《{商务礼仪}电子邮件礼仪及邮件管理培训讲义》由会员分享,可在线阅读,更多相关《{商务礼仪}电子邮件礼仪及邮件管理培训讲义(43页珍藏版)》请在金锄头文库上搜索。
1、,-让我们高效的沟通,电子邮件礼仪及邮件管理,如果你是初用邮箱新人。,回复?全部回复?,抄送?密送?,请问有哪位同事知道被称为中国“史上最牛女秘书”的是谁?,答:原美国易安信公司(简称EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商,总部在美国。,职场故事:女秘书PK老板事件,职场故事:女秘书PK老板事件,职场故事:女秘书PK老板事件,职场故事:女秘书PK老板事件,本来,这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了,但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来,EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件
2、。 瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾,其实相当不职业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送那么多人,这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式 可以沟通吗?这种方式对当事人没有任何好处,职场中也无人会接受。,召集公司舞蹈队开会要抄送给谁?,邮件主题,?这些标题恰当吗,1、无主题 2、*关于您*年*月*日提出的*问题的回复 3、王先生收 4、关于*和*等相关问题的回复 5、RE,?这些标题恰当吗, 1、一定不要空白标题,这是最失礼的 2、标题要简短,不宜冗长,不要才能显示完你的标题 3、标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题 4、一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈多件事情,以便
3、于日后整理 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6、回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题 7、标题千万不要出现错别字,-简明、扼要,某某,?这样的邮件恰当吗,1、直呼收信人全名 2、“前一封邮件有遗漏,请以此次发送邮件为准” 3、邮件中文字拼写错误,?这样的邮件恰当吗,1、Email正文要简明扼要,行文通畅; 2、要用论述的语气; 3、Email正文多用(一、(一)、1、(1)、 A、a)之类的列表; 4、一次邮件交待完整信息; 5、尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查这是对别人的尊重,
4、也是自己态度的体现; 6、合理提示重要信息; 7、合理利用图片,表格等形式来辅助阐述; 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符,在商务信件中会显得轻佻。,?这样处理客户邮件恰当吗,1、现在忙,抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂,等等再说 3、出差或休假中,不能回复邮件 4、同一问题,反复回复邮件,?这样处理邮件恰当吗,回复邮件是我们与别人沟通交流的重要方式, 及时准确是要实现的目标。,(1) 收到重要邮件后, 应即刻回复对方,因为这是对他人的尊重; (2) 理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件; (3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的,对 于一些优先 级低
5、的邮件可集中在一特定时间处理, 但一般不要超过24小时; (4) 如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复 说:“收到,我正在处理,一旦有结果就会及时回复,等等”; 重要:及时作出回应,哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差或休假,应设定自动回复功能。,当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到 回件中,然后附上答案。不要太简单,那样太生硬 了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避 免再反复交流,浪费资源。,回复不得少于10个字,对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、 “对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。,3、签名字体规格,进行针对性回复,如果收发双方就
6、同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。 对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。,4、不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼,要区分单个回复和全部回复,(1)如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了; (2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该“全部回复”,让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情; (3)如果你对发件人提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停的RE来RE去,与发件人讨论。你们讨论好了再告
7、诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 点击“回复全部”前,请三思而后行!,为避免无谓的回复,浪费资源,可在文 中指定部分收件人给出回复,或在文末添 上以下语句:“全部办妥”、“无需行动”、 “仅供参考,无需回复”。,主动控制邮件的来往,邮件主题,称呼与问候,正文,附件,结尾签名,正确使用发送、抄送与密送,回复技巧,你的邮箱是这个样子的吗?,初始状态,若干日月年后。,(1836),邮件文件夹分类,1、单击“其他4个文件夹”下拉框,-以163邮箱为例,2、单击下拉框中的“新建文件夹”,3、对话框中输入文件夹名称,九 鼎,技巧:收件箱手动清空,太好了,没有邮件需要处理,你清空的不是收件箱,
8、是你身上的猴子 你清空的不是收件箱,是解放你的大脑 将看过的邮件存档到对应的文件夹 将需要继续跟踪的邮件存档到“需要处理”文件夹,通讯录的管理,-添加联系人,1、单击“通讯录”,2、单击“新建联系人”,3、填写相关资料,单击“保存”,通讯簿的管理,-联系人分组,九 鼎,1、单击“通讯录”,2、单击“新建联系组”,3、填写相关资料,单击“保存”,设置姓名,-自己的姓名,3、填写姓名,2、选中“邮箱设置”,单击“个人资料”,1、单击“设置”,设置姓名,-发信人的姓名,1、单击“设置”,2、选中“邮箱设置”,单击“常规设置”,3、选中“优先显示通讯录中对应的姓名”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。,你作为发信人写每封Email的时候,要想到收信人会怎样看这封Email,时刻站在对方立场考虑,将心比心。同时勿对别人回答过度期望,当然更不应对别人的回答不屑一顾。,经过这一系列的交流,大家对电子邮件中的礼仪应该有初步的认识了。归结到底,两句话: 只发有必要的邮件! 让邮件为你的工作带来价值!,关注细节提升品质,认真收邮件,用心发邮件,从做事中品味乐趣,体现价值!,关注细节提升品质,让优秀成为您的职业习惯,