{时间管理}时间管理讲义PPT62页1

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1、万一网制作收集 整理，未经授权请勿转载转发， 违者必究,万一 保险网 中 国 保险资料下载网,时间管理,万一网制作收集整理，未经授权请勿转载转发，违者必究 万一网保险资料下载网站,是 否 每天忙于各种琐事，压得透不过气来 任务到期要交差了才发现还没完成 工作经常被打断，精力很难集中 经常加班，身心严重透支 很少有休闲娱乐时间 不知道自己的时间花费在什么地方 天天忙忙碌碌，但没有什么成就感,调查问卷一, ,您的情况比较糟糕,90%在职业生涯中奔波的人都觉得时间不够用 时间太少？事情太多？ 问题出在哪里？,咱们一起来探讨！,忙碌的人存在的共同问题,任务交织 没有清晰的时间规划 没有轻重缓急 没有把

2、次要事情交出去处理 没能处理好干扰 受制于外界因素 我应该怎么安排时间，来解决这些问题呢？,管理你的时间就是管理你自己!,时间管理手段,规划时间,确定任务优先级,组织工作进程,请记住！,成功人士共同的特点 自觉、系统地充分利用时间， 抓紧时间办大事，给自己留够休息时间。,7,6,5,4,3,2,1,CONTENTS,时间的规划原则,如何处理干扰因素,设定目标,掌握工作日程原则,时间管理体系和每日时间规划方法,艾森豪威尔原则,帕雷托时间管理原则,万一网制作收集 整理，未经授权请勿转载转发， 违者必究,万一 保险网 中 国 保险资料下载网,时间规划,规划职业目标,规划工作负荷,请回忆一下你每天的时

3、间是如何分配的,日常行动 % 未计划活动 % 突发活动 %,参考值 日常行动60%，未计划活动20% ，突发活动20%,我们应该如何进行时间规划呢？,进行时间规划时依据的5项原则：,第一项：书写活动计划,第二项：重视计划的现实性,第三项：重结果而不是活动,第五项：估计完成任务的日期,第四项：精确预定时间,第一项：书写活动计划,作用：,集中精力完成既定的目标任务,不忽视未完成的任务,做到心中有数，提高时间的利用率,产生自我激励的心理效应,第二项：重视计划的现实性,计划自己能力范围以外的事情,计划那些却有可能完成的任务,重视计划的现实性,第三项：重结果而不是活动,活动的目的是什么？,不断问自己,例

4、如： 与*女士进一步明确培训地点和时间 与*女士会谈,我想达到什么目标？,第四项：精确预定时间,30分钟可完成,某项活动,实际60分钟,计划60分钟,第五项：估计完成任务的日期,最终日期,能让你自律，避免犹豫拖延和推诿,举例,“我计划周一上午10点12点安排部门例会。”,分析,通常情况下，例会是不会进行那么长的时间，如果这样做计划，即使原定目标早已达到，例会通常也会进行那么长时间。 正确的做法：讨论和制定五月份的销售战略（时间60分钟），这样可以勾画出一个准确的时间框架，强迫您去抓住本质的东西，以期达到既定的目标。,举例,分析,不要讲含糊其辞的话，如“尽快”、“尽可能”等等，否则会带来责备和纠

5、纷的后患。 要用比较精确的时间，如“请在周三下班以前给我送来”等。,为什么要设定目标呢？,愿望：去*旅行一次,我想做的事情,使不明确的目标会具体起来,成为今后计划的基础,具有紧迫性，最终要实现它,设定目标？,目标设定的过程要科学，要遵循以下步骤：,我“想”做什么,目标分析,转化为行动目标,境况分析,目标表述,我“能”做什么,我“将”怎么做,把它写下来就可以了？！,如何分析目标？,思考你想达到什么目标？,分析目标之间是否协调？,确定一个中期目标和一个最高目标,目标须满足2个条件： 目标应该是可以在行动中达到！ 把目标都落实到书面上！,目标清单范例,目标清单 个人目标（人生目标） 提示： 将目标书

6、写下来的好处可以把那些模糊的想法和愿望固定下来，并可以随时对目标进行分析，不断修正目标。,达到目标的手段,实现目标的必要能力,推出具体行动目标,达到目标的手段,必要能力,其它个人资源,时间资源,财力资源,境况分析（案例）,提示： 通过必要能力分析，可以了解目标实现的障碍，进而可以对目标进行调整修正，或者制定更现实的行动目标。,目标表述,清楚地将目标表述出来,要确定具体的日程和时间,要明确表述所达到的结果,目标表述（案例）,练习,哪些目标表达是明确的？哪些是不明确的？请将各备选项代表字母填入相应位置： 目标明确：（ ） 目标不明确（ ） A 我想更好的接触雇员 B 我想每天进行15分钟林间慢跑

7、C 我想更健康的生活 D 我想每天抽出一个小时与员工谈工作问题,练习,境况分析就是“我能做到什么？”，是指：（ ） A 实现目标的必要能力（个人的资源、财力和时间资源）与实际境况比较。 B 根据我的必要能力（个人资源、财力和时间资源）制定出目标。 C 如果必要能力（个人的资源、财力和时间资源）不具备，则目标就不能实现。 D 必要能力可以不具备，但可以将必要能力的实现作为短期或中期目标，进而为实现目标打下基础。,明确的行动目标将成为时间规划的出发点,时间规划体系是目标的具体展开和实施,行动目标,根据时间规划体系,一、多年计划,二、年度计划,三、季度计划,四、月度计划,五、每周计划,六、每日计划,

8、每日计划,每日计划的原则（一）：,阿尔卑斯山时间规划法：,列出任务,估计工作需要的时间,预留机动时间给意外事情,决定优先、删减和委派,事后检查将未完成的任务转移,每日计划,步骤1：列出任务 1）确定任务来源 2）确定任务的内容及相关负责人员 3）对任务进行规整,每日计划的原则（一）：,阿尔卑斯山时间规划法：,每日计划,阿尔卑斯山时间规划法： 步骤1、列出任务,1）确定任务来源 A每周计划或每月计划列明的任务 B新下达的日常工作 C需要应付的商务约会 D前一日未完成的转移任务 E周期性重复的任务,每日计划,2）确定任务的内容及相关负责人员,阿尔卑斯山时间规划法： 步骤1、列出任务,3）对任务进行

9、规整,任务规划的步骤 初步排出任务的先后顺序 把任务分成费时工作和快速处理的“短期工作 交流任务应采取更有效率的方法，如电话。,阿尔卑斯山时间规划法： 步骤1、列出任务,每日计划,充分估计各任务的工作时间，并累计计算出总时间,阿尔卑斯山时间规划法： 步骤2、估计工作需要的时间,准确估计任务时间要求，吸取以前的经验,每日计划,在每天的时间规划中，注意预留机动时间以处理不期而至的事情,阿尔卑斯山时间规划法： 步骤3、预留机动时间,每日计划,在规划每天的工作计划时，还应该对工作任务按ABC进行划分，尽量缩短每个任务的时间。对于B、C级的任务可以交给同事协助办理。 通过或分析，形成如下的“每日计划”：

10、,阿尔卑斯山时间规划法： 步骤4、决定优先任务、删减和委派任务,每日计划,ABC的级别是什么？,工作任务的ABC级别 A级任务 最主要的任务，这类任务能给工作带来效应。 B级任务 次要的任务，对工作也有一定的成效。 C级任务 解决数量最多，但不甚重要的的任务，成效不大。,如果一件任务已经多次被推移，怎么办？,阿尔卑斯山时间规划法： 步骤5、事后检查将未完成的工作转移,你需要做出选择！,每日计划,案例,“如果一件任务只能由我来做，那么这个任务应该是A级任务。”,一般情况下，A级任务要自己亲自干。但自己干的不一定就是A级任务。,案例,下面哪些是对A级任务的正确解释？（ ） A最主要的任务，这类任务

11、能给工作带来效应 B较小的努力获得收益 C解决数量最多，但不甚重要的任务，成效不大,A级任务是最重要的任务，同时这些任务也是可以通过较小的努力获得收益。因此，A级任务应该优先安排。,一个成功的人士虽然每天要处理很多事情，但他认定一次只干一件事情，这样做的前提是优先处理重要的任务，制定一份任务顺序表，并严格按照表格行事。,每日计划,每日计划的原则（二）：,帕雷托原则：80:20原则,启示： 抛开低价值活动，将你的时间花在那些真正能给你带来效能的高价值的活动。 根据ABC分析法,每日计划,启示： 先干最主要的A级任务，这类数量最少的工作能带来成效；次要的B级任务也有一定的成效；解决数量最多，但不甚

12、重要的的C级任务收效最小。,帕雷托原则：80:20原则,如何确定A级任务呢？,确定任务的优先级，重要的是你的决定要建立在事实基础上,A级任务的参考问题： 完成哪些任务可以使我更接近自己的主要目标？ 完成哪些任务有助于我为实现部门整体目标做出最大贡献？ 完成哪些任务能使我获得最大实惠？ 哪些任务一旦完成不了，会产生负面作用？,如何确定A级任务呢？,请把下面选项分类： 值得花时间的事情 （ ） 不值得花时间的事情（ ） A自己不擅长的事 B你一直想做的事 C付出20%，收益占80%的事 D千篇一律、例行公事的事 E大大节约时间的技术改进 F改善品质的创新 G东拉西扯的会议 H未经筛选的电话 I谈判

13、多次都不能签约的难缠客户 J 千载难逢的事,每日计划的原则（三）：,艾森豪威尔法则四象限法则,帮助你快速决定哪些任务该优先处理。,每日计划,每日计划,案例,“按照艾森豪威尔原则，把不重要又不紧急的任务或文件束之高阁或扔到纸篓中去”，这个说法正确吗？,对于既不紧急又不太重要的任务，要坚决置之不顾。按照艾森豪威尔原则进行任务分类，工作效率就会明显提高。,万一网制作收集 整理，未经授权请勿转载转发， 违者必究,万一 保险网 中 国 保险资料下载网,案例,“如果从效率角度来看，对那些任务级别不高的任务，你消耗了80%的工作时间，只能产生20%的工作成果”，这个说法正确吗？,按80/20法则，将每一天、

14、每一周、每一个月必须完成的任务按照重要性的大小等级列成表。然后，首先完成其中最重要的任务，并将这种办事方式变成自己的习惯，坚持不懈地做下去，你就会获得成功。,工作开始的原则,调整好自己的心态 定时开始工作 检查每日计划（可行且可适当修改）,工作进程的原则,首先解决当日重点任务，把复杂和重要的事情放在早晨。 学会拒绝额外紧急任务。 切忌盲动，避免有负面影响的行动。 做一件事要一气呵成，集中处理较小的同类工作。 反向工作，减少干扰。 及时休息，保持适当的工作速度。,工作结束的原则,结果检查和自我检查 目的：将计划实际工作进行比较，进行自我反思,自我检查五指法,工作结束的原则,制定明日任务计划 计划

15、明天从今晚开始 制定明天的计划（目标、优先任务、委派等） 每日时间规划法参见阿尔卑斯山时间规划法,工作作风,了解个人共组方式上的优点、缺点 检查个人工作态度 消除耗时因子和改善不良习惯,决定工作负荷和工作成效的另一个重要因素工作作风,万一网制作收集 整理，未经授权请勿转载转发， 违者必究,万一 保险网 中 国 保险资料下载网,自我减负的方法,自我减负测试问题： 究竟为什么？ 为什么是我？ 为什么是现在？ 为什么以这种形式？,结束语,时间是一种“无偿的”财富，对这种财富每个人都拥有同等的份额。 时间同时又是我们确实能够拥有的最宝贵的东西之一。 时间是不可替代的，如果我们随意糟践或浪费，时间便一去不复返。 如果我们能够充分利用所拥有的时间，我们就可以解决很多问题，抛弃很多沉重的负担，从而建立起一个新的、理想的工作生活方式。,谢 谢,万一网制作收集 整理，未经授权请勿转载转发， 违者必究,万一 保险网 中 国 保险资料下载网,