{时间管理}时间管理小强升职记

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1、,时间管理,小强升职记,杨茜茜,1、在职业生涯中，我们被迫完成角色的转变； 2、我们还来不及构建自己的职业规划与人生目标； 3、我们不具备平衡工作和生活的能力； 4、我们没有养成良好的工作习惯。,我们为什么会盲目,成功的关键在于构建自己的核心目标,经验,寻 找 种 子,5,我真的很忙吗,假装很忙 没有集中自己的精力去做成某一件事，半途而废 没有时间观念 不关注结果 重点不突出 不具备时间管理技能,6,我浪费了多少时间,A、集中精力工作：心无杂念；进入忘我状态；效率很高。 B、无意义浪费时间：打开浏览器漫无目的地乱逛；打游戏；办公室侃大山；无法集中精力；烦躁不安。 C、真正的休息：打个小盹；到楼

2、下散步。,7,我浪费了多少时间,1、连续5个工作日，每隔一个小时记录下自己究竟处于A、B、C哪种状态。从早上8点到晚上21点结束。 2、周六上午统计一下在70个小时中“三种状态”所占的时间比例。,注： 集中精力工作 无意义浪费时间 真正的休息,时间统计表,9,我浪费了多少时间, 集中精力工作_小时 无意义浪费时间_小时 真正的休息_小时,数一数：,10,认识时间黑洞,84%,15%,1%,11,认识时间黑洞,超市时间黑洞 电视时间黑洞 网络时间黑洞,做事不主动，目的性不强，没有计划，没有时间性限制,12,记录一天的工作情况,13,避开时间黑洞,衡量一件事情是不是有意义，主要是看我们投入时间之后

3、是否有预期的产出。,总结一天工作情况 找到高效时段,14,避开时间黑洞小策略,1、关掉QQ聊天工具。（最彻底关闭而不是隐身）。 2、关掉Outlook等的“邮件到达提醒”功能。 3、保持办公环境的干净整洁，并且保证所需要的办公用品触手可及。杂乱的办公桌会严重地分散注意力。 4、给水杯里倒满水。这样就不会因为去倒水而打断注意力，饮水有助于健康。,15,5、准备一张当天的任务清单，你一整天的安排全在上面，完成一项就划掉一项，这会让你有责任感和成就感。 6、选一张舒适的椅子，它可以缓解腰部和颈部的压力。没有健康的状态就没有良好的注意力。 7、尽量的隔离自己，告诉你周围工作间的同事，最好不要在这1-2

4、个小时内打扰你。,避开时间黑洞小策略,16,8、做事情要分清轻重缓急，先解决最重要、最迫切的事情，这样会让人变得轻松。 9、当你觉得无法集中精力的时候，先休息一会儿，一般成年人保持精力高度精中的时间20分钟左右。 10、设置任务的最后期限，一个适当的最后期限能很明显提高你的效率，挖掘你的潜力。,避开时间黑洞小策略,17,记录时间的日志的好处,每小时提醒你珍惜自己的时间 充分地掌握自己的时间，避免轻易原谅自己 分析自己时间的投入与产出 找到你的最高效时间段,18,四步工作法,第一步：将所有的工作放入工作篮，不论是谁在什么时候交待给我的任务，统统放入工作篮。 第二步：将可以置之不理的任务清除掉；将

5、必须在某天处理或者必须转交给别人处理的任务拿出来；将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。,19,第三步：将需要在特定日期处理的事情写进日程表，将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒，将需要现在处理的事情摆在办公桌上。 第四步：在自己最高效的时段做最重要的事情，其他的事情也做合理安排。,四步工作法,填写一周的时间日志,填写一周的时间日志,22,提高工作效率的小窍门,1、找出重要的事情在高效时段内完成。每天早晨别一上班就急着投入工作，先看看今天工作的重点是什么，哪些事情是重要并且紧迫的。将这些事情安排在你的高效时段内完成。 2、回顾你要发布或者呈送给上司的资料。我们不可以第一次就把事情做

6、到尽善尽美，自己编写的分析材料就是自己的名片，在这上面不要吝啬时间，或许它们能让别人对你刮目相看。,23,3、看新闻用 RSS，广告很少，没有铺天盖地的超链接，能够让你的注意力始终保持在你关心的内容上。不是在冲浪而是要航行。 4、减少检查邮件的次数。每天两次足够了，我们往往在上网聊天或者无所事事的时候就会“习惯性”地检查邮件，因此应该找些事做来分散自己的注意力。 5、能休息的时候尽量休息。休息时间设置一个闹铃，半个小时，脑子什么也不想，好好放松一下，有利于精力的恢复。,提高工作效率的小窍门,最高效的时段 做最重要的事,25,什么是最重要的事,价值观 指一个人对周围的客观事物（包括人、事、物）的

7、意义、重要性的总评价和总看法。 它们值得我花费多少时间？ 我用什么为标准来评判事情对我是否重要？ 哪一个事情更为重要？,26,价值观没有对错,1、拿着地图走路，喜欢在一件事情之前做好详细的计划，然后按照计划去办事。 2、看着路牌走路，喜欢走一步看一步，每到一个十字路口，都要选择一次方向，最终走到哪里，自己都不知道。 3、顺着方向走路，只选择一个大方向，然后就朝着这个方向努力，一路披荆斩棘，靠一个信念坚定地走下去。,27,找到自己的职业价值观,例 1、管理：工作的目的和价值在于获得对他人或某事物的管理支配权，能指挥和调遣一定范围内的人或事物。 2、成就感：工作的目的和价值在于不断创新、不断取得成

8、就、不断得到领导和同事的赞扬，或不断实现自己想要做的事。 3、社会交际：工作的目的和价值在于能和各种人交往，建立比较广泛的社会联系和关系，甚至能和知名人物结识。,价值观,价值观,价值观,31,四象限法则,重要性,紧迫程度,32,四象限法则关键点,如何评估一件事情的重要程度和紧迫程度,重要程度：职业价值观 紧迫程度：任务的时间底线,33,四象限法则,重要性,紧迫程度,34,例：一周的事务清单,1、临时参加技术研讨会 2、帮助同解决写程序时遇到的难题 3、领导安排写一个项目说明文档 4、对产品进行全面的测试 5、看电视连续剧 6、打若干用于沟通的电话,35,7、编写产品销售策略 8、通过网络看NB

9、A转播 9、安抚愤怒的客户 10、归档自己的所有重要文件 11、和领导一起去参加产品推介会 12、给办公室领A4打印纸 13、解决产品出现的严重问题,例：一周的事务清单,改造后的一周的事务清单,改造后的一周的事务清单,38,把工作放入四象限,第一象限：没什么好说的，立即去做。 第二象限：有计划去做。 第三象限：交别人去做。 第四象限：尽量别做。,39,应用“猴子法则”走出第三象限,40,猴子法则练习题,老板问：关于水利系统软件的那个项目，想和你谈一谈。 你回答：_ 部属问：我们怎么解决项目预算超支的问题？ 你回答：_ 同事问：我什么时候能拿到这个软件的操作说明书？ 你回答：_ 老婆问：明天下午

10、你能否和我一起逛街？ 你回答：_,41,修炼第二象限工作法,根据自己的职业价值观评估某件事务的重要程度。 根据事务的截止日期判断事务的紧迫程度。 应将自己所有的日常事务放到四象限中分析。 对四个象限内的事务有不同的处理方法和原则。 应该将主要精力集中在解决第二象限内的事务。 制定的工作计划和工作目标都是相对于第二象限。,42,思维导图分解目标和任务,43,进行目标描述和任务分解的好处,迫使我们将精力花在第二象限，这在任务一开始非常重要。 有利于将一项目做细，有计划地做，时刻知道下一步该做什么。 明确任务完成的标准，当达到标准的时候你就可以放下心里的石头，减轻压力。 有了时间的约束，你可以明确地

11、知道该任务是否拖延，原因是什么，如何避免。,拖延 犹豫不决 目标不明确,45,四象限工作跟踪表（一个月强化训练）,46,时间投资,单位时间价值月薪水月总有效工作时间 月总有效工作时间月工作天数（8小时休息时间休闲时间聊天时间） 做一件事之前先问一下自己：值不值？,不被打扰时间：高效工作/个人成长时间,47,脑袋里只装一件事,1、专注 2、成就感 3、摆脱压力 4、更好的结果,48,项目与下一步行动,1、动词开头 2、内容清晰 3、描述结果 4、设定开始时间、周期、最后期限,49,提高执行力,1、设定目标或者设定奖励。 2、如果不能全部完成就设定部分完成目标，建立信心更重要。 3、找出最大的石头

12、，搬走它。从下一步行动中找出最困难的一件事，尽最大努力去完成。,当执行这个流程的进程中有其他临时突发事件发生时： 1、少于2分钟可以处理的，就立即处理。 2、处理时间大于2分钟，并且不是重要且紧急的事情，暂且列入清单，稍后处理。 3、处理时间大于2分钟，并且是重要且紧急的事，保存当前的工作为行动清单，立即去处理。,衣柜整理法,衣柜整理法,衣柜整理法,52,时间管理：衣柜整理法,收集：收集一切引起我们注意的事情； 处理：加工处理后，确定它们的实质及解决办法； 组织：组织整理，得出结论； 回顾：把它们列为我们行动的选择方案； 行动：行动产生结果。,53,收集工具,54,使用原则,1、收集工具越少越

13、好 2、保证5秒钟内拿出工具 3、定期清空这些工具,55,处理收集篮的原则,一次只处理一件事情，处理完一件再处理下一件。 永远不要再放回收集篮（被迫中断的事除外）。 当第一次从收集篮中取出事情时，立刻判定它的性质及处理方法，争取一次就把它处理到最好。,可以执行 不能执行,56,可以执行,1、2分钟之内能搞定的事立即去做； 2、需要多个步骤搞定的项目分解之后执行； 3、指派给别人完成的事指派并追踪； 4、特定时间做的事明确完成时间； 5、待办事项有空时再做。,57,“3+1”清单系统,焦虑是由于缺乏控制力， 以及组织管理、准备和行动不足所造成的,59,回顾：做到心中有数,1、让灵感应运而生。 2

14、、站在3万米的高度去看待问题。 3、孵化和修剪你的任务及目标。,60,回顾,1、每天工作第一眼。 2、每周定期回顾。 回顾你的“将来某时/也许清单”。 回顾你的“项目清单”。 回顾你的“待办事项清单。” 重新审视自己的目标。,原则（五万米）,愿景（四万米）,目标（三万米）,责任范围（二万米）,任务（一万米）,下一步行动（跑道）,行动： 选择最佳方案,材料,工作篮,是什么,需要行动,下一步行动 是什么,工作任务 计划安排,项目清单,立即去做,委派他人,延迟处理,待办事项 越早越好,日程安排 特定时间去做,等待委派 别人去做,删除垃圾,备忘录 将来某时/也许,参考资料 以备查找,是,两分钟搞定,多

15、步骤,否,任务处理程序,63,制定目标：让工作忙碌而不盲目,给人以明确的方向感，使人充分了解自己每个行为的目的。 清晰地评估自己的行为，进而正面检讨自己的行为。 让人从忙乱中转移自己的工作重点上。 让人更关注结果，产生持久的动力。 能激发出人的潜能。,64,达不成目标的原因,设定了不可达成的目标。 没有将目标分解为计划。 放任偶尔的失败。 没有写下来。 没有及时修正目标。 没有坚持行动。,65,实现目标第一步,正确描述目标S.M.A.R.T SSpecific 具体的 MMeasurable 可测量的 AAttainable 可实现的 RRealistic 可实行的 TTime-based 时间线,66,Smart示例,67,正确描述目标,1、我的目标是在70岁以前成为世界首富，为达到目标我每年至少赚10亿美元，当福布斯杂志公布的时候，目标就实现了。（前提巴菲特资产不涨） 2、我的目标是在2年之内成为项目主管，为达到目标我必须学习管理知识、提升技术水平并且改善与每个人的关系，当接到任命书的时候，目标就实现了。,68,学习目标分解,实现目标的关键是将目标转变成计划。 例：把大象装进冰箱,69,把大象装进冰箱,1、测量大象体积； 2、联系厂家制造一个足够大的冰箱； 3、筹备足够的资金