Access2003建立报表演示教学

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1、第6章 建立报表,数据库中的表、查询和窗体都有打印的功能，通过它们可以打印比较简单的信息，要打印数据库中的数据，最好的方式是使用报表。报表是Access中专门用来统计、汇总并且整理打印数据的一种工具。要打印大量的数据或者对打印的格式要求比较高，则必须使用报表的形式。用户可以利用报表，有选择地将数据输出，从中检索有用信息。Access 2003报表的功能非常强大，也极易掌握并制作出精致、美观的专业性报表。 本章要点 6.1 创 建 报 表 6.2 编辑和打印报表 习题 6,6.1 创 建 报 表,创建报表与创建窗体的操作有很多类似的地方，用户可以采取多种方法来创建报表。 6.1.1报表的基本概念

2、 1报表与窗体 报表中的大部分内容是从表查询或SQL语句中获得的，它们都是报表的数据来源。创建和设计报表对象与创建和设计窗体对象有许多共同之处，两者之间的所有控件几乎是可以共用的。它们之间的不同之处在于，报表不能用来输入数据，而在窗体中输入数据；报表只有“设计”视图和“打印预览”两种视图。 2报表的组成 下面以“罗斯文”数据库为例介绍报表的基本概念。 打开“罗斯文”数据库，在“对象”列表中单击“报表”对象，如图6-1-1所示，双击“各类产品”报表，可以打开它的“打印预览”视图如图6-1-2所示。,6.1 创 建 报 表,图6-1-1“罗斯文”数据库的报表对象列表 图6-1-2“各类产品”报表的

3、“打印预览”视图,6.1 创 建 报 表,（1）报表页眉只出现在报表的开头，并且只能在报表开头出现一次。报表页眉用来记录关于此报表的一些主题性信息。 （2）页面页眉只出现在报表中的每一页的顶部，用来显示列标题等信息。 （3）主体包含报表的主要数据，用来显示报表的基础表或查询的每一条记录的详细信息。 （4）页面页脚出现在报表中的每一页的底部，可以用来显示页码等信息。 （5）报表页脚只在报表的结尾处出现，用来显示报表总计等信息。 6.1.2用向导创建报表 报表向导为用户提供了报表的基本布局，根据用户的不同需要可以进一步对报表进行修改。利用报表向导可以使报表创建变得更容易。在Access 2003中

4、使用向导创建报表的具体操作步骤如下。 （1）打开数据库窗口中，单击“报表”对象，在“报表”对象窗口中，双击“使用向导创建报表”选项，调出“报表向导”对话框之一，如图6-1-4所示。 （2）单击“表/查询”下拉列表框右侧的向下箭头调出其下拉列表，从中选择创建窗体所需使用的表和窗体。 （3）在“可用字段”列表框中选择字段，单击按钮，将其添加到右半部分的“选定的字段”列表中，如图6-1-4所示。,6.1 创 建 报 表,（4）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框之二，如图6-1-5所示，选定添加分组级别以及分组的依据。分组是为了使生成报表的层次更加清晰。 （5）在图6-1-5中，单击“分组选项

5、”按钮，调出“分组间隔”对话框，如图6-1-6所示，在这里可以为组级字段选定分组间隔。单击“确定”按钮，返回图6-1-5报表向导的分组中。 （6）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框之三，如图6-1-7所示。在“报表向导”对话框窗口中，选择排序次序，可以选择一个或几个字段作为排序和汇总的依据，排序可以选择升序或降序。,6.1 创 建 报 表,图6-1-4 “报表向导”对话框之一 图6-1-5 “报表向导”对话框之二,6.1 创 建 报 表,图6-1-6 “分组间隔”对话框 图6-1-7 “报表向导”对话框之三,6.1 创 建 报 表,（7）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框之四，

6、如图6-1-8所示。在“报表向导”对话框报表布局方式窗口中，可以确定布局和方向。 （8）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框之五，如图6-1-9所示。在这个对话框中确定报表所用样式，本例中选择“组织”样式。,图6-1-8 “报表向导”对话框之四 图6-1-9 “报表向导”对话框之五,6.1 创 建 报 表,（9）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框之六，如图6-1-10所示，在这个对话框中为报表命名。 （10）单击“完成”按钮就可以成功创建报表，所创建的报表如图6-1-11所示。,图6-1-10 “报表向导”对话框之六 图6-1-11 用“报表向导”创建的报表,6.1 创 建 报

7、表,6.1.3使用设计视图创建报表 使用报表向导可以简单、快速地创建报表，但创建的报表格式比较单一，有一定的局限性。为了创建具有独特风格、美观实用的报表，要使用设计视图来设计报表。 1报表中控件的种类 利用设计视图创建报表主要是向报表中添加控件。报表控件通常可分为以下3种。 （1）非结合控件：与数据表中的数据无关的控件。 （2）结合控件：表或查询中的数据字段。 （3）计算控件：报表中用于进行计算的控件，例如总计、小计等。 2用设计视图创建报表的方法 在Access 2003中用设计视图创建报表的具体操作步骤如下。 （1）打开数据库窗口，如图6-1-12所示。双击“报表”“在设计视图中创建报表”

8、选项，调出报表的设计视图，如图6-1-13所示。,6.1 创 建 报 表,由图6-1-13可以看出，在设计视图窗口中没有报表页眉/页脚两个工作区，而只有页面页眉、主体和页面页脚。,图6-1-12选择“在设计视图中创建的报表”选项 图6-1-13 设计视图窗口,6.1 创 建 报 表,（2）在设计视图窗口中用鼠标右键单击这个窗口，调出快捷菜单，如图6-1-14所示。 （3）在弹出的快捷菜单中单击“报表页眉/页脚”菜单命令，出现如图6-1-15所示的报表的页眉和页脚两部分内容。,图6-1-14 在设计视图窗口中调出快捷菜单 图6-1-15 出现页眉和页脚,6.1 创 建 报 表,（4）下面可以根据

9、需要为报表添加一些控件，在“报表页眉”和“页面页眉”中利用工具箱中的“标签”按钮建立标签，并在标签中输入文字，在“主体”中用鼠标从字段列表框中拖入。结果如图6-1-16所示。 （5）单击工具栏上的“打印预览”按钮，可得到如图6-1-17所示的报表。,图6-1-16 在报表中添加控件 图6-1-17 完成的报表,6.1 创 建 报 表,6.1.4自动创建报表 如果对格式要求不高，只需要看到报表中的数据，则可以快速创建一个简单的报表。使用Access自动创建报表的步骤如下。 （1）打开数据库窗口，选择“报表”对象。 （2）在数据库窗口中，单击工具栏上的“新建”按钮，调出“新建报表”对话框，如图6-

10、1-18所示。 （3）选择“自动创建报表：纵栏式”选项，在下面的下拉列表框中选择数据的来源表。单击“确定”按钮，即可完成报表的创建工作，如图6-1-19所示。,6.1 创 建 报 表,图6-1-18 “新建报表”对话框 图6-1-19 自动创建报表,6.1 创 建 报 表,6.1.5 使用标签向导创建报表 标签实际上是一种多列报表，常常把一条记录的各个字段分行排列，因此制作标签一般都是使用多列的方法。具体操作步骤如下。 （1）在数据库窗口中选择报表，单击工具栏上的“新建”按钮，调出“新建报表”对话框，选择“标签向导”选项，在下面的数据来源下拉列表框中选择“学生编号表”，如图6-1-20所示。

11、（2）单击“确定”按钮，调出“标签向导”对话框之一，如图6-1-21所示，从中选择标签的型号、尺寸和生产厂商。图6-1-21中选择了“Avery”厂商和“C6101”型号的标签。,6.1 创 建 报 表,图6-1-20选择“标签向导” 图6-1-21“标签向导”对话框之一,6.1 创 建 报 表,（3）单击“下一步”按钮，调出“标签向导”对话框之二，如图6-1-22所示。在该对话框中，可对文本外观的字体、字号、粗细及颜色进行设置。 （4）单击“下一步”按钮，调出“标签向导”对话框之三，如图6-1-23所示。在“标签向导”对话框中，确定标签的显示内容。 （5）单击“下一步”按钮，调出“标签向导”

12、对话框之四，如图6-1-24所示。在“标签向导”对话框中，可以选择一个或多个字段对标签进行排序。 （6）单击“下一步”按钮，调出“标签向导”对话框之五，如图6-1-25所示。在“标签向导”对话框中，输入报表的名称，同时选择“查看标签的打印预览”单选钮。,6.1 创 建 报 表,图6-1-22 “标签向导”对话框之二 图6-1-23“标签向导”对话框之三,6.1 创 建 报 表,图6-1-24 “标签向导”对话框之四 图6-1-25“标签向导”对话框之五,6.1 创 建 报 表,（7）单击“完成”按钮，结果如图6-1-26所示。,图6-1-26用“标签向导”创建的报表,6.1 创 建 报 表,6

13、.1.6 创建有图表的报表 Access中的图表报表有多种样式，包括线条图、饼图、面积图等，还有三维图形。图表可以是所有数据的，也可以是选定的当前数据的。用户可以通过图表向导创建满意的图表。利用向导创建图表的方法如下。 （1）打开数据库窗口，选择“报表”对象。 （2）在数据库窗口中，单击工具栏上的“新建”按钮，弹出如图6-1-27所示的“新建报表”对话框。选择“图表向导”选项，并在下面下拉列表框中选择数据源。 （3）单击“确定”按钮后，调出“图表向导”对话框之一，如图6-1-28所示，在“可用字段”列表中选择字段，单击按钮，将其添加到“用于图表的字段”列表中。,6.1 创 建 报 表,图6-1

14、-27 选择“图表向导” 图6-1-28“图表向导”对话框之一,6.1 创 建 报 表,添加字段时可以从不同的表中选择图表中所需的字段。 （4）单击“下一步”按钮，调出“图表向导”对话框之二，如图6-1-29所示。在对话框的左半部选择图形样式，在对话框的右半部有图形样式的说明。如图6-1-29所示选择三维柱形图。 （5）单击“下一步”按钮，调出“图表向导”对话框之三，如图6-1-30所示。选择数据在图表中的布局方式，对所选的两门课程的分数进行求和。,图6-1-29 “图表向导”对话框之二 图6-1-30“图表向导”对话框之三,6.1 创 建 报 表,（6）单击“下一步”按钮，调出“图表向导”对

15、话框之四，如图6-1-31所示。在文本框中输入图表的标题，单击“完成”按钮，创建的图表如图6-1-32所示。,图6-1-31 “图表向导”对话框之四 图6-1-32创建的图表,6.2 编辑和打印报表,数据库中记录的排序和分组是一项很重要的工作，而这正是报表的主要功能之一。在打印报表时，一般还要对某个字段按指定的规则进行统计，报表设计完成后就可以打印了。在打印之前还要进行报表的相关设置，包括边距、打印机和报表行列等。设置完成后，可对报表进行预览，对设置满意之后，再进行打印。 6.2.1排序和分组 1记录的排序 在报表中用户根据实际需要按指定的字段或表达式对记录进行排序，打印报表时就会以指定的顺序进行打印。对报表的记录进行排序的操作步骤如下。 （1）在数据库窗口中单击“报表”对象，然后，选中需要的报表打开它的设计视图。图6-2-1“排序与分组”对话框 （2）单击工具栏上的“排序与分组”按钮，调出“排序与分组”对话框，如图6-2-1所示。,6.2 编辑和打印报表,图6-2-1“排序与分组”对话框,6.2 编辑和打印报表,（3）单击“字段/表达式”中的“类别名称”字段，单击其右侧的向下