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1、1,时间管理与个人成效,上海明德学习型组织研究所 研究员：夏维虹 Tel:13761601148 021-37776774 E-mail:,一、时间与时间管理,2,1、时间是什么,在你的生命中，你怎样诠释时间？,3,时间对需要的人来说“实在太短”； 时间对恐惧的人来说“实在太长”； 时间对痛苦的人来说“实在太慢”； 时间对快乐的人来说“实在太快”； 时间对有爱心的人来说是永恒。 朝菌朝生暮死；寒蝉春生复死； 海龟生存500年；松柏树、黄杨树活数千年 牛顿：“绝对时空”；爱因斯坦：“相对论”,时间是什么？,时间的特性,不可增减 不可缺少 不可贮存 不可替代 时间可以管理！,时间是什么？,是生命
2、是财富 是资源 是人生最大的资本,6,天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收成的时刻以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。,旧约圣经之传道书,我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶，我们利用时间，否则时间利用我们。,名人名言,莎士比亚： “放弃时间，时间也会放弃他。” 华罗庚： “凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。”,7,2、我们浪费时间的原因,1、缺乏明确的目标 2、拖延 3、缺乏优先顺序，抓不到重点 4、没有次序和计划 5、做事有头无尾 6、缺乏条理与整洁，找东西 7、不懂授权,浪费时间的原因,8、不会拒绝别
3、人的请求 9、盲目行动 10、分不清责任和权力 11、懒惰、缺乏自律 12、消极思考,一组有意义的数据：,# 人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7 次，或者说每天50-60 次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。 # 每天自学1小时，7 小时一周，365 小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习。3-5 年就可以成为专家。 # 20%的工作时间是“关键性的”、“重要的”。80%的时间用在了无意义的事情上。 # 一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西或者多余耗费花1 个半小时，每周7个半小时。 # 我们感到要发
4、生的事情95%不会发生。,10,一组有意义的数据：,# 我们感到要发生的事情95%不会发生。 # 80% 的危机和纠纷（内耗）是可以避免的。 # 善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得的事情上。 # 时间管理当中最有用的词是不。 # 做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。 # 如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。如果你让自己一天做12 件事情，则会完成7-8 件事。 # 花1个小时进行计划，行动时会节约10 小时。,11,客观方面浪费时间的原因,a.上级领导浪费时间（开会、电话、不懂授权、组织官僚、制度呆板）
5、 b.工作系统浪费时间 （访客、官样文章、员工离职等） c.生活条件浪费时间（通讯、环境、交通、朋友闲聊、家 住郊区等）,每个人的时间都是有价值的例：工作时间举例,（以2004年有效工作日261天计） （每天有效工作8小时计）,例：时间价值举例,（以2004年全年365天计） （每天每小时的价值）,15,平均80岁寿命,我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？,一寸光阴一寸金,1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 项目 每天耗时 40年耗时 结余,睡眠 8小时 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5,交通 1.5小时 2.5年 20,电话 1小时 1.
6、7年 18.3,看电视、上网 3小时 5年 13.3,看报、聊天 3小时 5年 8.3,刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6,3.3,当我还年轻的时候，我决定改变世界。 在我年长一点的时候，我发现这个志向过于宏大， 所以我决定改变我的国家。 等我更老成的时候，我又发现这个目标也太宏大， 所以我决定改变我的城市。 后来我发现连这个也办不成的时候 我决定改变我的家人。 现在，在生命的晚年，我才了解我应该先改变自己。 如果，我从自己开始， 我就可能会改变我的家人、我的城市、甚至我的国家 谁知道，说不定我可以改变世界 一位犹太长老临终前留下的遗言,17,“不能管理时间，便什么都不能管理” （美）
7、杜拉克,“管理”时间是不对的， “时间管理”就是“自我”管理！,3、什么是时间管理？,时间管理就是管理时间？,时间管理案例、 查尔斯史瓦担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。” 李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。,假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也
8、同样无法完成它们。倘若不借助某一件事的优先次序，你甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。 数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。,20,下面用最简单的办法测试，你只需回答“Yes” Or “ No”. 1 你通常工作很长时间吗？ 2 你通常把工作带回家吗？ 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5 即使没有出现严重问
9、题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7 你经常在做重要工作时被打断吗？ 8 你经常占用用餐时间工作吗？ 9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？ 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？ 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,测测你的时间安排是否合理,21,总结你的时间
10、掌控,1216 “yes”,救命！你在时间管理上需改进,812 “yes”,48 “yes”,04 “yes”,当心！你需要重新审视你的时间行动指南,可以！方向正确，但需要提高冲劲,恭喜！坚持并保留你的方法,二、如何做好时间管理,22,课 程 目 标 知道什么是重要的 做计划 实践,重要、计划、实践,23,时间的秩序,时间箭头将过去和未来区别开来,使时间有方向 错误：3成时间缅怀过去、3成时间梦想将来、 3成时间应付目前的一切 正确：8成时间应付今天、1成时间借古今用作为参考 1成时间计划未来,如果你想让列车时速再快10公里，只需要加一加马力，而若想使车速增加一倍，你就必须要更换铁轨了。,杰克
11、 韦尔奇,25,时间管理学的演变,记事便条,26,I+重要性,I,II,III,IV,U+紧迫性,I+ U+,I+ U,I U+,I U,1、区分时间的重要性和紧迫性,重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。 紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。 紧迫的事情不一定是重要的事情。,27,紧急,重要,不重要,防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲,繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动,重要与紧要之区别,从容人,无用人,危机 急迫的问题 有期限压力的计划,压力人,不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动,无聊人,不
12、紧急,28,紧急,重要,不重要,偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局,不紧急,29,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第二类事务，结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机,高效时间管理的秘密在于第2象限。如果你把精力集中于第2象限，就能掌握时间的主动权，保持生活的平衡，减少未来可能出现的危机。,30,偏重第三类事务，结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂,紧急,重要,不重要,不紧急,31,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第四类事务，结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生,时间管理系统的五个
13、步骤：,1 ）明确你的价值观 2） 确定你的目标 3） 对你的目标按优先级排序 4） 明确你的任务 5） 对任务按优先级排序,32,请在脑海中想象一棵大树，树根是你的价值观，树干是你的目标，树的主枝是你的主要任务，树的细枝和叶子是你的次要任务。 你所做的一切应源于你的价值观，它是树根。 你的目标支撑着各种各样的任务，它们都是为实现你的目标服务的。,33,价值观,目标,任务,任务,任务,任务,任务,任务,任务,任务,发展任务和维持任务,发展任务如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。 例如，你搬进一套更好的住房。 发展任务具有如下特点： 通常由你的目标衍生出来 可以作为一项挑战 维持任务完
14、成这些任务可维持你现在的情况。 例如，你每个月缴纳房租和水电费。,34,2、将事情按轻重缓急排序,35,大石头,小沙子,水,杯,子,理,论,36,Diarize（定出做的时间） 变为 Do it latter（呆会做）,4D原则,Do it now！ （马上就做）,Dont do it。 （别去做了）,重 要,紧 迫,Delegate 授权别人去做,37,高,MI,MIII,MII,MIV,大,第一重点,第二重点,第三重点,非重点,重点优先工具：,低,小,市场吸引力,成功可能性,时间管理三步曲,A、记录自己的时间，追踪流向，诊断并分析时间运用的状况 B、订定目标并拟订计划，使时间的应用更具效用
15、 C、切实执行计划，研究造成时间浪费的因素及因应之道改掉浪费时间的习惯，成为掌握时间的主人,38,3、如何合理利用时间？,42,时间自然法则总结,Parkingsons Law 帕金森原则,时间象一根弹筋：设立期限,Paretos Principle 帕雷托原则,80%的结果来源20%的努力,Concentration Enigmas 注意力之谜,注意力需要及时恢复,Internal Energy Levels 内在能量水平,有效地利用你的生物钟,Efficacy Efficiency 效能与效率,做正确之事，做好它,43,我的生物钟,不能控制它，就去合理利用它,6:00-8:00,14:00-16:00,8:00-12:00,16:00-20:00,20:00-睡觉,45,1）订定每日工作计划,详细地计划今天下午或是明天早上的工作。,工作计划 - -,为每天的2-3 件事项留出完整 的时间,时间计划表 工作 起止时间 使用时间 优先顺序 备注,时间管理演练场,制定你未来5天的时间计划。 请将这份事件清单中的各种事件分类，划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制订一个周末的时间安排表。 哪些事情被放弃不做？为什么？ 哪件事情有最高的优先级？为什么？ 你会高兴地执行这个计划吗？,47,良好计划的好处,1、充分利用企业的有限
