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1、?,主管管理訓練課程,課程大綱,管理的層面與職責 問題解決與工作改善 工作管理的循環與運用 部屬能力培育 團體的帶領 人事問題的處理 領導的藝術,管理的層面與職責,管理程序構成因素,外在限制因素： 教育 社會 法令 經濟,構成因素： 規劃 組織 人事 指引 控制 政策制定,管理實務及管理效果,企業效率,影響,影響,決定,管理理論改變因素,組織規模擴大與複雜化,科技發展的加速化,工業化的密度提高,相關科學的高度發展,人類價值觀的改變,管理的定義:,1.整合全體能力,2.發揮最大效益,3.結合所有資源,4.達成共同目標,管理的層面與職責:,* 角色定位：,承上啟下,左右逢源,上司,同事,客戶,課長
2、,部屬夥伴,方針目標,指揮執行,如何做管理者:,超一流管理者:,會運用企業內外資源,一流管理者:,會運用組織的力量,二流管理者:,會運用部屬的才華,三流管理者:,凡事事必躬親,管理者應盡的職責,自主性行動的實踐者,職責的理解,提高專門性工作方法,不斷進行工作改善,承上輔佐與協助完成任務,進行部屬培育與自我啟發,管理者應有的基本心態:,達成目標的意願 打破現狀的勇氣 理念的堅持 效率的意識 原理原則的觀念 科學的辦事方法 健全的判斷能力,管理者應有的能力:,領導力,管理力,計畫力,溝通力,改善力,創新力,激發力,培育力,其他專業能力,問題解決與工作改善,問題解決的步驟:,1.現象明確,2.目標設
3、定,3.找出原因(核心原因),4.提出對策(主要對策),5.處理步驟順序,6.確認,問題解決模式,解決問題之管理循環圈,計畫 ( PLAN ),實施 ( DO ),檢討( CHECK ),處裡( ACTION ),對何事 ( WHAT ),為何發生 ( WHY ),如何處理 ( HOW ),於何時 ( WHEN )由何人 (WHO) 在何處 (WHERE),第一步驟 把握問題,第二步驟 問題之現狀,第三步驟 要因分析,第四步驟 對策之立案 對策之實施計畫,第五步驟 對策實施,第六步驟 確認成果,第七步驟 防止再發,工作改善的步驟:,1.找出要改善的工作 2.現狀分析 3.利用改善的構想與技巧
4、4.改善案的評估 5.作成改善案 6.成核後實施 7.追蹤改善成效,要改善的工作:,效率 品質 組織 成本 工作分配,改善的技巧:,特性要因分析 柏拉圖 5W2H,組織的檢討與改善:,組織的定義:,*人與工作的組合 *具有架構 *激發潛能 *具有上下階層關係 *達成共同目標,組織的型態,直線組織 功能組織 直線幕僚組織 機能別組織 事業部組織(利潤中心) 事業群 其他組織,成熟期,機構年齡,機,構,規,模,第五階段,資料來源,:HBR JUL.1972 LARRY E. GREINER,第一階段,第二階段,第三階段,第四階段,初創期,小,型,大,型,1.,靠創造力而成長,2.,靠指揮而成長,3
5、.,靠授權而成長,4.,靠協調而成長,5.,靠合作而成長,1.,領導,的難關,2.,自主,的難關,3.,控制,的難關,4.,官僚化,的難關,5.,新的危機,組織成長階段,組織檢討的重點,要符合組織經營要點 有效運用委員會等幕僚功能 單位的關係是否融洽 組織能否適應環境的變化 彈性組織的運作 組織的效率如何 組織層級扁平化的運作,組織的經營要點:,(1)命令系統的統一,(2)控制的幅度要適當,(3)職務認知的整合,(4)授權,職務認知的整合,* 總經理親自說明,* 激勵士氣,* 競賽方式,* 共體時艱,* 具有危機感,授權範圍,* 指揮權,* 分配權,* 控制權,* 監督權,應負責任,* 負成敗
6、責任,* 績效不彰,* 監督不周,* 用人不當,工作分配的改善方法,作業流程：,1.由作業員填寫製作現在的作業表,2.由主管填寫製作現在的職務表,3.由主管與作業員一起檢討工作表,4.修改完成改善後的作業表,應執行工作,職務,職務表,目前正在執行的工作,職務,作業表,檢討重點,1.現在的工作是否全部在做,2.有沒有人在做不必要的工作,經有發現者請進行作業改善,六項基本的著眼點,哪一種職務花費的時間最多 人力使用是否不當 是否適切地利用技能 有沒有人在做許多無關地業務 工作分配是否過於瑣碎 工作分配是否平均, ,職位組織圖,功能組織圖,重要性,次要性,一般性,可以發現該員擔任的職務重要性卻沒有該
7、項資格就必須趕快培訓,激發部屬思考力的要訣,逆向思考 例：新好逸惡勞型 追根究底 例：美國探路者號 資訊的運用 例：網際網路 異業產品的結合 例：附送贈品 挑戰性的壓力 例：猶太人嫁女兒 隔絕環境的壓力 例：發呆室,阻礙創造力發揮的因素,習慣 封閉性的知覺 從眾的觀念 缺乏追根究底的精神 紅蘿蔔與竹鞭,安於現狀(煮蛙理論) 為反對而反對 成本考量 墨守成規,工作管理的循環與運用,管理的四項功能,計畫,命令,協調,控制,Plan,Do,See,計畫的重要性,提供正確方向 提供準備的參考 提供執行的依據 提供控管的要點 提供評估的標準,企劃的好處,定下標竿 提昇潛力 充分準備 事前演練 創造思考
8、激勵自我 提昇士氣 達成績效,命令,命令的本質,命令,服從,激發工作動機,本質,1.工作由誰來做比較好,工作分配,2.命令如何下達,理想命令方法,工作分配應考慮的因素,部屬具備條件,工作的機能, 學歷, 經驗, 能力, 意願, 年齡, 種類、特性, 重要性、急迫性, 難易度,相互配合,(團隊合作),工作分配的原則,原則1：不以人際關係影響適才適所,原則2：不因適才適所使部屬失去成長機會,理想的命令方式,用自己的話 脈絡一貫完整周延的下達 命令下達時避免部屬的誤解 激發部屬工作的意願,部屬工作的意願,部屬成長的動機,溝通,1.獨特性,2.自主性,3.創造性 (挑戰性),4.社會性,1.說明工作的
9、重要性,2.帶動團隊士氣,3.發生的效果,命令後的檢討,失敗的檢討, 分析檢討整個過程方法是否正確, 適才適所是否錯誤, 提出改善的方法, 分享失敗的教訓做為借鏡, 提出防失手冊,命令後的檢討,成功的檢討, 記錄成功的過程,分享成功的經驗, 獎勵有功人員, 檢討當初目標是否恰當, 有沒有更成功的空間, 防止成功的後遺症, 成功是否在特定因素下達成,勝軍不驕 敗兵不餒,獎,控制的目的,控制的目的,1.把工作做好,2.達成預期目標,3.避免資源的浪費,4.修正偏差的目標,控制的步驟,1. 根據計畫掌握事實,2. 針對事實加以思考,3. 採取控制的措施,控制的方法:,*一令做不好,*二令做不好,*三
10、令做不好,命令者要負責,帶頭者要負責,全體要負責,三令五申,一而再 再而三的說明,禁必止 令必行,控制過當與不足影響:,控制過當,* 缺乏朝氣活力,* 沒有士氣,* 效率低落,自我控制過程,無律性,他律性,自律性,自發性,小孩子的成長過程,組織人員被控制的過程如同小孩子成長歷程,溝通協調,溝通協調與談判的目的,溝通,尋求觀念共識產生一致看法而達成任務,協調,整合各方面意見而能夠往共同目標邁進,談判,化解衝突,產生雙贏,合作性,堅持性,( 滿足對手的需要 ),( 滿足自己的需要 ),合作, 妥協, 順從, 壓制,迴避,溝通協調與談判的關係,溝通協調時的障礙:,1.缺乏共識(如同平行線沒有交集),
11、2.觀念認知不同(主觀意識),3.彼此價值觀想法不同,4.誤解,人性觀點,果斷力,反應力,+,+,-,客觀,主觀,感性,理性,(1),(2),(3),(4),表現型,孔雀,指揮型,老虎,平易型,無尾熊,分析型,貓頭鷹,生技生產,人事總務,品管財務,(5),變色龍,營業員,溝通過程,說話者,溝通媒介,聽話者,溝通要素：,我表面講的話,他表面講的話,我所要講的話,他所要講的話,情緒環境對象,主持會議公開演講談判,1.採用肯定性的談話 2.禁止攻擊性談話 3.不用雙關語,文件書面語言聲調肢體email,1.忽略的聽,2.假裝的聽,3.選擇的聽,4.專注的聽,5.同理心聽,說話原則,說話者溝通技巧, 蒐集資料,瞭解對方動機與意向, 考慮對方之性格, 鼓勵意見之參與, 去除防衛心理, 避免雙關語, 肯定性的談話, 適當運用肢體語言,孔子的說話教室,1.可與言，而不與之言，失人 不可與言，而與之言，失言,2.言未及之，而言，謂之躁 言及之，而不言，謂之隱 3.未見顏色而言，謂之,說話三原則,1.讓對方充分發言,2.溝通時預說的話要明白說出,3.察言觀色針對狀況說話,人的心理四窗,自己,知道,不知道,瞭解,不瞭解,公開區,盲目區,隱藏區,黑暗區,無法聽見別人的話,說,聽,漸小,多聽、多說以擴大公開區,別人,
