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1、时间管理与工作效率提升,莫勇波 博士,讲课提纲,导入：时间管理概述 一、制定目标，确立工作重点 二、四象限时间管理法则 三、二八时间管理法则 四、工作计划的制定 五、为重要任务做万成准备 六、碎片化时间管理 后记：合理安排工作与休闲,时间的经济价值,每天工作8小时，每年242个工作日,时间是不可移动的 没有办法储存时间 无法增加时间,借不到、买不到、租不到,时间的本质特性,没有目标,命中是偶然的，打不中是必然的！,1、明确你的工作目标,一、制定目标，确立工作重点,从单位目标与部门目标出发，设立个人目标,2、目标的设定,目标制定的Smart原则,3、衡量当前的工作重点与目标之间的关系,您现在工作
2、中在哪些方面花费时间最多？这些工作是否服务于你现阶段的中心目标?,1、时间的四象限法则,二、四象限时间管理法则,（1）四象限时间管理法则,第1象限: 重要且紧急,第2象限: 重要但不紧急,第3象限: 不重要但紧急,第4象限: 不重要不紧急,紧急性,马上就做!,制定工作计划!,交由下属做!,敢说不!删掉,2、确立重点,确立轻重缓急次序,没有工作重点的后果 我们要: 做最重要的事项; 做最优先的事项; 做最紧急的事项,3、成功人士的时间安排,(1)要事第一，合理安排紧急与要事的关系； (2)计划周密，而且总能按计划执行； (3)多投资与目标相关的重要事项；拿出大量的时间做重要工作的准备工作； (4
3、)尽量避免紧急事项；防患于未然； (5)不做那些非生产性的工作。,三、二八时间管理法则,1、帕累托原理 -避免将时间花在琐碎的多数问题上,避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效：你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只花20%的时间，即可取得80%的成效。,2艾维李效率法,美国管理学家艾维李提出了“10 分钟6 件事效率法 1、列出明天（下周、下月）要做的6 件重要事情； 2、把这6 件事情按重要程序排序，分成功之路号、2号、3号等； 3、上班开始先做1 号，完成之后做2 号，再做3 号，依次类推，直至下班结束。,3、确
4、定重要任务(解决问题)的关键措施,要懂得抓重点,抓关键,而不是婆婆妈妈啥事都做啥都没做好! 要找到重要任务的关键措施 关键措施即是能够发挥牵一发而动全身的作用; 关键措施之外的其他措施只作为辅助性措施,若有时间则操作,没有时间就省略!,做事抓不着重点,鸡毛蒜皮,婆婆妈妈做了一大堆,最终累人累已,浪费时间, 木有用!,1、将工作区分为重要工作与常规工作,-重点工作（最有效益的工作）要采取万全策略，做到完美极致,-常规工作（例行性工作）要流程化，简单化，快速做完,压缩时间,四、为重要任务做万全准备,2、提前准备，磨刀不误砍柴工,计划安排周密合理么？ 物料（工具、资源、资金）准备准备充足了么？ 技能
5、（能力）是否具备？准备好了没有？ 人员是否足够？是否合用？ 心态是否调整好？是否准备好了做事？积极？消极？ ., 持续改进,持续进步!,P,D,C,A,P,D,C,A,P,D,C,A,特点： 周而复始 大环带小环 阶梯式上升,进步,再进步,正式实施,1、制定计划的剥洋葱法,从目标出发,制定计划必须确定主要目标与主要计划.实现目标的过程是由现在到将来，由小目标到大目标，一步步前进的；但是运用“剥洋葱法”，则是由将来到现在，由大目标到小目标层层分解。,设定目标,实现计划,五、工作计划的制定,剥洋葱图,2、月计划制定的方法与步骤,1、以年度目标为指针，以剥洋葱的办法确定本月目标； 2、以本月目标为指
6、针，提出确保本月目标落实的具体任务； 3、从本月任务中确定工作重点并将之具体落实到每周的安排中，将之标注在每周重点任务栏上； 4、填写常规工作（例行性）和其他需处理的事项。,3月计划制定的范例及练习,1、确定本周的工作目标 2、列出所有一周要做的事情并按照重要性进行排列； 3、确定截止时间（最后完成时间）； 4、具体安排到每天的工作日程中。,4、周计划的制定,5周计划制定的范例及练习,时间安排上要不可安排得太满,要留有余地,1、确定目标，写下任务 2、确定优先顺序，简化及授权 3、列出待办清单，估计各项事务的时间长短 4、留些缓冲时间给未预见的事情； 5、排出日程表,6、日计划的制定,7、日计
7、划制定的范例及练习,时间安排上要不可安排得太满,要留有余地,华罗庚： “时间由分秒积成，善于利用零星时间的人，才会做出更好的成绩来!” 钻时间的空子,六、碎片化时间管理,整理办公桌 草拟信函 回复电话/邮件 批复 阅读文件 闭目养神 .,1、填补法：琐碎事琐碎时间完成,工具:瑞士奶酷法,（1）工作中、生活中并不是一件事完成了才开始另一件事的；某项事需要花30个小时，但并不是需要我们找一个30小时的完整时段，而是几分钟、几小时的积蓄下来的； （2）因此，需要做一个事项进度表，将这一事项分解成为若干小事，并把其安排在碎片化时间内完成； （3）有些事项，非常棘手，若你一连几小时花在上面的话，会非常折
8、磨人，不如将其分解成若干小事，利用碎片化时间一点一点点的往前推进，最后就可以发动总攻，攻克难关！,1.合并同类事项(同类会议合并,同类文件相继性完成,同类事项一次性完成,相似业务相继一起做完) 2.创造时间区间（早到或晚走）; 3.逆势操作（避开上下班交通堵塞时，避开午餐人多时）。,2、合并法：化零为整提高效率,3、并行法：与碎片化时间并行,回家与运动并行（走路回家）； 回家与学习/打电话并行（路上打电话，车上观察思考/看书）； 等待与学习并行（把等待的时间利用起来,等待开会时看看文章，行业新闻,看别人的广告创意，看英文单词，听英文广播）； 出差与工作并行(出差时顺便收集客户信息/情报, 计划构想) 开会与工作并行（开无聊会议时签批文件）； 闲散时间打电话（打电话给家人，电话关心下属，电话同事维护同事关系，电话问候领导） 闲散时间聊聊天（找喜欢跟你聊天的人聊聊天，保持感情） 闲散时间参加聚会（参加一些必要的聚会,维护关系圈子） .,统筹并行法项目管理统筹法,劳逸结合,和谐管理,注意劳逸結合工作与生活两不误码,后记：合理安排工作与休闲,拒绝做“穷忙族”,明确人生价值，做好人生规划 该拒绝的事情要拒绝； 该删掉的工作要删掉； 该睡觉时要睡觉； 该锻炼时要锻炼； 该休闲时要休闲； .,每天留给自己一定的休闲时间，做一些自己感兴趣的事情,谢谢分享,莫勇波,
