{时间管理}高效时间管理培训讲义PPT84页

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1、高效时间管理,请大家闭目三分钟思考：,假如你的余生只剩下天，你最想做的件事是什么？ .我想 .我想 .我想,培 训 大 纲,1.时间管理的概念、特性。 2.时间管理的方法。 3.时间管理的大步骤。 4.如何有效的进行时间管理。,时间管理的概念,时间管理是自我管理最重要的方面。 时间管理就是做好事前规划和长远计划。 时间管理是坚决执行和高效完成工作。,时机观念 时机观念就是要抓住时机的意思。任何一项工作，在一定的时机内在做就会产生非常好的效果，错过时机就会适得其反。管理者只有抓住时机，才能取得良好的时间效益。,单元3：有效的时间管理,要事第一 时间矩阵图 80/20原则 有效计划,传统的时间安排

2、,鹅卵石的故事,常见的问题,成功和失败的分水岭可以用五个字来表达。“ 我没有时间。”,这个来电话，那个来请示、投诉 比谁都忙，到处救火，工作越做越多 计划赶不上变化，或计划从未兑现过 对什么都不放心，每天忙于事务性工作 工作抓不住重点，也没空去想何为重点 总无法说“不”，因此总要打乱时间计划 ,我们为何忙乱？,电话干扰 会议没有计划和控制 上司召见太随意 下属不断请示汇报 不放心下属工作，帮下属做事 事必亲躬 工作没有程序,做事没有主次和轻重缓急 太关注细节和小事 不知道如何说“不” 对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一拖再拖 不授权，下属闲，自己忙,时间管理的障碍,障碍一：我的时间安排得挺

3、好，我是一个有序的人 障碍二：时间管理有什么用，计划赶不上变化 障碍三：时间掌握在别人手中 障碍四：时间管理太麻烦 障碍五：习惯不同，我就这样，不好改,十大无效时间应用法：,老是在做别人喜欢你做的事； 老是用同样的方式完成事； 做你不擅长的事； 做无乐趣可言的事； 总是被打断的事； 别人也不感兴趣的事； 超出预计两倍时间的事； 合作者不可信赖或没有品质保障的事； 不可预期进行过程的事； 煲电话粥。,因为我们不知道 究竟什么对我们最重要， 所以每件事好像都很重要。,因为每件事好像都很重要 所以我们不得不每件事都做。,有些人看到我们每件事都做， 所以，他们期望我们什么都做。,每件事都做让我们非常忙

4、碌， 所以我们没有时间去考虑， 究竟什么对我们最重要。,忙 人 的 告 白,成功和失败的分水岭可以用五个字来表达。“ 我没有时间。”,您的问题是什么？,成功和失败的分水岭可以用五个字来表达。“ 我没有时间。”,1. 2. 3. 4. 5.,您的解决办法？,成功和失败的分水岭可以用五个字来表达。“ 我没有时间。”,无能为力； 尽量加班； 减少自己的休闲时间； 求助于老板； 把一些事情向后推迟； ,格 言,成功和失败的分水岭可以用五个字来表达。“ 我没有时间。”,浪费他人的时间， 无异于谋财害命！ 鲁迅,浪费自己的时间呢？,学习目的,成功和失败的分水岭可以用五个字来表达。“ 我没有时间。”,学会合

5、理应用时间 掌握时间管理的几个原则 提高时间管理的技能，并在最差的方面做出改变,向时间要效益！,必须建立的时间观念,成功和失败的分水岭可以用五个字来表达。“ 我没有时间。”,失去的时间是永远无法追回的 我们都有相同的时间，真正的价值在于我们利用它做什么事 损失了时间就等于抵押你的未来 时间是经不起浪费的 时间一流逝，我们就一无所获,我们真的花了时间去做这些对我们一生都很重要的事情了吗?,要事第一,个人的使命宣言是衡量事情是否重要的标准,80/20原则(原则一),80%最佳效 果的工作,20%较为 次要的工作,80%的时间,20%的时间,来自,花去,80/20原则,去寻找用20%的努力就可得到8

6、0%的效果的领域 集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题 在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作,20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做好20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作,如何坚持这一原则？,列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力,常见误区： 面面俱到都想做好 完全主义都想做完 平均分配时间和精力,目标ABC (原则二）,A：必须做的 B：应该做的 C：暂时可以不做的,时间矩阵图(或四象限) (原则三),急,不急,重要,不重要,时间矩阵图(或四象限),虚假的（轻）,必要的(急),危机,有限期的任务,项目,计划,准备,建立

7、关系,真正的创新,领导的（重）,干扰,一些会议,一些报告,浪费的（缓）,逃避的活动,4 D 原 则,DO IT NOW,DO IT LATER,DELEGATE,DONT DO IT,稍后做,授权,不做,立即做,A：紧急且重要,D：不紧急不重要,C：紧急但不重要,B：不紧急但重要,普通人的时间安排,25-30%,15%,50-60%,2-3%,2-3%,成功人士的时间安排,20-25%,65-80%,15%,1%,成功人士的时间安排,20-25%,65-80%,15%,1%,A：紧急状况 迫切问题 限期完成 突发事件,B：准备工作 预防措施/计划 人际关系的建立 真正的再创造能力 自身能力的提

8、升,C：造成干扰的访问、 电话、信件、报告 某些会议 迫在眉睫的急事 符合别人期望的急事,D：忙碌琐碎的事 处理文件等函件 电话 浪费性时间 逃避性活动,时间管理矩阵使用技巧：,不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火； B做得多了，A就自然做得少了； 寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率； 比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事变成紧急的事去做； 勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划； 尽量将每件事情一次性做对。,制订计划（原则四）,对工作做出计划，并按计划去执行 必须留出处理不可预计事务的时间 列出日、周、月的工作清单,养成习惯（原则五）,Watch your thought

9、s 注意你的思想,Watch your words 注意你的话,they become words 它会成为你的话,they become actions 它会成为行动,Watch your actions 注意你的行动,they become habits 它会成为习惯,Watch your habits 注意你的习惯,they become character 它会成为你的个性,Watch your Character 注意你的个性,it become your destiny 它决定你的命运,案例分析： 销售部王经理下班后在做明天的工作计划： 1、起草中实公司的合作意向书（2H） 2、商

10、讨索赔案的处理意见（1H） 3、与华金公司讨论定价（3H） 4、明天要向人事部上报新员工试用期表现结果报告 5、天际公司货未到的问题 6、季度业绩报表（2H） 7、讨论月底的促销会策略（1H） 8、阅读内容刊物（1H） 9、打电话给10位客户（0.5H） 10、归档文件（0.5H） 11、明天的周例会 请用时间管理的原则帮王经理安排一下时间,更高效的时间安排,不 (少）做计划的原因,1. 计划限制了自由,2. 着急要紧的事情总是先到，要先解决,3. 我没有时间做计划,当我们做重要的事情时，就不会被琐碎的事情所牵制。,每周计划,1. 联结使命,2. 回顾角色,3. 确定目标,4. 每周规划,5.

11、 言行一致,6. 评估小结,将预先决定要做的事情写出来,1、时间有限，而工作无限 2、努力工作却并不快乐 3、能主导自己的生命 4、能实现自己的理想 5、能兼顾自己和别人的要求 6、做到忙而不盲,时间管理的重要性,浪费时间 *由于记忆欠佳，需要重新阅读同一材料 *对每天规定的目标只完成一半，却不知为何 *每天的大量时间用于对凡事大惊小怪上 *漠视自己的行动计划变得越拖越长 *当需要时，无法找到重要的文件 *由于随手乱放，不得不耗费时间四处寻找,如何找到原因 1、我做了什么根本不需要做的事？ 2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人 做的事？ 3、我做了什么耗时过长的事？ 4、我做了什么会浪费别

12、人时间的事？,时间管理的原则 1、应有一张思考的床，不要穷忙、瞎忙、无心的忙。 2、对不可控制的时间先行控制，并订定处理原则 3、养成事先规划时间的习惯，依事情的轻重缓急 优先顺序妥善安排 4、定期研讨工作内容与时间安排，如何改进并提升效率 5、心无旁骛地在一段时间内解决一件事情 6、有效运用每天的黄金时间,有效管理时间四大法则：,法则一：明确目标 树立时间观念 设计职业生涯 切实的短期目标 合理进行目标管理 法则二：分清轻重缓急 运筹时间，充分应用 只做最重要的事情 时间管理矩阵 20/80原理的运用,法则三：制订计划表 六项工作法 制订有效计划 逐步实现远期目标 自我激励 法则四：立即行动

13、 克服拖延 有头有尾 重视今日,方法之一：,只做重要的事情六项工作法：,请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情：,如何选择？,对于所有要做和想做的事情，都要有如下判断： 我内心深处的潜意识是什么？ 我真的必须做这些事吗？ 假如我不做，会发生什么事情？ 如果我拖延，会对我的生存环境有什么影响？,方法二：日计划AB表,A表 六项工作 每项工作开始及结束时间 每项工作完成情况,B表 未完成事项 未完成原因 是否需要移到明天继续做？ 明天能否完成？,每天只要五分钟！,方法之三：,标准化操作,电梯测试： 由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会，为此你精心准备了约40分钟的方案介绍演讲。会议开始前，客户

14、决策人对你说：“实在对不起，我必须马上去参加一个重要会议，无法听你的介绍了。你看能否这样，利用乘电梯的时间，你把要点大概和我说一下，如何？”,现在，你只有30秒！,用标准化来提高效率,环境标准化：保证办公环境的整洁有序 时间标准化：计算时间，保证守时 讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资料和若干种标准讲解方式 流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通和高速解决问题 操作标准化：针对各项工作的具体操作，建立操作标准，并以此来培训员工 ,还有哪些？,方法四：利用零星时间,最好的时间管理方法是：,充分利用零星时间！,如何充分利用零星时间？,唯一的答案 培养习惯！,有时仅仅需要调整一下工作

15、的顺序！,重新回顾一下：,做好时间管理的方法： 六项工作法 排列优先顺序，运用AB表 标准化操作 养成好习惯，充分利用零星时间,自我检查 1、我是否难以说清一天里干了些什么？ 2、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？ 3、我是否做了实际上不需要做的事？ 4、我是否常常越权处理？ 5、我是否往往对某些任务要花费更多的时间？ 6、我是否难以按时赴约？ 7、我是否经常会忘记接下去准备做的事？,8：0010：00 ： 10：0012：00 ： 13：0015：00 ： 15：0016：00 ： 16：0018：00 ：,1、记录自己的时间，追踪流向， 诊断并分析时间运用的状况 2、订定目标并拟订计划，使

16、时 间的应用更具效用 3、切实执行计划，研究造成时 间浪费的因素及因应之道改 掉浪费时间的习惯，成为掌 握时间的主人,时间管理三步曲,时间计划表 工作 起止时间 使用时间 优先顺序 备注,1、充分利用企业的有限资源，发挥最大的效能 2、预测问题，防范事端于未然 3、事情推展前，做有效沟通，让其他部门了解 我们需要的协助，也同时了解我们能为他们 做些什么 4、协助评估目标的可行性 5、避免不必要的重复，减少无谓的浪 费 6、建立优先顺序，按部就班，不赶工，不加班,良好计划的好处,节约时间的方法 1、列清单 2、处理文书工作 （归档、执行、传阅、废弃） 3、个人记事 4、有序排列、摆放物品及文件 5、采用便捷方法,1、有一套制度用以监督管理 2、你选择的人务必是心甘情愿，并且有能力 3、教育部属、指导部属使他们有成长的机会 4、确定他们有必要的工具和支援供给，以便 完成工作 5、鼓舞部属，促使部属保持积极与热诚