{时间管理}管理者的时间管理

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1、,管理者的时间管理 让你一天拥有25个小时,谁动了时间,认识时间,谁动了我的时间,时间的特性,1、无法储存,谁动了时间,认识时间,谁动了我的时间,时间的特性,2、无法取代,谁动了时间,认识时间,谁动了我的时间,时间的特性,3、供给毫无弹性,谁动了时间,认识时间,谁动了我的时间,时间的特性,4、无法失而复得,谁动了时间,认识时间,谁动了我的时间,你不能管理时间，便什么都不会管理。 彼德德鲁克,谁动了时间,认识时间,谁动了我的时间,假如一个人的寿命为60岁，那么他总共只有21900天。一生时间的用途分别为：睡20年（7300天）；吃饭6年（2190天）；穿衣和梳洗5年（1825天）；生病3年（10

2、95天）；打电话1年（365天）；照镜子70天；抹鼻涕10天。最后只剩下3205天，即8年又285天，用来做你真正想做的事。,一组数据,谁动了时间,认识时间,谁动了我的时间,人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次，即每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。,另一组数据,谁动了时间,认识时间,谁动了我的时间,被开会，长时

3、间、临时的会议比较多，做事情的时间少 被打断，突发、临时事务打断工作计划，工作时间被分割成很多片断，完整的工作时间少，无法集中时间做一件事 统一意见的过程很长，经常反复 跨部门工作安排效率普遍偏低 工作职责不明确，多头管理 事情多且都重要，不好安排先后，来得及就一件一件做，来不及就几个人同时做（应急时必须放下手中的工作） 领导派下来的事情似乎都很重要 沟通不充分导致工作白费 合作的部门总是说“请稍等” 收集信息、找东西影响进程 工作流程过于复杂 ,时间管理就是做决策，决策哪些事情重要，哪些事情不重要。,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,练习1 要求： A、看谁第一个做完 B、时

4、间为10分钟,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,思考： 这个任务对你有何启示？,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,时间+罗盘=时间管理,效率：以正确的方式做事，是一个速度问题。正确做事强调的是效率。 效能：做正确的事，是一个方向问题。做正确的事强调的是效能，效能重视时间的最佳利用。 在效率与效能无法兼得的情况下，首先着眼于效能，然后再设法提高效率。,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,方法论：,开始时就怀有终极目标，养成理性判断规则和工作习惯,不只着眼于某一个具体事情上的思维习惯和工作方法。 改变固有的不正确的行为模式和工作习惯。 让事实说话。不管

5、你最初的假设多么出色、深刻、根本，你都必须做好准备接受事实，进行调整，回到事实上去。 简单而高效的工作学会聚焦。,最难改变,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,方法论：,搞清楚工作目标与要求，可避免重复工作，减少错误机会； 懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度； 主动提醒上司下属排定优先，可大幅减轻工作负担； 报告时要有自己的观点，只需少量的信息即可让沟通对象感到满意； 有效地过滤邮件，让自己的注意力集中在重要的信息上； 邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对方响应的机会； 只要取得信任，不需要反复的沟通，同样可争取到

6、你要的资源； 专注工作本身，才能真正有好的表现。,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,案例：,?,收割,挖土豆,储草,喂鸡,喂猪,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,解决方案：,如何排序？ 是否可以合并同类项？ 是否可以暂时将某些事情放一放？,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,做要事,不要总是被事情牵着走； 把重要事情摆在第一位； 用最充沛的精力做最重要的事情。,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,不要总是被事情牵着走,做事缺乏计划 优柔寡断，唯唯诺诺 杂乱无章 不会利用零碎时间 毫无效率地机械工作 控制不住情绪,麦肯锡建议,做要事,麦

7、肯锡的工作方法,做正确的事,把重要的事情放在第一位,：紧急状况 迫切问题 限期完成 突发事件, ：准备工作 预防措施 计划 人际关系的建立 创新与再造 自身能力的提升, ：造成干扰的访问、 电话、信件、报告 某些会议 迫在眉睫的急事 符合别人期望的急事, ：忙碌琐碎的事 处理文件等函件 无效的电话 浪费性时间 逃避性活动,重要 不重要,不紧急 紧急,：勤奋工作型-优先做 ：智慧发展型-稍候做 ：随波逐流型-授权做 ：得过且过型-休闲做,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,选择管理=时间管理,区分事件和行动； 时间管理是对事件背后的行动的选择。,重将来而不重过去； 重视机会而不是只

8、看到困难； 注重大局而不是时刻关注小节； 目标要高、要有新意，而不能只求安全和方便。,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,练习2 要求： A、根据资料中的工作事项，安排一个你认为合适的工作顺序 B、时间为10分钟,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,用最充沛的精力做最重要的事情,掌握好个人专注力时间周期，一天中哪个时间段工作效率最高，恰当分配做事的时间，需要高度专注的事务放在专注力高的时间段，反之则放在专注力低的时间段。,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,关注大画面 发现关键驱动因素 不要想把整个海洋煮沸 不要去重新发明轮子 每天制作一张图表 帕累托

9、定律 电梯法则 找到自己的师傅 运用头脑风暴 流程优化,麦肯锡建议,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,什么使我们远离大画面？ 问自己几个问题： 这件事真的很关键吗？ 它对解决问题究竟有何作用？ 现在是不是在做最重要的事？,关注大画面,明确工作，双视线着眼全局、避免重复作业,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,发现关键驱动因素,时间和资源有限的情况下不能够穷尽每一个问题，而要直接钻向问题核心；在工作中重要的不是要尽可能性多地获取信息，而是： 尽快地获取 最重要的信息！,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,不要想把整个海洋煮沸,个人的知识和能力是有限的，

10、依靠和利用团队完成工作是明智的选择。 要在有限的时间内保质保量完成工作，一定要有所选择，找出你做事的优先次序，做得足够时就需要停下来，否则会收效甚微，就像为得到一把盐而去煮沸整个大海一样。,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,不要去重新发明轮子,学会借力发挥，站在前人的肩膀上，总是会看得更远。 就问题本身而言，彼此间的相像要多于差异，这意味着，用较少数量的解决问题的技巧，可以回答范围较大的问题。,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,每天制作一张图表,利用EXCEL、OA、ERP、智能手机等软件系统建立自己的工作时间表,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事

11、,每天制作一张图表,知道你的时间是如何花掉的,充分利用时间碎片,平衡好工作和家庭,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,帕累托定律,20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做好20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作,常见误区 面面俱到都想做好 完全主义都想做完 平均分配时间和精力,20%,80%,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,电梯法则,抓住关键时间和地点进行快速有力的沟通 麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你

12、能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的300秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。 从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,电梯法则,一要 一“语”惊人 “观世音菩萨”,二要 短小精悍 “三角原则”,三要 提炼观点 “正清和”,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,电

13、梯法则,一要 一“语”惊人 “观世音菩萨”,“观”乃多多观察生活 “世”乃需要明白世故人情 “音”乃讲究音韵 “菩萨”则是要有”利他”之心,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,电梯法则,二要 短小精悍 “三角原则”,超过三条很难记忆 超过三条归纳到三条 三条最有节奏感,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,电梯法则,三要 提炼观点 “正清和”,文子三十三字箴言的短文中全文仅三个字“正清和” ，注解却有三十个字：“孔子尚正气，老子尚清气，释迦尚和气。东方大道其在贯通并弘扬斯三气也。”,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,练习3 要求： A、根据资料中的内容

14、进行小组讨论，完成电梯演讲的内容并进行演示 B、时间为10分钟,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,找到自己的师傅,在热带丛林里，有一个向导是很有帮助的。 找一个资历与能力方面比自己强的指路人，时常听取他的建议。 但是别老到这口井里取水。,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,运用头脑风暴,头脑风暴是进行战略分析的必要条件，好的头脑风暴得益于一定程度的矛盾，矛盾有助于激发你的思维。 预先准备是必须的。 进行成功的头脑风暴的几条准则： 1、没有坏主意 2、没有不值得回答的问题 3、准备好扼杀自己的提议 4、知道什么时候说什么话 5、好记性不如烂笔头,麦肯锡建议,做要事,

15、麦肯锡的工作方法,做正确的事,流程优化,崔西定律，指出： 工作的困难度 = 其执行步骤的数目2 （正比关系） 例如： 完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9； 而完成另一工作有5个步骤，由此工作的困难度是25。 华为的“精减原则”： 无论对于1部门的工作流量，还是7部门的工作流量，华为要求员工们做到“能省就省”，并编制“分析工作流程的网络图”，每一次去掉一个多余的环节，就少了一个工作延误的可能，这意味着大量时间被节省了。,麦肯锡建议,做要事,麦肯锡的工作方法,做正确的事,练习4 要求： A、请问案例中的销售部经理的时间管理做得如何？分析他做得好的地方。 他有没有做得不好的地方，如果有

16、，应该如何改进？ B、时间为10分钟,猴子的智慧,猴子磁场,别让猴子跳到背上,时间分配,占用自己的时间,人尽其才,自我管理与自我领导,猴子的智慧,猴子磁场,别让猴子跳到背上,时间分配,我们的时间,领导占用,组织占用,外部占用,自己占用,猴子的智慧,猴子磁场,时间分配,我们的时间,领导占用,组织占用,外部占用,自己占用,临时会议,临时谈话,临时工作,必须服从,别让猴子跳到背上,猴子的智慧,猴子磁场,时间分配,我们的时间,领导占用,组织占用,外部占用,自己占用,跨部门协作,部门沟通协调,全组织活动,别让猴子跳到背上,猴子的智慧,猴子磁场,时间分配,我们的时间,领导占用,组织占用,外部占用,自己占用,客户占用,供应商占用,外部对接机构,别让猴子跳到背上,猴子的智慧,猴子磁场,时间分配,我们的时间,领导占用,组织占用,外部占用,自己占用,部属占用,自