,2、确定项目目标的准则,SMART原则 Speci
3、fic：具体 Measurable：可测量 Achievable：可实现 Relevant（全员）相关性 Traceable：可追踪（Timing 时间性 ）,案例：洗衣机项目目标确定,会展项目目标确定,确定会展项目目标，首先要明确以下几个问题： 为什么要办展览? 是否需要寻找适销市场和新客户? 是否想要介绍新产品或提供新的服务项目? 是否需要选择代理商或批发商? 对合资是否感兴趣?或者通过展览来研究和开发市场？ 会展项目目标是指会展组织者根据营销战略、市场条件和会展情况制定的明确的、具体的会展目的及期望通过会展而达到的企业目标。 由于会展涉及的主体包括政府、会展公司、参展商、服务分包商、观众
4、等，因此，制定会展项目目标应综合考虑各利益相关者的需要。,根据AUMA（奥马是德国展览与博览会协会、德国展览业的权威组织）做的一项调查研究，企业参加展览会的目标可分成：基本目标、产品目标、价格目标、宣传目标、销售目标。 （1）基本目标 了解新市场、寻找出口机会、交流经验、了解发展趋势、了解竞争情况、检验自身的竞争力、了解公司所处行业的状况、寻求合作机会、向新市场介绍本公司和产品。 （2）产品目标 推出新产品、介绍新发明、了解新产品推销的成果、了解市场对产品系列的接受程度、扩大产品系列。,AUMA所归纳的展会目标,（3）价格目标 试探定价余地、将产品和服务推向市场。 （4）宣传目标 建立个人关系
5、、增强公司形象、了解客户的需求、搜集市场信息、加强与新闻媒介的关系、接触新客户、了解客户情况、挖掘现有客户的潜力、训练职员调研及推广技术。 （5）销售目标 扩大销售网络、寻求新代理、测试减少贸易层次的效果。,【案例】2011年西安世界园艺博览会目标（案例资料来源：人大经济论坛网站）,（一）战略目标 1、通过本届世界园艺博览会向世界展示全新形象和发展面貌的新西安，大大提高西安及陕西的对外开放水平； 2、拓展西安及陕西参与国际交往的途径，推进西安国际化进程； 3、拓宽西安的国际化视野，深化生态文明，进一步带动区域发展； 4、进一步丰富西安旅游产品，促进旅游业发展，催生城市旅游经济新的增长极； 5、
6、促进市民文明素质提升。,（二）运营总体目标 在“天人长安、创意自然”主题的指导下，创办一届“有创意、有特点、水平高、影响大”的世界园艺博览会。 1、通过精细管理，营造出具有世界各地园艺景观和风情特色的会场，让参观者尽情享受大自然花、绿、水的魅力，增进环境意识； 2、搭建一个能够充分展示城市与自然和谐共生及相关技术最新成果的世界级平台，成为参观者、园艺及相关专业者了解最新科技成果、学习交流的会场； 3、开展城市与自然和谐共生、天人长安相关联的丰富多彩的活动，使会场处处充满喜庆节日气氛、洋溢着活力和欢乐；,4、提供各种各样的休闲娱乐场所和机会，使之成为能够体验包含世界各地的衣食住行和文化生活的博览
7、会； 5、打造西部旅游观光新热点，传播生态、节能、环保新理念，引导绿色消费，促进生态产业发展，成为时尚西安都市生活新亮点； 6、彰显西安作为世界历史文化名城的特色，突出城市创新生态、科技进步、最适宜人居等新元素； 7、着眼于区域的可持续发展，为西安世园会在会期前后及会场内外形成巨大的影响力而努力。,（三）项目的重大里程碑计划,1、里程碑和里程碑计划 里程碑：完成阶段性工作的标志。是项目中的重大事件，在项目过程中不占资源，是一个时间点，通常指一个可交付成果的完成。 项目的重大里程碑反应项目实施全过程的关键进展点，设定项目的重大里程碑是把握项目阶段性成果、控制项目进程的有效措施。 里程碑计划是一个
8、目标计划，它表明为了达到特定的里程碑，去完成一系列活动。 里程碑计划对项目的目标和范围的管理很重要。 里程碑计划是项目过程管理与控制的工具和方法，也是严格控制项目进程的主要依据。,来源：2013年04月30日 都市快报 ,珠穆朗玛峰8848米,往海拔5900米的第一营地的路途需要经过非常危险的“昆布冰瀑”,第二前进营地，海拔约6500米，这里只需避免过于靠近雪山，防止雪崩。,第三营地7500米的山台，这段路途经过峻峭、晃眼的冰壁.,第四营地海拔7950米，第三四营地间路途极具挑战性。需4小时完成，初登者需8小时。,第四营地就是挑战珠峰的最高营地，被称作“生命禁区”或“死亡区”。一般登山者只能在
9、那里待两到三天，他们在那里等待登顶时机。这个时机主要包含两个要素：天晴、风弱。如果运气好，登山者在半夜11点左右就可以开始8到16个小时的攀登。自1953年新西兰的希拉里爵士首次从南坡登顶后，成功登顶的人不到3000人。,珠穆朗玛峰攀登里程碑,登山者一般在4月初抵达出发营地（5200米），大多先在营地住一两个星期，此时路上少风雪，雨季也未至。,例：第二届中国中部投资贸易博览会重大活动事件安排里程碑,1、跨国公司座谈会。时间安排在4月25日下午，在郑州黄河迎宾馆举行。 2、欢迎晚宴。时间安排在4月25日18：00，在郑州国际会展中心观景走廊、索菲特国际酒店、裕达国贸酒店等场所招待参会的境内外重要
10、嘉宾。 3、领导及重要嘉宾视察展馆。时间安排在4月25日，党和国家领导人、国家部委局领导、各省（市、区）领导等视察展馆。 4、大会开幕暨开馆式。时间安排在4月26日9：00，在郑州国际会展中心广场举行，邀请党和国家领导人、主办单位主要领导为第二届中部博览会剪彩开幕。 5、承接产业梯度转移重大合作协议、项目签约仪式。时间安排在4月26日上午，在郑州国际会展中心举行。 6、中韩双方投资合作委员会第五次联席会议。时间安排在4月26日下午，在郑州黄河迎宾馆举行。,7、文艺晚会。时间安排在4月26日20：00，在河南省体育中心举行，由中央电视台、河南卫视直播。 8、项目对接会。在会前充分撮合衔接的基础上
11、，举办项目对接专项活动。 9、中部六省合作项目签约仪式。大会组委会提供合作项目签约仪式场地，请各省筛选一批重大签约项目参加组委会统一组织的签约仪式；各省按时间段分别组织合作项目签约仪式。签约成果纳入大会统计并统一对外发布。 10、漯河中原食品节。作为第二届中部博览会分会同时举办，以丰富和充实博览会内容。充分展示中部六省食品工业实力，促进食品加工业对外合作。 11、洛阳牡丹花会。作为第二届中部博览会分会，以丰富和充实博览会内容，实现资源共享。 12、闭幕式（成果及申办结果发布会）。4月28日上午在郑州国际会展中心举行。,2、可交付成果,可交付成果一种可见的、可以进行验证的工作结果。 3、项目阶段
12、特征 项目的每一个阶段都以它的某种可交付成果的完成为标志。,（四）项目的综合描述,完成项目背景、目标、重大里程碑的确定分析和设定后，就要对项目进行综合描述。 项目综合描述的内容：项目名称、项目背景、项目类型、项目目标、项目牵头与相关单位、主要任务描述、任务规范、资源估计、重大里程碑、项目主要风险等，旨在从环境、目标、范围、组织、时间、成本（代价）和质量效能等七个方面对项目予以明确。 项目综合描述用于项目的报批或项目综合计划的制定。,项目综合描述模板,（五）项目的启动会议,在完成上述工作后，就需召开项目启动会议，展开具体的项目计划和实施工作； 项目启动会议的主要目的和内容是：通报项目目标、环境、
13、风险，任命负责人，明确项目团队成员的构成以及职责和任务等。 一个项目的启动，一般包括以下几个步骤： 1、项目发起和游说 2、项目的核准和批准 3、项目资金的筹集 4、项目起动,项目启动的标志包括： （1）任命项目经理，开始组建项目团队； （2）颁发项目章程。 在承包合同中，签署的合同就是提供给卖方的项目章程。因此，项目章程也可称为项目许可证书。,二、项目范围计划,项目计划（规划）过程如下图所示,项目计划过程,（一）项目计划概述,1、项目计划 项目计划（Project Plan）用于协调所有项目计划编制文件、指导项目执行和控制的文件。其关键组成部分包括项目简介或概览、如何组织项目的描述、用于项目
14、的管理和技术过程，描写所要完成的工作的部分、进度信息和预算信息。 任何计划都是为了解决三个问题： 一是确定组织目标； 二是确定为达成目标的行动时序； 三是确定行动所需的资源比例。,会展项目计划,会展项目计划是会展项目未来行动过程的预定路线，即根据项目策划所选定的会展项目主题，确定会展项目所要完成的目标，并依次来制定实现这些目标的资源、进度、成本等的安排。 会展活动是一个十分错综复杂的庞大系统，有会展专家统计，一次展会是由大大小小3600多项事件构成。因此，无论小型会展项目，还是大型世博会，虽然涉及人力、物力、财力是不同的，但所涉及考虑的细节问题都非常繁多，都需要在活动开始之前就制定好详细可行的
15、执行计划，用计划来指导和规范项目团队的工作，同时，利用计划可以检查和监督各部门各工作人员的工作，确保会展项目在预定事件得以顺利圆满的完成，达到预期的项目目标。,会展项目规划需要解决的五个问题：,战略式计划（5年以上）、战术式计划（15年）、作业式计划（6月1年）,2、项目计划编制的内容,项目计划内容包括范围、时间、资源、费用、质量、风险、采购、沟通、干系人管理和整体管理计划十个方面。其中，最主要的计划文件有： （1）范围计划 （8）质量计划 （2）工作计划 （9）变更控制计划 （3）人员管理计划 （10）文件控制计划 （4）技术计划 （11）沟通计划 （5）资源供应计划 （12）风险应对计划
16、（6）进度报告计划 （13）干系人管里计划 （7）成本计划 （14）支持计划,会展项目计划编制的作用,1、明确会展项目目标 会展项目计划可以清晰地反映会展项目的总目标和各阶段的目标，并使项目团队清楚理解项目目标。 2、明确各项任务 根据会展项目的总目标确定的工作分解结构，可以确定会展项目的各项任务，不遗漏主要任务。 3、合理分配资源 会展项目计划可以确定各项任务所需资源（人力、物力、财力），通过工作细分将资源分配到最合适的地方。,4、明确工作职责，调动成员工作积极性 根据会展项目计划的工作分解，可以确定需要由哪些人员组成什么样的部门来完成这项工作，使得项目成员提早明确自身工作职责，并且，有一部分项目的各项工作实际实施者也会参与到计划制定中，由于项目成员参与了项目计划的制定，就能调动他们的工作积极性，使其更主动地完成他们各自的任务。 5、实现对项目有效的监控、跟踪及控制 在会展项目实施过程中，由于环境因素或人为因素的影响，项目进展需要以项目计划为基础和依据，保证会展项目运行部脱离项目目标，保证各项任务准时保质的完成。,会展项
